RESEPOLICY Gällande för Svenska Skolidrottsförbundet Uppdaterad 2012

Transkript

1 RESEPOLICY Gällande för Svenska Skolidrottsförbundet Uppdaterad 2012 Gällande deltagare vid möten, kurser och konferenser arrangerade av Svenska Skolidrottsförbundet (SSIF) eller där man representerar SSIF. Ett övergripande mål för Svenska Skolidrottsförbundet är att upprätthålla och utveckla kontakter såväl nationellt som internationellt. För att nå detta mål måste vi delta i konferenser, besöka distrikt och föreningar etc. Resandet är därför ett naturligt led i förbundets verksamhet. Resepolicyn utgör en gemensam grund för hantering av resandet i förbundet. Grunden för en god reseekonomi ligger i en effektiv reseplanering. Framförhållning underlättar möjligheterna att utnyttja våra rabattavtal och speciallösningar. Vi måste sträva efter ökad kostnadseffektivitet inom resandet. Vi väljer sätt att resa utifrån tre aspekter; tidseffektivitet, kostnadsmedvetenhet och miljöhänsyn. Beslut om innehåll har fattats av styrelsen, som också är ansvarig för att policyn följs.

2 Mål Skapa förutsättning för ett kostnadseffektivt resande. Skapa en säker och trygg arbetsmiljö för SSIF:s förtroendevalda, deltagare och tjänstemän. Minimera våra resors miljöpåverkan. Ansvar Var och en har ett ansvar för att det egna resandet följer resepolicyn och gällande avtal. Varje konsulent, generalsekreterare och förbundsordförande har ett särskilt ansvar för att informera om vad som gäller och se till att kostnaden för resorna står i proportion till nyttan samt att arbetsmiljö-, trafiksäkerhets- och miljökrav följs. Allmänt Sammanträdesarvode utbetalas ej inom SSIF Representation: Personer med rätt att representera får ersättning mot kvitto på reseräkningen efter attest av behörig person enligt attestreglementet. Representation ska ske enligt gällande Representationspolicy. Vid förseningar gällande tåg och flyg, ska resenären själv reklamera resan, för kreditering till SSIF. Gäller också eventuella ersättningar av t ex. taxi, ska skickas till respektive företag.

3 1. Resor Resor ska vara motiverade. Användning av alternativ som e-post, telefon och intranät och videokonferenser uppmuntras. Inrikesresor sker i första hand med tåg. Tågresor bokas i billigaste alternativet 2:a klass alt. 1:a klass via Resebolaget. Flygresor Om inte alternativet med tåg fungerar och resa måste ske med flyg ser vi till att anslutningsresor till och från flygplatser sker med busstrafik eller i andra hand med till exempel Arlandaexpress. Flygtaxi ska användas enbart i undantagsfall och bokas efter kontakt med ansvarig på kansliet. Flygresor bokas via Resebolaget efter kontakt med ansvarig på kansliet. När flygresor planeras ska hänsyn tas till möjlighet att använda avgångar där lågpris gäller. Flygresor där tidsvinsten är mindre än fyra timmar ska godkännas av GS. Lokalresor sker i första hand med kommunala transportmedel. I fall där kommunalt transportsätt inte är möjligt ska samåkning tillämpas i största möjliga mån. Bilersättning utgår med: 18,50 kr/mil Utlägg för parkering ersätts ej. Kostnadsersättning ges för färd från och till tågstation, flygplats eller busstation. Taxikostnader ersätts: a) När resan görs på en färdsträcka som inte trafikeras av färdmedel i reguljär trafik. b) När taxi används istället för spårvagn, tunnelbana eller buss i lokaltrafik och resan, om den inte hade gjorts med taxi, skulle ha börjat eller slutat mellan kl och 6.00 c) I annat fall än som avses i a eller b om uppdragsgivaren godkänner resa med taxi. d) Samåkning i samband med möten, kurser konferenser, där taxi blir billigare än lokaltrafik. e) Ersättning utgår ej från SSIF när man åker hem till bostaden. Beställning av resor Alla beställningar av biljetter, flyg, taxi, hyrbil med mera görs hos Resebolaget efter avstämning med kansliet. Resor bör i möjligaste mån bokas minst 21 dagar innan resdag så att det går att få lågprisbiljetter. Ändringar och avbokningar skall ske så snart som möjligt. Vid senare resa måste generalsekreteraren godkänna resan. Grundregeln är att resa betald av SSIF ska ske enligt billigast möjliga färdsätt. Deltagare på konferenser och utbildningar Vid längre avstånd minst 75 mil mellan avreseort och förrättningsort, skall även restiden tas med i beräkningen. Flygresor där tidsvinsten är mindre än fyra timmar ska godkännas av GS. Resebeställningsblankett finns på SSIFs hemsida. Vid möten, konferenser och kurser som SSIF kallar till skall det stå i inbjudan vad som gäller med resor, traktamente och förlorad arbetstid.

4 2. Reseräkning Reseräkningsblankett finns för utskrift på och ska efter genomförd resa snarast lämnas in (dock senast 3 månader) för attest av behörig tjänsteman och för att ersättningar ska kunna betalas ut och bokföras. Vid årsskiftet skall resor för innevarande år vara SSIF tillhanda senast 30 december. Detta för att bokslutet skall blir rätt. Räkning avseende arvoden, kostnader och utlägg som är äldre än tre månader ersätts inte. Reseräkningen ska vara undertecknad av uppdragstagaren. Tillsammans med reseräkningen ska i förekommande fall ges in följande verifikationer i original, nämligen Färdbiljetter för resa med färdmedel i reguljär trafik och kvitton för resa med taxi. Sitt-, tåg-, sov- eller liggplatsbiljetter för resa med tåg och hyttplats eller vilfåtöljer vid resa med fartyg. Kvitton på kost- och logiutgifter. Ersättning ska, om möjligt, betalas ut senast under kalendermånaden efter den då reseräkningen har getts in. 3. Attestregler Reseräkningen för tjänsteman attesteras av generalsekreterare. Reseräkningen för generalsekreterare attesteras av förbundsordförande. Reseräkning för ej medarbetare på kansliet attesteras av ansvarig tjänsteman på SSIF:s kansli. 4. Hotell SSIF har ett idrottsavtal med Scandic Hotels och Choice Hotell via RF (avtalskod Scandic D ), dessa bör användas i första hand, såvida inte annat hotell erbjuder markant bättre pris. Hotellboende i anslutning till kurser och konferens bokas av SSIF:s kansli. Vid allt boende på hotell (konferenser, kurser, projektträffar, styrelsemöten etc.) kan endast förbeställda måltider, rumshyra, konferenshyra sättas upp på faktura till SSIF. Allt annat (telefon, minibar, kioskvaror etc.) ska betalas privat av respektive deltagare vid utcheckning. Om sådant utlägg av någon anledning ska betalas av SSIF ska räkningen behållas och bifogas reseräkningen som efter attest utbetalas av SSIF. 5. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst Ersättning utbetalas endast då det framgår av inbjudan eller kallelsen. Ersättningen för förlorad arbetsförtjänst ersätts med det faktiska löneavdraget (dock högst kronor per hel dag). För att erhålla ersättning för förlorad arbetsförtjänst kräver SSIF att ersättningstagaren uppvisar intyg från arbetsgivaren eller visar lönespecifikation där avdraget har skett. Ersättningsberättigade är själva ansvariga för att reseräkning med begäran om ersättning för förlorad arbetsförtjänst inkommer till attestberättigad tjänsteman på SSIF:s kansli. 6. Traktamenten Traktamenten utbetalas ej utan ersättning av faktiska utlägg betalas enl punkt 2 och Avbokningar

5 Skolidrottsförbundet har stora kostnader för resor, kost och logi vid möten, konferenser och kurser. För att säkerställa att de pengar som används i den här ideella organisationen används på rätt sätt har dessa anmälnings- och avbokningsregler beslutats om av styrelsen för förbundet. Detta för att minimera den kostnad som förbundet hittills tagit för sena avbokningar till planerade träffar samt att i högre grad kunna boka resor i god tid för att få så låga priser som möjligt. Efteranmälan Anmälan efter det att ordinarie anmälningstid gått ut medför ett tillägg på 25 procent av ordinarie avgift. Avbokning Beroende på hur många deltagare som är bokade på avsedd träff gäller olika avbokningsregler och olika procentsatser för hur mycket av anmälningsavgiften som INTE betalas tillbaka. 50 eller fler deltagare 150 dagar innan 25 procent av anmälningsavgiften dagar 50 procent av anmälningsavgiften dagar 75 procent av anmälningsavgiften 34 dagar eller färre 100 procent av anmälningsavgiften 20 till 49 deltagare 101 dagar innan 25 procent av anmälningsavgiften dagar 50 procent av anmälningsavgiften dagar 75 procent av anmälningsavgiften 34 dagar eller färre 100 procent av anmälningsavgiften 10 till 19 deltagare 50 dagar innan 25 procent av anmälningsavgiften dagar 50 procent av anmälningsavgiften dagar 75 procent av anmälningsavgiften 31 dagar eller färre 100 procent av anmälningsavgiften 9 eller färre deltagare 100 procent av anmälningsavgiften Sjuk mot läkarintyg En avbokning kostar då ingenting men deltagaren ska själv boka av resan och skicka in biljetter och kopia på läkarintyg till Skolidrottsförbundet. Namnändring Kostnaden blir mellan 200 och 400 kr beroende på arrangemang