Landstingsgemensamma regler för resor - regler för förtroendevalda och anställda i Jämtlands läns landsting

Transkript

1 - regler för förtroendevalda och anställda i Jämtlands läns landsting Version: 2 Ansvarig: Landstingsfullmäktige

2 2(6) ÄNDRINGSFÖRTECKNING Version Datum Ändring Beslutat av Datum Nyutgåva Revidering Landstingsfullmäktige Landstingsfullmäktige

3 3(6) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 GRUNDSYN Syfte REGLER - RESOR Grundläggande regler ERSÄTTNING VID RESA Representation Reseräkning SÄKERHET - OCH MILJÖKRAV... 6

4 4(6) 1 GRUNDSYN För att förtroendevalda och anställda inom landstinget ska kunna utföra och utveckla de uppgifter som de har förekommer en del resande i uppdraget/tjänsten. Nyttan för verksamheten ska vara vägledande för resan. En bedömning av totalkostnaden för varje resa ska göras samt en avvägning mellan å ena sidan tids och kostnadsaspekten och den andra sidan val av färdmedel, miljöhänsyn och boende. Alternativa mötesformer som begränsar resandet ska alltid övervägas (telefonmöten, videokonferenser, datakonferenser mm). 1.1 Syfte Detta dokument syftar till att inom landstinget skapa regler för. Alla landstingets förtroendevalda och anställda omfattas. 2 REGLER - RESOR 2.1 Grundläggande regler Resan ska beställas via upphandlad resebyrå. Landstinget bekostar resa för landstingets anställda och förtroendevalda. Eventuell medföljande får inte faktureras landstinget. Varje resa ska utföras till så låg total kostnad som möjligt. Hänsyn ska tas till säkerhet, arbetsmiljö- och miljökrav vid beslutet. Beställningsrutiner ska vara kända för anställda och förtroendevalda. För beställning av resa krävs att resan är beslutad enligt landstingsdirektörens befogenhetsplan eller för förtroendevald enligt särskilt fastställda bestämmelser för förtroendevalda. Innan resa beslutas ska skriftliga underlag som beskriver resans syfte och mening (program, kallelse, inbjudan) finnas eller resan på annat sätt kunna motiveras. (Skatteregler vid studie och konferens). Underlagen skall dessutom bifogas resefaktura och reseräkning. För konferens och utbildning som kännetecknas av att i grupp utveckla den enhetens kompetens eller planera för den egna verksamheten krävs underlag med syfte, kostnader samt program. Eventuella privata inslag ska den anställde själv bekosta och får inte sammanblandas med landstingets kostnader.

5 5(6) Program, inbjudan, kallelse avgör nyttan för landstinget. Studie eller konferenstid måste innefatta minst 6 timmar per dag. Under en vecka bör den effektiva studie- eller konferenstiden omfatta minst 30 timmar, jämnt fördelade under veckan. När studie - eller konferensresan är genomförd ska deltagaren återrapportera till lämplig mottagare av den nya kunskapen. Tjänste kan kombineras med privata under förutsättning att landstingets kostnader inte ökar. Bonuspoäng, trohetsrabatter eller liknande ska redovisas vid privat nyttjande med anledning av reglerna för förmånsbeskattning. 3 ERSÄTTNING VID RESA Lönekollektivavtal som reglerar ersättning vid tjänsteresa TRAKT04 (i lydelse fr.o.m ) - Ersättning för ökade levnadskostnader (måltider och småutgifter)som arbetsgivaren betalar till anställd som företar tjänsteresa förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. BIA (i lydelse fr.o.m ) Reglerar ersättning för användande av egen bil i tjänsten. Läs om nyttjande av egen bil under kapitlet Säkerhet - och miljökrav. Läs mer i avtalen om regler och gällande belopp i avtalet. lagar och avtal; övriga kollektivavtal. För förtroendevalda gäller även Arvodesbestämmelser för förtroendevalda. 3.1 Representation Läs mer om representation på landstingets insida. 3.2 Reseräkning Reseräkning ska avlämnas snarast efter det att en resa avslutats. Med snarast avses normalt en månad. Förutom program, kallelse, inbjudan skall kvitto för egna utlägg (ej kopia) bifogas reseräkningen. Om kvitto saknas ska beslutande chef intyga utlägget. Har ett reseförskott tagits ut ska det redovisas på reseräkningen. Reseförskott dras av lönen senast tre månader efter resedatum även om reseräkning inte inkommit. Vid till utlandet är det viktigt att alla klockslag för resans start och slut, färjor, båtar, tåg och flyg när landsgränsen passerats anges på reseräkningen.

6 6(6) 4 SÄKERHET - OCH MILJÖKRAV Generella krav samt rekommendationer för i tjänsten Resfria möten Det ska alltid kontrolleras med arrangör eller motsvarande om deltagande på distans går att ordna genom t.ex. videokonferens eller telemöte. Egna möten, konferenser, utbildningar Vid planering av egna arrangemang ska erbjudande om att delta på distans erbjudas så långt möjligt. Tider bör sättas så att det underlättar att resa till och från mötet med kollektivtrafik. Samåkning Samåk med andra om det är möjligt. Vid bokning av taxi ska delad taxi vara förstahandsval. Val av transportmedel Allmänna kommunikationer skall i första hand väljas. För längre är tåg oftast det bästa alternativet såväl ur säkerhets- som miljösynpunkt och bör därför vara ett förstahandsalternativ. För kortare lokala transporter ska man i första hand gå eller cykla. För lokala och regionala som inte kan utföras med allmänna kommunikationsmedel ska upphandlade leasingbilar ska användas i första hand. Privat bil i tjänsten ska inte användas annat än i undantagsfall.