175 FÖRSLAG Datum Ert datum

Transkript

1 I II ~ landstinget DALARNA Gunnar Fasten 175 FÖRSLAG Datum Ert datum Betecknlngldlarienr LD09/ (8) Er beteckning MÖTES- OCH RESEPOLICY I LANDSTINGET DALARNA Inledning Omfattning Landstingets verksamhet medföratt de anställda och förtroendevalda gör ett stort antal resor i tjänsten varje år. Många av de anställda gör ofta flera resor samma dag. Merparten av tjänsteresorna är resor till och från patienter där bil ofta är det enda möjliga färdmedlet. Avsikten med denna policy är att alla i landstinget ska bidra till och ta ett gemensamt ansvarför att möten och resor sker på ett planerat, kostnadseffektivt, miljöanpassat och trafiksäkert sätt. Denna policy och tillhörande styrdokument gäller alla resor som företas i tjänsten av anställda och förtroendevalda i landstinget och som betalas av Landstinget Dalarna. Syfte Landstingets mötes- och resepolicy syftar till att styra användningen av resor i tjänsten och inom ramen för förtroendeuppdrag på ett sådant sätt att följande övergripande inriktningar uppnås: Miljöanpassning: Resor i tjänsten och inom ramen för förtroendeuppdrag ska planeras och genomföras på ett sådant sätt att påverkan på den yttre miljön minimeras. Detta innebär att energianvändning och utsläpp till luft från den faktiska resan ska minimeras. Effektivitet: Resor i tjänsten och inom ramen för förtroendeuppdrag ska företas så kostnadseffektivt som möjligt med hänsyn dels till verksamhetens behov, dels till att arbetseffektiviteten optimeras. All användning av resor i tjänsten ska planeras på ett sådantsätt att anställda och förtroendevalda även utvärderar möjligheten att undvika fysiska transporter till förmån för andra kommunikationsmedel. Säkerhet: Resor i tjänsten och inom ramen för förtroendeuppdrag ska ske på ett så trafiksäkert sätt som möjligt. Alla resor ska planeras så att förutsättningar skapas för en trygg och säker arbetsmiljö och att risken för att andra trafikanter ska komma till skada minimeras. Föredöme: Landstingets användning av resor i tjänsten och inom ramen för förtroendeuppdrag ska utgöra ett föredöme för andra organisationer. Postadress Box FALUN Besöksadress Vasagatan 27 Falun Telefon Telefax E-post: landstinget.dalarna@ltdalarna.se Postgiro

2 (8) Ansvar Chefer Varje chef har ansvar för att policyn efterlevs av varje medarbetare. Det innebär att chefen ska säkerställa att alla medarbetare känner till innehållet i policyn med tillhörande riktlinjer och följa upp att den efterlevs, säkerställa att medarbetarna har kunskaper om säker och miljöanpassad trafik så att de förstår syftet med policyn och handlar som goda föredömen, besluta om och regelbundet följa upp medarbetarnas tjänsteresor. Medarbetare Varje medarbetare ansvarar för att dennes resor i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med policyn. Trafiksäkerhet och miljöanpassning Trafiksäkerhets- och miljökraven har dels betydelse för trafiksäkerheten, miljön och hälsan för samtliga trafikanter, dels visar de att Landstinget Dalarna, som länets största arbetsgivare, är ett föredöme som verksamhet och tar ansvar för att det egna resandet sker så trafiksäkert och miljövänligt som möjligt. Kunskap Alla anställda och förtroendevalda ska ha kunskap om hur var och en genom sitt beteende i olika situationer kan bidra till en säkrare och mer miljöanpassad trafik. Värdering Alla anställda och förtroendevalda ska förstå vikten av säkra och miljöanpassade transporter. Lika viktigt är att alla förstårbetydelsen det goda exemplets makt så att var och en genom sitt beteende, såväl i tjänsten som privat, bidrar till att samhällets trafiksäkerhets- och miljörnål uppnås. Handlande Alla anställda och förtroendevalda ska i handling visa sin kunskap när de planerar och genomför resor. En viktig strävan ska vara att ständigt göra resandet säkrare och mer miljöanpassat. I de fall där konflikter uppstår mellan olika mål måste en awägning ske utifrån verksamhetens behov och de lokala förutsättningarna.

3 (8) Uppföljning Landstinget ska i den årliga miljöredovisningen göra en uppföljning av utvecklingen av tjänsteresandet och koldioxidutsläppen från de resor och transporter som verksamheten genererar. För att följa upp miljömål och kostnader för transporter behövs bland annat uppgifter om körda kilometer i leasingbilar och bränsleförbrukning. Verksamheterna ansvarar för att uppgifterna rapporteras enligt gällande rutiner. Hur denna policy efterlevs ska följas upp minst en gång per mandatperiod. I samband med uppföljningen görs eventuell revidering av policyn. Ambitionen är att uppnå en ständig förbättring vad gällerstyrning mot bättre trafiksäkerhet och bättre miljöanpassning av landstingets tjänsteresor. Tillhörande styrdokument Bilaga 1: Riktlinjer för möten Bilaga 2: Riktlinjer för resor i tjänsten

4 (8) BILAGA 1 RIKTLINJER FÖR MÖTEN Syfte Dessa riktlinjer syftar till att ge förutsättningar för ett ökat användande av distansmöten inom Landstinget Dalarna. Med distansmöten avses telefonmöten, telefonmöten med delad dokumentation via dator och videowebbkonferens. Motiv Genom att mötas på distans istället för att resa kan man göra stora besparingar i tid, pengar och miljö. Ytterligare positiva effekterär bättre effektivitet, eftersom arbetstid inte behöver användas för resor, och mer fritid. Val av mötesform Vid planering av möten ska alltid övervägas om mötet kan ske på distans. Faktorer att ta med i övervägandet är åtgång av arbetstid, mötets karaktär, intrång i fritid, reskostnader, kostnader för kommunikationstjänster samt miljöpåverkan. Informationsmöten, uppföljningsmöten och rapporteringsmöten är lämpliga att genomföra som distansmöte. En tumregel, framförallt vid korta möten, kan vara att om den sammanlagda restiden för den enskilde mötesdeltagaren är längre än den tid mötet kommer att pågå så bör distansmöte övervägas. Större interna konferenser eller arrangemang som intresserar många medarbetare kan även arrangeras i form av videowebbkonferens. Ansvar Ansvaret för val av mötesform liggeri första hand hos den som kallar till ett möte. Möjligheten till distansmöte ska alltid beaktas i första hand. Varje mötesdeltagare har dessutom ansvar för att själv föreslå en mötesform som är effektivare för tillfället. Önskemål från en enskild deltagare om möjligheten att få delta via telefon eller videowebb bör tillmötesgås såvida det inte medförpåtagliga nackdelar för övriga mötesdeltagare. Fysiska möten ska förläggas till egna lokaleroch till platsersom genererar minsta möjliga reskostnader. I andra hand ska de konferensanläggningar användas som landstinget har avtal med och som har goda kollektivtrafikförbindelser. För planering av tjänsteresor i samband med fysiska möten gäller landstingets resepolicy, riktlinjer och avtal. Den som kallartill ett möte är ansvarig för att mötet hålls på en tid och plats som gör det möjligt att resa enligt policyn.

5 (8) Mötestider För att underlätta för anställda inom landstinget att samåka eller använda kollektiva färdmedel har landstingsledningen beslutat att de interna mötestiderna ska samordnas. Följande start- och sluttider för interna möten rekommenderas: Förmiddag: kl Eftermiddag: kl

6 18O (8) BILAGA 2 RIKTLINJER FÖR TJÄNSTERESOR Beställning av resor Alla beställningar av biljetter, hotellrum, flyg, tåg, hyrbil m.m. görs hos de resebolag som landstinget har antagit som leverantörer. Syftet med denna regel är att kunna utnyttja rabatter, sänka kostnaderna för administration samt att erhålla statistik över resandet. Resor ska bokas så tidigt som möjligt så att det går att få lågprisbiljetter. Val av färdsätt vid längre resor Användning av buss och tåg Tåg och buss i linjetrafik utgörförstahandsalternativ. Detta motiveras av dessa transportslags begränsade miljöpåverkan och höga trafiksäkerhet. Tågresor ska göras i normalprisklass. Användning av flyg Flygresor nyttjasi första handför utrikesresor, samt inrikes till destinationer där tåg eller buss i linjetrafik inte utgörett realistiskt alternativ. Flygresor görs i ekonomiklass och resa till och från flygplatsen ska ske med tåg, flygbuss eller flygtaxi där tåg eller flygbuss ska vara förstahandsalternativ. Användning av bli Bil bör i möjligaste mån undvikas för längre resor, eftersom miljöpåverkan generellt är högre än för tåg eller buss i linjetrafik. Om bil måste nyttjasska bilar från landstingets bilpool i första hand användas och i andra hand hyrbilarfrån anvisad leverantör. Val av färdsätt vid kortare resor En övergripande inriktning vid kortare resor ska vara att minimera negativa miljöeffekter genom en ökad andel resande med kollektivtrafik och cykel. Användning av cykel Att använda cykel för kortare tjänsteresor är ett utmärkt alternativ ur ett både hälsomässigt och miljömässigt perspektiv. För de som inte har tillgång till egen cykel finns på mångaarbetsställen tjänstecyklar som utlånas gratis. Vid tjänsteresa med cykel ska cykelhjälm användas. Användning av kollektivtrafik Resa med buss och tåg i allmän kollektivtrafik bör väljas i största möjliga utsträckning. Busskort finns tillgängliga för alla verksamheter och ger förmånligt kollektivt resande i tjänsten. Den allmänna kollektivtrafiken med buss och tåg är ofta det bästa alternativet med tanke på kostnader, effektivitet, säkerhet och

7 (8) miljö. Samtidigt måste hänsyn tas till verksamhetens krav och medarbetarnas förutsättningar och behov. Användning av taxi På kortare sträckor kan taxi vara ett kostnadseffektivt alternativ. Allmänna kommunikationer med t.ex. buss, spårvagn eller tunnelbana ska dock alltid övervägas som alternativ till vanlig taxi eller tågtaxi. Användning av tjänstebil I första hand ska bilpoolsbil, som bokas genom landstingets resebokningssystem, användas vid bilresor. I andra handfår hyrbi/ användas. Landstingets bilpoolsbilar är granskade ur säkerhets och miljösynpunkt och är i allmänhet aldrig äldre än tre år. Bilpoolens tjänstebilar är i första hand avsedda för tjänsteresor inom länet och vid tjänsteutövning som sker under en och samma dag. Ur både ett ekonomiskt och miljömässigt perspektiv ska, så långt möjligt, samordnad samåkning prioriteras genom att en resa bokas och inte en egen bilpoolsbij. Telefonmöte, videowebbkonferens, kollektivtrafikresa och samåkning ska alltid prövas före bokning av tjänstebil från bi/poolen. För att underlätta samåkning har landstinget beslutat om att gemensamma mötestider ska gälla för alla interna möten. Användning av privat bil Egen bil får endast i undantagsfall användas i tjänsten. Användningen av egen bil i tjänsten regleras av skriftligt avtal mellan den anställde och arbetsgivaren, närmaste chef. Detta gäller dock inte de resor med egen bil som företas i samband med beredskaps- eller jourtjänstgöring. Planering av och beslut om resa Planering Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar; transport, logi, traktamente, tjänsteresetillägg, arbetstid och restid. Avgörande för hur resan genomförs är den totala kostnaden samt hänsynen till trafiksäkerhet och miljö. Vid planering av konferenser och möten bör värdet av att minimera deltagarnas sammantagna resande beaktas. Deltagarna ska också kunna ta sig till mötet på ett säkert och miljövänligt sätt. Chartrad buss eller minibuss kan ibland vara lämpligaalternativ när mångafrån samma arbetsplats ska resa till samma resmål. Beslut om resa Varje ansvarig chef beslutarom resan ska göras. Beslut om resor utrikes fattas i enlighet med gällande delegation. Varje chef ska säkerställa att kostnaderna för

8 (8) resor står i proportion till nyttan samt att arbetsmiljö, trafiksäkerhets- och miljökrav efterlevs. Alternativ som telefon- eller videowebbmöte ska alltid övervägas innan beslut om en resa fattas. Inför varje längre resa, utrikes och inrikes utanför länet, ska finnas en ansökan om tjänsteresa med en resplan som specificerar; syfte med resan, destination för resan, kostnader och färdsätt. Ansökan med resplanen ska alltid godkännas i förväg av medarbetarens närmaste chef. Sparsamt och säkert körsätt En säker bilresa förutsätter att trafikreglerna följs. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar säkerheten ytterligare. Att prata i mobiltelefon under körning kan vara mycket olämpligt och telefonen måste användas med stort omdöme. Det bästa är att parkera på ett säkert sätt medan samtalet pågår. Körsättet har även stor betydelse för bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Uppföljningarvisar att det går att spara minst 10 procent bränsle på detta sätt. Konkreta tips till förbättringar som alla kan göra finns på Vägverkets hemsida på Internet samt i en särskild folder som kan beställas från Vägverket. En rekommendation är att personal som kör mycket bil i tjänsten bör genomgå utbildning i sparsamt körsätt.