13. Resepolicy för Västerviks kommun revidering Dnr 2017/

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 17 (48) Kf Ks Resepolicy för Västerviks kommun revidering Dnr 2017/ Nu gällande Resepolicy antogs av kommunfullmäktige , 156 med senaste ändring , 97. I den Energi- och Klimatstrategi för Västerviks kommun som antogs av kommunfullmäktige den 12 juli 2015 ligger ett uppdrag att ta fram en uppdaterad resepolicy innan Policyn ska främja strategier och mål i Energi- och Klimatstrategin. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 6 november 2017 ett förslag till reviderad resepolicy. Policyn är framtagen i samarbete med berörda verksamheter och har även diskuterats i koncernledningsgruppen innan dokumentet har fått sin nuvarande form. Förslaget har informerats enligt MBL 19 och en förhandling enligt MBL 11 kommer att ske före kommunstyrelsens behandling av ärendet. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta kommunstyrelsens förvaltnings förslag 6 november 2017 till resepolicy för Västerviks kommun. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta kommunstyrelsens förvaltnings förslag 6 november 2017 till resepolicy för Västerviks kommun. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 378 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 6 november 2017 Expedieras till: Samtliga nämnder och styrelser Författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

2 Administrativ chef Christer Lundh Kommunstyrelsen Resepolicy för Västerviks kommun revidering Nu gällande Resepolicy antogs av kommunfullmäktige , 156 med senaste ändring , 97. I den Energi- och Klimatstrategi för Västerviks kommun som antogs av kommunfullmäktige den 12 juli 2015 ligger ett uppdrag riktat till Enheten för kommunservice, fordonsenheten, att ta fram en uppdaterad resepolicy innan Policyn ska främja strategier och mål i Energi- och Klimatstrategin. Nytt förslag till resepolicy redovisas i bilaga till denna skrivelse. Den uppdaterade resepolicyn ska enligt energi- och klimatstrategin tas fram i samarbete med berörda verksamheter. Så har skett och policyn har även diskuterats i koncernledningsgruppen innan dokumentet har fått sin nuvarande form. Förslaget har informerats enligt MBL 19 och en förhandling enligt MBL 11 kommer att ske före kommunstyrelsens behandling av ärendet. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat reviderat förslag till resepolicy för Västerviks kommun. Anders Björlin Ulf Kullin Christer Lundh Kommundirektör Förvaltningschef Administrativ chef

3 Resepolicy för Västerviks kommunkoncern (Förslag) Bakgrund och syfte Dokumentet är en uppdatering av den Resepolicy som antogs av KF , 156 utifrån den Energi- och Klimatstrategi som KF beslutade Dokumentets syfte är att säkerställa ett miljövänligt resande som följer den av KF antagna Energioch Klimatstrategin. Ett miljövänligt resande ger stora positiva miljöeffekter genom minskade koldioxidutsläpp. Syftet är också att främja ett trafiksäkert och kostnadseffektivt resande där skadekostnader minskas. Omfattning Policyn gäller samtliga anställda och förtroendevalda i Västerviks kommunkoncern. Policyn gäller för tjänsteresor som betalas av arbetsgivaren. Resor till och från arbetsplatsen omfattas inte. Ansvar Kommunfullmäktige beslutar om och ansvarar för denna policy. Nämndsordförande respektive styrelseordföranden i de kommunala bolagen ansvarar för att policyn görs känd och följs. Chefer ansvarar för att personalen har kunskap om policyn, samt att den följs. Cheferna ansvar också för att kostnaden för resorna står i proportion till nyttan, samt att de genomförs på ett miljömässigt och trafiksäkert sätt. Används privata fordon i verksamheten har cheferna ett särskilt ansvar för dessa fordons trafiksäkerhet och miljöpåverkan. Samma miljö och säkerhetskrav som för kommunens bilpoolsbilar/tjänstebilar bör gälla. Alla anställda och förtroendevalda har ett ansvar att följa policyn. Förhållningssätt Den som planerar möten har ett ansvar att eftersträva resfria möten. Om förutsättningar finns ska resfria möten hållas t.ex. telefonmöten, videokonferenser eller webbmöten. Resande ska ske när inte alternativa mötesformer är lämpliga. De resor som genomförs ska planeras och genomföras på ett sådant sätt att energianvändning, miljö- och klimatpåverkan minimeras. Resandet ska vara kostnadseffektivt och i detta begrepp beaktas både kostnader för själva resan, arbetstid och de kringkostnader som kan uppkomma. Samåkning ska alltid eftersträvas där så är möjligt. Följande prioriteringsordning gäller vid val av färdmedel: 1. Gång eller cykling (vid cykling bör hjälm användas) 2. Kollektivtrafik med låg klimatbelastning 3. Verksamhetens egna tjänstebilar, vilka i möjligaste mån ska vara fossilbränslefria 4. Bilpoolbilar, vilka är fossilbränslefria, eller externa hyrfordon som bokas via Fordonsenheten 5. Privat fordon 6. Flyg (tänk på avvägningen miljö, tidsvinst och kostnad) Om resor sker med taxi ska fossilbränslefria fordon efterfrågas. Flyg ska endast undantagsvis användas vid inrikes resor.

4 Tjänsteresor ska ske på ett så trafiksäkert sätt som möjligt. Hänsyn ska tas till den egna arbetsmiljön och till medtrafikanter. Föraren har ett ansvar för att fordonet framförs på ett sätt som minimerar bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Ruttoptimering ska eftersträvas. Klimatkompensation I den av KF beslutade Energi- och Klimatstrategin finns ett uppdrag att utreda ett system för lokal klimatkompensering (modell som används i Torsås, Kalmar och Mörbylånga kommun). När ett avgiftssystem för klimatkompensation utretts och införts i kommunen kommer detta att tillämpas på resor med fossila bränslen. Övrigt Hotell bör bokas genom upphandlad resebyrå. Hotellet bör vara av mellanklass och miljöcertifierat. Reseräkning upprättas av den enskilde efter avslutad resa och attesteras av behörig chef. Körjournal ska föras enligt Skatteverkets regler, i kommunens fordon finns elektroniska körjournaler installerade. Används privata fordon ansvarar föraren för att körjournal förs. Mötesteknik för resfria möten ska erbjudas medarbetare som har behov av denna teknik. Detta ansvar ligger på respektive chef. Utbildning i sparsam körning ska erbjudas medarbetare som regelbundet kör i tjänsten. Ansvarig chef kan ta kontakt med fordonsenheten för mer information. För uppdatering av denna policy ansvarar administrativ chef inom Enheten för kommunservice i samråd med verksamhetsföreträdare inom kommunkoncernen.

5 1 (5) VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING RESEPOLICY FÖR VÄSTERVIKS KOMMUN ANTAGEN AV KOMMUNFULLMÄKTIGE , 156 MED ÄNDRING , 97. Denna policy gäller alla resor som sker inom tjänsten och betalas av Västerviks kommun. Övriga person- och varutransporter omfattas inte. Var och en har ansvar för att resepolicyn efterlevs i det egna resandet i tjänsten. Tjänsteresor ska genomföras kostnadseffektivt, trafiksäkert och miljöanpassat. Det ska ske genom att vi: Planerar våra tjänsteresor så att de sker så kostnadseffektivt, trafiksäkert och miljöanpassat som möjligt med hänsyn till verksamhetens krav och medarbetarens individuella förutsättningar och behov. Bedriver ett aktivt arbete för att öka trafiksäkerheten samt förebygga och minska vår miljöbelastning. Fortlöpande skärper miljö och trafiksäkerhetskraven på fordon som används i tjänsten, t ex genom att ställa krav på bränslesnåla fordon och låga utsläpp samt genom att öka användningen av förnybara bränslen. Alltid lever upp till lagstiftningen. Strävar efter att alla medarbetare förstår vikten av ett säkert och miljöanpassat resande och hur var och en genom sitt handlande kan bidra till en säkrare och mer miljöanpassad trafik. Västerviks kommuns resepolicy eftersträvar att alla medarbetare ska förstå vikten av säkra och miljöanpassade transporter. Ett aktivt engagemang från ledningens sida är nödvändigt i bl.a. kommunikation med medarbetarna och uppföljning av efterlevnaden av policyn. Enskilda initiativ som stödjer policyns intentioner bör uppmuntras. 1. Riktlinjer för tillämpning av resepolicyn 1.1 Överväg alternativ I första hand bör alternativ till att resa övervägas, t.ex. telefonmöte, videokonferens eller liknande. Utbyggnad av IT-tekniken bör innebära att behovet av att resa minskar på sikt. Möten och konferenser bör förläggas så att deltagarna kan ta sig dit så säkert och miljöanpassat som möjligt.

6 2 (5) 1.2 Välj bästa färdsätt Om en resa ska genomföras ska inriktningen vara att billigaste färdsätt väljs med hänsyn taget till miljöpåverkan och riskerna i trafiken. Det innebär i normalfallet att kollektiva transporter som tåg eller buss ska väljas i första hand och personbil i andra hand. Vid resa inom länet bör möjligheten att resa med Länstrafiken alltid beaktas. Flyg ska enbart väljas vid längre resor när alternativ saknas eller då annat alternativ inte möjliggörs på grund av t ex tidsbrist. Av miljö- och trafiksäkerhetsskäl kan tåg i kombination med övernattning vara ett lämpligare val än flyg eller bil. På kortare sträckor bör man överväga att cykla eller promenera. Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar, t.ex. logi, traktamenten, arbetstid och restid. 1.3 Bilresor Använd Kommunens tjänstebilar i första hand Om resan ska ske med personbil ska tjänstebilar i bilpool eller motsvarande användas om det är möjligt. Miljöfordon ska väljas i första hand, när så är möjligt, vid tjänsteresor. Använd i andra hand extern hyrbil Eftersom en hyrbil vanligen är relativt ny är den ofta ett säkrare och miljövänligare alternativ än egen bil/privatbil. Vid längre resor är hyrbil dessutom billigare för arbetsgivaren. Miljöfordon ska väljas i första hand, när så är möjligt, vid tjänsteresor. Egen bil/privatbil Egen bil bör enbart användas vid korta tjänsteresor inom kommunen när alternativ saknas. För att egen bil ska kunna användas i tjänsten bör den uppfylla vissa minimikrav avseende trafiksäkerhet och miljöpåverkan (se nedan Egen bil ). Samordna och samåk Planera om möjligt för att samåka och att genomföra flera ärenden under samma resa. Möten bör förläggas så att resandet minimeras. Samåkning kan stimuleras genom t. ex. fasta sammanträdestider och system för bilbokning som uppmuntrar samåkning. Sparsam och säker körning Körsättet har stor påverkan på bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Med ett sparsamt körsätt kan man spara både pengar och miljö utan att förlora tid. Personal som kör mycket i tjänsten bör erbjudas utbildning i sparsam körning, t.ex. EcoDriving. På Vägverkets hemsida, finns mycket bra information bl a en Snabbkurs i sparsam körning. Säker körning förutsätter att trafikreglerna följs. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar säkerheten ytterligare. Samtal i mobiltelefon bör undvikas under körning. Om samtal är nödvändigt bör s.k. handsfree-utrustning användas. Rast eller vila på minst 15 minuter bör tas efter ca 2 timmars körning.

7 3 (5) 1.4 Cykel Cykling bör uppmuntras för korta resor i tjänsten (när det är ett tidsmässigt lämpligt alternativ), t.ex. genom att lånecyklar tillhandahålls på arbetsplatsen. Cykelhjälm minskar skaderisken vid cykling markant och bör användas vid cykling i tjänsten. 1.5 Motorcykel och moped Motorcykel och moped hör till de fordon som medför de största skaderiskerna. Dessutom ger vissa modeller stora utsläpp av miljö- och hälsoskadliga ämnen. Därför bör tjänsteresa med dessa fordon inte ske annat än då det är absolut nödvändigt. 2 Anvisningar 2.1 Tåg Inom Sverige ska resan ske i 2:a klass. 2.2 Flyg Flygresa är endast ett alternativ då det inte går att åka tåg, båt eller buss med rimlig tidsåtgång. Flygbiljetter är indelade i flera olika kategorier med olika principer för utnyttjandet. Fullpris gäller för biljett med full flexibilitet medan rabattbiljetter har olika begränsningar vad gäller ombokning mm. Vid reseplaneringen bör övervägas om resan måste ske med full flexibilitet. Det bör vid varje biljettbeställning särskilt övervägas om full flexibilitet är värt det höga pris detta betingar. Resenären bör därför försöka medverka till att restider om möjligt justeras så att rabatter kan utnyttjas. 2.3 Rabattkort Rabattkort betalas av Västerviks kommun om resenärens totala tjänsteresekostnad med det färdsättet under året blir lägre. Årskort på tex tåg kan förekomma om det är ekonomiskt fördelaktigt för Västerviks kommun. 2.4 Anslutningstransporter Inom Sverige bör i första hand kollektiva anslutningstransporter från flygplatser användas. Vissa sådana biljetter kan köpas hos resebyrån samtidigt som färdbiljett, t.ex. tåg eller flygbuss Stockholm/Arlanda. 2.5 Taxi Resa med taxi företas först då allmänna kommunikationer saknas eller då det är lämpligt. Samåkning med taxi bör eftersträvas. 2.6 Hyrbil Hyrbil (extern) bokas med befintliga hyrbilsavtal som grund. 2.7 Privatbil Körning med privatbil bör undvikas. Vid tjänsteresor inom kommunen kan privatbil vara ett alternativ till hyrbil.

8 4 (5) 2.8 Båt/färjor Enkelhytt får bokas vid båtresor. 2.9 Hotell Hotell ska i den mån det är möjligt bokas genom den resebyrå Västerviks kommun har träffat avtal med. Resebyrån styr bokningarna till de hotell med vilka Västerviks kommun har särskilda rabattavtal. Andra hotell i motsvarande prisklass kan också utnyttjas. Hotellstandard bör anpassas till resans art. Bra mellanklass bör normalt väljas. Hotellet bör vara miljöcertifierat och erbjuda ett pornografifritt TV-utbud Försäkring Intyg från Försäkringskassan om att man är sjukförsäkrad behövs vid resor inom EU och vissa andra länder. För resor till USA och Kanada gäller speciella regler. 3 Krav på personbilar som används i tjänsten Syftet med dessa krav är att reducera riskerna för personalen vid bilresor och att minska miljöpåverkan. Förvaltningarna kan tillämpa egna krav som går längre än dessa minimikrav. På grund av den tekniska utvecklingen bör kraven revideras åtminstone vart annat år. Nästa revision bör ske senast Respektive förvaltning ansvarar för att kraven efterlevs. 3.1 Tjänstebilar och förmånsbilar Tjänstebilar* och förmånsbilar som anskaffas/hyrs i huvudsak för persontransport ska Ge förare och passagerare ett bra skydd vid frontal- och sidokollisioner vilket anses vara uppfyllt om bilen uppnår minst fyra stjärnor vid provning enligt Euro NCAP (European New Car Assesment Programme). Ha en tjänstevikt som ligger i intervallet 1000 till 1600 kg. - För bilar som huvudsakligen används i tätortstrafik är den nedre viktsgränsen 900 kg. - För bilar som regelmässigt används för transporter av fler än fyra resande kan tjänstevikten vara högre än 1600 kg. Ha krockkuddar mot front- och sidokollisioner för föraren och främre passageraren. Ha huvudstöd (nackskydd) och trepunktsbälte på de platser som används. Ha låsningsfria bromsar. Uppfylla följande miljökrav:

9 5 (5) Minst 75% av årligen anskaffade/hyrda bilar ska ha en bränsleförbrukning som understiger 7,7 l bensin/100 km eller 5,4 l diesel/100 km enligt norm vid blandad körning alternativt uppfylla miljökraven enligt EU MK Alternativa drivmedel ska eftersträvas där så är möjligt. *Med tjänstebil avses alla fordon som leasas, köps eller hyrs etc. för att användas inom Västerviks kommuns verksamheter. 3.2 Egen bil Egen bil (privatbil) som används i tjänsten bör uppfylla samma säkerhetsoch miljökrav som tjänstebilar och förmånsbilar. Som rekommenderad miniminivå för bilar som används i tjänsten gäller att bilen ska. Ha en tjänstevikt över 1000 kg. Ha trepunktbälte på de platser som används. Ha krockkudde på förarplatsen. Uppfylla 1989 års avgaskrav. Ha låsningsfria bromsar. Avtal där den anställde förbinder sig att följa ovanstående krav ska tecknas med alla anställda som använder egen bil i tjänsten.