VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 18 (28)

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 18 (28) Kommunstyrelsens arbetsutskott Förslag till resepolicy (KS ) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige antar förslaget till resepolicy, med ändringen att det i resepolicyn ska stå att den ska ses över varje mandatperiod. Ärendebeskrivning Policyn syftar till att tydliggöra grundprinciperna för resande i tjänsten och omfattar både medarbetare och förtroendevalda. Resor ska planeras så att miljöpåverkan, säkerhetsrisker och totalkostnad minimeras och arbetseffektiviteten optimeras. Som stöd i tillämpningen av policyn finns anvisningar för inköp av tjänsteresor och konferenser. Det finns även en trafiksäkerhetspolicy för anställda i kommunen, antagen av fullmäktige Ärendet om resepolicy MBL-förhandlades i samband med att förslaget togs fram. Yrkanden Örjan Lid (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige antar förslaget till resepolicy, med ändringen att det i resepolicyn ska stå att den ska ses över varje mandatperiod. Beslutsgång Ordförande Örjan Lid (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Förslag till resepolicy 2. Anvisningar för tjänsteresor och konferenser 3. Resepolicy 4. Trafiksäkerhetspolicy för anställda Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS EMELIE HALLIN SID 1/2 STABSCHEF KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Förslag till resepolicy Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige antar förslaget till resepolicy. Ärendet i korthet Policyn syftar till att tydliggöra grundprinciperna för resande i tjänsten och omfattar både medarbetare och förtroendevalda. Resor ska planeras så att miljöpåverkan, säkerhetsrisker och totalkostnad minimeras och arbetseffektiviteten optimeras. Som stöd i tillämpningen av policyn finns anvisningar för inköp av tjänsteresor och konferenser. Det finns även en trafiksäkerhetspolicy för anställda i kommunen, antagen av fullmäktige Ärendet om resepolicy MBL-förhandlades i samband med att förslaget togs fram. Bakgrund Kommunstyrelsen gav kommundirektören i uppdrag att ta fram en resepolicy för Vallentuna kommun Ärendet om resepolicy MBL-förhandlades i samband med att förslaget togs fram. De fackliga organisationerna hade då inget att invända mot arbetsgivarens förslag till resepolicy. Det förslag som presenterades under augusti 2013 antogs dock inte. Ärendet har på nytt tagits upp med fackförbunden inför den politiska behandlingen. Handlingar 1. Anvisningar för tjänsteresor och konferenser 2. Resepolicy 3. Förslag till resepolicy 4. Trafiksäkerhetspolicy för anställda KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 Victor Kilén T.f. kommundirektör Anders Callermo Personalchef Ska expedieras till: Akten Socialnämnden Kulturnämnden Fritidsnämnden Barn- och ungdomsnämnden Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Överförmyndarnämnden Valnämnden Författningssamling

4 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Resepolicy Fastställd av xxx åååå-mm-dd xx Syfte Resepolicyn syftar till att uppnå: resande bara när det behövs; tjänsteresor ersätts i så stor utsträckning som möjligt med video-, telefon-, och webb-konferenser ett miljö- och klimatanpassat resande; tjänsteresor planeras och genomförs på ett sådant sätt att klimatpåverkan och yttre miljöpåverkan minimeras ett kostnadseffektivt resande; tjänsteresor ska företas så kostnadseffektivt som möjligt en trygg och säker arbetsmiljö; tjänsteresorna ska ske på ett så trafiksäkert sätt som möjligt med hänsyn både till resenär och medtrafikanter. Ovan beskrivna förutsättningar kan komma i konflikt med varandra vilket innebär att avvägningar kan krävas utifrån en helhetsbedömning. Hänsyn tas till vad som är mest arbetseffektivt och till den enskilde medarbetarens förutsättningar och behov. Omfattning och berörda Resepolicyn omfattar resor i tjänsten för samtliga medarbetare och förtroendevalda. Medarbetare som kör någon typ av motorfordon i tjänsten omfattas även av Vallentuna kommuns trafiksäkerhetspolicy. Ansvar Samtliga medarbetare och förtroendevalda i Vallentuna kommun har ett ansvar för att planera sina resor så att de så långt som möjligt lever upp till intentionerna i resepolicyn. Varje chef ansvarar för att medarbetarna känner till innehållet i resepolicyn, och följer upp att den efterlevs. Förhållningssätt Resor ska planeras så att miljöpåverkan, säkerhetsrisker och totalkostnad minimeras och arbetseffektiviteten optimeras. Vid beräkning av totalkostnad ska hänsyn tas till alla delar såsom transport, logi, arbetstid och restid. Av kostnadsskäl ska resor bokas så tidigt som möjligt hos den av kommunen upphandlade resebyrån. Läs mer i kommunens anvisningar för inköp av tjänsteresor och konferenser.

5 VERSION 3 UTGIVEN ANVISNINGAR Inköp av tjänsteresor och konferenser Kommunledningskontoret KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

6 Anvisningar för inköp av tjänsteresor och konferenser Innehåll 1. Omfattning och syfte Ansvar Kostnadseffektivitet Beställning av resor och logi Utrikes Inrikes Godkännande Konferenser Miljö Outnyttjade biljetter...5 KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

7 1. Omfattning och syfte Anvisningarna gäller för medarbetare och avser alla resor och konferenser som sker inom tjänsten i Vallentuna kommun. Syfte med anvisningarna är att de ska verka för ett kostnads- och resurseffektivt samt miljöanpassat resande. 2. Ansvar Chefer Varje chef ansvarar för att anvisningarna följs av sina medarbetare. Detta innebär att ansvarig chef skall säkerställa att medarbetarna känner till innehållet i anvisningarna samt godkänna och regelbundet följa upp medarbetarnas tjänsteresor. Medarbetare Varje medarbetare ansvarar för att sina resor i tjänsten sker på ett ekonomiskt och miljöanpassat sätt i enlighet med anvisningarna. 3. Kostnadseffektivitet Att resor och logi i tjänsten, i Vallentuna kommun, ska vara så kostnadseffektiva som möjligt innebär i korthet att: Möjligheterna att genomföra ett möte som distansmöte (telefon-, video-, eller webbmöte) övervägs innan beslut om resa fattas. Resor planeras med god framförhållning samt samordnas i möjligaste mån. - God framförhållning är bl.a. en förutsättning för att rabatter skall kunna utnyttjas fullt ut. - Planera för samåkning och att genomföra flera ärenden under samma resa. - Planera möten och konferenser med alla deltagares resande som utgångspunkt för val av plats. Bokning av resor, logi och konferenser skall ske genom upphandlad resebyrå. Dessa punkter leder till ett resande som är kostnadseffektivt samt tar hänsyn till verksamhetens krav och medarbetarnas behov. Sida 3 av 5

8 4. Beställning av resor och logi 4.1 Utrikes Inom Europa bokas ekonomibiljetter. Utom Europa/interkontinentalt bokas i första hand förköpsrabatterade biljetter i ekonomiklass. Därefter bokas det mest ekonomiskt fördelaktiga alternativet, med hänsyn till platstillgång samt resans längd. Beställning av utrikes resa skall göras via upphandlade resebyrå. 4.2 Inrikes Resor i tjänsten ska ske på det ekonomiskt mest fördelaktiga sättet. Vid kollektivt resande utges ersättning för de faktiska reskostnadsutläggen. Gå eller cykla om möjligt vid korta resor. I andra hand, åk buss eller tåg. I tredje hand använd bil. Vid resa med bil bör samåkning eftersträvas. Beställning av inrikes resa skall göras via upphandlade resebyrå. Tåg Resenären skall beställa sin resa med största möjliga framförhållning och ekonomiska ansvar. Tågresa ska bokas på ekonomiskt mest fördelaktigt vis med hänsyn till resans längd och möjligheter till arbete under resans gång. Flyg Vallentuna kommun vill främja tågresor varför flygresor inrikes ska bokas med restriktivitet. Bil Medarbetare som kör någon typ av motorfordon i tjänsten omfattas av Vallentuna kommuns trafiksäkerhetspolicy. Om godkännande finns från närmaste chef kan ersättning för användande av egen bil utges. Ersättning utges även för erlagd parkeringsavgift och eventuella utlägg för trängselavgift (vid resor inom Stockholms tullar). Taxi Resa med taxi kan ske då lämpliga allmänna kommunikationer saknas eller när samåkning med taxi är billigare än kollektivtrafik. Sida 4 av 5

9 4.3 Godkännande Inrikes tjänsteresa skall godkännas av attestberättigad chef. Godkännande skall i möjligaste mån ske i förväg. Beslut om utrikes tjänsteresa ska först godkännas av förvaltningschef, därefter ansöker/anmäler man resan till kommunstyrelsen beroende av totalbeloppets storlek. Se anvisningar på kommunens intranät. Tänk på att du behöver vara ute i god tid! 5. Konferenser I första hand ska konferenser förläggas inom kommunens egna lokaler. När konferenser ska förläggas utanför kommunens lokaler ska de bokas via resebyrån. 6. Miljö Resandet ska karaktäriseras av ett miljöanpassat beteende. Tåg väljs före flyg på resor i Sverige söder om Sundsvall (undantag Gotland). Vid övernattning på hotell och vid konferens, välj miljöanpassade miljöer i så stor utsträckning som möjligt. Undvik hotell som har tillgång till pornografiska miljöer. 7. Outnyttjade biljetter Outnyttjade biljetter ska omgående returneras till resebyrån. Sida 5 av 5

10 Kommunal författningssamling Trafiksäkerhetspolicy för anställda i Vallentuna kommun Antagen av Kommunfullmäktige , Inledning Trafiksäkerheten är en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Genom att identifiera, åtgärda och följa upp risker förebyggs ohälsa och olycksfall. Denna policy omfattar alla medarbetare som kör någon typ av motorfordon i tjänsten, såväl eget eller arbetsgivarens som hyrbil. Viktiga byggstenar inom området trafiksäkerhet finns i trafiklagstiftningen samt i andra lagar och föreskrifter med koppling till området, exempelvis arbetsmiljölagstiftningen. 2. Respektive nämnds ansvar Att medverka till att denna policy hålls aktuell. Att implementera policyn på samtliga relevanta arbetsenheter i den egna förvaltningen Att, då inköp/leasing av nya fordon ska göras, överväga om dessa lämpligen bör vara försedda med alkolås. 3. Chefens ansvar Att i samband med anställning kontrollera medarbetarens körkort och relevanta förarutbildning samt gå igenom kommunens policy för trafiksäkerhet. Att minst årligen gå igenom och identifiera trafiksäkerhetsrisker vid resor i tjänsten. Alla risker bedöms utifrån allvarlighetsgrad, exempelvis genom färdskrivarblad, körjournaler, tillbuds- och olycksrapportering. Att vid behov låta medarbetare genomgå kompletterande trafiksäkerhetsutbildning, till exempel halkkörning. Att se till att arbetsgivarens fordon uppfyller de krav som lagar och andra föreskrifter kräver. 4. Medarbetarens ansvar Att ha den körkortsbehörighet och den hälsa som krävs för att köra på ett lagligt och trafiksäkert sätt i tjänsten. Närmaste chef ska omedelbart underrättas om man får körkortet indraget, får hälsoproblem eller intar medicin som äventyrar trafiksäkerheten. Man får i dessa fall inte köra i tjänsten med eget eller arbetsgivarens fordon. Att följa trafikreglerna. Att använda handsfreeutrustning vid eventuella mobilsamtal under färd. Att lasta och säkra last på ett korrekt och säkert sätt (3)

11 0 00 Trafiksäkerhetspolicy för anställda i Vallentuna kommun Att bära varselväst eller annan motsvarande godkänd skyddsutrustning vid arbete på eller vid väg. Att vid behov genomgå trafiksäkerhetsutbildning. Att rapportera olyckor och tillbud till närmaste chef. Att vara varsam om och vårda tjänstefordon. Eftersom kommunens fordon i många fall brukas av flera förare ska varje förare efter körning lämna fordonet i gott skick. Att anmäla fel och brister till närmaste chef eller till fordonsansvarig. Fordonet får användas endast om det är i trafiksäkert skick och inte belagt med körförbud. 5. Rökning Det råder rökförbud i samtliga tjänstebilar och hyrbilar. 6. Särskilt vid transport av oroliga/berusade personer Ha alltid en kollega med i bilen vid transport av klient/klienter. Om du ska köra en klient själv, rådgör först med din närmaste chef. Vid körning av klient längre sträckor, informera närmaste chef om resmål, restid och färdväg. Undvik att köra klienter som är drogpåverkade eller aggressiva. Vid transport av klient ska han/hon normalt inte sitta i framsätet utan i baksätet på höger sida. Bedöm i varje enskilt fall om det är lämpligt att nyttja tjänstebil för transport av klienter i synnerhet längre sträckor. Rådgör vid behov med närmaste chef. 7. Att göra vid inträffad skada Vid kollision, använd blanketten "Skadeanmälan motorfordon". Båda förarna fyller gemensamt i blankettens framsida direkt vid skadeplatsen. Notera namn, adress, och telefonnummer på eventuella vittnen. Gör inga medgivanden försäkringsbolagen utreder skuldfrågan och avgör hur uppkomna skador ska regleras. Vid stöld anmäl händelsen snarast till polisen samt använd särskild blankett för skadeanmälan till försäkringsbolaget. Vid så kallad drive-in-besiktning anmäls skadan direkt till både polis och försäkringsbolag. 8. Stölder ur bilar Förvara inget stöldbegärligt gods i bilen som mobiltelefon, dataprojektorer, datorer etc. Om privat egendom stjäls vid inbrott i bilen måste som regel egendomens ägare reglera skadan genom egen försäkring och själv stå för aktuell självrisk på denna. 2 (3)

12 0 00 Trafiksäkerhetspolicy för anställda i Vallentuna kommun 9. Övrigt Eventuella felparkeringsavgifter ( parkeringsböter ) liksom kontrollavgifter vid felaktig parkering på privat mark betalas inte av Vallentuna kommun utan av den som parkerat fordonet på den aktuella platsen. 3 (3)