Policy för inköp och upphandling 8 KS

Transkript

1 Policy för inköp och upphandling 8 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Inköp- och upphandlingspolicy (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott förslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer policy för inköp och upphandling för Vallentuna kommun. Anteckning Jaana Tilles (S) deltar ej i beslutet. Nicklas Steorn (MP) meddelar att han önskar lyfta fler aspeketer än endast de ekonomiska i policyn. Även de ekologiska och sociala aspekterna ska vara med i policyn. Dessutom önskar han en innovationsupphandlingspolicy. Ärendebeskrivning Policy för inköp och upphandling ska ange ramarna för alla typer av inköp och upphandlingar som görs av anställda och förtroendevalda i Vallentuna kommun och i Vallentuna kommuns bolag. Policyn anger även inriktning för hur Vallentuna kommun ska arbeta med inköp- och upphandlingsfrågor. Policy för inköp och upphandling ersätter policy för upphandling, fastställd av kommunfullmäktige 31 oktober 2005 och senast reviderad 4 oktober Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott förslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer policy för inköp och upphandling för Vallentuna kommun. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Policy för inköp och upphandling tjänsteskrivelse 2. Policy för inköp och upphandling Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS ROBERT NILSSON SID 1/1 INKÖPSCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Policy för inköp och upphandling Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer policy för inköp och upphandling för Vallentuna kommun. Ärendet i korthet Policy för inköp och upphandling ska ange ramarna för alla typer av inköp och upphandlingar som görs av anställda och förtroendevalda i Vallentuna kommun och i Vallentuna kommuns bolag. Policyn anger även inriktning för hur Vallentuna kommun ska arbeta med inköp- och upphandlingsfrågor. Policy för inköp och upphandling ersätter policy för upphandling, fastställd av kommunfullmäktige 31 oktober 2005 och senast reviderad 4 oktober Handlingar 1. Policy för inköp och upphandling tjänsteskrivelse 2. Policy för inköp och upphandling Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till Akten KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 6

5 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Policy för inköp och upphandling Ersätter Policy för upphandling Vallentuna kommun och dess bolag styrs enligt lagar och regler som instiftas för offentlig upphandling. De lagar som gäller främst är lagen om offentlig upphandling, Klassiska sektorn (LOU) varor, tjänster och byggentreprenader samt lagen om valfrihetssystem (LOV). 1. Policyns omfattning Vallentuna kommuns policy för inköp- och upphandling anger ramarna för alla typer av inköp och upphandlingar som görs av anställda och förtroendevalda i Vallentuna kommun och i Vallentuna kommuns bolag. Policyn anger även inriktning för hur Vallentuna kommun ska arbeta med inköp- och upphandlingsfrågor. 2. Ansvar Samtliga medarbetare och förtroendevalda i Vallentuna kommun har ett ansvar att följa policyn. Respektive förvaltningschef ansvarar för att medarbetarna känner till innehållet i inköp- och upphandlingspolicyn, och följer upp att policy och riktlinjer efterlevs. 3. Definitioner Anskaffningsprocess Med anskaffningsprocess menas processen från att ett behov uppkommit av en vara, tjänst eller byggentreprenad tills att behover är tillgodosett via upphandling eller inköp. Det innefattar upphandling, inköp, leverans och fakturahantering. Processen inkluderar även avtalsförvaltning samt uppföljning för att säkerställa att behovet har tillgodosetts. Tröskelvärde Med tröskelvärde menas de tröskelvärden som Europeiska kommissionen löpande beslutar om och som vidare nämns i lagen om offentlig upphandling. 7

6 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 4. Övergripande förhållningssätt Vallentuna kommun och dess bolags resurser ska användas effektivt. Vallentuna kommun och dess bolag ska agera för en bestående marknad med väl fungerande konkurrens. Inköp av varor, tjänster och byggentreprenader är en strategisk uppgift och ett medel för att nå kommunens strategiska inriktningar och mål. 5. Syfte med inköp- och upphandlingsverksamheten Att tillvara konkurrensen på marknaden vilket leder till att inköp av varor, tjänster och byggentreprenader sker kostnadseffektivt med hög kvalitet. Att inköp av varor, tjänster och byggentreprenader utgår från behovet, har rätt funktion samt uppnår de krav satta av existerande riktlinjer och policys. Att Vallentuna kommun samarbetar med seriösa och professionella leverantörer. Säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med lagstiftningen. 6. Affärsetik Företrädare för Vallentuna kommun ska uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt och genomföra inköp och upphandlingar enligt gällande styrdokument och lagstiftning. 7. Delmoment inom anskaffningsprocessen Nedan beskrivs anskaffningsprocessens olika delar. 7.1 Direktupphandling En direktupphandling kan bli aktuell om avtal saknas inom området eller om det finns synnerliga skäl. 1 Direktupphandling får göras om kontraktets värde uppgår till högst 28 procent av det tröskelvärdet som anges i lagen om offentlig upphandling. Dokumentation vid direktupphandling ska utföras enligt lagen om offentlig upphandling om upphandlingens värde överstiger kronor. 1 Vad synnerliga skäl är beror på situationen, men ska bara tillämpas i rena undantagsfall. 8

7 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 7.2 Upphandling All upphandling görs utifrån principerna i lagen om offentlig upphandling, upphandlade myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och ickediskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet 2 iakttas. Vidare ska Vallentuna kommun: Vid varje upphandling utgå från Vallentuna kommuns existerande styrdokument, policys och planer. Delta i samverkande upphandlingar där sådan bedöms fördelaktig, exempelvis med övriga STONO-kommuner 3 alternativt med andra upphandlande myndigheter. Tillse att anskaffningsbeslut och fastställande av kravnivå på varor, tjänster och byggentreprenader åläggs beställare och dess förvaltning enligt gällande delegationsordning. 7.3 Ramavtal Ramavtal tecknas för att underlätta inköp av varor och tjänster. Ramavtalsupphandlingar genomförs av Vallentuna kommuns upphandlingsenhet. 7.4 Ramavtal utförda av externa inköpscentraler Vallentuna kommun har möjlighet att göra intresseanmälan på ramavtal utförda av externa inköpscentraler som exempelvis Sveriges kommuner och landstings inköpscentral, statens inköpscentral vid kammarkollegiet och HBV vid Sveriges allmännyttiga bostadsbolag. 7.5 Avtalsförvaltning Avtalsförvaltning görs för att säkerställa att leverantören lever upp till de ställda kraven och för att se om målet med upphandlingen har nåtts. Avtalsförvaltningen är även en förutsättning för att allmänhetens insyns ska tillgodoses. Varje avtal ska ha utsedda ansvariga. Ansvariga utses av förvaltningschef. 2 Kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas 3 STOckholm-Nord-Ost 9

8 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Avtalsförvaltningen innebär att utsedda ansvariga: Tillser att ett nytt avtal publiceras i Vallentuna kommuns centrala avtalskatalog samt besvarar eventuella frågor från allmänheten gällande avtalet. 4 Säkerställer att Vallentuna kommuns rättigheter och förpliktelser efterlevs enligt avtalet samt att uppföljning av avtalet genomförs. Har kontroll över avtalstiden samt dokumenterar avvikelser som kan uppkomma i samarbetet med leverantören. 7.6 Inköp Existerande ramavtal ska alltid utnyttjas i första hand vid inköp av varor alternativt tjänster. Alla som handlägger inköp ska ha god kunskap om styrdokument och lagstiftning som berör inköp- och upphandlingsverksamheten. 7.7 Strategiskt inköp Det strategiska inköpsarbetet innefattar det analys- och strategiplaneringsarbete som syftar till att ge en helhetssyn på inköp- och upphandlingsverksamheten ur ett koncernperspektiv. Inköpsanalyserna och verksamheternas inköpsbehov ligger till grund för vad som ska upphandlas. Det strategiska inköpsarbetet inkluderar analys av inköpskostnaderna, avtalstroheten och koncernens inköpsbeteende. Analyserna syftar till att identifiera utvecklingsområden och områden med förbättringspotential inom anskaffningsprocessen. 4 Enligt KFS Program för uppföljning och insyn av verksamheten som utförs av privata utförare 10

9 VALLENTUNA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING NR SID 1/2 Policy för upphandling Fastställd av kommunfullmäktige 31 oktober 2005, 58 Ersätter upphandlingspolicy antagen av kommunfullmäktige 22 september 2003, 68. Reviderad kommunstyrelsens arbetsutskott 18 januari 2007, 22. Reviderad av kommunfullmäktige 15 juni 2009, 52. Reviderad av kommunfullmäktige 4 oktober 2010, 63. Vallentuna kommuns och kommunala bolags upphandlingar styrs enligt lagar och regler som instiftas för offentlig upphandling. De lagar som gäller är främst Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, Klassiska sektorn (LOU) - varor, tjänster och byggentreprenader och Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster försörjningssektorn (LUF). Huvudregeln vid all Tilldelning av kontrakt görs utifrån principerna i 1 kap 9 i LOU, upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och ickediskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Denna policy gäller för alla Vallentuna kommuns verksamheter. Vallentuna kommun ska: samarbeta med seriösa och professionella leverantörer beakta utgivna rekommendationer av tillsynsmyndigheter och Sveriges kommuner och landsting. delta i samverkande upphandlingar där sådan bedöms fördelaktigt, exempelvis med övriga STONO kommuner 1 * och/eller andra upphandlade myndigheter när så bedöms fördelaktigt. tillse att anskaffningsbeslut och fastställande av kravnivå på varor, tjänster och byggentreprenader åliggs beställare och dess förvaltning enligt gällande delegationsordning. alltid överväga samtliga förslag som rör sponsring. tillse att personal som i någon form upphandlar tjänster, varor eller entreprenader inte tar emot mutor. 1 STONO, STOckholms-Nord-Ost KOMMUNLEDNINGSKONTORET VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 11

10 VALLENTUNA KOMMUN SID 2/2 beakta miljöhänsyn så långt möjligt enligt gällande lagstiftning. vid upphandlingar ta hänsyn till Avfallsplanen, minska avfallsmängden / minska farligt avfall. följa kommunens interna Riktlinjer samt instruktioner och mallar för upphandling. utforma kravställandet och förfrågningsunderlag i rätt proportion så att även små och medelstora företags intressen tillvaratas. tillse att kommunens upphandling genomförs så att verksamheter får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till bästa möjliga pris. vid direktupphandling av samma slag under ett räkenskapsår hålla kontraktsvärde till högst 15 % av tröskelvärde i LOU, satt av Europeiska kommissionen. En direktupphandling får inte delas upp. Options och förlängningsklausuler beaktas som om de utnyttjas. Aktuellt tröskelvärde finns på Konkurrensverkets hemsida, ha alla ramavtal som kommunen tecknat lätt tillgängliga på kommunens intranät enligt de instruktioner som finns i kommunens interna riktlinjer för upphandling. försäkra sig om att inga upphandlingar eller köp av varor sker från företag där arbetstagare i kommunen eller närstående, är ägare eller delägare. KOMMUNLEDNINGSKONTORET VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 12