Svar på motion (S) Översyn av rutiner för inköp och upphandling 9 KS

Transkript

1 Svar på motion (S) Översyn av rutiner för inköp och upphandling 9 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Svar på motion (S) Översyn av rutiner för inköp och upphandling (KS ) Beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige - anser motionärens första, andra och femte att-sats besvarade samt - avslår motionärens tredje och fjärde att-sats. Reservationer Jaana Tilles, Thomas Arctaedius och Jerri Bergström, alla (S) reserverar sig mot beslutet. Nicklas Steorn (MP) reserverar sig mot beslutet. Ärendebeskrivning Jaana Tilles (S) väckte en motion om att kommunens rutiner för inköp och upphandling ska ses över. Motionären föreslår - att kommunens rutiner för upphandling ses över för att säkerställa att lagar och regler efterlevs - att policyn för upphandling ses över för att åstadkomma hållbar upphandling (ekonomiskt, ekologiskt och socialt) - att kollektivavtalsliknande villkor ställs på leverantörer och underleverantörer - att kommunstyrelsen genomför årliga granskningar av upphandlingsverksamheten - att tillräckliga resurser tillförs i upphandlingsenheten för att de ska kunna genomföra sitt arbete. Kommunledningskontoret föreslår att motionärens första, andra och femte att-sats anses besvarade och att motionärens tredje och fjärde att-sats avslås Yrkanden Jaana Tilles (S) yrkar bifall till motionen i sin helhet. Nicklas Steorn (MP) yrkar bifall till motionärens första, andra, fjärde och femte att-sats samt avslag till att-sats tre. Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige - anser motionärens första, andra och femte att-sats besvarade samt - avslår motionärens tredje och fjärde att-sats. Propositionsordning Ordförande Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och Jaana Tilles (S) Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen yrkande och Nicklas Steorns (MP) yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt Parisa Liljestrands (M) yrkande. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse: Svar på motion (S) Översyn av rutiner för inköp och upphandling 2. Motion (S) Översyn av kommunens rutiner för inköp och upphandling Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

4 VALLENTUNA KOMMUN Komm u nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I t (32) 5ss Svar på motion (S) Översyn av rutiner för inköp och upphandling (KS 20 1s.501) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige - anser motionärens första, andra och femte att-sats besvarade samt - avslår motionärens tredje och fjdrde att-sats. Reservation Jaana Tilles (S) reserverar sig mot beslutet. NicHas Steorn (MP) reserverar sig mot beslutet. Ärendebeskrivning Jaana Tilles (S) väckte 2ot1-r2-t4 en motion om att kommunens rutiner för inköp och upphandling ska ses över. Motionären föreslår - att kommunens rutiner för upphandling ses över för att säkerställa att lagar och regler efterlevs - att poliqm för upphandling ses över för att åstadkomma hållbar upphandling (ekonomiskt, ekologiskt och socialt) - att kollektivavtalsliknande villkor stälis på leverantörer och underleverantörer - att kommunstyrelsen genomför årliga granskningar av upphandlingsverksamheten - att tillräckliga resurser tillförs i upphandlingsenheten för att de ska kunna genomföra sitt arbete. Kommunledningskontoret föreslår att motionärens första, andra och femte att-sats anses besvarade och att motionärens tredje och fiärde att-sats avslås Yrkanden Jaana Tilles (S) yrkar bifall till motionen i sin helhet. Nicklas Steorn (MP) yrkar bifall till att-sats 42,4 ochs samt avslag till att-sats 3. Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmältige - anser motionärens första, andra och femte att-sats besvarade samt - avslår motionärens tredje och fjåirde att-sats. Beslutsgång Ordförande Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande, Jaana Tilles (S) yrkande och Nicklas Steorns (MP) yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med Parisa Liljestrands (M) yrkande. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse: Svar på motion (S) Översyn av rutiner för inköp och upphandling Justerandes /.h. tvt sign 1"""'""'ff" Utd ragsbestyrkande 6

5 VALLENTUNA KOMMUN Komm u nstyrelsens a rbetsutskott Sa mmanträdesprotokol L7 I 22 (32) 2. Motion (S) Översyn av kommunens rutiner för inköp och upphandling Expedieras till Akten Justerandes sign tu Justerandes sign Utdragsbestyrka nde 7

6 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS JOHANNA HARLING SID 1/5 KOMMUNSEKRETERARE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Svar på motion (S) Översyn av rutiner för inköp och upphandling Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige - anser motionärens första, andra och femte att-sats besvarade samt - avslår motionärens tredje och fjärde att-sats. Ärendet i korthet Jaana Tilles (S) väckte en motion om att kommunens rutiner för inköp och upphandling ska ses över. Motionären föreslår - att kommunens rutiner för upphandling ses över för att säkerställa att lagar och regler efterlevs - att policyn för upphandling ses över för att åstadkomma hållbar upphandling (ekonomiskt, ekologiskt och socialt) - att kollektivavtalsliknande villkor ställs på leverantörer och underleverantörer - att kommunstyrelsen genomför årliga granskningar av upphandlingsverksamheten - att tillräckliga resurser tillförs i upphandlingsenheten för att de ska kunna genomföra sitt arbete. Kommunledningskontoret föreslår att motionärens första, andra och femte att-sats anses besvarade och att motionärens tredje och fjärde att-sats avslås. Bakgrund Motionären framhåller möjligheten att ställa miljökrav och krav på arbetsvillkor, utifrån EU:s beslut om nytt upphandlingsdirektiv och en statlig utredning från Revisionen granskade senast kommunens inköp och upphandling under Ekonomiavdelningen har utifrån revisionens rekommendationer vidtagit åtgärder under 2014 och 2015: Ett avtalsregister har skapats (avtalskatalog) En inköpscontroller har anställts. Revidering av anvisningarna för inköp. Stor vikt kommer att läggas på att kommunicera ut förfarandet gällande direktupphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling. Inköpsrutinerna har uppdaterats Systematiska kontroller för att säkerhetsställa avtalstrohet gentemot ramavtal har införts. Ekonomiavdelningen ser även löpande över vilka typer av mindre inköp som sker, och möjligheten att minska dessa. (Görs löpande av inköpscontroller.) Pågående: 1 Se dnr KS KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE 8

7 Förtydligande av inköpsorganisationen pågår, ambitionen är att på sikt minska antalet beställare/inköpare. Åtgärderna presenterades för kommunstyrelsen under slutet av Kollektivavtalsliknande villkor i upphandling Av de grundläggande principerna, främst proportionalitetsprincipen, följer att upphandlande myndigheter inte kan ställa krav på att leverantörer ska vara bundna av svenska kollektivavtal. Det är dock möjligt att ställa krav på arbetsvillkor på ett sätt som är mindre ingripande. Alla krav och villkor som efterfrågas vid offentlig upphandling måste dock ha en koppling till kontraktsföremålet. Kollektivavtal innehåller många gånger flera delar som inte är direkt kopplade till arbetstagarnas arbets- och anställningsvillkor. Kraven i upphandlingar måste även, i enlighet med principen om transparens, vara så tydligt formulerade att samtliga leverantör vet vad som förväntas av dem. Detta gäller även krav på arbetsvillkor för de anställda som ska utföra kontrakten. 2 Enligt Konkurrensverket är det mot denna bakgrund möjligt för en myndighet att, som en form av social hänsyn, inkludera arbets- och anställningsvillkor i nivå med svenska kollektivavtal i en upphandling. Att villkoren är hämtade ur just svenska kollektivavtal är enligt Konkurrensverket i detta avseende utan betydelse, under förutsättning att dessa i övrigt är förenliga med de grundläggande principerna. 3 Detta förutsätter dock att de grundläggande principerna alltid beaktas vid utformningen av krav och villkor. Av proportionalitetsprincipen följer att samtliga krav och villkor som den upphandlande myndigheten uppställer i upphandlingen måste ha en koppling till kontraktsföremålet. I detta sammanhang innebär det att endast kollektivavtalsvillkor som är kopplade till utförandet av tjänsten eller byggentreprenaden kan bli aktuella vid upphandling. Detta innebär att krav och villkor måste: vara förenliga med de allmänna upphandlingsrättsliga principerna vara kopplade till kontraktsföremålet vara tydligt angivna i förfrågningsunderlaget eller i annonsen kunna utsättas för en faktisk och verklig kontroll (vid utvärdering och uppföljning). 4 Upphandlande myndigheter som vill inkludera anställnings- och arbetsvillkor i sin upphandling kan göra detta i form av särskilda kontraktsvillkor enligt 6 kap. 13 LOU. Enligt Konkurrensverket kan det även vara möjligt att inkludera arbets- och anställningsvillkor som tilldelningskriterier och premiera de leverantörer som väljer att uppfylla angivet mervärde. Det kan vidare finnas situationer där den upphandlande myndigheten kan uppställa anställnings- och arbetsvillkor som en del i kravställningen på kontraktsföremålet. I sådana fall krävs att det sociala kravet har en tydlig koppling till det resultat eller den kvalitet som det aktuella kontraktet är avsett att uppnå. 5 2 Konkurrensverket Arbets- och anställningsvillkor i nivå med svenska kollektivavtal vid offentlig upphandling (juni 2015) s Konkurrensverket Arbets- och anställningsvillkor i nivå med svenska kollektivavtal vid offentlig upphandling (juni 2015) s.56 4 Konkurrensverket Arbets- och anställningsvillkor i nivå med svenska kollektivavtal vid offentlig upphandling (juni 2015) s Konkurrensverket Arbets- och anställningsvillkor i nivå med svenska kollektivavtal vid offentlig upphandling (juni 2015) s.58 ff 9

8 De krav och villkor som uppställs i aktuell upphandling bör utformas så att de även omfattar eventuella underleverantörer. I praktiken kan det vara omöjligt att följa upp långa leverantörsled med flera nivåer av underleverantörer. Därför bör den upphandlande myndigheten inför varje upphandling i möjligaste mån identifiera hur den aktuella leverantörsmarknaden ser ut och hur uppföljning av eventuella krav och villkor kan genomföras. 6 Sociala och miljömässiga hänsyn i upphandling Kommunen kan, i likhet med Örebro kommun ställa krav på sociala hänsyn i upphandling. Det innebär att kommunen väger in arbetsmarknadsåtgärder, etiska hänsyn i utvecklingsländer och ickediskriminering i upphandlingsprocessen. Det kan underlätta för den sociala ekonomin, d.v.s. föreningar, kooperativ, stiftelser och liknande att lämna anbud. De krav som ställs måste även kunna följas upp. Kommunen har utifrån kommunstyrelsens beslut för avsikt att pröva möjligheten att skriva in mottagande av sommarjobbare i de upphandlingar där det bedöms som möjligt. Krav på uppföljning i nya kommunallagen Kommunfullmäktige ska, enligt 3 kap 19 b kommunallagen, för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. 7 Grundkravet vilar på förhållandet att kommuner är ansvariga även för verksamheter som genom avtal överlämnas till privata utförare. I ansvaret ligger också att följa upp och kontrollera. Omfattningen på kontrollen och uppföljningen kan dock se olika ut beroende på hur angelägen verksamheten är ur ett allmänintresse. Finns det ett stort allmänintresse ökar kravet på uppföljning och kontroll. Uppföljningen gäller endast avtal med förfrågningsunderlag eller valfrihetssystem som har påbörjats efter att kommunfullmäktiges program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare antogs. Förvaltningschefen på varje förvaltning är ansvarig för avtalen som tillhör förvaltningen och utser i sin tur en avtalsansvarig på respektive avtal som förvaltningen har i avtalskatalogen. Vid avvikelser ska avtalsansvarig person hos leverantören kontaktas och bristerna ska dokumenteras. Avsikten är att förtydliga ansvar och ge kommunen tydligare underlag för att vidta åtgärder enligt avtal om inte brister rättas till. Följa lagar och regler Ekonomiavdelningen genomför löpande uppföljning av efterlevnad av lagar och regler, samt avtalstrohet. Detta sker genom inköpsanalys; då ekonomiavdelningen granskar vilka volymer av inköp som sker från olika leverantörer. Om avvikelser hittas kontaktas ansvarig chef och vid större förseelser även överordnad chef. Inköpscontroller kan därmed se över behovet av upphandling och att inköp görs från rätt leverantör. Ekonomiavdelningen har även inlett en förstudie av e-handelsssystem som förväntas bli klar under Ett e-handelssystem påverkar inköpsförfarandet; - redovisning (kontering) såväl som - möjliggör förattestering (kan elektroniskt godkännas av budgetansvarig innan beställning går iväg) och 6 Konkurrensverket Arbets- och anställningsvillkor i nivå med svenska kollektivavtal vid offentlig upphandling (juni 2015) s Proposition 2013/14:118 Privata utförare av kommunal verksamhet. 10

9 - skapar ett systemstöd där upphandlade leverantörer finns med (skapar en form av intern webbshop för upphandlade varor och tjänster). Ett införande av e-handelssystem kan därför ytterligare förbättra förutsättningarna för rutiner för inköp och upphandling efterlevs. Policy för upphandling En översyn av kommunens policy pågår. I kommunplanen finns mål om god ekonomisk hushållning, men det finns även många andra lokalt beslutade dokument som påverkar upphandlingsverksamheten; exempelvis avfallspolicy, energiplan och kostpolicy. I miljöpolicyn framgår en generell målsättning: Vallentuna kommun ska i alla sina verksamheter arbeta för en långsiktigt hållbar samhällsutveckling såväl ekologiskt och ekonomiskt som socialt. 8 I nuläget finns dock inga konkreta politiska direktiv på området gällande vilka sociala krav som ska ställas, kommunstyrelsen har dock beslutat att kommunen ska försöka ställa krav på att ta emot sommarjobbare i samband med upphandling av vissa verksamheter. Vissa upphandlingar görs gemensamt över kommungränser, för att skapa stordriftsfördelar och bättre avtal. Det kan även finnas möjligheter att inom ramavtal välja mer eller mindre hållbara produkter, på verksamhetsnivå. Miljömål kommer att tas fram under 2016, utifrån den miljöutredning som slutförs under januari Utifrån miljömålen kan policy för upphandling behöva ses över. I nuvarande miljöpolicy framgår att kommunen ska ställa höga miljökrav vid all upphandling, byta ut varor och kemiska produkter mot mindre skadliga och minimera miljöbelastande utsläpp. De miljökrav som ställs inom den egna verksamheten ska även i möjligaste mån ställas på leverantörer och entreprenörer som anlitas av kommunen. Kommunledningskontorets bedömning Nr Motionärens förslag Bedömning Förslag till beslut 1 att kommunens rutiner för upphandling ses över för att säkerställa att lagar och regler efterlevs Revisionen granskade senast kommunens inköp och upphandling under Ekonomiavdelningen har utifrån revisionens rekommendationer vidtagit åtgärder under 2014 och anses besvarad 2 att policyn för upphandling ses över för att åstadkomma hållbar upphandling (ekonomiskt, ekologiskt och socialt) 3 att kollektivavtalsliknande villkor ställs på leverantörer och underleverantörer Översyn av kommunens upphandlingspolicy pågår. Kommunen kan inkludera arbets- och anställningsvillkor i nivå med svenska kollektivavtal i en upphandling. Det är även möjligt att ställa anses besvarad avslås 8 Vallentuna kommuns miljöpolicy (fastställd av kommunfullmäktige ) 11

10 4 att kommunstyrelsen genomför årliga granskningar av upphandlingsverksamheten 5 att tillräckliga resurser tillförs i upphandlingsenheten för att de ska kunna genomföra sitt arbete. sociala och miljömässiga krav. För samtliga krav som ställs krävs dock uppföljning. Kommunstyrelsen granskar utvalda processer i samband med kommunstyrelsens internkontrollprocess. Möjlighet till extra granskning finns även genom revisionens granskningar. Kommunledningskontoret gör sammantaget bedömningen att tillräcklig granskning uppnås genom internkontrollrutiner och revisionens granskningar. Upphandlingsenheten tillfördes ytterligare resurser under 2015, då enheten utökades från tre till fyra anställda. avslås Anses besvarad Kommunledningskontoret föreslår att motionärens första, andra och femte att-sats anses besvarade och att motionärens tredje och fjärde att-sats avslås. Handlingar Svar på motion (S) Översyn av rutiner för inköp och upphandling 2. Motion (S) Översyn av kommunens rutiner för inköp och upphandling 3. Tjänsteskrivelse: Svar på motion (S) Översyn av rutiner för inköp och upphandling 2. Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till Akten 12

11 Till Kommunfullmäktige i Vallentuda kommun Översyn av kommunens rutiner för inköp och upphandling Den offentliga sektorn upphandlar varor och tjänster för ca 600 miljarder kronor årligen. För både kommuner och leverantörer är upphandlingar en viktig verksamhet. Det gäller att kommunen hanterar medborgarnas skattepengar på bästa möjliga sätt och ser till att upphandlingsverksamheten konkurrensen. inte bidrar till skattefusk och dåliga arbetsvillkor eller ftjrsämrar Det har kommunen ett ansvar ft)r att göra. Allt fler kommuner ställer miljökrav och krav på sociala villkor exempelvis på arbetsvillkor. Dtir har Vallentuna kommit i efterkälken. EU fattade ett beslut 2014 om ett nytt upphandlingsdirektiv där man lyfter fram möjligheten att ställa sociala krav. I Örebro t.ex. skrevs sociala hänsyn med i upphandlingsunderlaget vilket resulterade att ett antal arbetslösa fick praktik hos Skanska som vann upphandlingen. Dessutom kan Vallentuna också via upphandlingar sträva efter att nationella miljömål uppnås. Hösten 2015 ftirdigställdes en statlig utredning om möjligheten att ställa särskilda arbetsrättsliga kontraktsvillkor (SOU2015:78). Utredningen konstaterar att det är möjligt att ställa krav och kommer med flera ftirslag om hur detta kan göras. Vallentuna kommun har ett stort ansvar och kan med rätt styrning och effektiv kontrollsystem se till att skattepengar Därfür föreslår vi används på bästa möjliga sätt. att kommunens rutiner för upphandling ses över ftir att säkerställa att lagar och regler efterlevs att policyn för upphandling ses över i sikte pâ att åstadkomma (ekonomiskto ekologiskt och socialt) hållbar upphandling att kollektivavtalsliknande villkor ställs på leverantörer och underleverantörer att kommunstyrelsen har regelbundna årliga granskningar av upphandlin gsverksamheten att tillräckliga resurser tillftirs i upphandlingsenheten sitt arbete fär att de ska kunna genomföra 13

12 Vallentuna den 14 december 2015 För Socialdemokraterna i Vallentuna J Tilles (S) 14