ÅSTORPS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING

Transkript

1 ÅSTORPS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING Kommunfullmäktige KFS UPPHANDLINGSPOLICY 1. Inledning Upphandlingspolicyn är ett ramverk för hur kommunens och de kommunala bolagens upphandlingsverksamhet ska bedrivas och rapporteras. Vidare beskriver upphandlingspolicyn hur ansvaret för upphandlingsverksamheten ska fördelas och på vilka organisatoriska nivåer olika uppgifter ska utföras. 1.1 Syften och målsättning Kommunen och varje enskilt bolag är en upphandlande enhet enligt lagen om offentlig upphandling. Syftet med upphandlingspolicyn är att säkerställa att: - all upphandling genomförs affärsmässigt och effektivt så att varor och tjänster erhålls till rätt pris och kvalitet vid rätt tidpunkt. Den övergripande målsättningen med upphandlingsverksamheten är att minska kommunens och de kommunala bolagens samlade kostnader för varor och tjänster. Detta ska ske genom att ta tillvara alla möjligheter till samverkan när det gäller upphandling. - all upphandling/inköp skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser i enlighet med kommunens krav. Lagen om offentlig upphandling (LOU) utgör grunden för hur all upphandling skall gå till, och denna policy syftar till att befästa kommunens och de kommunala bolagens riktlinjer i enlighet med lagen. 2. Organisation Ansvaret för kommunens upphandlingsverksamhet fördelas på följande enheter och omfattar angivna uppgiftsområden: Kommunfullmäktige - Beslutar om upphandlingspolicy - Reviderar upphandlingspolicy efter förslag från kommunstyrelsen Kommunstyrelsen - Ansvarar för uppföljning av upphandlingspolicyn - Föreslår, vid behov, revidering av upphandlingspolicyn, som sedan överlämnas till kommunfullmäktige för fastställande.

2 - Delegerar det övergripande ansvaret för upphandlingsverksamheten. Kommunledningskontorets Ekonomienhet Ekonomienheten, under ledning av Ekonomichefen, ansvarar under kommunstyrelsen för genomförandet och samordningen av kommunens upphandlingsverksamhet. Inom Ekonomienheten finns kommunens Inköpssamordnare. Nämnder och förvaltningar Den för upphandlingen helt avgörande handlingen är förfrågningsunderlaget med dess bilagor. Enligt lagen om offentlig upphandling är det endast de krav som anges i annonsen och/eller förfrågningsunderlaget som får beaktas vid val av anbudsgivare och leverantörer. Grunden för all upphandling är alltså ett fullgott förfrågningsunderlag. Nämndernas/förvaltningarnas roll är att: besluta om genomförandet av en upphandling inom ramen för tillgängliga medel, samt besluta om den tekniska och funktionella beskrivningen av det som ska upphandlas. delegera till Ekonomichefen genomförandet och slutförandet (tecknande av avtal) av förvaltningsövergripande upphandlingar, samt upphandlingar av större värde. Undantag från detta är upphandling av byggentreprenad. Med upphandlingar av större värde menas här upphandlingar vars värde överstiger 15 prisbasbelopp. Upphandlingar under det värdet genomförs av respektive verksamhetsansvarig i samråd med närmast överordnad chef och i enlighet med gällande delegationsbestämmelser, och särskilt utfärdade föreskrifter. Samråd skall också ske med kommunens inköpssamordnare. Varje nämnd och förvaltning har ett ansvar för att inte bara se till den egna verksamhetens intressen, utan även beakta kommunens gemensamma bästa vid inköp och upphandling. I detta ansvar ligger bl.a. att medverka i utvecklingen av samordnade inköp, att eftersträva att kommunens egna resurser utnyttjas effektivt samt att vara köptrogen mot och känna till tecknade avtal. Samtliga nämnder skall inför varje verksamhetsår upprätta upphandlingsplan och tidplan för dessa. Upphandlingsgruppen - Skall verka som ett samordnande organ för kommunens verksamhetsgrenar. - Varje förvaltning representeras av en tjänsteman som förvaltningen själv utser. - Initiera tecknande av avtal/ramavtal på varor och tjänster där så bedöms lämpligt. - Ska följa upp upphandlingsverksamheten. Se även avsnitt 4. De kommunala bolagen Respektive styrelse ska fastställa en upphandlingspolicy som baseras på denna policy. Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för bolagets upphandlingsverksamhet. Respektive bolag har ett ansvar för att ta tillvara alla möjligheter till samverkan när det gäller upphandling. 3. Regler vid upphandling inom Åstorps kommun Lagen om offentlig upphandling (LOU), anger i detalj kraven i olika skeden i en upphandling. Huvudprincipen om affärsmässighet, konkurrens, objektivitet och likabehandling, bestämmelser för

3 utvärdering av anbud, tilldelningsbeslut, regler för överprövning och skadestånd gäller alla upphandlingar stora som små med undantag för viss direktupphandling. Upphandling skall genomföras så att kommunen får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till lägsta möjliga pris. 3.1 Beställningar och avtal Beställningar och avtal skall vara skriftliga om inget annat framgår av lagen om offentlig upphandling. Upphandling skall präglas av ett totalkostnadstänkande, där samtliga kostnader som är förenliga med köpet av varan/tjänsten inkluderas. 3.2 Miljö Miljökraven i upphandling skall utgå från gällande EU direktiv, svensk lag och kommunens miljöpolicy. Kraven i antagen miljöpolicy ska beaktas vid all upphandling. Vid minsta osäkerhet på detta område, skall samråd ske med kommunens Miljöchef. 3.3 Konkurrens Upphandling skall utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och delta i konkurrensen. 3.4 Svensk Lag och svenska kollektivavtal Anbudsgivare ska vara beredd att teckna avtal med kommunen med innebörden att denne är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande kollektivavtal åsidosätts. Om anbudsgivaren inte tecknat svenska kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för anbudsgivarens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som anbudsgivaren anlitar för att fullgöra avtalet. Skulle anbudsgivaren brista i fullgörandet av detta åtagande äger kommunen rätt att häva avtalet. 3.5 Sekretess I enlighet med gällande lag. 3.6 Etik Kommunens inköps- och avropsansvariga skall som företrädare för kommunen uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt gentemot dess leverantörer avseende t.ex. konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor. Ställningen som inköps- och avropsansvarig får inte på något sätt utnyttjas otillbörligt. 3.7 Upphandlingsformer Olika regler gäller beroende på om upphandlingsvärdet uppgår till, eller ligger under vissa s.k. tröskelvärden. Kommunen måste därför beräkna det totala värdet för upphandlingsperioden vid varje upphandling för att se vilka regler som gäller. Se bilaga 1.

4 4. Uppföljning och internkontroll Inköpssamordnaren leder kommunens upphandlingsgrupp. Gruppens roll är att: bevaka att kommunens upphandlingar sker i enlighet med gällande lagar och kommunens upphandlingspolicy. informera styrelse, nämnder och förvaltningar om gällande regelsystem för upphandling samt ev. förändringar i detta. ansvara för att information om pågående upphandlingar och träffade avtal sker på ett effektivt sätt initiera och genomföra intern kontroll och uppföljning av genomförda upphandlingar/inköp. Detta skall ske minst 1 gång per år och redovisas till kommunstyrelsen. initiera och rekommendera styrelse, nämnder och förvaltningar om åtgärder vid avvikelser från upphandlingspolicyn och dess lagar och förordningar.

5 Upphandling under tröskelvärdet Bilaga 1. Förenklad upphandling: Alla leverantörer har rätt att delta. Det är tillåtet att förhandla med anbudsgivare men bara på sådant sätt så att konkurrensen ej snedvrids och de ursprungliga kraven ej ändras. Urvalsupphandling: Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud. Den upphandlande enheten bestämmer genom ett kvalificeringsförfarande vilka som skall få lov att delta som anbudsgivare. Kriterierna för urvalet och antalet anbudsgivare skall anges. Direktupphandling: Kräver inte skriftliga anbud enligt lagen om offentlig upphandling, men skriftliga anbud rekommenderas då det vid eventuell tvist står ord mot ord. Skall genomföras affärsmässigt och i konkurrens. Får bara användas i undantagsfall vid oförutsedd brådska (ej bristande planering) och/eller då värdet är lågt och det sammantagna värdet under upphandlingsperioden ej överstiger: - Fyra prisbasbelopp för varor - Fyra prisbasbelopp för kvalificerade tjänster (t.ex. konstruktions-, arkitekt-, data-, organisations-, utbildnings-, forsknings- och utvecklingstjänster). - Fyra prisbasbelopp för byggentreprenad All upphandling under tröskelvärdet skall annonseras i nationell databas, för närvarande Anbudsjournalen samt på kommunens hemsida. Undantag är tills vidare direktupphandlingar som ej behöver annonseras. Upphandling över tröskelvärdet Öppen upphandling: Alla leverantörer får lämna anbud. Ingen förhandling får ske. Selektiv upphandling: Vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud. Minst 5 och högst 20 anbudsgivare skall bjudas in. Syftet är att på förhand kvalificera leverantörerna. Förhandlad upphandling: Vissa leverantörer bjuds in att lämna anbud och förhandling inleds med en eller flera av dem. Får endast användas i undantagsfall. All upphandling över tröskelvärdet skall annonseras i nationell databas, för närvarande Anbudsjournalen, på kommunens hemsida samt i TED (Tenders Electronic Daily) som är EU s gemensamma databas för annonsering av offentlig upphandling.

6