Syfte och mål med Inköpssamverkan

Transkript

1 RIKTLINJER

2 Innehållsförteckning Syfte och mål med Inköpssamverkan... 3 Ansvarfrågor organisation... 4 Riktlinjer för direktupphandling... 5 Riktlinjer för miljö... 5 Upphandlingsetik... 6 Definitioner... 7 Upphandlingsakt (dokumentation)

3 Syfte och mål med Inköpssamverkan Syfte Möjliggöra rationell handläggning av inköpsfrågor inom ramen för aktuell lagstiftning vilket bl. a innebär Minskade inköpsrelaterade kostnader Stora volymer Ökat samagerande såväl inom som över kommungränserna Ge service och information till kommunens personal, förtroendevalda, kommuninvånare och leverantörer om vilka regler som gäller för kommunens inköp Mål Uppträda med enighet och bestämdhet i de utåtriktade kontakterna Minska antalet direktupphandlingar Inköpssamverkan skall vara en resurs för verksamheten Minimera antalet säljarbesök Representanter från brukarna skall medverka i förberedelserna för varje upphandling. Arbeta för att införa ny teknik som medför kostnadsbesparingar (exempelvis e-handel) 3

4 Ansvarfrågor organisation En viktig förutsättning för en bra upphandling är att samspelet mellan olika aktörer fungerar tillfredsställande. I de fall Inköpssamverkan genomför en upphandling skall representanter för brukare i berörda kommuner medverka i processen, bl a genom att lämna synpunkter på kravspecifikation och utvärderingskriterier. Inköpssamverkan skall bedöma vilken organisation som krävs för varje upphandling så att fackkunskap och användarerfarenhet kommer in i tillräcklig omfattning. I de fall en kommunal nämnd, förvaltning eller enhet genomför en upphandling skall upphandlingsteknisk sakkunskap inhämtas, i normalfallet genom att Inköpssamverkan kontaktas. Den organisatoriska enhet som genomför en upphandling skall i förväg klargöra var ansvaret skall finnas för olika delar i upphandlingens genomförande. Det gäller bl a ansvaret för att uppskatta ekonomiskt värde av upphandlingen bestämma upphandlingsform bestämma organisation (referenspersoner etc) upprätta tidplan upprätta kravspecifikation (innehåll och omfattning) fastställa utvärderingskriterier och deras betydelse (viktning) besluta om leverantör informera om utgången 4

5 Riktlinjer för direktupphandling Direktupphandling avser inköp under tröskelvärdena till mindre värde. Med mindre värde avses inköp understigande 5 prisbasbelopp. Affärsmässighet skall iakttas. Genom prisjämförelser eller på annat sätt skall kommunen förvissa sig om att det pris som betalas är marknadsmässigt. Som övre beloppsgräns för vad som är att anse som lågt belopp tillämpas för såväl varor och tjänster (inkl konsulttjänster) fem prisbasbelopp. Upprepade upphandlingar av samma slags vara eller tjänst under ett kalenderår skall, om de är möjliga att förutse, räknas samman vid bedömning av om kriterierna för lågt belopp är tilllämpliga. Direktupphandling över ett halvt prisbasbelopp skall godkännas av förvaltningschef eller annan tjänsteman till vilken förvaltningschefen lämnat sådant bemyndigande. Skälen till att direktupphandling valts, hur priskontroll skett samt hur upphandlingen i övrigt har genomförts skall dokumenteras för alla direktupphandlingar som överstiger ett halvt prisbasbelopp. Kopia av sådan dokumentation skickas till Inköpssamverkan.. Riktlinjer för miljö Miljökrav bör definieras och anges i förfrågningsunderlaget som ett kvalitetskrav i samtliga upphandlingar. Det innebär att miljökrav vägs in som ett krav bland många andra. Miljökrav som ställs vid upphandling skall vara anpassade till rådande lagstiftning. Ett sätt att uppnå detta är att använda det s. k. EKU-verktyget som är ett hjälpmedel för att ställa korrekta miljökrav vid offentlig upphandling. 5

6 Upphandlingsetik Vid alla inköp och upphandlingar som genomförs skall följande etiska riktlinjer gälla: Inget samröre, utöver pågående affärskontakter får förekomma med anbudsgivare under tiden för upphandlingen Information som ges utöver vad som framgår i förfrågningsunderlaget skall meddelas samtliga aktuella leverantörer och anbudsgivare samtidigt, skriftligt Förfrågningar från aktuella leverantörer får endast besvaras om de finns upptagna i anbudsförfrågan och avser ett klarläggande. Övriga frågeställningar får inte besvaras utan att samtliga aktuella leverantörer får samma information samtidigt Om jävsituation kan befaras i upphandlingsärendet skall aktuell person ofördröjligen ersättas För att kunna upprätthålla objektivitet skall den eller de personer som ansvarar för upphandlingen förvissa sig om att presumtiva leverantörer, anbudsgivare inte finns i en nära vänkrets. De skall inte heller vara i släktskap eller ha andra knytningar till de personer som beslutar om och ansvarar för upphandlingen Utöver detta skall de personer som handhar upphandlingar inte heller delta i eller på arrangemang som en tänkbar leverantör genomför i syfte att marknadsföra produkter eller tjänster. Resor som inte syftar till att ge information om en redan upphandlad vara eller tjänst och som bekostas av en tänkbar leverantör får inte förekomma. Ej heller resor där en övervägande del av innehållet kan betraktas som nöjen, exempelvis revy, teater och sportarrangemang. I alla de fall där leverantören bekostar en gåva, resa eller liknande skall alltid information ges till överordnad chef. 6

7 Definitioner Följande definitioner skall användas i inköps- och upphandlingsförfarandet. Inköpssamverkan Upphandlingskontor för samverkanskommunerna Boxholm, Mjölby, Motala, Vadstena, Ydre och Ödeshög Anbudsinbjudan Skriftlig inbjudan att lämna anbud Upphandling Organiserad form av köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggentreprenader eller tjänster IKS-upphandling Upphandling av varor/tjänster enligt särskild överenskommelse vid uppstart Avrop Beställning från ett ramavtal Leverantör Den som tillhandahåller varor, tjänster eller utför arbeten för kommunen Underleverantör Den som levererar varor eller tjänster till våra leverantörer Avtal/kontrakt Skriftlig överenskommelse mellan 2 parter Ramavtal Avtal/kontrakt från vilket användarna avropar varor/tjänster E-avrop Inköpssamverkans avtalsdatabas. Tröskelvärden Enligt förordning (2000:63) om tröskelvärden vid offentlig upphandling. Öppen upphandling Upphandling, över tröskelvärdena, där alla leverantörer får lämna anbud Förhandlad upphandling Upphandling, över tröskelvärdena, där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandling med en eller flera av dem. Selektiv upphandling Upphandling, över tröskelvärdena, där vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud Förenklad upphandling Upphandling, under tröskelvärdena, där alla leverantörer har rätt att deltaga Urvalsupphandling Upphandling under tröskelvärdena, där vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud Direktupphandling Upphandling under tröskelvärdena till mindre värde. Med mindre värde avses upphandlingar understigande 5 prisbasbelopp. Följande förkortningar används inom Inköpssamverkan i inköps- och upphandlingsförfarandet LOU OJ TED CPV AJ IKS SKV 4820 Lagen om offentlig upphandling Official Journal, EU publikation för annonsering av offentliga upphandlingar Tenders Electronic Daily, EU s annonsdatabas för offentlig upphandling Common Procurement Vocabulary, CPV-koder, används för kodning av varor och tjänster i samband med offentlig upphandling. Anbudsjournalen, svensk annonsdatabas för offentlig upphandling Inköpssamverkan Upplysningar vid offentlig upphandling 7

8 Upphandlingsakt (dokumentation) Upphandlingar till ett värde över ½ pb (prisbasbelopp) skall dokumenteras i en särskild mapp. Mappen upprättas i samband med att upphandlingsprocessen påbörjas. Mappen skall förvaras på ett betryggande sätt med hänsyn till förekommande sekretess. Mappen arkiveras enligt kommunens rutiner för arkivering av inköpshandlingar. Vid direktupphandling skall mappen innehålla följande: företagsuppgifter SKV, blankett 4820 (i de fall leverantören ej är känd) inkomna anbud avtal/beställning utvärdering i förekommande fall förfrågningsunderlag Vid förenklad och urvals upphandling och upphandlingar över tröskelvärdena skall mappen innehålla följande: beslutsunderlag beträffande upphandlingsuppdraget SKV, blankett 4820 (i de fall leverantören ej är känd) annonsering om upphandlingen förfrågningsunderlag anbudsdiarium (öppningsprotokoll) utvärdering beslutsprotokoll tillkännagivande av beslut avtal/beställning 8