Riktlinjer för upphandling i Tibro kommun.

Transkript

1 Datum Sida (8) Riktlinjer för upphandling i Tibro kommun. Den kommunala upphandlingen regleras i lagen om offentlig upphandling (LOU). Kommunstyrelsen har , beslutat att till ansvariga tjänstemän enligt delegationsordningen delegera rätten: att fatta inköpsbeslut gällande varor och tjänster att teckna ramavtal för viss tid eller viss mängd, från vilket senare anskaffningsberättigad tjänsteman kan göra avrop För att utnyttja sammanlagda inköpsvolym och därigenom få förmånliga priser och villkor, skall kommunens inköp samordnas där så är lämpligt med Skövde kommun och andra intresserade kommuner. Där det kan medföra fördelar för kommunen bör samordning vid upphandling ske med stat eller region. En betydande del av inköpen sker genom avrop från ramavtal i vilka kommunen förbundit sig att under avtalstiden, köpa viss kvantitet eller hela sitt behov av avtalade varor eller tjänster. För att kommunen skall kunna träffa förmånliga ramavtal är det viktigt att avtalen följs av kommunens förvaltningar och att förvaltningar informeras om träffade avtal. Tibro kommun har ingen egen upphandlings- och inköpsfunktion utan har tecknat ett samarbetsavtal i upphandlings- och inköpsfrågor med Skövde kommun. I kap 7 beskrivs upphandlings- och inköpsfunktionens arbetsformer i Tibro kommun 1. Definitioner Anskaffningsbeslut Beslut att anskaffa vara eller tjänst. Inköpsbeslut Beslut om var köpet skall ske och på vilka villkor. Inköpsansvarig Befattningshavare som har rätt att fatta anskaffningsbeslut. Upphandlingsansvarig Befattningshavare som har ansvar för att upphandling sker enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) samt har rätt att fatta inköpsbeslut Beställning Det dokument som inköpsansvarig använder vid beställning av varor eller tjänster direkt hos leverantör. Det kan vara beställningsskrivelse, rekvisition mm. Inköpsanmodan Det dokument inköpsansvarig utfärdar som underlag till upphandlingsfunktionen, för upphandling av vara eller tjänst. Inköpsanmodan undertecknas av inköpsansvarig.

2 2(8) Ramavtal Avtal med viss leverantör om leverans av varor eller tjänster. Bb = Prisbasbelopp kr för Förhandsannonsering Kommunen skall så tidigt som möjligt under året, genom förhandsannonsering informera om kommunens planerade upphandlingar av varor och tjänster, som för respektive varuområde och år har ett värde över euro. Annonsering skall ske i nationell databas, exempelvis Anbudsjournalen samt i Europeiska Gemenskapens Tidning EGT/Official Journal/TED. Tröskelvärden Beräknas i Euro och värdena fastställs av staten i förordningen om tröskelvärden (1996:581) i lagen om offentlig upphandling (LOU). Nedanstående värden gäller för år 2007: Euro SEK Varor, Tjänster Byggentreprenader Försörjningssektorn* varor och tjänster Förhandsannonsering *Försörjningssektorn, detta tröskelvärde gäller för verksamhet som består av drift eller tillhandahållande av fasta nät i syfte att betjäna allmänheten ifråga om produktion, transport, distribution eller försörjning med dricksvatten, elektricitet, gas eller värme. Tilldelningsbesked Kommunen är skyldig, att genom tilldelningsbesked till samtliga anbudsgivare, skriftligen lämna upplysningar om beslut av val av leverantör samt motiven för beslutet. Avtal får tecknas tidigast 10 dagar efter det att beskedet meddelats anbudsgivarna. Under denna tid har anbudsgivare möjlighet att begära överprövning av upphandlingen hos länsrätten. A-tjänster Tjänster enligt LOU under avd. A i bilaga till kapitel 7 LOU, där tröskelvärdet styr upphandlingsform. Exempel på dessa tjänster är bank-, post- och transporttjänster. B-tjänster Tjänster enligt LOU under avd. B i bilaga till kapitel 7 LOU, där förenklad upphandling eller urvalsupphandling alltid tillämpas oavsett värde på upphandlingen. Exempel på dessa tjänster är säkerhets- och bevakningstjänster, utbildnings- samt hälsooch sjukvårdtjänster. Sekretess Från det upphandlingsprocessen startar till dess tilldelningsbeslut fattats råder absolut tystnadsplikt och förbud att lämna ut handling. Genom särskilt beslut kan sekretessen förlängas efter det att tilldelningsbeslut fattats.

3 3(8) 2. Upphandlingsformer A. Upphandling över tröskelvärdena Vid upphandling över tröskelvärden, se tröskelvärden under avsnitt 1, skall någon av följande upphandlingsformer väljas. Öppen upphandling (huvudregel) Efter annons i nationell databas samt i Europeiska Gemenskapens Tidning EGT/ Official Journal/TED får alla leverantörer lämna anbud. Anbudstiden är 52 dagar räknat från den dag annons faxats eller skickats elektroniskt till Luxembourg. Efter upphandlingsbeslut skall alltid tilldelningsbesked skickas till anbudsgivarna. Efter avslutad upphandlingen skall annonsering ske av upphandlingsresultatet i nationell databas samt i Europeiska Gemenskapens Tidning EGT/Official Journal/TED Selektiv upphandling Denna upphandling innebär ett 2-stegsförfarande. Efter annonsering skall anbudsgivare få minst 37 dagar på sig att anmäla sitt intresse för att få lämna anbud. En inbjudan att inkomma med intresseanmälan för att lämna anbud, skickas till de företag som begärt detta. Inbjudan skall innehålla en kortfattad beskrivning av det som skall upphandlas samt begäran om viss företagsinformation. Bland inkomna intresseanmälningar väljs sedan minst 5 st och högst 20 st intresserade ut som inbjuds att komma med anbud. Först i detta skede skickas förfrågningsunderlag till de utvalda företagen. Anbudstiden skall vara minst 40 dagar. Efter upphandlingsbeslut skall tilldelningsbesked skickas till anbudsgivarna. Efter avslutad upphandling skall annonsering ske av upphandlingsresultatet i nationell databas samt i Europeiska Gemenskapens Tidning EGT/Official Förhandlad upphandling Denna upphandling börjar med samma 2-stegsförfarande som selektiv upphandling. Efter det att anbuden inkommit finns det möjlighet att förhandla med anbudsgivare om utförande och pris. Förhandlad upphandling kan även användas vid följande tillfällen: - om det vid öppen/selektiv upphandling har avgivits anbud som inte motsvarar förfrågan. - om nollställning inte är möjlig av anbuden. - om det av tekniska eller konstnärliga skäl endast finns en tänkbar leverantör. - om synnerlig brådska råder, som orsakats av omständigheter som ej kunnat förutses. Om förhandlad upphandling väljs med föregående annonsering, lika selektiv upphandling, skall antalet anbudsgivare i förhandlingen vara minst tre, förutsatt att det finns ett tillräckligt antal lämpliga anbudsgivare. Efter upphandlingsbeslut skall tilldelningsbesked skickas till anbudsgivarna. Efter avslutad upphandlingen skall annonsering ske av upphandlingsresultatet i nationell databas samt i Europeiska Gemenskapens Tidning EGT/Official Journal/TED. B. Upphandling under tröskelvärden Vid upphandling under tröskelvärden, se tröskelvärden under avsnitt 1, skall någon av följande upphandlingsformer väljas. Samma regler tillämpas vid upphandling av s.k. B-tjänster i LOU även om värdet överstiger tröskelvärdena.

4 4(8) Förenklad upphandling Detta är en upphandlingsform där anbud skall infordras genom annons i nationell databas som är allmänt tillgänglig. - Alla leverantörer har rätt att deltaga. - Anbudsgivare skall lämna skriftliga anbud, - Normal anbudstid för varor och tjänster är 4 6 veckor. Efter upphandlingsbeslut skall tilldelningsbesked skickas ut till anbudsgivarna. Urvalsupphandling Upphandlingsformen innebär ett 2-stegs-förfarande (jmf selektiv upphandling). Inbjudan att ansöka om att få lämna anbud skall publiceras i nationell databas. Ansökan om att få lämna anbud kan lämnas skriftligen, muntligen eller genom e-post. Muntlig ansökan skall omgående bekräftas skriftligt av sökande. Ansökningstiden får aldrig vara kortare än 10 dagar från publiceringen. Upphandlaren/ verksamheten gör ett urval, dvs. ett antal leverantörer (tillräckligt många för att effektiv konkurrens skall uppkomma), väljs ut som sedan får lämna anbud. Förfrågningsunderlag skickas till valda leverantörer, med en skälig anbudstid, ca 4 När anbudstiden gått ut sker utvärdering enligt upprättat förfrågningsunderlag. Efter upphandlingsbeslut skall tilldelningsbesked skickas ut till anbudsgivarna. Direktupphandling Gränsen för direktupphandling är 7 basbelopp exkl. moms per kalenderår (282 kkr/ år 2007). Värdet gäller för hela kommunens samlade årliga inköp av respektive vara eller tjänst. Upphandlingen behöver inte annonseras i nationell databas. Förfrågningsunderlag skickas till valda leverantörer, med en skälig anbudstid, ca 4 veckor. Alla upphandlingar över detta belopp skall upphandlas genom förenklad eller öppen upphandling. Direktupphandling får inte göras när kommunen redan genomfört en upphandling och tecknat bindande ramavtal för aktuell vara/tjänst. Noteras skall att förenklad upphandling eller urvalsupphandling alltid kan genomföras, om bedömningen görs att man genom en formell upphandling kan få bättre villkor oavsett inköpsvärde. Se även information under punkt Avrop från ramavtal m.m. Anskaffningsbeslut fattas av nämnd, förvaltningschef eller annan utsedd inköpsansvarig. Då ramavtal finns skall beställning göras direkt hos leverantören. Beställning kan ske på något av följande sätt: 1. Elektronisk beställning via kommunens e-handelssystem 2. Beställning via fax 3. Beställning via telefon

5 5(8) 4. Skriftlig beställning via post Gällande avtalslista finns på kommunens hemsida. Avtalslistan uppdateras kontinuerligt. Varor eller tjänster som ingår i ramavtal avropas direkt från leverantören av inköpsansvarig eller av person som delegerats denna rätt. I första hand skall avrop från ramavtal ske genom elektroniskt avrop. Endast om leverantören eller beställaren inte är upplagd i vårt system, får avrop ske på annat sätt. När beställning sker via fax eller telefonsamtal skall beställarens namn, enhet och YY-nummer anges. Dessa uppgifter skall leverantören ange på fakturan. Avtalsansvarig informerar om träffade ramavtal samt om eventuella föreskrifter. Informationen skickas till förvaltningens kontaktperson i inköpsfrågor. Kontaktpersonen skall omgående vidarebefordra sådan underrättelse till berörda inköpsansvariga. Då ramavtal slutits beträffande viss vara eller tjänst får inte beställning ske från annan leverantör, oberoende av köpets värde. Undantag gäller vid akut uppkomna situationer, som inte kunnat förutses, då konsekvensen av att följa avtal eller särskilda föreskrifter skulle orsaka kommunen betydande merkostnader. 4. Direktupphandling Direktupphandling får ske med tillämpning av LOU, när ramavtal inte finns, upp till ett värde av 7 basbelopp (282 kkr/år 2007) och enligt nedan angivna anvisningar. Grundläggande är att direktupphandling skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn. Utöver ovanstående måste den som gör upphandlingen förvissa sig om att upphandlingen sker till bra villkor. 4A. Inköpssumma < 0,5 Bb Upphandlingen genomförs av inköpsansvarig. Vid upphandling av vara eller tjänst har nämnd, förvaltningschef eller annan inköpsansvarig rätt att fatta inköpsbeslut, då inköpssumman beräknas understiga 0,5 Bb. Bestämmelserna i LOU och fastställda riktlinjer enligt nedan skall följas. De konkurrensmöjligheter som finns skall utnyttjas. Kontrollera först om ramavtal finns. Om så inte är fallet gäller: kr Vid enstaka inköp upp till kr krävs ingen jämförande prisförfrågan. Grundläggande marknadskännedom bör ändå finnas. Vid telefonbeställning uppges beställarens namn, enhet och YY-kod kr 0,5 Bb Anbud skall infordras och tas emot via telefon, fax, post eller e-post. Skriftlig beställning skall användas. Anbudssammanställning skall upprättas och motiv för val av leverantör skall dokumenteras. Skriftlig beställning skall göras.

6 6(8) 4B. Inköpssumma 0,5 7,0 Bb Upphandlingen ska genomförs. Anskaffningsbeslut fattas av nämnd, förvaltningschef eller annan utsedd inköpsansvarig. Beställning av vara eller tjänst som inte omfattas av ramavtal, sker då inköpssumman beräknas överstiga 0,5 basbelopp ( kr/ år 2007) genom inköpsanmodan. Inköpsbeslut fattas av tjänsteman med delegation. 0,5 2,5 Bb Skriftligt anbud från minst två anbudsgivare infordras. Anbud förtecknas i en förteckning (öppningsprotokoll) allteftersom de kommer in. Anbuden öppnas vid samma tillfälle. Upphandlaren skall via underskrift bestyrka dokumentationen i förteckningen. Beslutsprotokoll innehållande motiv för val av leverantör skall upprättas. Skriftlig beställning skall göras. 2,5 7,0 Bb Skrift anbud infordras från minst tre anbudsgivare. Anbud öppnas vid en förrättning där minst två personer deltar. Anbud skall skrivas in i en förteckning (öppningsprotokoll) och skall skriftligt bestyrkas av dem som deltar i förrättningen. Beslutsprotokoll innehållande motiv för val av leverantör skall upprättas. Skriftlig beställning skall göras Dessa beloppsgränser gäller som huvudregel. Speciella omständigheter kan dock medföra ett annat förfarande. Dessa speciella omständigheter skall alltid dokumenteras för att kunna kontrolleras i efterhand. 5. Miljöanpassning Upphandlingar och inköp bör ske med hänsyn till miljöanpassade riktlinjer. 6. Förvaltningarnas ansvarsområde 6 a. Förvaltningarna ansvarar för att anskaffningsbeslut fattas i god tid med hänsyn till upphandlingsform. 6 b. Om nämnd så beslutat, fattar förvaltningschef anskaffningsbeslut beträffande förvaltningens samtliga konton. I syfte att förenkla inköpsverksamheten kan förvaltningschefen delegera rätten att fatta anskaffningsbeslut. Förvaltningen skall ha aktuell förteckning över sina inköpsansvariga. Det åligger förvaltningschefen att se till att befattningshavarna följer LOU och andra meddelade föreskrifter och inte missbrukar sin rätt att fatta anskaffningsbeslut. 6 c. När anskaffningsbeslut fattats fastställs samtidigt de egenskaper eller funktioner den begärda varan eller tjänsten skall ha. Kravspecifikation, bedömningskriterier och viktning av dessa fastställs i samråd med ansvarig upphandlare. 6 d. Handläggaren på respektive förvaltning ansvarar för att sekretessen, enligt punkt 1n, följs under upphandlingsprocessen. 6 e. Förvaltningarna får inte från det upphandlingen påbörjats till den avslutats ta kontakt med tänkbara leverantörer utan upphandlingsansvariges medgivande. 6 f. Innan anskaffningsbeslut fattas skall inköpsansvarig förvissa sig om att förvaltningen förhandlat, informerat och samrått med berörd fackförening, skyddsombud

7 7(8) eller annan, som kan beröras av upphandlingen, i enlighet med gällande författningar och avtal. 6 g. Inköpsansvarig ansvarar för att samråd sker med berörd facklig organisation innan inköpsbeslut fattas vid val av entreprenör. 6 h. Godsmottagaren ansvarar för att leveranskontroll (rätt vara, mängd, kvalitet, oskadat skick etc.) blir utförd och att kontroll sker mot beställning, leveransrapport eller följesedel. Underlaget används som avstämning mot fakturan. Beställande förvaltning gör alla reklamationer direkt till leverantören. 6 i. Klagomål och synpunkter på leverantör skall meddelas avtalsansvarig för åtgärd. 6 j. För att upphandlingsfunktionen i Skövde skall kunna hjälpa till med Tibro kommuns inköp skall avtalsansvarig i god tid meddela sina inköpsplaner. 6 k. För varje ramavtal skall finnas en ramavtalsansvarig vars uppgift bl.a. skall vara att distribuera meddelanden från upphandlingsfunktionen till berörd personal samt förvara kataloger, prislistor m.m. som upphandlingsfunktionen skickar ut. Förteckning över aktuella ramavtalsansvariga skickas till avtalssamordnare. 6 l. Byggnadsentreprenader och hithörande konsulttjänster upphandlas av avtalsansvarig på Tekniska kontoret. Upphandlingsfunktionen i Skövde kan på begäran av avtalsansvarig medverka vid sådan upphandling. 6 m. Anskaffnings- och inköpsbeslut avseende driftentreprenad och tjänsteköp avseende huvudverksamhet fattas av avtalsansvarig på Tekniska kontoret. Upphandlingsfunktionen i Skövde kan på begäran av avtalsansvarig medverka vid sådan upphandling. 6 n. Beställning eller avrop från ingångna avtal görs av inköpsansvarig i överensstämmelse med beviljade anslag, inköpsplaner och övriga direktiv för verksamheten. På inköpsanmodan skall YY-kod anges. 6 o. Det åligger inköpsansvarig att hålla sig underrättad om de avtal, särskilda anvisningar och speciella föreskrifter som gäller. 6 p. Ekonomiguppen består av ekonomer från centralförvaltning och nämnder. Ekonomigruppen har som av sina uppgifter att följa upp inköps- och ramavtalsverksamheten i Tibro kommun. 7. Upphandlings- och inköpsfunktionens arbetsformer 7 a. Delegationsberättigade för inköpsbeslut ansvarar för att kommunens inköp samordnas och verkställs på det för kommunen fördelaktigaste sättet. 7 b. Tibro kommun har tecknat samarbetsavtal i upphandling- och inköpsfrågor. Det berättigar till att delta i kommungemensamma upphandlingar av s.k. basvaror att teckna avtal, som utformas som eget avtal för Tibro kommun. Inköpsfunktionen i Skövde ger konsultstöd vid upphandlingar som genomförs av Tibro kommun samt ger information och rådgivning i upphandlingsfrågor. Inköpsfunktionen i Skövde bevakar träffade kommungemensamma avtal avseende prisutveckling.

8 8(8) 7 c. Tibro kommun upphandlings- och inköpsverksamhet organiseras med personer som har olika uppdrag: Övergripande kontaktperson inköp o ramavtal: Utgör övergripande kontaktperson med upphandlingsenheten Skövde kommun. Ramavtalssamordnare: Samordnar och uppdaterar Tibro kommuns upphandlade ramavtal i ett dataregister. Registerför och arkiverar alla gällande ramavtal. Ramavtalsansvarig: Ansvarig för ramavtal med leverantör om leverans av varor eller tjänster. Teckna ramavtal: Kommunchef och ekonomichef har delegationsrätt att teckna kommunövergripande ramavtal. Förvaltningschefer har delegationsrätt att fatta inköpsbeslut och teckna ramavtal för varor och tjänster som berör sin egen förvaltning. Förvaltningschefer har möjlighet att till någon annan inom sin förvaltning vidaredelegera delegationsrätten i sin förvaltning efter beslut i sin nämnd eller kommunstyrelsen. Beställare: Befattningshavare som beställer varor och tjänster direkt av leverantör som tecknat ramavtal med Tibro kommun. Ekonomigruppen: Har ansvar för att följa upp rutiner, utvärdera hur kommunens följer riktlinjer för upphandling, utvärdera samarbetet med inköpsfunktionen i Skövde och utveckla inköpsverksamheten i Tibro kommun. 8. Bedömning och prövning (anbudsprövning) Vid upphandling ska upphandlingsfunktionen i Skövde tillse att berörda förvaltningar utser representanter till referensgrupp, för deltagande i upphandlingsprocessen. Referensgruppen har där möjlighet att påverka förfrågningsunderlag samt lämna synpunkter vid utvärdering av anbuden