Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för sprocessen Fastställd , dnr TSN 2013/53 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel

2 Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar... 2 Arkiv och gallring... 3 Gallring... 3 Gallringsfrister... 3 Leverans till arkivet... 3 Direktupphandling... 4 Övriga upphandlingar... 5 Initiering av upphandlingsärende... 6 Framtagning av förfrågningsunderlag... 6 Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling... 7 Anbudstiden... 7 Anbudsprövning och utvärdering... 8 Beslut och avtalstecknande... 9 Överprövning och överklaganden Efter upphandlingen Byggentreprenad Valfrihetssystem

3 Sammanfattning Dokumenthanteringsplanen redovisar ett stort antal handlingar som kan förekomma i samband med upphandlingar. Av planen framgår gallringsfrister, om de ska diarieföras och eventuella kommentarer. Dokumenthanteringsplanen följer upphandlingsprocessens etapper. Direktupphandling Direktupphandling används oftast vid mindre inköp (det totala värdet får inte vara över 284 tkr på ett år). Handlingar som uppkommit till följd av en direktupphandling ska bevaras i två år efter att avtalet tecknats. Handlingarna förvaras lämpligen i en pärm eller mapp i kronologisk ordning tillsammans med andra direktupphandlingar. Kopia på avtalet ska finnas i avtalskalendern. Övriga upphandlingar Handlingar som gäller upphandling av kärnverksamhet, infrastruktur eller andra verksamhetskritiska varor eller tjänster ska bevaras. Om upphandlingen gäller varor och tjänster som inte kan de gallras efter det att avtalet slutat gälla. Det finns undantag från bevarande- och gallringsfristerna ovan och de framgår i dokumenthanteringsplanen i kolumnen Bevara/Gallra. Handlingar som ska bevaras bör levereras till arkivet efter två år. De handlingar med gallringsfrist ska förvaras på respektive enhet. Handlingar som ska bevaras/gallras efter : Anskaffningsbeslut Förfrågningsunderlag, kompletterande handlingar/upplysningar till Protokoll från MBL-förhandlingar Anbud/offerter, antagna Öppningsprotokoll Register över vilka som begärt förfrågningsunderlag Broschyrer som ingår i antagna anbud, innehållande sakuppgifter Förfrågningar från anbudsgivarna/svar till anbudsgivarna på förfrågningar Begäran om förtydliganden, kompletteringar/svar på begärda förtydliganden, kompletteringar Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare srapport Utvärderingsprotokoll Avtal, kontrakt Rapport om avslutad upphandling Underrättelse om avbruten upphandling Upplysning om tilldelningsbeslut Överprövnings- och överklagandeärenden 2

4 Arkiv och gallring Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Gallringsfrister Gallringsfrist avser tio hela kalenderår efter avtalstidens utgång. Vid entreprenadavtal gäller 10 är efter slutbesiktning. Preskriptions- och garantitider kan dock förlänga fristen. Gallringsfrist avser två hela kalenderår efter det att avtal slutits, om inte annat anges. Inaktualitet inträffar när upphandlingen vunnit laga kraft. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter två år. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 3

5 Handling Förvaring och sortering Direktupphandling Direktupphandling används vid inköp av varor eller tjänster vars totala värde under ett år understiger kr. Kopior och dubbletter Arbetsmaterial, minnesanteckningar Inköp av varor eller tjänster som är lägre än ett ringa belopp ( kr) Om original finns kvar Om handlingen inte tillför viktig information Kopia på avtalet ska till avtalskalendern Kravspecifikation/offertförfrågan Pärm, kronologisk ordning Förteckning över vilka leverantörer som fått förfrågan och kravspecifikation Pärm, kronologisk ordning Anbud/offerter, antagna Pärm, kronologisk ordning Anbud/offerter, ej antagna Anskaffningsbeslut Pärm, kronologisk ordning Avtal Pärm, kronologisk ordning efter avtalstidens utgång. Kopia på avtalet ska till avtalskalendern Beställning Pärm, kronologisk ordning 4

6 Handling Förvaring och sortering Övriga upphandlingar Kopior och dubbletter Om original finns kvar Arbetsmaterial, minnesanteckningar Om handlingen inte tillför viktig information Förhandsannonsering Upphandlarprofil Hemsida och Tend Sign Sammanställning av uppgifter tillgängliga på Internet som innehåller information om den upphandlande myndigheten och dess upphandlingar Inköpsstatistik och artikelstatistik, löpande under året Inköpsstatistik och artikelstatistik, årssammanställning Lokala bestämmelser för upphandling, t.ex. policy Register över leverantörer och konsulter Register över varuslag och olika slags tjänster suppdrag (avrop mot ramavtal med upphandlingskonsult) Avtalskalendern Avrop mot ett ramavtal eller direktupphandling, som innebär en ny utvärdering Diarieförs som nytt ärende, med hänvisning till ursprungsärendet. om. 5

7 Handling Förvaring och sortering Initiering av upphandlingsärende Anskaffningsbeslut om Beslut och protokoll från nämnd/inköpsdelegation Inköpsanmodan/internbeställning Tjänsteskrivelse/underlag för beslut Fullmakt för upphandling i samverkan Framtagning av förfrågningsunderlag Annonsunderlag till upphandlingsdatabaser och -tidskrifter Bevis för avsändningsdatum för annonsunderlag Förfrågningsunderlag: anbudsinbjudan, branschvillkor/ -bestämmelser; kravspecifikationer, avtalsvillkor Kompletterande handlingar/upplysningar till förfrågningsunderlag Protokoll från MBL-förhandlingar (Enligt 38 MBL) om om om 6

8 Handling Förvaring och sortering Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling Ansökningar om att få inkomma med anbud Meddelande till ej utvalda anbudsgivare Meddelande till utvalda anbudsgivare Utvärderingsprotokoll/ sammanställning över inkomna anbudsansökningar Anbudstiden Anbud/offerter, antagna Anbud/offerter, ej antagna Öppningsprotokoll Anbud, inte infordrade (och inte antagna) Avböjanden att delta i upphandlingen Register över vilka som begärt förfrågningsunderlag Broschyrer som ingår i antagna anbud, innehållande sakuppgifter om om om om 7

9 Handling Förvaring och sortering Broschyrer som ingår i ej antagna anbud, innehållande sakuppgifter Broschyrer som ingår i anbud, ej innehållande sakuppgifter Förfrågningar från anbudsgivarna Svar till anbudsgivarna på förfrågningar Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud Sändlista om om Anbudsprövning och utvärdering Begäran om förtydliganden, kompletteringar Minnesanteckningar från kontakter med referenser Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Protokoll från MBL-förhandlingar Skatte- och registerkontroll av anbudsgivare om om om 8

10 Handling Förvaring och sortering Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare Svar på begärda förtydliganden, kompletteringar antagna anbud Svar på begärda förtydliganden, kompletteringar ej antagna anbud Tjänsteanteckningar, kontakter med leverantörer och konsulter srapport Utvärderingsprotokoll om om om Beslut och avtalstecknande Annons efter avslutad upphandling Avtal, kontrakt Diabas/Avtalskalendern Avtal som reglerar efterbehandlingsansvar i enlighet med miljöbalken bevaras. om. Beställningar Beställningsbekräftelse 9

11 Handling Förvaring och sortering Tilldelningsbeslut Rapport om avslutad upphandling Underrättelse om avbruten upphandling Upplysning om tilldelningsbeslut om om om om Avtalsdatabas Avtalskalendern Överprövning och överklaganden Överprövnings- och överklagandeärenden Alla överprövningar ska diarieföras som självständiga ärenden med hänvisning till det ärende där det överprövade beslutet ingår. Efter upphandlingen Avrop/beställning mot ramavtal Garanti-/avtalshandlingar Fakturakopior Följesedlar så länge garanti/ avtal gäller 10

12 Handling Förvaring och sortering Förrådsrekvisitioner Leveransgodkännande Meddelanden från leverantören Meddelanden till leverantören Reklamationer Byggentreprenad Konstruktionshandlingar, byggentreprenad Ritningsdatabas/Pärm/N ärarkiv Ritningar Ritningsdatabas/Pärm/N ärarkiv Tillhörande anbud och byggentreprenader Valfrihetssystem Fastställande av kravspecifikation i ett valfrihetssystem Ansökan om att bli godkänd leverantör inom ramen för ett valfrihetssystem Bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem 11