Informationshanteringsplan

Transkript

1 Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden , 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN

2 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner Dokumenthanteringsplanen är indelade i de fem avdelningar som förvaltningen består av: Ledning, Plan och exploatering,, Miljökontoret och Teknik- och fastighet avdelningen. Inom respektive avdelning finns underrubriker för de olika enheter som exempelvis Fastighetsservice, Skogen, Natur och Park m fl. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare att arkivering av handlingar sker korrekt och enligt rutin inom samhällsbyggnadsförvaltningen.

3 Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar?? Osv. SBK ALLMÄNT Avtal Närarkiv 3 år efter avtalstidens utgång eller vid inaktualitet (ersatt av nytt avtal) Inkomna skrivelser KAISA Bevaras 1 år. Gäller skrivelser som inte diarieförs i annat ärendesystem Utgående skrivelser KAISA Bevaras 1 år. Gäller skrivelser som inte diarieförs i annat ärendesystem MÄTNING, BERÄKNING, KARTERING Detaljmätningsprotokoll Nej Efter införande i databasen Primärkarta Närarkiv Nej Bevaras 10 år. Utskrift på papper skala 1:2000. Digitalt material. Grundkarta till detaljplan GeoBas Nej Bevaras Digitalt material

4 Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar?? Osv. UPPDRAG MÄT Nybyggnadskartor, digitalt Nej 1 år. Bevarandehandlingen tillhör bygglovet och arkiveras i det. Husutsättning Nej Sparas i pärm hos handläggare. efter 5 år Ortofoton (lodbilder) Närarkiv Nej Bevaras Förvaras på hårddisk samt på GIS-server. Annan lösning ska ses över. Flygfoton Närarkiv Nej Bevaras Förvaras på hårddisk tills vidare. Annan lösning ska ses över. ORTNAMN/NAMNVÅRD Protokoll namnberedningen Närarkiv Ja Bevaras Förvaras i pärm. Till kommunarkiv senast vart 5:e år

5 Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar?? Osv. Ortnamn ansökan/förfrågan Ja, Kaisa Ortnamn tjänsteskrivelse SBN Kaisa Ja, Kaisa Bevaras Bevaras tillsammans med ärendet Ortnamn beslut Närarkiv Ja, Kaisa Bevaras 5 år. Förvaras i pärm. ADRESSER Nya adresser - ansökan Nya adresser -förslag Kaisa Kaisa Ja, Kaisa Ja, Kaisa Nya adresser - beslut Närarkiv Ja, Kaisa Bevaras 5år. Förvaras i pärm.

6 REGISTRERINGAR Detaljplaner Registerdokument Närarkiv Nej Närarkiv i pärm, frist 2 år Detaljplaner Kontrollplan Närarkiv Nej Närarkiv i pärm, frist 2 år Detaljplaner Kontroll lista Närarkiv Nej Närarkiv i pärm, frist 2 år Detaljplaner Akt Närarkiv Ja, Fastighetsregistret Bevaras 2 ggr/år, vår och höst, efter skanning till nationella lantmäteriarkivet Arken Rättelser Kontrollblad Närarkiv Ja, Trossen Närarkiv i pärm, frist 2 år Rättelse Nytt och ändrat Närarkiv Ja, Trossen Närarkiv i pärm, frist 2 år Rättelse Samlingsakt Närarkiv Bevaras Närarkiv i pärm, arkiveras efter 2 år Mindre rättelse/ komplettering

7 Nytt och ändrat Närarkiv Ja, Trossen Närarkiv i pärm, frist 2 år Mindre rättelse/ komplettering Samlingsakt Närarkiv Ja, Trossen Bevaras Närarkiv i pärm arkiveras efter 2 år Bestämmelser Registerdokument Närarkiv Ja, Fastighetsregi stret Närarkiv i pärm, frist 2 år Bestämmelser Kontrollblad Närarkiv Ja, Fastighetsregi stret Närarkiv i pärm, frist 2 år Bestämmelser Nytt och ändrat Närarkiv Ja Fastighetsregi stret Närarkiv i pärm, frist 2 år

8 FASTIGHETSBILDNING Annons angående sammanträde Närarkiv Ja Bevaras Klipp ut ur tidning Ansökan om lantmäteriförrättning med tillhörande handlingar Närarkiv Ja Bevaras Vid återkallelse av förrättning skickas ansökan åter till sökanden. Avslutade förrättningar Närarkiv Ja Bevaras Skickas på skanning till nationella digitala lantmäteriarkivet Arken. Därefter till kommunarkivet. Avtal övriga Närarkiv Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Beslutsprotokoll Dagboksblad Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Diarium efter inkomna förrättningar Trossen Ja Bevaras 1 år - utskrift på papper. Ersättningslängd Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten

9 Fastighetsrättslig beskrivning Närarkiv Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Fångeshandling Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Förrättningskarta Närarkiv / geobas Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Godkännande av förrättningsbeslut Ja Inkommen handling. Sparas i en så kallad restakt, 5 år. Kallelse Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Kontrollblad, nytt och ändrat Närarkiv Nej 2 år. Kronologiskt aktregister Trossen Ja Bevaras 1 år utskrift på papper. Medgivande från myndighet, panträttshavare, rättighetshavare Närarkiv Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Normer för andelstalsberäkning Protokoll samfällighetsförening Närarkiv / Närarkiv / Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten

10 Pågående förrättningar Närarkiv / Trossen Ja Bevaras Pappershandlingen finns i närarkiv, digitala handlingar i Trossen. Registerkarta 1:2000 Närarkiv Bevaras 10 år. Digitala registerkartan (DRK) Sakägar- och delgivningsförteckning Närarkiv / Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Samrådssvar Närarkiv / Servitutsavtal Närkarkiv / Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Stadgar samfällighetsförening Närarkiv / Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Teknisk beskrivning Närarkiv / Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Tidkort till förrättningar Närarkiv Nej 10 år Yrkande från sakägare Närarkiv / Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Yttrande från nämnd Närarkiv Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten

11 Återkallad förrättning Närarkiv / Ja Ansökan sänds åter till sökanden. Ärendet dokumenteras i diarielistan. Överenskommelse Närarkiv / Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Översiktskarta 1:4000 Närarkiv Bevaras 10 år. Digitala registerkartan (DRK) Övriga allmänna handlingar av betydelse i saken Närarkiv Ja Bevaras Övriga allmänna handlingar utan betydelse i sak Närarkiv Ja 5 år. Sparas i en så kallad restakt. Till exempel delgivningskvitton, fullmakter, bekräftelse av ansökan, följebrev