Informationshanteringsplan Gymnasienämnden Antagen av GN , GN Ersätter informationshanteringsplan , GN 2016.

Transkript

1 Gymnasienämnden Antagen av GN , Ersätter informationshanteringsplan , GN

2 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller skåp. Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner en är indelad i de olika avdelningar som förvaltningen består av: förvaltningsledning/kansli, grundskolans (grundsärskolans) expeditioner, barnomsorg och barn- och elevhälsa. Innebär att handlingarna ska bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar, om inget annat anges. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som ska förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2014 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktuallitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet.

3 Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast, gem, plastfickor mm. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda. Information om innehåll ska stå med blyerts på kartongen. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare. Gymnasienämnd Karlskoga och Degerfors kommuner Karlskoga och Degerfors har gemensam nämnd för frivilliga skolformer, det är Karlskoga kommun som står som ansvarig för arkivhanteringen för nämnden. Uppdelning av dokumentet Kansli, vilken även innefattar personal och övrig ej skolspecifik administration Vuxnas lärande Gymnasiesärskola Gymnasieskola Gymnasieskolans elevhälsa

4 Kansli Handlingsslag Vilken typ av handling/information? Förvaring Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej / alt gallras Anmärkning Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Arkiveringsansvarig Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Allmänt Arvoden/ersättningar, blanketter Löneen Nej Skickas till löneen. Personalavdelningen Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg Avtal Bokföringsorder/debitering sorder/utanordningar Diarieförda handlingar Debitering interkommunal ersättning Delegeringsbeslut Fotografier/ Rörligt material Förvaltningsassistent Diarieföres Förvaltnings- Förvaltnings- Nej efter 3 år eller vid inaktuallitet assistent assistent avtalstidens utgång. Ingår i diarieförda handlingar. 2 år efter Ja Förvaltnings- Original Original till ekonomiavdelningen, till kopior Förvaltningsassistent assistent efter ekonomiavdelningen, 1 år. kopior efter 1 år. Efter ärendet avslutats. Registeras i KAISA. Ja i de fall inget annat gallringsbeslut finns. Kommunikatör /G:mapp Original till ekonomiavdelningen, kopior efter 1 år. Ja Efter ärendet avslutats. Ingår i diarieförda handlingar. Nej när materialet speglar verksamheten och är av betydelse för verksamheten. Förvaltningsassistent Kommunikatör

5 Föredragningslistor och nämndens handlingar Förordnanden, tillfälliga Nej efter inaktuallitet. Nej 1 år efter förordnandets utgång. Inkommande handlingar aktuellt ärende. Diarieförs i övrig post i KAISA eller i Ja Inkommande synpunkter Registreras i Tyck om Karlskoga och DF Respons vidarebefordras till handläggare. Ja (system) Årssammanställning diarieförs efter avslutat kalenderår. Krispärm Kansliet Nej Revideras regelbundet. Förvaltningsassistent Kurs- och politiker och gallras vid inaktuallitet. Vidarebefordras till berörd personal eller Nej konferensinbjudningar Postlistor Ja Utskrift ur diariet 1 gång per år. /resp Postöppning, tillstånd / Nej Vid inaktuallitet. ektive ansvarig Rektor/administrativ chef chef Projektdokumentation Ansvarig projektledare Ja Efter avslutat projekt. Handlingar att bevara: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Pressklipp Kommunikatör Nej 5 år. Förvaras i pärm hos kommunikatör. Kommunikatör Minnesanteckningar från Förvaltningsse Ja 2 år.

6 miljöinspektion Polisrapporter Pressmeddelande och insändarsvar Ja 1 år. Ja Ingår i diarieförda handlingar. Kommunikatör Remisser Remissvar Reversaler Skadlig kod, Skräppost (SPAM) Samtycke till fotografering Ja Ja 1 år. Externa och egna remisser diarieförs. Andra nämnders remisser gallras efter 2 år och bevaras hos den remissinstans som äger det. 1 år. Ingår i diarieförda handlingar. Remissvar till andra nämnder gallras dock tillsammans med remissen efter 2 år. kreterare Förvaltningsse kreterare Nej Efter 3 år. Original finns hos kommunarkivet. KFN 2/08. Omedelbart av respektive mottagare enligt Nej Kommunikatör Nej Vid inaktuallitet. Kommunikatör Sociala medier (inlägg, kommentarer) Ja Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring. Trycksaker Nej 1 exemplar till kommunarkiv vidupprättande. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktuallitet. Utlämnande av surfplattor Förvaltnings- Nej Vid inaktuallitet.

7 till nämnds ledamöter Övriga utgående skrivelser, ej tillhörande ärende Övrig korrespondens, mail med mera sekreterare ansvarig Ja Ja 1 år. Som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring. 1 år. Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring. ansvarig Övrig post Nej Efter 3 år. Elev/vårdnadshavare Anmälan om kränkande behandling Handlingsslag Förvaring Diarieföres Var finns den? Vilken typ av Hos vem? handling/information? Vilket system Ja/Nej /utre dning i elevakt / alt gallras Anmärkning Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Ja 1 år efter avslutad skolgång, ingår i diarieförda handlingar. Sammanfattning diareförs årligen. Arkiveringsansvarig Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Rektor Personal Anpassning/omplaceringsärenden Anställningsavtal/bevis (original) Ansökningar om uppsägning Personalavdelningen Personalavdelningen Personalavdelningen Nej Till personalakt på personalavdelningen. Personalavdelningen Nej Till personalakt på personalavdelningen. Personalavdelningen Nej Till personalakt på personalavdelningen. Personalavdelningen

8 Ansökningshandlingar, spontanansökningar Annonsunderlag Arbetsskadeanmälan (beslut och övriga handlingar som har betydelse i ärendet) Personalavdelningen Nej Vidarebefordras till personalavdelningen. Personalavdelningen Förvaltnings- Ja Digitalt i diariet. sekreterare LISA Ja Till personalakt på personalavdelningen. Personalavdelningen Arbetsgivarintyg Nej Till personakt på personalavdelningen. Personalavdelningen Avgångsbeslut/begäran Löneen Nej Till personalakt på personalavdelningen. Personalavdelningen om pension Befattningsbeskrivning Personalavdelningen Nej Till personakt på personalavdelningen. Personalavdelningen Fortbildning Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Rektor/Förvalt ningssekreterare Ja Till personalakt på personalavdelningen Personalavdelningen Ja Ingår i diarieförda handlingar samt kopia till personalakt på personalavdelningen Rektor/Förvaltningssekrete rare Frånvaroansökan, personal Kallelser, sammanträden och konferenser Olycksfall/Tillbud, personal PS självservice Nej Efter 1 år. Rektor Rektor Nej Vid inaktuallitet. Rektor Rektor/admini strativ chef Nej Till personalakt på personalavdelningen Rektor/administrativ chef

9 Personalakt Sekretessbevis Personalavdelningen Personalavdelningen Nej Personalakt bevaras centralt (av säkerhetsskäl ej på skolorna) Rektor/administrativ chef Nej Till personalakt på personalavdelningen. Personalavdelningen Rehabiliteringsutredningar Tjänstgöringsintyg/betyg Personalavdelningen Personalavdelningen Nej Till personalakt på personalavdelningen. Nej Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt. Rektor/administrativ chef Personalavdelningen Minnesanteckning/ Protokoll Minnesanteckning, APT Protokoll, Gymnasienämnden / alt gallras Anmärkning Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Nej Efter 1 år om det inte är av vikt för verksamheten. Ja Efter avslutat kalenderår. Ingår i diarieförda handlingar men levereras separat. Arkiveringsansvarig Handläggare? Arkivredogörare? Osv. / skolassistent Protokoll, elevråd Protokoll, Samverkan Handlingsslag Förvaring Diarieföres Var finns den? Vilken typ av Hos vem? handling/information? Vilket system Ja/Nej KAISA/ respektive skola skola Nej Ja Efter avslutat kalenderår. Ingår i diarieförda handlingar men levereras

10 Protokoll, Samverkan skola separat. Nej Vid läsårets slut. Levereras separat. Rektor Protokoll, Skyddsronder Ja Till förvaltningssekreterare. Efter avslutat kalenderår. Ingår i diarie-förda handlingar men levereras separat. Antagningslistor Antagning, protokoll Antagningsstatistik Styrdokument Arkivbeskrivning Nämndens budget Styrdokument Nej Nej Nej Till kommunarkivet vid arkivering av protokoll, som bilaga Efter avslutat kalenderår. Ingår i diarieförda handlingar men levereras separat. Till kommunarkivet vid arkivering av protokoll, som bilaga Ja Efter ärendet avslutats. Ingår i diarieförda handlingar. Uppdateras vid varje ny mandatperiod eller vid behov. Ja Efter ärendet avslutats. Ingår i diariförda handlingar. Uppdateras vid varje ny mandatperiod eller vid behov. Ja Efter ärendet avslutat. Ingår i diarieförda handlingar. Ja 1 år. Ingår i diarieförda handlingar. Bör publiceras på intranät/webben. Verksamhetsberättelse Förvaltnings- Ja Efter ärendet avslutat. Ingår i diarieförda

11 sekreterare handlingar. Årsberättelser Ja Efter ärendet avslutat. Ingår i diarieförda handlingar. Verksamhetsplaner Ja Efter ärendet avslutat. Ingår i diarieförda handlingar. Vuxnas lärande Handlingsslag Förvaring Diarieföres Vilken typ av handling/information? Anmälan om kränkande behandling Ansökningshandlingar, elev, antagningsbesked, kallelse, avbrott Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej / alt gallras Anmärkning Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Arkiveringsansvarig Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Expeditionen Nej Till kommunarkivet efter ärendet avslutats. Rektor, skolassistent Expedition Nej Avtal Kansli Ja Betygskataloger Expedition Nej Betygsliggare Expedition Nej Diarieförda handlingar / Förvaltnings- Ja Vid inaktuallitet. Eventuellt originalbetyg återsänds till elev. Ingår i diarieförda handlingar. 2 år efter avtalstidens utgång. Till kommunarkivet tidigast ett år efter att eleven avslutas Till kommunarkivet tidigast ett år efter att eleven avslutas Original vidarebefordras omedelbart till förvaltningssekreterare. Handlingar som tillhör annan förvaltning (t ex /

12 sekreterare ansökningshandlingar, ekonomi) vidarebefordras till respektive avdelning. Kopior gallras vid inaktuallitet. Interkommunal Levereras till kommunarkivet efter avslutat Expedition Ja ersättning, beslut kalendederår. Underlag gallras efter 3 år. Rektor, Inventarieförteckning Expedition Nej Uppdateras vart femte år. efter 10 år Administrativ chef Lokala kursplaner Expedition Nej Rektor NP i svenska, svenska som andra språk, sfi Nationella prov, Expedition Nej till kommunarkivet efter 2 år. Gäller prov i elevarbeten svenska. Övriga prov gallras efter 5 år. Protokoll, arbetsplatsträff Expedition Nej Levereras separat till kommunarkivet efter avslutat kalenderår, om det är av betydelse Rektor, skolassistent för verksamheten. Protokoll, programråd Rektor Nej Om det är av betydelse för verksamheten Rektor Protokoll, samverkansgrupp Expedition Nej Till kommunarkivet efter läsårets slut Riskbedömning Expedition Ja Vid inaktuallitet Rektor Reversaler Expedition Nej Efter 3 år. Original finns hos kommunarkivet. Skadlig kod, Skräppost Ansvarig Nej Omedelbart av respektive mottagare enligt Ansvarig handläggare (SPAM) handläggare KFN 2/08 Slutbetyg, kopior Expedition Nej Till kommunarkivet efter 3 år Utvärderingar av Nej Expedition Vid inaktuallitet verksamheten Verksamhetsberättelser Rektor Ja Vidarebefordras till diariet ett dokument en gång per år för diarieföring. Överklaganden, elev Expedition Ja Levereras till kommunarkivet efter avslut Rektor, skolassistent Som tillför sakuppgift eller på annat sätt är Övriga utgående skrivelser Expedition Ja av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring.

13 Övrig korrespondens, mail med mera Expedition Ja Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring. Gymnasiesärskola / alt gallras Rektor/KAISA Ja Anmärkning Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Till kommunarkiv efter att eleven slutat skolan. Till kommunarkiv efter att eleven slutat skolan. Arkiveringsansvarig Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Handlingsslag Förvaring Diarieföres Var finns den? Vilken typ av Hos vem? Vilket handling/information? system Ja/Nej Ansökningshandlingar/ begäran om yttrande Antagningsbesked/beslut om mottagande Rektor/KAISA Ja Rektor Avtal mellan huvudmän Rektor Ja 2 år efter avtalets utgång. Rektor Antagningsstatistik skola Ja Till kommunarkiv efter läsårets slut Utredningar/ Till kommunarkiv efter att eleven slutat Rektor Ja åtgärdsprogram skolan. Rektor Betyg/intyg/betygskatalog Till kommunarkivet 2 år efter att eleven Nej er slutat skolan Bokföringsorder/debiterin Original till ekonomiavdelningen, kopior gsorder/utanordningar efter 1 år. Delegationsärenden Ja Ingår i diarieförda handlingar Diarieförda handlingar förvaltningssekreterare. Handlingar som Original vidarebefordras omedelbart till Rektor

14 Ja tillhör annan förvaltning (t ex ansökningshandlingar, ekonomi) vidarebefordras till respektive avdelning. Kopior gallras vid inaktuallitet. Elevfoto, skolfotokatalog Nej Ett exemplar till kommunarkivet vid läsårets slut Handlingsplaner Nej Ett exemplar till kommunarkivet vid läsårets slut Rektor Interkommunal ersättning skola Ja gallras efter 3 år Kalendarium skola Nej Ett exemplar till kommunarkivet vid årets slut Rektor Klasslistor skola Nej 1 exemplar till kommunarkivet Klasscheman/Timplaner skola Nej Ett exemplar till kommunarkivet vid läsårets slut Rektor Krispärm skola/ Nej Revideras regelbundet Administrativ chef Kvalitetsrapport skola Ja Vidarebefordras till diariet Administrativ chef Ledighetsansökningar skola Nej Diarieförs i samlingsärende och gallras när elev slutat skolan Rektor Mottagande av laptop skola/ Nej Vid inaktuallitet Rektor Protokoll, programråd Rektor Nej Om det är av betydelse för verksamheten Rektor Protokoll, samverkansgrupp Expedition Nej Till kommunarkivet efter läsårets slut Protokoll, skyddsrond Expedition Ja Vid upprättande av nytt protokoll Protokoll, Allergirond skola Ja 1 år. Rektor Projektdokumentation Ja Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, Rektor

15 förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Reversaler skola Nej 3 år orginalet finns hos kommunarkivet. Skaderapporter och polisrapporter Ja Efter 5 år Skadlig kod Skräppost Ansvarig Omedelbart av respektive mottagare enligt Nej (SPAM) handläggare KFN 2/08. Ansvarig handläggare Stipendier, förslag över stipendiater Ja Till kommunarkivet efter läsårets slut Rektor Utbildningsplan Rektor Vid revidering. Rektor Verksamhetsberättelser Rektor Ja Vidarebefordras till diariet ett dokument en gång per år för diarieföring. Som tillför sakuppgift till ärende eller på Övriga utgående skrivelser Ja annat sätt är av vikt för verksamheten. Till diariet för diarieföring. Som tillför sakuppgift till ärende eller på Övrig korrespondens, mail Ja annat sätt är av vikt för verksamheten. Till med mera diariet för diarieföring. Procapita System Systemansvarig: med ansvar för Procapita. It s learning System Systemansvarig: IKT-samordnare med ansvar för It s learning. Gymnasieskola Handlingsslag Förvaring Diarie- / Anmärkning Arkiverings-

16 Vilken typ av handling/information? Avtal Betyg/betygskataloger Bokföringsorder/debiterin gsorder/utanordningar CSN-rapporter Delegationsärenden Diarieförda handlingar Var finns den? Hos vem? Vilket system / föres ansvarig Ja/Nej alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Ja 2 år efter avtalstidens utgång Nej Nej Till kommunarkivet 2 år efter att eleven slutat skolan Original till ekonomiavdelningen, kopior efter 1 år. Original skickas till CSN, kopia gallras efter läsårets slut Ja Ingår i diarieförda handlingar Ja Original vidarebefordras omedelbart till förvaltningssekreterare. Handlingar som tillhör annan förvaltning (t ex ansökningshandlingar, ekonomi) vidarebefordras till respektive avdelning. Kopior gallras vid inaktuallitet. Till kommunarkivet efter att eleven slutat / Diarieförda elevärenden Kurator Ja Kurator skolan Ett exemplar till kommunarkivet vid Elevfoto, skolfotokatalog Nej läsårets slut Frånvarorapportering Nej 1 år efter avslutad skolgång Planerare Ett exemplar till kommunarkivet vid Handlingsplaner Nej Rektor läsårets slut Kalendarium Nej 1 exemplar i slutet av året. Planerare

17 Klasscheman/Timplaner Krispärm Kvalitetsrapport Nationella prov skola skola skola/ skola Nej Ett exemplar till kommunarkivet vid läsårets slut Planerare Nej Revideras regelbundet Administrativ chef Ja Vidarebefordras till diariet Administrativ chef Nej Gäller prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar, samtliga delar och sammanställning. Övriga ämnen förvaras på institution och gallras efter 5 år. Efter 1 år om det inte är av vikt för verksamheten Minnesanteckningar, arbetsplatsträff Nej Rektor/ Administrativ chef Mottagande av laptop skola/ Nej Vid inaktuallitet Rektor Protokoll, programråd Rektor Nej Om det är av betydelse för verksamheten Rektor Protokoll, samverkansgrupp Expedition Nej Till kommunarkivet efter läsårets slut Protokoll, skyddsrond Expedition Ja Vid upprättande av nytt protokoll Protokoll, Allergirond Ja 1 år. Rektor skola Projektdokumentation Programkatalog Administrativ chef Ja Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Rektor Nej Till kommunarkivet vid läsårets slut Administrativ chef

18 Reversaler Skaderapporter och polisrapporter Skadlig kod Skräppost (SPAM) Skriftliga omdömen Stipendier, förslag över stipendiater Övriga utgående skrivelser Övrig korrespondens, mail med mera Procapita It s learning skola Nej 3 år orginalet finns hos kommunarkivet. Ja Efter 5 år Nej Omedelbart av respektive mottagare enligt KFN 2/08 Nej vid inaktuallitet Rektor Ja Till kommunarkivet efter läsårets slut Rektor Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Till diariet för diarieföring. Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Till diariet för diarieföring. Systemansvarig: med ansvar för Procapita. Systemansvarig: IKT-samordnare med ansvar för It s learning. Gymnasieskolans elevhälsa, skolsköterska Handlingsslag Förvaring Diarieföres / Anmärkning Arkiverings- ansvarig Vilken typ av Var finns den? Ja/Nej alt Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + Handläggare?

19 handling/information? Hos vem? gallras övriga anmärkningar Arkivredogörare? Osv. Vilket system Elev Hälsoenkät PMO/journal Ja Vid läsårets slut Skolsköterska Information/meddelande PMO/journal Ja Vid inaktuallitet Skolsköterska Journal på inflyttad elev(kopia) PMO/journal Ja Som skolhälsovårdsjournal Skolsköterska Journalutdrag från Region Vid inaktuallitet. Original finns hos Region PMO/journal Ja Örebro län(kopia) Örebro län. Skolsköterska Konsultsvar, labbsvar, Vid inaktuallitet. Original finns hos Region PMO/journal Ja röntgensvar (kopia) Örebro län. Skolsköterska Medgivande om PMO/Journal Ja Original läggs i journal efter avslutad Skolsköterska vaccination Medgivande om överlämnande av journal Skolhälsovårdsjournal PMO/Journal Ja skola Ja Olycksfall/Tillbud, elever Skolsköterska nej Minnesanteckning Minnesanteckning, APT Verksamhetschef Nej skolgång. Kopia på medgivande läggs i journalen/pmo Sparas på skolan i tre år och levereras därefter till kommunarkiv 1 gång per år efter personnummer.(datajournalerna måste skrivas ut till varje journal vid leverans till kommunarkiv.) PMO arkiv Sammanställning diarieförs vid läsårets slut. Blanketten gallras vid läsårets slut. 1 år. Om det inte är av vikt för verksamheten. Skolsköterska Skolsköterska Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska. Verksamhetschef Övrigt Övrig korrespondens, mail Ja Som tillför sakuppgift till ärendet Skolsköterska

20 mm Loggning i PMO Systemadministratör, PMO, Elevhälsans medicinska PMO System Nej Direkt Verksamhetschef Systemansvarig: Verksamhetschef centralt skolstöd Delsystemansvarig: Medicinskt ledningsansvarig Verksamhetschef Gunilla Spångberg

21 Vilken typ av handling/information? Elev Journalanteckningar Skolpsykologjournal Utredningar Journalutdrag från Region Örebro Län (kopia) Var finns den? Hos vem? Vilket system Gymnasieskolans elevhälsa, skolpsykolog Handlingsslag Förvaring Diarieföres Skolpsykologjournal, PMO I låst skåp och i andra PMO Skolpsykolog journal, PMO Ja/Nej / alt gallras Anmärkning Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Arkiveringsansvarig Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Ja Skolpsykolog Ja Ja Sparas på psykologen och levereras till kommunarkiv årligen. (Datajournalerna måste skrivas ut till varje journal vid leverans till kommunarkiv.) PMO arkiv Observera att psykologiskt testmaterial omfattas av särskild instrumentsekretess enligt Offentlighets och sekretesslagen 17 kap 4 och får endast öppnas av legitimerad psykolog PMO/journal Ja Vid inaktuallitet. Original finns hos Region Örebro län. Skolpsykolog Skolpsykolog Skolpsykolog Övrigt Övrig korrespondens, mail mm Ja Som tillför sakuppgift till ärendet Skolpsykolog

22 Loggning i PMO Systemadministratör, PMO, Elevhälsans medicinska PMO System Nej Direkt Verksamhetschef Systemansvarig: Verksamhetschef centralt skolstöd Verksamhetschef Gunilla Spångberg

23 Gymnasieskolans elevhälsa, skolkurator Handlingsslag Förvaring Diarieföres Vilken typ av handling/information? Elev Domstolsbeslut, polisanmälan och anmälan till socialtjänsten Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej / alt gallras Anmärkning Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Arkiveringsansvarig Elevakt Ja Kopia förvaras i elevakt. Kurator Anmälan om kränkande behandling Ja Ingår i diarieförda handlingar Kurator Elevakt I låst skåp Ja Elevakt/ärende upprättas i KAISA rörande elev. Akten ska förvaras i låst skåp som endast behörig personal har tillgång till. Handlingarna i elevakten ska diarieföras i ärende per elev. Kurator Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Handlingar som rör skolkurators och specialpedagogs verksamhet Pedagogiska utredningar/ Elevakt Ja Diarieförs i KAISA per elev i elevakt. Handlingarna i akten diarieförs löpande av kanslist. Gäller handlingar/anteckningar som tillför sakuppgift eller är viktiga av andra orsaker. T ex korrespondens med elever och föräldrar: mail, minnesanteckningar, anteckning om sms och telefonsamtal. Kurator Ja Till kommunarkivet efter att eleven slutat skolan Kurator Kurator

24 Åtgärdsprogram Anmälan om kränkande behandling Kopia av anmälan till utredning Ja Ingår i diarieförda handlingar Kurator Elevakt Nej Vid inaktuallitet. Kurator Utredning Elevakt Ja Kopior och sammanfattningar förvaras i elevakt. Utredning i original skickas till skolpsykolog för förvaring i skolpsykologjournal. Kurator

25 Gymnasieskolans elevhälsa, specialpedagog Handlingsslag Förvaring Diarieföres Vilken typ av handling/information? Elev Kopia av anmälan till utredning Var finns den? Hos vem? Vilket system Elevakt Ja/Nej / alt gallras Anmärkning Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Arkiveringsansvarig Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Nej Vid inaktuallitet. Specialpedagog Utredning Elevakt Ja Kopior och sammanfattningar förvaras i elevakt. Utredning i original skickas till skolpsykolog för förvaring i skolpsykologjournal. Specialpedagog Protokoll Beslutsprotokoll i elevärenden Elevakt Ja Diarieförs i KAISA per år och elev i elevakt. Handlingarna i akten diarieförs löpande av skolassistent. Protokollen sorteras efter personnummer och förvaras i elevakt. Specialpedagog