TYRESÖ KOMMUN Barn- och utbildningsnämnden Bilaga 2. DOKUMENTPLAN FRÅN 1 JANUARI 2011 (Fastställd av Barn- och utbildningsnämnden ?

Transkript

1 TYRESÖ KOMMUN Barn- och utbildningsnämnden Bilaga 2 1 DOKUMENTPLAN FRÅN 1 JANUARI 2011 (Fastställd av Barn- och utbildningsnämnden ?)

2 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN Barn- och utbildningsnämnden ALLMÄN FÖRVALTNING Centralt Handlingar Ordning Förvarings-plats närarkiv Gallras Anmärkning Avtal (individavtal för tex placeringar) Diariet 5 år EKONOMI - Centralt närarkiv Gallras Anmärkning Statsbidragsansökningar, Årsvis Diariet 2 år 10 år redovisningar Externa medel, ansökan, beslut, Årsvis Diariet 2 år 10 år redovisning Projekt ansökan, beslut redovisning Årsvis Diariet 2 år 10 år Prislistor Årsvis Diariet 10 år Rekvisitioner Kronologisk Närarkiv 10 år Kvittenser när enheterna hämtar ut

3 3 FÖRSKOLEVERKSAMHET OCH SKOLBARNSOMSORG - Centralt närarkiv Gallras Anmärkning Föräldraenkäter Utredare 3 år Ansökningar om förskole- eller skolbarnsomsorgsplats Personnr Skolportalen 3 år inaktualitet Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, när köplatsen är uppsagd eller när förnyelse av ansökan inte gjorts. Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Personnr Skolportalen 3 år inkomståret Uppsägning av förskole- eller Personnr Skolportalen 3 år skolbarnsomsorgsplats Svar på placeringsmeddelande Personnr Skolportalen 3 år När barnet registrerats vid förskolan GRUNDSKOLAN samt SÄRSKOLA Centralt (kompl. på närarkiv (kompl. Av SCB-statistik Kronol Utredare 2 år Föräldraenkäter Utredare 3 år Gallras Anmärkning

4 4 ALLMÄN FÖRVALTNING - Enheter (kompl. På närarkiv kompl. av Kvalitetsredovisning med enhetsplan Årsvis 5 år Egen kontroll av livsmedelshantering 2 år EKONOMI - Enheter Gallras Anmärkning (kompl. av Externa och interna projektmedel, ansökan, beslut, redovisning Årsvis närarkiv (kompl. av Gallras Anmärkning 10 år

5 FÖRSKOLEVERKSAMHET och Enheter SKOLBARNSOMSORG 5 (kompl. på Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet,.tex. arbetsplan Förteckningar över barn i respektive Förskoleklass, förskola, familjedaghem, fritidshem närarkiv (kompl. på Gallras Anmärkning Årsvis 5 år Årsvis Dokumentation från utvecklingssamtal Kronol 5 år Skolportalen Rapporter om barnens närvaro samt Kronol. 2 år intyg till försäkringskassan vid förskola och skolbarnsomsorg Placeringsmeddelanden Alfabet Vid inaktualitet Schema över barns planerade vistelse Alfabet Vid inaktualiet

6 GRUNDSKOLAN, och SÄRSKOLAN samt modersmålsundervisning Undervisning närarkiv kompl. kompl. på på Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet, lokala arbetsplaner, lokalatimplaner som visar tillämpningen av läroplanen Sammanställningar över resultat från Enheter Gallras Anmärkning Årsvis 5 år Årsvis 5 år nationella prov Nationella prov i svenska Årsvis 5 år 1 ex Resultat av nationella prov i svenska Årsvis 5 år Nationella prov övriga ämnen Årsvis Efter 5 år Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Prov och tester t ex Kalmar test, PRIM-test Förteckningar över elevers placeringar under PRAO Protokoll från elevvårdskonferenser Protokoll från klassråd, ämneskonferenser, klasskonferenser, studiekonferenser Årsvis 3 år Årsvis 5 år avslutad skolgång Årsvis 5 år Personnummer 5 år avslutad skolgång Årsvis 5 år 6

7 GRUNDSKOLAN, och SÄRSKOLAN samt modersmålsundervisning Enheter 7 kompl. på Psykologiska utredningar, med bilagor Pedagogiska utredningar, med bilagor Kurators dokumentation med bilagaor Intyg om genomgången utbildning, särskolan Personnr Psykologens journalarkiv närarkiv kompl. på 5 år Personnr 5 år Personnr Kurators Journalarkiv 5 år Personnr 5 år Studieomdömen,särskolan Personnr 5 år Åtgärdsprogram/kartläggning utredningar, tester, externa intyg tex läkarintyg Personnr Elevakt 5 år Gallras Anmärkning * Åtgärdspro gram/eleva kter sparas för elever födda den 5:e, 15:e och 25.e i varje månad X *övriga gallras fem år avslutad gymnasieskola Skriftlig information, sammanställd i samband med utvecklingssamtal som leder till IUP Personnr 5 år Senast vid avslutad skolgång (grundskola) Skolporten/Unikum

8 kompl. på Elevregistrering, betygsdokumenttation närarkiv kompl. på Gallras Anmärkning Skolfotokataloger Årsvis 5 år Betygskataloger Årsvis, 5 år Resultat av prövning, med anteckning om betyg Årsvis, Kopior av utfärdade slutbetyg och avgångsbetyg Skriftligt omdöme om elev inte fått betyg Intyg om anpassad skolgång Årsvis, Årsvis, Personnr Årvis, Gallras när betyg antecknats i betygskatalog 5 år 5 år Har samma betydelse som betygskatalog 5 år Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och åtfölja detta. Statistik lämnad till SCB, betyg Årsvis 5 år Elevregister/klasslistor Årsvis 5 år Ledighetsansökningar från elever Årsvis Vid inaktualitet 8 Tidigast vid läsårets slut FRITIDSGÅRDSVERKSAMHET kompl på enhet närarkiv kompl på enhet Kvalitetsredovisning med enhetsplan Årsvis 5 år Gallras Anmärkning

9 Barn- och utbildningsnämnden SKOLHÄLSOVÅRD kompl på enhet närarkiv kompl på enhet Skolhälsovårdsjournaler/hälsokort Personnr 1 år avslutat gymnasium Datajournaler förvaras på server centralt i kommunen Skolpsykiaters journaler Personnr 5 år avslutat gymnasium Register/förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman Handlingar som rör skolkurators verksamhet, korrespondens med elever och föräldrar Personnr 5 år avslutat gymnasium Personnr 5 år avslutat gymnasium Gallras Anmärkning Enligt SKL:s cirkulär 2009:44 ska alla SHVjournaler bevaras minst 10 år men kan ha betydelse för längre tid. Tyresö kommun bevarar journalerna. SHV-journalen sparas på skolan där eleven gick senast till ev. nya skola rekvirerar den. Efter åk 9 rekvireras journalen till aktuellt gymnasiums skolhälsovård. Efter avslutad gymnasieutbildning arkiveras journalerna i Centralarkivet. De journaler som inte rekvireras åk 9 ligger kvar på respektive grundskola i 8 år. Där skickas journalerna till et.