ARKIVPLAN / DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 Barn- och ungdomsnämnden ARKIVPLAN / DOKUMENTHANTERINGSPLAN Avseende administrativa delen, förskolan, fritid samt grundskolan inkl särskolan Fastställd av Barn- och ungdomsnämnden Dnr 05 BUF/0026 1

2 VÄRMDÖ KOMMUN Barn- och ungdomsnämnden ARKIVPLAN Barn- och ungdomsnämndens protokoll Avdelning: ADMINISTRATION Protokoll från sammanträden med Barn- och ungdomsnämnden Årsvis i kronologisk Bevaras ordning i Kopia förvaras på förvaltningen i Barn- och Protokoll från sammanträden Årsvis i kronologisk Bevaras Kopia förvaras på förvaltningen i ungdomsnämndens med barn- och ungdomsnämndens ordning i AU-protokoll arbetsutskott MBL-protokoll Årsvis i kronologisk Bevaras Förvaras på förvaltningen i ordning i Bevaras Protokoll från samrådskommitté Kallelser och underlag för arvoden Protokoll från Barn- och ungdomsförvaltningens samrådskommitté Årsvis i kronologisk ordning i Förvaras på Barn- och ungdomsförvaltningen Kallelser/dagordning Utsändes till ledamöter och Förvaras på förvaltningen andra inför varje sammanträde Handlingar rörande arvodenavser underlag för registrering Förvaras på förvaltningen och arvodesutbetalning Diarier Barn- och ungdomsförvaltningens diarieplan Diarieförteckning Bevaras Förvaras i akten. 1 ex sparas på Barn- och ungdomsförvaltningen 2

3 Diarielistor In- och utgående handlingar Kronologisk ordning Bevaras årsvis In- och utgående diarieförda Diarienr-ordning i Bevaras handlingar akten In- och utgående ej Bevaras diarieförda handlingar av bestående värde Handlingar inkomna för Pärmar Vid inakt. kännedom samt allmän information Inkomna tidskrifter Inventarieförteckning Pris och anskaffningsår Pärmar Vid inakt. 10 år Barn- och ungdomsnämndens Finns även på Värmdötorget Bevaras arkiveringsplan Finns även på hemsidan Bevaras Barn- och ungdomsnämndens skolplan Delegationsordning/ Inkl. BUN:s riktlinjer för Pärm Bevaras beslutsförteckning skolskjutsning och skolsamfondens stadgar Delegationsärenden Pärmar Bevaras Pärm hos Ansökan om skolskjuts skolskjutssamordnare Sekretesshandlingar Pärmar i kassaskåp Bevaras Reglementen Avser BUN:s verksamhet 5 år Vid inakt. Akterna placeras under löpande år i närarkiv Förvaras hos respektive handläggare Förvaras hos respektive handläggare Förvaras i akten. 1 ex sparas på Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaras i akten. 1 ex sparas i pärm på Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaras i akten. 1 ex sparas i pärm på Barn- och ungdomsförvaltningen Aktuellt reglemente på Värmdötorget 3

4 Kopior av handlingar som i original förvaras på annat Pärmar Vid inakt. håll inom kommunen Anmälan om yrkesskador Pärmar Avtal Förvaras hos respektive handläggare Original finns på Försäkringskassan. Kopia på personalkontoret Avtal (ej diarieförda) Pärmar Vid inakt. Förvaras hos respektive handläggare Ekonomi Barn- och ungdomsförvaltningens budgetförslag med långtidsplan Barn- och ungdomsförvaltningens bokslut Interkommunala ersättningar och förbindelser, räkningar till/från andra kommuner Bevaras Bevaras 5 år Bevaras Försäkringsfrågor Skadeanmälan Pärm 5 år Bevaras Rekvisitioner Fakturakopior Pärm Ekonomikontoret i 10 år Handkassor / redovisning 10 år Till personalkontoret Statistik Förslag till kommunfullmäktige med prioriteringar, planering Elevunderlag till fakturor för elever med skolgång i annan kommun eller utskickade räkningar för elever från andra kommuner Kalenderårsvis i 10 år Förvaras i akten. Förvaltningens arbetsmaterial förvaras i i närarkiv Förvaras i akten. Bokslutsunderlag förvaras i i närarkiv Fakturor, interkommunal ersättning förvaras på Ekonomikontoret i 10 årr Rekv fästes bakom fakturan som skickas till KLK Verifikationer sparas på 4

5 Statistiska uppgifter Uppgifter som lämnas till SCB Pärm och Skolverket Stödenheten Förvaras hos ekonomerna på Barn- och ungdomsförvaltningen Journaler/elevakter resurs Hängmappar 5 år Bevaras Efter avslutad grundskola Övrigt Matsedlar Skolornas matsedlar terminsvispärmar hos kostchef 10 år Bevaras Dagbarnvårdare Närvaro 5 år Efterfrågas av försäkringskassan Fritidshem och fritidsklubbar Ansökningar Placeringsbesked, Skolvis i pärm Personnrordning Vid inakt. Förvaras hos placeringsassistent Vid inakt. Förvaras hos placeringsassistent (fritidsplatskontrakt) Skolvis i pärm Statistik över beläggning Förteckningar över barnen 10 år Bevaras Förvaras hos placeringsassistent Förvaras hos placeringsassistent på resp fritidshem Debiteringslistor Månadsvis i pärm 1 år 1 ex finns på ekonomikontoret Ekonomiska uppgifter Uppgift om vårdnadshavares inkomster Alfabetisk ordning på barnet 3 år efter inkomståret Aktuella uppgifter förvaras hos placeringsassistent Uppsägningar Uppsägning av fritidsplats I pärm skolvis/ Förvaras hos placeringsassistent läsårsvis 5

6 Skolförberedande verksamhet Anmälningar I pärm läsårsvis, Vid inakt Förvaras hos placeringsassistent skolvis VÄRMDÖ KOMMUN Barn- och ungdomsnämnden ARKIVPLAN Avdelning: FÖRSKOLAN Förteckningar över barnen Närvaro på F-5 Pärmar 5 år Efterfrågas av försäkringskassan 6

7 Ansökningar om barnomsorg Ansökningar/anmälan Personnummerordning Pärm hos handläggare Vid inakt Placeringserbjudande Per förskola Pärm hos handläggare Vid inakt Schemablanketter Barnets efternamn Pärm hos handläggare Vid inakt Uppsägningsblankett Pärm hos handläggare Vid inakt Avgifter Debiteringslistor Pärm 3 år Inkomstuppgifter Alfabetisk ordning barn Pärm hos handläggare 10 år Utredningsblanketter obetalda avgifter Barnets efternamn Pärm hos handläggare 5 år Ekonomi allmänt Fakturor Alfabetisk ordning Pärm hos handläggareoriginalet hos ek. kontoret Internräkning för Per förskola Kartong Originalet kommunal/enskilt utförd hos ek. barnomsorg kontoret Extern räkning för utförd Per förskola Kartong Originalet barnomsorg hos ek. kontoret Ekonomiska rapporter Månadsvis 10 år förskoleverksamhet 7

8 Handkassa / redovisning Pärm Bevaras Redovisas löpande till ekonomi Diarier Diarieförda handlingar Kronologisk ordning aktskåp 3 år Bevaras VÄRMDÖ KOMMUN Barn- och ungdomsnämnden ARKIVPLAN Avdelning: FRITID Föreningar Föreningsstadgar Arkivmapp Vid inakt När nya stadgar inlämnats Föreningsregister Dataregister Vid inakt Föreningsbidrag Dataregister Årsredovisning Dataregister Bidragsansökningar Mapp Lokaler och anläggningar Uthyrning Dataregister Vid inakt Bokningsbekräftelser Dataregister Vid inakt Debiteringsunderlag Direkt i Crom 1 år Original på KLK Avtal Anläggningar Pärm Vid inakt Original på KLK PTK Pärm Vid inakt 8

9 Lovverksamhet Program Arkivmapp Bevaras Skrivelser Inkomna Kopior Pärm Vid inakt Diarieförda i akten Utgående Kopior Pärm Vid inakt Diarieförda i akten Broschyrer Information m.m. Egen produktion Arkivmapp 5 år Bevaras Lotteri Ansökan Pärm, data x Gallras vid redovisning Tillstånd Pärm, data x Gallras vid redovisning VÄRMDÖ KOMMUN Barn- och ungdomsnämnden ARKIVPLAN 9

10 Avdelning: GRUNDSKOLAN inkl SÄRSKOLAN Protokoll Arbetsplatsträffprotokoll Protokoll eller 3 år Bevaras minnesanteckningar Ämneskonferensprotokoll 3 år Bevaras AE-protokoll 3 år Bevaras Elevvårdsprotokoll 3 år Bevaras Elevrådsprotokoll Protokoll eller 3 år Bevaras minnesanteckningar Protokoll från samverkansgrupp Bevaras Protokoll från styrelser och Finns i original på respektive nämnder förvaltning In- och utgående handlingar Planer för skolans arbete, Lokala arbets-, kurs- och 3 år Bevaras Förvaras på respektive skola lokala arbetsplaner timplaner In- och utgående handlingar Bevaras av bestående värde Lokala betygskriterier Pärm Vid inakt Bevaras Egenproducerade läromedel Bevaras Handlingar från styrelser och nämnder 10

11 Inventarieförteckning Pris och anskaffningsår 10 år Bevaras Delegationsbeslut Beslut av rektor Bevaras Vid inakt Veckoblad Informationsblad till lärare, Bevaras elever och personal Fakturakopior på inventarier sparas tillsammans med inventarieförteckningen i 5 år Delegationsbeslut delges Barnoch ungdomsnämnden Personal Tjänstgöringsbetyg / intyg (kopior) Vid pensionering Bevaras Förvaras på KLK Tjänstgöringsplaner / redovisning av lärartimmar Elever Uppgifter om anställning och arbetad tid 10 år Bevaras Förvaras på KLK Klasslistor 10 år Bevaras Skolkataloger Kan vara fotokataloger 10 år Bevaras skolområde Betygskataloger Alfabetisk ordning, 10 år Bevaras läsårsvis, klassvis i Betygskopior Kopior av betyg vt åk 9 Vid inakt Nationella prov Sammanställningar resultat I Procapita Vid behov Bevaras På papper Nationella prov svenska Elevsvar I Procapita Nationella prov svenska Elevuppsatser Bevaras Nationella prov övriga ämnenelevsvar I Procapita 5 år Förvaras på respektive Från 1999 finns betygen i Procapita. Skrivs ut och bevaras på papper. Bevaras på skolorna, Bevaras med sekretess 11

12 Elevfrånvaroregister och handlingar som tjänar som underlag till register In- och utflyttningsärenden Ledighetsansökningar från elever Följer eleven Ansökan följer eleven Följer eleven Pärmar Premier, stipendier Villkor och fördelning 5 år Bevaras Räkenskaper Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Handlingar rörande särskild undervisning och anpassad studiegång Ansökan om att få gå om en Efter avslutad årskurs skolgång Elevens val Följer eleven Vid inakt 1 år Bevaras Bevaras med sekretess Intyg om anpassad Är att jämställa med betyg 3 år Bevaras studiegång Handlingar rörande 3 år Bevaras hemspråksundervisning Handlingar om praktisk arbetslivsorientering Vid inakt Under förutsättnng att anteckning om elevens prao görs på Syokort Försäkringsfrågor Skadeanmälan Pärm 5 år Bevaras På personalkontoret Rekvisitioner 10 år Fakturakopior Pärm Verifikationer sparas på Ekonomikontoret i 10 år 12

13 Handkassa / redovisning Bevaras Redovisas löpande till ekonomi Statistik Elevstatistik över invandrarelever i grundskolan Skolhälsovård Överlämnas till Skolverket och SCB I Procapita Skolhälsojournaler Elever som gått ut grundskolan Skåp i kommunarkivet 10 år Bevaras med sekretess och ej går på gymnasium Kartor och ritningar Förvaras på respektive skola samt Fastighetskontoret 13