Dokumenthanteringsplan

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Dokumenthanteringsplan"

Alf Jonasson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Webb: Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Antaget av kommunstyrelsen den 22 mars Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer Ånge Torggatan

kommunstyrelsen den 22 mars 2016 51 Postadress Besöksadress

2 (13) 1 Innehåll Innehåll Dokumenthantering Allmänt förekommande handlingar som får vid inaktualitet: Aktförvaring Ledning Kommunfullmäktige Kommunstyrelse och utskott Presidiemöten Ledningsmöten Krisledning Verksamhetsutveckling Projekt och utredningar EU-projekt Externa projekt Säkerhet Personal Kommungemensamma personalfrågor Samverkan Personalutveckling Rekrytering Övriga personalhandlingar Arbetsmiljö Kommunikation Digital information Tryck... 13

.. 7 3.2 EU-projekt... 7 3.3 Externa projekt... 7 4 Säkerhet... 8 5 Personal... 8 5.1 Kommungemensamma personalfrågor... 8 5.2 Samverkan... 9 5.3 Personalutveckling.

3 2 (13) 1 Dokumenthantering Kommunledningskontoret är länken mellan den politiska styrningen och tjänstemannaorganisationen och arbetar med ledning, samordning och utveckling av den kommunala verksamheten. Kommunledningskontoret är organiserad i följande avdelningar: o Kansli o Ekonomi o Personal o Utveckling o IT Dokumentplanen redovisar handlingar som förekommer inom kommunledningskontoret uppdelat på verksamheter/aktiviteter. Flera avdelningar kan arbeta med samma typ av handlingar t.ex. projekt och utredningar. Registrator är dokumentombud/arkivsamordnare vid kommunledningskontoret. Diarieföring sker i ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina. E-post tas ut på papper i samband med diarieföringen. Diarieförda handlingar ska levereras till centralarkivet snarast. G 1 år = Gallras efter ett år Vid In = Gallras vid inaktualitet

Kommunledningskontoret är organiserad i följande avdelningar: o Kansli o Ekonomi o Personal o Utveckling o IT Dokumentplanen redovisar handlingar som förekommer inom kommunledningskontoret uppdelat

4 3 (13) Diarier Kronologiskt Digitalt Diarieförda handlingar Inkl: delegeringsbeslut Diarienummer Papper/digitalt Dokumenthanteringsplaner Diarieförs Papper Digitalt Vid årlig revidering Anonyma 1 och oläsliga brev Kronologiskt Papper/Digitalt G 1 år Beslut om utlämnande av allmän handling Diarieförs Papper Hotbrev Diarieförs Papper/Digitalt Oväsentliga förslag, förfrågningar, upplysningar, minnesanteckningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär eller handlingar som kommit in för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd Kronologiskt / Postlista 2 Papper/Digitalt Vid In Protestlistor Diarieförs Papper Överklaganden Diarieförs i ärendet Papper 1 Anonyma skrivelser bör diarieföras om de rör en fråga eller verksamhet som kommunen har ansvar för eller om de av annan anledning leder till kontroll, utredning eller undersökning. Som ingivare av ärendet registreras Anonym. Anonyma skrivelser som inte går att behandla behöver inte diarieföras. Anonyma skrivelser som kommer med e-post kan ofta besvaras. Dessa ska diarieföras om de uppfyller övriga kriterier för diarieföring. Med anonyma skrivelser likställs skrivelser från person som inte uppgivet tillräcklig information för identifiering. 2 En postlista kan t.ex. vara ett Excelblad eller mapp i e-postsystem

minnesanteckningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär eller handlingar som kommit in för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd Kronologiskt / Postlista 2 Papper/Digitalt

5 4 (13) 1.1 Allmänt förekommande handlingar som får vid inaktualitet: Redogörelser och uppgifter som endast finns i kopia och där samma redogörelser och uppgifter införts i officiella publikationer, utgivits som egna rapporter eller införts i egna register eller databaser. Register, liggare och listor som tillkommit uteslutande som ett led i det interna arbetet Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens som tillkommit uteslutande för att underlätta arbetet Kopior, utdrag och dupletter och avskrifter Reklam och handlingar med reklamsyfte Enkäter, förfrågningar från media m.fl. 1.2 Aktförvaring Handlingarna hålls tillgängliga för allmänheten så länge som domstol eller myndighet begärt det. Därefter kan de. 2 Ledning 2.1 Kommunfullmäktige Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Kronologiskt Papper/Digitalt G 2 år om de inte fungerar som register Protokoll, med kungörelse Kronologiskt Papper/Digitalt Kommunfullmäktiges presidiums och arvodeskommittés protokoll Kronologiskt Papper/Digitalt

som egna rapporter eller införts i egna register eller databaser.

6 5 (13) 2.2 Kommunstyrelse och utskott Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Kronologiskt Digitalt G 1 år om de inte fungerar som register Protokoll, med kungörelse Kronologiskt Papper/Digitalt 2.3 Presidiemöten Kallelser Kronologiskt Digitalt G 2 år om de inte fungerar som register Dokumentation av presentationer Kronologiskt Digitalt 2.4 Ledningsmöten Minnesanteckningar mm. Kronologiskt Digitalt G 10 år 2.5 Krisledning Krisledningsnämnden övertar ansvaret för kommunens verksamhet vid allvarlig kris. Protokoll Diarieförs Papper

register Protokoll, med kungörelse Kronologiskt Papper/Digitalt 2.

7 6 (13) Styrdokument Diarieförs Papper Skrivelser Diarieförs Papper Pressmeddelanden Kronologiskt Papper Analyser Diarieförs Papper Rapporter Diarieförs Papper Information från Länsstyrelsen Diarieförs Papper Information från Krisberedskapsmyndigheten Diarieförs Papper

Rapporter Diarieförs Papper Information från Länsstyrelsen

8 7 (13) 3 Verksamhetsutveckling 3.1 Projekt och utredningar För projektarbete gäller kommunens projektmodell. Varje projekt och utredning diarieförs som ett eget ärende. I akten ingår: Direktiv Projektplan Projektorganisation Personkontrakt Förstudie Enkäter Enkätsvar efter bearbetning Korrespondens som dokumenterar avgöranden av betydelse, överenskommelser m.m Protokoll från styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper Statusrapport Ändringsbegäran Delrapport Slutrapport Utkast, förslag m.m. till och från ledamöter i projekt och arbetsgrupper diarieförs om de är viktiga för projektet. Projektets/arbetsgruppens handlingar kan samlas i särskild ordning. 3.2 EU-projekt Samtliga handlingar diarieförs och arkiveras enligt Tillväxtverkets projektmodell. 3.3 Externa projekt Om kommunen fattar beslut om att en tjänsteman ska ingå i projekt eller arbetsgrupp som annan myndighet eller organisation har inrättat, ska detta diarieföras.

m Protokoll från styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper Statusrapport Ändringsbegäran Delrapport Slutrapport Utkast, förslag m.m. till och från ledamöter i projekt och arbetsgrupper diarieförs om de är viktiga för projektet.

9 8 (13) 4 Säkerhet Övergripande frågor rörande internt skydd, riskhantering, skadeförebyggande åtgärder Ansökan om tillstånd till ordningsvakt Diarieförs Papper Ansökan om tillstånd till kameraövervakning Dokumentation av nämnd- /verksamhets- specifika säkerhetsrutiner Diarieförs Papper/Digitalt Alfabetiskt Papper Försäkringar Diarieförs Papper Riktlinjer och anvisningar Diarieförs Papper Digitalt Vid In 5 Personal 5.1 Kommungemensamma personalfrågor Arbetsgivarpolitiska program Diarieförs Papper Ledarutveckling och ledarskapsutbildningar Diarieförs Papper

Diarieförs Papper/Digitalt Alfabetiskt Papper Försäkringar Diarieförs Papper Riktlinjer och anvisningar Diarieförs Papper Digitalt Vid In 5

10 9 (13) Delegationsbeslut Diarieförs på samlingsnummer. Ev. kopia till personalakt Papper Lönestatistik och personalstatistik Diarieförs Papper Personalpolitiska program Diarieförs Papper Rekrytering av personalsekreterare Se Rekrytering Remisser från förvaltningar Diarieförs Papper Riktlinjer och rutiner Diarieförs Papper Strategiska personalfrågor Diarieförs Papper Det ärende som tas upp i delegationsbeslutet ska vara diariefört som eget ärende. 5.2 Samverkan Begäran om information och förhandling Diarieförs Papper Förmåner för förtroendevalda Diarieförs Papper Lokala samverkansöverenskommelser Kronologiskt Papper Protokoll från förhandlingar Diarieförs Papper Samverkansprotokoll lämnas efter 5 år till kommunarkivet för arkivering. 5.3 Personalutveckling

förvaltningar Diarieförs Papper Riktlinjer och rutiner Diarieförs Papper Strategiska personalfrågor Diarieförs Papper Det ärende som tas upp i delegationsbeslutet ska vara diariefört som eget

11 10 (13) Minnesanteckningar från utvecklingssamtal Kronologiskt Papper/digitalt G 2 år 5.4 Rekrytering Ärendena registreras i datasystem för rekrytering. Beslut om personalbehov (minnesanteckning från ledningsmöte) Digitalt Intern utlysning Digitalt Extern utlysning Digitalt Inkomna ansökningar, antagen Tas ut på papper till personalakt Digitalt, ansökningar på papper skannas Inkomna ansökningar, ej antagen Digitalt, ansökningar på papper skannas 2 år Bekräftelse/svarsbrev Upprättas digitalt G 2 år Beslut i tillsättningsärende Personalakt Papper Tackbrev till ej antagen Digitalt G 2 år Anställnings- och lönebeslut Personalakt Papper Anställningsavtal Original till anställd, kopia i personalakt Papper Ärendet i datasystemet Nummerordning Digitalt

Digitalt, ansökningar på papper skannas Inkomna ansökningar, ej antagen Digitalt, ansökningar på papper skannas 2 år Bekräftelse/svarsbrev Upprättas digitalt G 2 år Beslut i

12 11 (13) Handlingar rörande enskild anställd arkiveras i personalakt hos personalsekreteraren. När anställningen upphör lämnas personalakten till kommunarkivet för arkivering. 5.5 Övriga personalhandlingar Ansökningar om entledigande Diarieförs Papper Intresseanmälningar till arbete/tjänst Diarieförs Papper Minnesanteckningar från APT, arbetsplatsträffar Kronologiskt Digitalt G 2 år Pensionsutredningar Diarieförs / Personalakt Papper Resebokningar/beställningar Kronologiskt Papper /Digitalt G 2 mån Biljetter bifogas reseräkningen Uppsägningar Diarieförs, Papper original till personalakten Utfärdade tjänstgöringsbetyg Personalakt Papper Utvecklings- och lönesamtal Alfabetiskt Papper /Digitalt G 2 år Varsel Förhandlingsprotokoll Papper För övriga aktiviteter och handlingar se dokumentplanen för PA-processer

Digitalt G 2 år Pensionsutredningar Diarieförs / Personalakt Papper Resebokningar/beställningar Kronologiskt Papper /Digitalt G 2 mån Biljetter bifogas reseräkningen Uppsägningar Diarieförs, Papper

13 12 (13) 5.6 Arbetsmiljö Arbetsmiljöverkets avisering om inspektion Diarieförs Papper Beslut från Arbetsmiljöverket Diarieförs Papper Delegering av arbetsmiljöansvar Diarieförs Papper Minnesanteckningar från arbetsgrupper Kronologiskt Papper/Digitalt G 5 år Riktlinjer för arbetsgivarstrategi Diarieförs Papper 6 Kommunikation Kommunikationsplan Diarieförs Papper Strategier Diarieförs Papper 6.1 Digital information Kommunen publicerar på egna sidor och använder andra publika organ för att sprida information till personal och kommunicera med kommuninvånare. Hemsida

arbetsmiljöansvar Diarieförs Papper Minnesanteckningar från arbetsgrupper Kronologiskt Papper/Digitalt G 5 år Riktlinjer för

14 13 (13) Kommunfullmäktiges sammanträden på Web-radio Gallras 2 år Hemsida Intranät Facebook-grupper Bloggar Kommunfullmäktiges sammanträden på Web-radio, efter 2 år Informationsfilmer m.fl. Chat Digital information arkiveras i särskilda mappar på servern i samband med att informationen läggs ut. 6.2 Tryck Kommuntidningen Framtid Ånge Kronologisk Papper/Digitalt Nyhetsbrev Kronologisk Digitalt Pressmeddelanden Kronologisk Digitalt

Chat Digital information arkiveras i särskilda mappar på servern i samband med att informationen läggs ut. 6.

Relevanta dokument

2014-11-14. Ansvarig/ Förvaring

2014-11-14. Ansvarig/ Förvaring 2014-11-14 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: ALLMÄN ADMINISTRATION - KOMMUNGEMENSAM Beslutad: på delegation 2014-10-23, anmäld i KS 2014-12-01, Dnr KFKS 2014/728-004 Upprättad: