DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän Administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 51/15 Handlingsslag. Gallras (=förstöres) Arkivläggs

Transkript

1 Allmän Administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 51/15 IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) Anonyma brev Anslag/Tillkännagivande av sammanträdesprotokoll Arbetsordningar, reglementen Arkivbeskrivning Avtal/kontrakt Avtal/kontrakt av rutinartad eller kortvarig karaktär (t.ex. kopieringsavtal, leasingavtal) IT-samordnare / ITavdelningen / ITsystem Bilaga till dokumenthanteringsplaner administration Förvaltningen redovisar dokumentation till ITenheten där ITenheten inte är applikationsägare 3 Diarieförs och bevaras - år upphörd giltighet Delegeringsbeslut Ingår i protokoll

2 Allmän Administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 51/15 Delegeringsbeslut, anmälda inför nämnden Delegeringsordning Delgivningar Diarieförda. (Undantag: Diarieförda med rutinmässigt återkommande bagatellartade ärenden kan gallras) administration Diarienummerordning med aktomslag i arkivkartong Diarieplaner IT Då ny plan antagits Diarier IT - Dokumenthanteringsplaner med arkivbeskrivning E-post (Offentlighetslagstiftningen gäller även för privat post i ns dator) E-post, sekretess. Pappershand- Enligt plan för respektive handling omedelbart som e- post. Sekretesshandlingen registreras omedelbart Då ny plan antagits

3 Allmän Administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 51/15 E-post som innehåller känsliga uppgifter men ej är sekretess lingen i arkivutrymme som pappershandling Utskrift på papper som hanteras enligt respektive handling. omedelbart som e-post. Egenproducerat informationsmaterial, (program, pressklipp, foton, hemsidor, videofilmer, ljudband, kartor, ritningar, Cdskivor m.m.) som rör förvaltningens verksamhet. Om människor finns med på bilder, film m.m. biläggs som redogör för hur bilderna, filmerna m.m. får hanteras (med eventuellt tillstånd enligt PUL (Personuppgiftslagen) / IT Ett exemplar bevaras (Hemsidan bevaras en gång per år av IT-enheten) Arkivkartong. Digitalt framställd information bevaras om möjligt på arkivbeständigt papper. Fotografier kompletteras med bildbeskrivning. Digitala bilder bevaras på administration. 3

4 Allmän Administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 51/15 Se även: Fotografier Enkäter lämpligt sätt (enligt IT-enhetens direktiv) Enkätresultat och sammanställning bevaras EU-projekt Fotografier Om människor finns med på bilder, film m.m. biläggs som redogör för hur bilderna, filmerna m.m. får hanteras (med eventuella tillstånd enligt PUL= Personuppgiftslagen) För hantering av från EU-projekt se dokumenthanteringsplanen KS Allmän administration Bildbeskrivning Årligen / på arkivbeständigt IT papper i arkivkartong med syrafritt aktomslag. Digitala bilder (med ev. ljud, text och tal) bevaras på lämpligt sätt

5 Allmän Administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 51/15 Handlingar av tillfällig eller ringa art Inventarieförteckningar Kallelser, föredragningslistor, expeditionslistor och dagordningar till sammanträden Korrespondens, rutinmässig eller av tillfällig betydelse, förfrågningar från allmänhet och som behandlas vedertagen mall Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt Kvalitetsredovisning (Innehåller en bedömning av om målen uppnåtts samt om eventuella åtgärder) Licenser rörande system/applikationer Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar; avdelnings-, personal-, informationsmöten; lednings-, referens-, arbetsgrupper eller liknande IT-avdelningen / ITsamordnare enhet (enligt IT-enhetens direktiv) 5 Under förutsättning att de inte innehåller beslut eller information

6 Allmän Administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 51/15 av direkt betydelse för verksamheten Ordningsstadgor med föreskrifter om ordningen vid skolenheterna samt vård och tillsyn av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Projekt/slutrapport Protokoll samt bilagor och andra som ligger till grund för de olika besluten från sammanträden med styrelse/nämnd, arbetsutskott, kommittéer m.m. där förtroendevalda ledamöter ingår Protokoll och från lokala styrelser, t.ex. föräldraråd och skolråd Protokoll från skolkonferenser, klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor, t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, personalkonferenser, klasskonferenser (motsvarande) skolområde respektive administration skolområde respektive Kronologiskt i arkivkartong administration När projektet upphör Registerförteckning Personuppgifts- Alla versioner 3

7 Allmän Administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 51/15 Registerutdrag, begäran om Reglementen, arbetsordningar Skolkataloger med uppgifter om lärare och elever Skolkort, rörande elevernas Skolskjutsreglemente Skolskjutsupp, entreprenörer m.m. Skolskjutsverksamheten, angående ombud Personuppgiftsombud / IT skolexpedition Handläggs av kommunstyrelsen skall bevaras - Statistik, sammanställning över barnolycksfall / 5 tillbud Statistiska uppgifter som lämnats till Statistiska

8 Allmän Administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 51/15 centralbyrån Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Utrymningsplan Verksamhetsplaner Yttranden (t.ex. remissyttranden) Års- eller verksamhetsberättelser, verksamhetsuppföljningar Se: Fotografier Verksamhetsansvarig Då ny plan utkommer Skrivs om möjligt på arkivbeständigt papper