Dokumenthanteringsplan för teknik- och serviceenheten

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för teknikoch serviceenheten Fastställd , Dnr TSN 2015/15 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel

2 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för teknik och service... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet... 2 Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling... 2 Handlingar som är av tillfällig betydelse... 3 Administration... 5 Remisser och enkäter... 6 Arkiv och diarier... 7 Personaladministration... 7 Budget och ekonomisk uppföljning... 7 Sociala medier... 8 Anläggnings- och projekthandlingar... 9 Vatten och avlopp Fastighetsakter Avfallshantering Gator och vägar Väghållning Trafik Trafiksäkerhetsinformation Parker och grönområden Fastighet/Lokalförsörjning Kartor och ritningar Kost Arbetsmarknad

3 Dokumenthanteringsplan för teknik och service Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Arkivansvarig ansvarar för att verksamheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. På teknikoch servicekontoret är produktionschef/enhetschef den som är arkivansvarig. Arkivredogörare utses av produktionschef/enhetschef. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2013, kan alltså gallras tidigast i januari Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling Handlingar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling redovisas i egna dokumenthanteringsplaner. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 2

4 Handlingar som är av tillfällig betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Gallringsfrist: Vid, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion. B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Gallringsfrist: Vid, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper. 3

5 2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autentiserad form, till exempel fax, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt. 3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar. 4

6 Administration Handling Förvaring och sortering / Protokoll från teknikoch servicenämnden Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Använd Arkiv 100 papper Inbindning Protokollsutdrag Kopieras på Arkiv 80 papper Diarieförs tillsammans med ärendet Delegeringsbeslut Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Förvaras tillsammans med ärendet K:\Nämnder på resp. nämnd och årsvis Tjänsteskrivelser till nämnd Organisationsutredningar Arbetsordning, reglementen Kvalitetsdokumentsbeskrivning/ miljöledningssystem, processoch organisationsbeskrivningar MBL-protokoll/ Samverkansprotokoll Protokoll/mötesanteckningar från ledningsgrupp, avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Diarieförda handlingar Undantag: om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa karaktär kan dessa gallras efter särskilt beslut Korrespondens av tillfällig betydelse 5

7 Handling Förvaring och sortering / Avtal, överenskommelser och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär Kopia på avtal som gäller inköp ska till Avtalskalendern Avtal och kontrakt av kortvarig karaktär Handlingar, slutrapport, protokoll etc. från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad två år efter upphörd giltighet T.ex. avtal med konsulter, kontrakt och leasingavtal Kopia på avtal som gäller inköp ska till Avtalskalendern Informationsskrifter och broschyrer som framställs inom den egna verksamheten Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten Beskrivningar av IT-system (ADB-register) Erinringar mot förslag till föreläggande Inventarieförteckningar Arkivkartong Arkivkartong efter 10 år Ansökningar om externa medel Remisser och enkäter Handling Förvaring och sortering / Remisser, egna upprättade med sammanställning Remisser, svar på inkommande Enkäter, egenproducerade av långsiktig betydelse Även svar på inkommande Enkäter av tillfällig betydelse Pärm/dator vid Inkommande och egenproducerade Enkätsvar, inkomna Pärm/dator Om sammanställning finns 6

8 Arkiv och diarier Handling Förvaring och sortering / Arkivredovisningar, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar Dokumenthanteringsplan Diarier och övriga register som ger sökingångar till handlingar Diarieplan Personaladministration Handling Förvaring och sortering / Kompetensutvecklingsplaner Digitalt när anställning upphört Utvecklingsplaner, individuella Digitalt när anställning upphört Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Digitalt Digitalt när anställning upphört vid Övriga personalärenden Se separat dokumenthanteringsplan för personaladministration Budget och ekonomisk uppföljning Handling Förvaring och sortering / Budgetförslag Budget och flerårsplan Internbudget Ekonomisk uppföljning med helårsprognos Bokslut och verksamhetsberättelse 7

9 Handling Förvaring och sortering / Övriga ekonomiärenden Se separat dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Sociala medier Handling Förvaring och sortering / Olämpliga inlägg på sociala medier Inlägg på sociala medier Utdrag från sociala medier vid vid Inläggen raderas men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell polisanmälan 8

10 Anläggnings- och projekthandlingar Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering / Dokumentation över projekt, foton, filmer m.m. Utredningar som ligger till grund för projektet Projektpärm Antagna anbud/offerter med tillhörande handlingar: anbudsförfrågan, anbudsunderlag, anbudssammanställning m.m. Upphandlingsärenden registreras som eget ärende. Se separat dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen Entreprenadavtal/beställning Ritningar, relationsritningar. Tekniska beskrivningar av projektet Geotekniska grundundersökningar Utlåtanden som inhämtats från utomstående Handlingar rörande byggnader som p.g.a. sitt kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas (byggnadsminnen etc.): besiktningsprotokoll, konsultavtal, konsulternas projekthandlingar och protokoll från sammanträden, projektmöten, byggmöten etc. Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering / Besiktningsprotokoll Digitalt 10 år efter garantitide ns utgång när de rör byggnader som p.g.a. sitt kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas (byggnadsminnen etc.) 9

11 Handling Förvaring och sortering / Kalkyler Digitalt 10 år efter garantitidens utgång Konsultavtal, konsulternas projekthandlingar Korrespondens och övriga handlingar som gäller instruktioner för drift och underhåll Protokoll från sammanträden, projektmöten, byggmöten etc. Projektpärm 10 år efter garantitidens utgång Digitalt 10 år efter garantitide ns utgång Digitalt 10 år efter garantitide ns utgång när de rör byggnader som p.g.a. sitt kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas (byggnadsminnen etc.) när de rör byggnader som p.g.a. sitt kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas (byggnadsminnen etc.) Sprängjournaler Digitalt 10 år efter garantitide ns utgång Bygglov Digitalt 2 år efter slutbesiktning Tillstånd för sprängning och för explosiva varor Hyreskvitton på maskiner vid vid 10

12 Vatten och avlopp Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering / Tillstånd från myndigheter (som gäller den egna verksamheten) Även ansökningshandlingar ska diarieföras Ledningsavtal, tillstånd att t.ex. korsa järnväg med VA-ledningar Ledningskartor Digitalt kartsystem för VA Kartsystem upphandlas Äldre kartor bevaras i arkivet Handling Förvaring och sortering / Miljörapporter, t.ex. rapporter om vilka kemikalier som används vid rening av avloppsvatten Skyddsbestämmelser för vattentäkt Pärm, årsvis Utredningar och planer Digitalt Vattenmål. Avgjorda domar i vattendomstol, som rör de egna vattentäkterna. Underhållsprogram, planerat underhåll Driftjournaler för reningsverk och vattenverk Årsrapporter över vatten- och avloppsanläggningar Vattenanalyser, provtagning av renvatten, spillvatten Läcksökning. Rapporter från läcksökning på ledningsnätet och akuta vattenläckor Digitalt På respektive reningsverk Pärm Digitalt kartsystem för VA 11

13 Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering / Abonnentregister Verksamhetssystemet EDP Future vid Under ständig bearbetning Register över vattenmätarbyten Verksamhetssystemet EDP Future vid Förteckning över fettavskiljare vid Förteckning uppdateras löpande Provningsprotokoll, vattenmätare efter 10 år Ledningsregister Digitalt kartsystem för VA vid Under ständig bearbetning Besiktningsprotokoll inför och efter sprängning i närheten av fastigheten efter 10 år Sprängtillstånd och sprängupplagstillstånd efter 1 år Schaktningstillstånd efter 1 år Yttranden till annan myndighet gällande externa ansökningar om tillstånd till miljöfarlig verksamhet efter 5 år Fastighetsakter Handlingar för varje fastighet som är ansluten till kommunalt vatten och avlopp Handling Förvaring och sortering / Yttranden till nybyggnadskarta Digitalt Slutlig nybyggnadskarta bevaras på samhällsbyggnadskontoret Servitutsavtal mellan fastighetsägare och VA-verket Uppgifter om anslutning till kommunalt VA, t.ex. kontrakt eller avtal Skrivelser mellan fastighetsägaren och VA-verket. Kan ingå i diarieförda handlingar Fastighetsakt Digital fastighetsakt Avtal förvars i pärm Uppgifter om debiterade anläggningsavgifter Digital fastighetsakt Underskrivet debiteringsunderlag i pärm 12

14 Avfallshantering Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering / Renhållningsordning för kommunen Avfallsplan för kommunen Renhållningstaxan Kommunens organisation för transporter av miljöfarligt avfall Beslut om sluten tank, lösningsmedel, brandfarlig vara och liknande Skadestånd, ersättning Upphandling av entreprenör för renhållning, återvinning m.m. och kontrakt med entreprenören. Utredningar Se separat dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering / Abonnentregister Verksamhetssystemet EDP Future vid Under ständig bearbetning Uppehåll från soptömning Verksamhetssystemet EDP Future vid Avtal av mindre betydelse och tillfällig karaktär, t.ex. avtal om att ställa upp en sopcontainer på allmän platsmark eller parkmark Pärm, löpande Efter utgången avtalstid Förfrågningar och klagomål av rutinartad karaktär vid 13

15 Gator och vägar Väghållning Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering / Entreprenadavtal av betydelse och av särskilt intresse Beslut om bidrag till enskilda vägar. Broliggare Pärm I liggaren samlas alla handlingar om broar. Där finns uppgifter om byggnadsår, reparationer och annat underhåll, besiktningar m.m. Ersättningsanspråk p.g.a. vägarbete. Förändringar av väghållningsområde och statskommunvägnät Lokala ordningsföreskrifter med tillhörande beslut Planer och program, t.ex. för gatubelysning, ombyggnader, drift och underhåll av vägar. Remisser från olika myndigheter, t.ex. från Vägverket (flerårsplaner, förbättringsplaner m.m.) Utredningar Pärm Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering / Arbetsprogram Bidrag till enskilda vägar, ansökan Entreprenadavtal av rutinkaraktär Pärm efter 10 år 14

16 Handling Förvaring och sortering / Flyttning av fordon Pärm efter 10 år Framkomlighetskarta vid vägarbeten Upplåtelse av allmän platsmark Protokoll från övertagandebesiktning Pärm Vid efter 1 år efter 10 år Trafik Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering / Lokala trafikföreskrifter och trafikliggare Upphävande av lokala trafikföreskrifter Protokoll från Trafikrådet Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt i kommunarkivet Använd Arkiv 100 papper Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering / Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Tillfälliga lokala trafikföreskrifter, dispenser och tillstånd Pärm Verksamhetssystemet RDT, Transportstyrelsen 1 år efter utgången giltighetstid 15

17 Trafiksäkerhetsinformation Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering / Dokumentation om aktiviteter, t.ex. kampanjer, studiecirklar, Trafikens dag Pärm Protokoll från sammanträden med trafiksäkerhetsråd och liknande grupper Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Använd Arkiv 100 papper Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering / Informationsmaterial från NTF m.fl. Kommunens kopia av trafikolycksfallsrapporter vid vid NTF (Nationalföreningen för Trafiksäkerhetens Främjande) 16

18 Parker och grönområden Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering / Entreprenadavtal av betydelse och av särskilt intresse Planer och utredningar, t ex grönplan, lekplatsutredningar, grönytor inom detaljplaneområden. Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering / Entreprenadavtal av rutinkaraktär, t ex avtal med bostadsrättsförening som sköter allmän platsmark, parkmark Avtal med skolor, daghem, bostadsföreningar, idrottsföreningar m.fl. om skötsel av grönytor, lekplatser m.m. 2 år efter upphörd giltighet 2 år efter upphörd giltighet 17

19 Fastighet/Lokalförsörjning Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering / Energi- och driftstatistik K:/Kfts-kontoret Utredningar och planer om lokalförsörjningsfrågor, drift och underhåll m.m. K:/Kfts-kontoret Ritningar Se SKL:s Gallringsråd nr 4. Bevara eller gallra? Råd om kartor och ritningar för kommuner och landsting, avsnitt 6.3 Tekniska beskrivningar Byggmötesprotokoll Pärm Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering / Avtal, t.ex. nyttjanderätts- eller arrendeavtal Fastighetsförsäkringar och garantibrev Mappsystem, sorterat på fastighet Pärm, årsvis 2 år efter utgången avtalstid efter upphörande Protokoll, t.ex. slutbesiktningsprotokoll Projektpärm 10 år efter garantitidens utgång Fastighetsdeklaration Pärm efter 5 år Fastighetstaxering Pärm efter 5 år Efter ny fastighetstaxering Efter ny fastighetstaxering Hyreskontrakt Mappsystem, sorterat på fastighet 2 år efter upphörande Under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår Uppsägning av hyresgäst Mappsystem, sorterat på fastighet Från den tidpunkt då hyresgästen flyttade Betalda hyresskulder Ekonomienheten 18

20 Handling Förvaring och sortering / Restlängd, hyror Register över lås och nycklar Vid Ekonomienheten Hanteras av Trotab och serviceenheten Driftinstruktioner för VVS m.m. Pärm Vid Beskrivningar av speciella installationer Driftinstruktioner Vid Dokumentation över löpande underhåll Vid Framgår i byggmötesprotokoll med Trotab Periodiskt återkommande besiktningar, t.ex. över ventilation, hissar, brandsyn Pärm Vid När ny besiktning genomförs Larm- och polisrapporter Pärm 19

21 Kartor och ritningar Se SKL:s Gallringsråd nr 4. Bevara eller gallra? Råd om kartor och ritningar för kommuner och landsting, avsnitt 6.3 Handling Förvaring och sortering / Områdeskartor utvisande gränser för administrativa beslut, t.ex. var vissa lokala ordningsregler gäller Kartor över parker och planteringar Relationsritningar (huvudritningar), grundundersökningsritningar, konstruktionsritningar samt ritningar över inkommande serviser för vatten, avlopp och el. Samtliga ritningar för byggnader som genom särskilt beslut, ex. K-märkning, inte får förändras eller rivas. Samtliga ritningar till byggnader som har en tidstypisk och lokalhistorisk karaktär, ritningar över experimenthus och ritningar av erkänt konstnärligt utförande. I sammanhang då det är alldeles uppenbart att stadsbilden (motsvarande) har utsatts för påtaglig omgestaltning, ska ritningar för berörda byggnader bevaras. Ritningsdatabas kommunfastigheter, Trosa kommun Ritningar över inaktuella eloch VVS-anläggningar eller andra anläggningar som normalt finns i byggnader av den aktuella typen kan gallras. Om kommunen säljer en byggnad till en köpare utanför den kommunala eller statliga sektorn, bör man behålla kommunens exemplar av de till fastigheten hörande ritningarna (relationsritningar m.fl.) och överlämna kopior till köparen. I de fall ritningar finns lagrade digitalt (CADsystem) bör man med jämna intervall (vart femte eller tionde år) samt före och efter stora förändringar framställa arkivbeständiga kopior. Trafik- och anläggningsritningar Ritningar utvisande trafikleder, broar, tunnlar, bergrum, anläggningar för schaktning och utfyllnad som innebär ändringar i strandkonturen Ritningar över smärre förändringar av gatusträckningar, konstruktion av farthinder (vägbulor) etc. behöver inte bevaras Ritningar för teknisk försörjning Översiktsritningar rörande vatten och avlopp Ritningsdatabas kommunfastigheter, Trosa kommun 20

22 Kost Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering / Protokoll från kostråd eller motsvarande Förvaras på skolorna Matsedlar, näringstabell. Pärm kostenheten Även de matsedlar som kan finnas för specialkost, vegetarisk kost etc. Ansökan om livsmedelsanläggning, godkännande samt beslut om riskklassificering, inspektionsrapporter Pärm kostenheten Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering / Prover, friskintyg, egenkontroll Distributionslistor efter 1 år Vid 21

23 Arbetsmarknad Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering / Anställningsbeslut Personalenheten Kopia förvaras på arbetsmarknadsenheten Arbetsintyg, skriftliga omdömen Personalenheten Kopia förvaras på arbetsmarknadsenheten Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser Personalenheten Kopia förvaras på arbetsmarknadsenheten Tillsammans med teknikoch servicenämndens verksamhetsberättelse Verksamhetsuppföljningar Pärm, årsvis Projekthandlingar (beskrivning, finansiering, innehåll, uppföljning, resultat) Pärm, årsvis Årsstatistik som redovisar åtgärder, antal deltagare, kostnader etc. Redovisas i teknikoch servicenämndens verksamhetsberättelse Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering / Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst Beslut från arbetsförmedling, socialtjänst Ärendeblad/journalblad Utredningar/kartläggning Handlingsplan Uppföljning Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) Överenskommelser med deltagare Efter avslutad åtgärd Efter avslutad åtgärd Efter avslutad åtgärd Efter avslutad åtgärd Efter avslutad åtgärd Efter avslutad åtgärd Efter avslutad åtgärd Efter avslutad åtgärd 22

24 Handling Förvaring och sortering / Förstadagsintyg Personalenheten Efter avslutad åtgärd 23