Samhällsplaneringsnämnden

Transkript

1 Samhällsplaneringsnämnden ARKIVPLAN/DOKUMENTHANTERINGSPLAN Avseende ledningsstöd, planenheten, mark- och exploatering inklusive kartoch gis samt vatten- och renhållning. Fastställd av samhällsplaneringsnämnden , 195 Dnr 11SPN/0392 Sid 1 (12)

2 Innehållsförteckning Nämndadministration...3 Övrig administration...3 Planenheten...5 Mark- och exploatering...7 Kart och GIS...9 Vatten- och renhållning...10 Sid 2 (12)

3 Handlingar Benämning Förvaring Till arkiv Gallring/bevaras Anmärkning Nämndadministration Protokoll nämnd och arbetsutskott Pärm/ 2 år Kallelse nämnd och arbetsutskott Pärm/ 2 år Delegationsbeslut Pärm 2 år Underlag arvoden Pärm/ 2 år Heroma Övrig administration Protokoll från KS och KF Minnesanteckningar från ledningsgruppen, original Minnesanteckningar från personalmöten/avd.möten/ arbetsplatsträff/gruppmöten Kallelser till sammanträden Arkivbeskrivningar Dokumenthanteringsplaner Reversal över levererade handlingar till kommunarkivet Kronologisk ordning i pärm/digitalt Pärm Informationsmaterial, egenproducerade 1 ex. 1 år Sid 3 (12)

4 Handlingar Benämning Förvaring Till arkiv Gallring/bevaras Anmärkning Beställningar Pärm Vid inakt. Statistik: -egenproducerad statistik, original Inkommande cirkulär Mottagningsbevis över försändelser In- och utgående diarieförda handlingar Korrespondens - traditionella brev, fax eller e-post, ej diarieförd Projektplaner Budgetförslag, resultatrapporter, årsredovisningar, original Upphandling: Anbud, offert, avtal, antagna:-större verksamhetsspecifika Vid inakt. Vid inakt. Sid 4 (12)

5 Planenheten Handlingar Benämning Ansökan om planläggning Till C-arkiv Plankostnadsavtal Till C-arkiv Start-PM Till C-arkiv Programhandlingar Till C-arkiv Samrådshandlingar Till C-arkiv Samrådsredogörelse Till C-arkiv Utställningshandling Till C-arkiv Antagandehandling Till C-arkiv Kungörelse Till C-arkiv Yttranden Till närarkiv. Till C-arkiv Sändlistor Till närarkiv. Till C-arkiv Förvaring Till arkiv Gallring/bevaras Anmärkning Sid 5 (12)

6 Fastighetsförteckningar Till närarkiv. Till C-arkiv Ansökan om att upphäva strandskydd Till närarkiv. Till C-arkiv Planbeskrivning Till C-arkiv Genomförandebeskrivning Till C-arkiv Miljökonsekvensbeskrivning Till C-arkiv Gestaltningsprogram Till C-arkiv Gatukostnadsutredning Till C-arkiv Illustrationsplan Till C-arkiv Avtal, med entreprenör/konsult, etc. Till C-arkiv Protokollutdrag/beslut med underliggande tjänsteskrivelse Till C-arkiv Tekniska utredningar Till C-arkiv Korrespondens, även e-post Till C-arkiv Sid 6 (12)

7 Besvärshandlingar Till C-arkiv Remisser med sammanställning Till C-arkiv Rättidsprövning Till C-arkiv Områdesbestämmelser Till C-arkiv Förfrågningar, enkla rutinartade, som ej tillhör ett planärende Till C-arkiv Lagakraftbeslut Till C-arkiv Vid inakt. Mark- och exploatering Handlingar Benämning Försäljningsuppdrag Årlig Förvaring Till arkiv Gallring/bevaras Anmärkning Köpeavtal fastigheter Fastighetsakt Vid inakt. Kassaskåp tills inakt. Depositionsavtal handpenning Årlig Köpebrev Fastighetsakt Efter lagfart Kassaskåp tills inakt. Blankett fastighetsköp/försäljn. (kopia) Årlig Överenskommelse fastighetsreglering Fastighetsakt Vid inakt. Markbytesavtal Fastighetsakt Lagfartsansökan När lagfart erhålits Original till ekonomi Sid 7 (12)

8 Lagfartsbevis Fastighetsakt Omgående Inskrivningsbevis Fastighetsakt Omgående Fastighetsvärdering Exploateringsavtal Akt i hängmapp i C-arkiv Vid inakt. Kassaskåp tills inakt. Intentionsavtal Planeringsavtal Gatukostnadsutredning Årlig Gåvobrev Fastighetsakt Vid inakt Kassaskåp tills inakt. Pantbrev Kassaskåp Arrendeavtal Hängmapp 2 år efter upphörande Tilläggsavtal Godkännande av byte av arrendator med oförändrade arrendevillkor Hängmapp för respektive avtal Hängmapp för respektive avtal Omgående Kolonilottsarrendena i pärmar i C-arkiv Arrendeavtal kolonilott Malma Pärmar Kolonilottsarrendena i pärmar i C-arkiv Anmälan om byte av kolonilottsinnehavare Godkännande av byte av arrendator kolonilott Malma Uppsägning av arrendeavtal Årlig Pärmar Omgående Kolonilottsarrendena i pärmar i C-arkiv Omgående Kolonilottsarrendena i pärmar i C-arkiv Nyttjanderättsavtal Hängmapp Omgående 2 år efter upphörande Servitutsavtal Hängmapp Efter inskrivning Ledningsrättsavtal Hängmapp Vid inakt. Sid 8 (12)

9 Tomträttskontrakt Hängmapp Omgående Yttranden Årlig Protokoll lantmäterisamråd (digitalt) Ärendealt Lantmäteriansökan Årlig Lantmäteriakter Hängmapp Vid inakt. Fastighetstaxering Pärm När ny kommer Polistillståndsärenden Pärm 1 år Lokala trafikföreskrifter och trafikliggare Upphävande av lokala trafikföreskrifter och trafikliggare Kart och GIS Handlingar Benämning Förvaring Till arkiv Gallring/bevaras Anmärkning Förslag om ändring av adressnummer Pärm(digitalt) Remiss Pärm(digitalt) Beslut Pärm(digitalt) 2 år Utdrag ur fastighetsdatabasen Delegationsbeslut Pärm(digitalt) Kartor Beställningar W3D3/digitalt Sid 9 (12)

10 Flygbilder Databas Ortofoto Databas Primärkarta Databas Grundkarta W3D3/digitalt Nybyggnadskarta W3D3/digitalt Tomtkarta Lantmäteriet Lägeskontrollredovisning Databas Va-förbindelsepunktskarta Laserdata Databas Adressbok Arkivet Fastighetsutredning Fastighetsförteckning Lägenhetsregister Vatten- och renhållning Handlingar Benämning Renhållning Förvaring Till arkiv Gallring/bevaras Anmärkning Abbonnentregister Vid Inakt. Winsam Avfallsplan Avtal Pärm Kassaskåp Debiteringar Dispenser 2 år Sid 10 (12)

11 Klagomål Kommunens organisation för transport av farligt avfall Renhållningsordning Utredningar Yttranden 5 år Skadestånd Förfrågningsunderlag för upphandlingar Anmälningar till kommunens försäkringsbolag VA Avtal, va-anslutningar, ekonomisk ersättning, etc Avtal (entreprenad) 10år Entreprenadavtal av betydelse (för forskning el dyl) Avtal, konsult Gallras 10 år Avtal /kontrakt av rutinkaraktär skötsel vinterväghållning, belysning, idrottsplatser etc Pärm Kassaskåp Sid 11 (12)

12 Driftjournaler för v-verk och a-verk Pärm/ Skrivelser mellan f-ägare och va-avdel Gallras 2 år Anläggningsavgifter Ledningskartor Skåp Ledningsregister Skåp Inakt. Läcksökningsrapporter Miljörapporter Pärm 10 år Vattenanalyser Pärm Inakt. Recipientprover 10 år Entreprenadavtal av betydelse (för forskning el dyl) Avtal, konsult Mätaravläsningar Sprängningsprotokoll Skyddsbestämmelser för vattentäckt Underhållsprogram, planerat underhåll Vattenanalyser 2 år 5 år inakt Vattendomar Kassaskåp Vattenmätarbyten - register Inakt. Årsrapporter för vatten och avloppsanläggningar Förfrågningsunderlag för upphandlingar Anmälningar till kommunens försäkringsbolag 10 år Sid 12 (12)