Antagen av Nämnden för teknik, fritid och kultur 8/

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för nämndadministration och för nämnden för teknik, fritid och kultur Antagen av Nämnden för teknik, fritid och kultur 8/ Nämnden för teknik, fritid och kultur Änr:2018/ Gäller fr.o.m Nämndadministration Leverans Kallelse med handlingar till nämndens sammanträden 3 år Per sammanträde Under innevarande år i pärm hos nämndsekreterare Efter årets slut Evolution digitalt Nämndens protokoll Årsvis, kronologiskt Pärm i Omgående Efter 5 år Svenskt arkiv 80 Register/innehållsförteckning till nämndens protokoll Årsvis, kronologiskt Pärm i Omgående Efter 5 år Leverans tillsammans med nämndprotokoll, Svenskt arkiv 80 Delegeringsbeslut Registreras i Se När ärendet Evolution digitalt respektive ärende respektive ärende levereras Arvodeslista Original till personalavdelning Anslagsbevis Kopia efter anslagstidens utgång Originalet tillhör protokollets förstasida Allmän administration Skrivelser/handlingar av ringa värde, Tjänsterum T. ex. reklam, kursinbjudningar som inte rör 1

2 registreras ej verksamheten Skrivelser/handlingar, viktiga för verksamheten och som ska besvaras och /eller leder till ett nämndärende, registreras som ärende Diarieplansordning/år Aktskåp, registrator Omgående Efter 5 år T.ex. förfrågningsunderlag, upplåtelse av platsmark, arrendeavtal E-post (hanteras som ovan under skrivelser/handlingar), dock senast efter 2 år E-post som behöver sparas i mer än 2 år, ska förvaras på annan plats. Om skrivelsen ska diarieföras tas den ut på papper och lämnas till registrator. Diarieplansordning/år Aktskåp Efter avslut Efter 5 år Ärendekort Pappersuttag ur diariesystemet, sorteras in i respektive akt efter avslut. Digitalt medium, se skrivelser/handlingar Diarieplan, papper Med respektive ärende Informationen viktig för verksamheten förs över till papper och bevaras när det går, alternativt sparas digitalt medium med akten. Information av ringa värde Original på kansliet Diarielista Ärendenummerordning/år Närarkiv Omgående Efter 5 år Tas ut på papper före leverans till stadsarkivet. Förvaras i resp. års första arkivbox. Allmän administration - fortsättning Diarielista Diarieplansordning/år Närarkiv Omgående Efter 5 år Tas ut på papper före leverans till stadsarkivet. Förvaras i respektive års första arkivbox. Enkäter samt svar Ärendekort, övriga handlingar efter 1 enligt ärendekortet Aktskåp Efter 5 år, samlingsnummer årsvis, diarieplan

3 år Enkäter av ringa värde, ej besvarade Gallras omgående Minnesanteckningar från möten med olika grupper, original Pärm Driftdagböcker från entreprenörer två år Aktskåp/Pärm Fastighetsförvaltning myndighetsbesiktningar Besiktningsprotokoll och intyg Pärm per fastighet OVK, el, hissar, tryckkärl, oljetankar, brandtillsyn m.m. ar rörande fastigheter Pärm per fastighet T.ex. fettavskiljning, energideklarationer, el revision 3

4 Fastighetsförvaltning drift och skötsel av byggnader Upphandlingar (förfrågningsunderlag, anbud, öppningsprototkoll, tilldelningsbeslut m.m.) Diarieplansordning Arkivskåp Efter 5 år Avser samtliga upphandlingar inom verksamheten; diarieförs. Ej antagna anbud Gallras 2 år efter beslut Närarkiv Förvaras åtskilt från akten; märk handlingarna med diarienummer och gallringsår. Underhållsplaner, digitala Gallras när nästa plan upprättas Årsvis Dator hos Beställningar/tilläggstjänster (efter felanmälan) ordning Handläggare Felanmälanstatistik från entreprenörer ordning per entreprenör Handläggare Utryckningsrapporter Gallras i samband med kontroll av fakturan ordning Dator hos Förteckning över utlånade nycklar ordning Dator hos Nyckel- och kortkvittenser Gallras när nyckel respektive kort återlämnas ordning Passerkortsystem, digitalt Alfabetisk ordning Handläggare Hanteras främst av receptionen 4

5 Fastighetsförvaltning hyreshantering Hyreshantering, digitalt system ordning Dator hos Besiktningsprotokoll, lägenheter Gallras när nytt protokoll upprättats Fastighetsordning Register över bostäder Register över seniorboenden Utdrag över kommunens innehav skickas var 5 år till arkivet med början Ansökan Seniorbostad Gallras 1 år efter Inaktualitet avser avflytt, avregistrering, dödsfall Vid tecknande av avtal följer ansökan med hyreskontraktet till vagga i arkivskåp Aktivering av Seniorbostadskön 2 år Bokstavsordning efternamn Aktivering registreras i datorsystem, blanketten behöver ej bevaras. Hyreskontrakt, aktuella Gallras 1 år efter avflytt Fastighetsordning samt alfabetisk ordning per hyresgäst inom respektive fastighet Arkivskåp hos Vid avflytt sorteras avtalen kronologiskt i pärm för att underlätta framtida gallring. Fastighetsförvaltning radon Avläsningsrapporter från mätningar av kommunens fastigheter ordning enligt ärendekortet Arkivskåp Efter 5 år på samlingsnummer/år 5

6 Gator, vägar, trafik och parkering Planer och utredningar Diarieplansordning Arkivskåp Efter 5 år Förordnande av kommunal parkeringsvakt Diarieplansordning Arkivskåp Efter 5 år Register över förordnade parkeringsvakter Alfabetisk ordning Dator hos Beslut om lokala trafikföreskrifter, tillfälliga trafikföreskrifter och upphävande av beslut ordning enligt ärendekortet Arkivskåp på samlingsnummer/år, utgör trafikliggare Broliggare med uppgift om byggnadsår, reparationer, besiktningar m.m. ordning Arkivskåp Efter fulltecknande Pärm med register och handlingar Ansökan och beslut om boendeparkering Ansökan och beslut om nyttoparkering 1 år 2 år Alfabetisk ordning Tjänsterum Pärm märkt Boendeparkering, förvaras årsvis Alfabetisk ordning Tjänsterum Delegeringsbeslut, anmäls till nämnd. Pärm märkt Nyttoparkering, förvaras årsvis 6

7 Ansökan och beslut om bifall för parkeringstillstånd för rörelsehindrad Gallras 1 år efter utgången giltighetstid, Alfabetisk ordning Arkivskåp i tjänsterum Delegeringsbeslut, anmäls i nämnd Obs! Sekretess Återlämnade tillstånd vid dödsfall snarast Ansökan och beslut om avslag för parkeringstillstånd för rörelsehindrad Bevaras Årsvis särskild vagga Arkivskåp i tjänsterum 5 år Delegeringsbeslut, anmäls i nämnd Obs! Sekretess Återtagande av ansökan 2 år Årsvis särskild vagga Arkivskåp tjänsterum Schakttillstånd med bilagor ordning enligt ärendekortet Trafikanordningsplan (TA-plan) Bevaras t efter ärendekort Arkivskåp Arkivskåp Se Se /samlingsnummer/år /samlingsnummer/år Skrotbilar (skrivelse till fordonsägare eller Svensk Bevakningstjänst, utredning från Svensk Bevakningstjänst) ordning enligt ärendekortet Arkivskåp Se /samlingsnummer/år Händelserapporter från Polisen Per område Remiss från Polismyndigheten avseende parkeringsanmärkning 2 år Diarieplansordning Digitalt i Evolution Nej Nej Diarieplansordning 114 Trafikmätningar Diarieplansordning Arkivskåp 5 år Samlingsärende var 5 år med början

8 Gator, vägar och trafik - fortsättning Drift- och skötselavtal med entreprenörer, inkl. förlängningar och utökningar Diarieplansordning Arkivskåp Se Dagvattenutredningar etc. Diarieplansordning Arkivskåp Se Markförvaltning ar i rörande upplåtelser och överlåtelser ; ange även fastighetsbeteckning vid diarieföring Upplåtelseavtal, överlåtelseavtal, nyttjanderättsavtal, servitutsavtal, inskrivningsbevis och/eller lantmäterihandlingar samt fastighetsregleringar ar rörande tillfälliga upplåtelser Diarieplansordning Aktskåp Se Diarieplansordning Aktskåp Se. Vid försäljning lämnas original till ny ägare och kopior läggs i akten. ar i rörande arrenden (gäller dock ej båtklubbsarrenden) Diarieplansordning Aktskåp Arrendeavtal Diarieplansordning Aktskåp Se 8

9 Markförvaltning - fortsättning Övriga handlingar, t.ex. skriftväxling Gallras när resp. avtal upphört att gälla Diarieplansordning Dator /aktskåp Avtal om upplåtelse av jakt (jaktarrenden) Diarieplansordning Aktskåp Se Fastighetsdeklarationer och fastighetstaxeringar med ev. skriftväxling 6 år Diarieplansordning Aktskåp ar rörande samfällighetsföreningar (kallelser, årsmötesprotokoll, skriftväxling) / bevaras Diarieplansordning Aktskåp Kallelser efter mötet, protokoll bevaras Trädinventeringar Diarieplansordning Aktskåp Se diarieförda Planer och utredningar Diarieplansordning Aktskåp Se diarieförda Övriga handlingar rörande naturreservat Diarieplansordning Aktskåp Arrendeavtal för båtklubbar Diarieplansordning Aktskåp Se. Delegeringsbeslut, exklusive avtal längre än 5 år som beslutas i nämnd 9

10 Parker och grönområden Planer och utredningar Diarieplansordning Aktskåp Se Drift- och skötselavtal med entreprenörer, inklusive förlängningar och utökningar Skrivelser inklusive mejl med anledning av brister i entreprenörens åtaganden, rutinpåpekanden (gäller även e-post) Diarieplansordning Aktskåp Se åtgärd Viktiga skrivelser diarieförs Arrendeavtal Diarieplansordning Aktskåp Se avsnittet Markförvaltning Informationsbroschyr Omgående Ett exemplar bevaras på stadsarkivet Parker, grönområden, lekplatser och lekmaterial Besiktningsprotokoll, lekplatser Gallras efter 1 år Fritid Bokningar av idrottslokaler Nej 10

11 Småbåtshamnar, kajer och båtplatser Hamnordning Diarieplansordning Aktskåp Se ; beslutas i kommunfullmäktige Ansökan och beslut eller uppsägning av båtplats enligt ärendekortet Aktskåp Se - samlingsnummer/år Avtal, småbåtsplatser Gallras när nytt avtal upprättas Alfabetisk ordning/kund Register över båtplatser (Excel) Dator hos Ett utdrag per år till stadsarkive t, i dec månad Uppdateras kontinuerligt, utdrag till stadsarkivet med början 2018 Kajplatsavtal Gallras när nytt avtal upprättas Alfabetisk ordning per kund Pärm med register i registreras. Delegeringsbeslut, exklusive avtal längre än 5 år som beslutas i nämnd Upplåtelse av allmän platsmark - Torghandelstillstånd, loppmarknader och andra evenemang Torghandelsstadga Diarieplansordning Aktskåp 5 år ; beslutas i kommunfullmäktige Ansökan/remiss från polisen samt beslut inklusive tillstånd från polisen enligt diariekortet Aktskåp 5 år som enskilda. Tillstånd till sökande. Beslut/förteckning över beviljade torghandelstillstånd Delegeringsbeslut, anmäls i nämnd, diarieförs 11

12 Fritid - föreningsbidrag Ansökan med bilagor, lokal- driftoch aktivitetsbidrag samt beslut enligt ärendekortet Arkivskåp Se på samlingsnummer/år. Delegeringsbeslut Register, digitalt medium (FRI) Dator Efter 5 år Förs löpande Föreningarnas års- och verksamhetsberättelser Alfabetisk ordning per förening Närarkiv Ska sändas in, enligt bidragsnormen Drift- och skötselavtal med entreprenörer, inklusive förlängningar och utökningar Diarieplansordning Aktskåp Se Kultur allmän kulturell verksamhet ar rörande kulturstipendier Diarieplansordning Aktskåp Efter 5 år Ansökan Beslut om avslag 2 år Diarieplansordning Aktskåp Avslag förvaras i egen hängmapp Utbetalning Diarieplansordning Aktskåp Kulturbidrag Ansökan, beslut bifall Bevaras Diarieplanordning Aktskåp Efter 5 år Ansökan beslut avslag 2 år Diarieplanordning Aktskåp Avslag förvaras i egen hängmapp Kulturrådet - beslut, ev policydokument - minnesanteckningar Bevaras Diarieplansordning Aktskåp Efter 5 år (minnesanteckningar efter 2 år) 12

13 Andra kulturarrangemang t ex teater för F-klass klass 9 - inbjudan per stadie - kontrakt 5 år Pärm och diarieplansordning Kronängsskolan I Pärm och aktskåp Ett ex till stadsarkivet Kulturnatten Bevaras Diariplansordning Aktskåp Efter 5 år - slutligt program - kontrakt Konstregister, digitalt Bevaras Digitalt Ett utdrag varje år till stadsarkivet Med början

14 Kultur Biblioteket Beståndsregister, uttag Omgående Omgående Ett uttag till fil vart 5:e år med början 2010 Beståndsregister, digitalt medium, se anmärkning ovan. Biblioteksplan Tjänsterum Förteckning över tidskrifter och dagstidningar Förteckning över prenumeration av databaser Omgående Efter 5 år Ett exemplar av varje version bevaras Omgående Efter 5 år Register över lån per person Sker med automatik, vid återlämning Register över lånekortsinnehavare 4 år om kortet ej aktiverats Alfabetisk ordning Dator Krav till låntagare Digital rutin Kvitton ang. internationella boklån (IB) återlämning Kvitton från kassaapparat (kassarulle) 2 år Utdrag görs utifrån separat rutin Sammanställning av kvitton från kassaapparat veckovis samt månadsvis, kopia 2 år Tjänsterum Original av månadssammanställningen skickas till ekonomienheten Sammanställning av kvitton, årsvis Utgör bilaga till verksamhetsberättelsen Sambindningslistor (inköps-och beställningslistor) Gallras automatiskt ordning, 2 gånger 14

15 efter 6 mån per månad Följesedlar (avseende biblioteksbeställningar) avprickning Informationsbroschyrer, program, affischer och liknande som ges ut av biblioteket Tjänsterum Omgående Efter 5 år Verksamhetsberättelser ordning Tjänsterum Efter 5 år Statistik Ingår i verksamhetsberättelserna Underlag för statistik Budgethandlingar med verksamhetsplaner Arbetsmiljöhandlingar (arbetsmaterial) Larmrapporter ar rörande bibliotekets säkerhet Uppdateras kontinuerligt Avtal med dataleverantörer, original Efter upphörande APT-protokoll 1 år Tjänsterum 15

16 Investeringsprojektering Projekthandlingar Per projekt Dator eller pärmar Se Rensas före arkivering. Byggmötesprotokoll Korrespondens Intyg Ritningar M fl handlingar 16