DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen Fastställd av socialnämnden Reviderad

2 RENSNING När ett ärende avslutas ska Akten/Patientjournalen rensas. Rensningen görs av respektive handläggare/journalförare. Alla uppgifter som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört ärendet sakuppgifter får inte rensas, eftersom det då kan vara svårt att förstå akten eller motivet till beslut. Det är viktigt sådant som kan skada innehållet på sikt, det vill säga plastmappar, gummisnoddar, tejp och gem tas bort. Det är särskilt angeläget att rensning görs i personakterna i Timrå eftersom de i sin helhet skall bevaras. En handling som bevaras sparas för framtiden utan någon bortre tidsgräns. Aktrensning bör i första hand avse: - Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse. - Utkast kladdar och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, promemoria, tjänsteutlåtande, utredning eller liknande färdigställts. - Avskrifter kopior som finns i flera exemplar eller som inte behövs för att man rätt skall kunna förstå akten. GALLRING För gallringens genomförande svarar socialförvaltningens arkivredogörare inför överföring till centralarkiv. Handlingar som bör förvaras i personakt, och som kan gallras vid inaktualitet: - Underlag till ansökan om socialbidrag (kvitton kostnadsförslag för tandvård, glasögon mm, kopior av hyresavier, avbetalningskontrakt etc,) - Korrespondens av tillfällig betydelse och eller rutinmässig karaktär - Kopior av räkningar från läkare laboratorier, institutioner mm. - Kallelser ( till rättegång möte med socialsekreterare etc.) - Kopior av hyreskontrakt besiktningsprotokoll etc - Meddelande från hyresvärd (hyresskulder etc.) - Fullmakter - Räkenskaper för enskilda medel - Registerkort över betalda avgifter - Förundersökningsprotokoll Vid utskrift av akthandlingar/patientjournal eller delar av akthandling/patientjournal skall det framgå till vem och av vilken orsak utskriften görs Planen upprättad utifrån Svenska kommunförbundet och Landstingsförbundets gallringsråd i skriften Bevara eller gallra? sråd nr 5. Kompletterande information kan hämtas i denna skrift.

3 Myndighet Socialnämnd Förvaltningsenhet Socialförvaltning Verksamhet Alla Socialnämndens protokoll Pärm Närarkiv Kronologisk 3 år MBL-protokoll Pärm Närarkiv Kronologisk 3 år HKR protokoll Årsberättelser/Vhtberättelser KPR protokoll Årsberättelse/Vhtberättelser Pärm Närarkiv Kronologisk Pärm Närarkiv Kronologisk 3 år 3 år Bilagor protokoll Pärm Närarkiv Kronologisk Diarielista Pärm Närarkiv Kronologisk Socialnämndens diarium Pärm Närarkiv Diarienr/Diarieplanförteckning Anbud offerter Pärm Närarkiv Diarienr/Diarieplanfört 3 år 3 år 3 år 3 år Postböcker/Mottagningsbevis Pärm Postrum resp avdelnig Kronologisk ordning 3 år 10 år efter sista anteckn.

4 Bidrag från föreningar Pärm Närarkiv Diarienr/Diarieplanförteckning 3 år organisationer med tillhörande handlingar Hyresavtal lokaler Pärm Närarkiv Diarienr/Diarieplanförteckning 3 år Minnesar från områdeschefsträffar Minnesar personalträffar Minnesar anhörigträffar Server Kronologisk ordning Levereras ej 1 år Server Kronologisk ordning Levereras ej 1 år Server Kronologisk ordning Levereras ej 1 år Inventarieförteckning Resp institution och Server 3 år efter sista Allmän information Pärm Resp avdelning Levereras ej Vid inaktualit et Schema Inkomstuppgift Pärm Verksamhetsprogram /Förvaltning Verksamhetsprogram Lev ej Vid inaktualit et Bokstavsordning Lev ej 2 år Deb lista Verksamhetsprogram Personnummerordning Lev ej 1 år Cirkulär och meddelanden av kortvarig betydelse ex Sveriges kommuner och Lanst.. Soc.styrelsen Pärm Resp hemkatalog Lev ej 1 år Gallras vid inaktualitet

5 Allmän information och Pärm Resp arbetsrum Lev ej 1 år Gallras vid inaktualitet handlingar överlämnade för kännedom Nyckelkvittenser Pärm Resp arbetsplats Vid återlmn. Kursinbjudningar Pärm Resp arbetsplats Rensas vid inaktualitet Hemskydd Pärm/ADB Arbetsrum Rensas vid uppdatering Avtal från kommunförbundet Pärm Rensas vid inaktualitet Sammanställning av enkäter Pärm Närarkiv Resp hemkatalog Statistik Pärm Närarkiv Resp hemkatalog 2 år 2 år Akt Närarkiv och verksamhetssystem Ansökan Ärendeblad Journalblad Utredning Utlåtanden

6 Beslut Förhandsbesked Individuella planer Handlingar angående överklagan Arbetsplan, Vårdplan, serviceplan Ansökan LVM/LVU Begäran om handräckning Beslut /Domar förvaltningsdomstol Yttranden Faderskapserkännande älan om faderskap Födelseavier Personnummerordning 1 år Personnummerordning 1 år Personnummerordning 1 år

7 Handlingar om vårdnaden av Personnummerordning 1 år barn Identitetsstyrkande handlingar Överklaganden med bilagor Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar Personnummerordning 1 år Personnummerordning Ärende ang faderskap 1 år Handlingar rörande nedläggning av faderskapsutredning Domar Fullmakter Korrespondens av betydelse för ärendet Handlingar angående förordnande av god man, förvaltare, förmyndare Intyg Kvitton/redovisningar angående enskilda medel Personnummerordning Ärende ang faderskap 1 år Personnummerordning 10 år efter sista

8 Patientjournal i sin helhet Närarkiv och Personnummerordning Signaturförtydligandelista Papper Närarkiv Patientjournal Rapportblad Socialt och medicinskt meddelande Information/vårdplan/vårdrap port i Prator Närarkiv och verksamhetssystem Patientjournal Patientjournal Personnummerordning Personnummerordning Gallras Personnummerordning Gallras av landstingets slutenvård Diverse listor: exv. vändschema, mat- och vätskelista, sondlista, behandlingsinstruktioner, checklistor, sårjournal, kateterjournal, hjälpmedelskort, munvårdskort, fallrapporter Individuell förbrukningsjournal, narkotiska preparat grupp II-V Resultat och bedömning bevaras i patientjournal Personnummerordning Gallras Gallras efter införande av resultat och bedömning i patientjournal. Signeringslista Personnummerordning Levereras ej Gallras Gallras efter 1 år Delegeringsbeslut Pärm på enhet Personnummerordning Gallras 3 år efter utgången giltighet

9 Från landstinget inkomna Patientjournal Personnummerordning handlingar (kopior epikris, journal, intyg, utlåtanden,provsvar, MMT, akut-jour-mottagningsbesök meddelande Läkemedels- och behandlingsordinationer, ordinationshandlingar Patientjournal Personnummerordning i patientjournal Sista aktuella handlin gen bevaras Gallras efter införande i patientjournal. Källan för uppgifterna ska alltid anges i journalen på enheten fram till patientjournalen avlutas, sista aktuella handlingen bevaras övriga gallras efter ett år