Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen

Transkript

1 Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen Länsstyrelsens beslut om kommunmottagande av nyanlända/ Diarienummer Ja Pärm, integrationssamordna rens rum, överlämnas till centralarkivet efter 2 Integrationsstrategi Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt Lokala överenskommelser om nyanlända Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt Externa överenskommelser Statistikunderlag/egenproducerad Diarienummer Ja Ärendeakt, papperskopia på handläggares rum Gallras efter 5 Särskild statistik förs normalt inte. I de fall statistik förs, överförs dessa uppgifter till verksamhetsberättelser. Hyreskontrakt, uthyrning och förhyrning av bostad/lokal för verksamheten samt uppsägning av kontrakt Dokumentation över kurser, utbildningar och seminarier i annan huvudmans regi Dokumentation över kurser, utbildningar och seminarier som kommunen bekostat/genomfört Pärm, svis (när kontraktet ingicks) Pärm, integrationssamordna re Pärm Pärm, integrationssamordna ren Register över inskrivna flyktingar Pärm, närarkiv, digitalt på säker serverplats Gallras 2 efter kontraktets uppsägning Beställningar av utbildningar för personal Delegationsbeslut Diarienummer DoÄ, ärendeakt Fakturor, underlag, original Ekonomi Gallras efter 10 Kontrakt gällande verksamheten kan ex. vara de egna lokalerna i de fall detta finns på lokal verksamhetsnivå. Bevara endast det som på lång sikt kan vara av intresse för verksamheten Om registret ligger i Flykt innebär bevarandet uttag (på papper eller elektroniskt) ur Flykt Gallras efter 2 Förutsatt att ingen utestående fordran finns

2 Fakturaspecifikationer Ja Ekonomi Gallras efter 10 Tjänsteköpsavtal Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt, avtalspärm SCB/Migrationsverkets statistik Gallras efter 5 Beslut från Migrationsverket Postlistas som DoÄ, i personakt, inkommande närarkiv beslut utan personuppgifter, maila handläggare dokid Kan ex. avse utbildningsinsatser Om det gäller beslut som kommunen har att rätta sig efter bör de definitivt både diarieföras och bevaras. I de fall det förekommer personuppgifter ska detta sekretessbeläggas Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär in aktualitet Verksamhetsplaner Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt Verksamhetsberättelser Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt Utvärdering av verksamheten Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt Gäller såväl interna som externa utvärderingar Avtal Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt Samverkansplaner Diarienummer Ja Ciceron, Pärm, närarkiv Minnesanteckningar från möten med frivilligorganisationer m fl. som deltar i mottagandet av flyktingar Med andra myndigheter Pärm, närarkiv Minnesanteckningar med innehåll på beslut som leder till överenskommelser eller åtaganden ska nedtecknas och bevaras Projektansökan Diarienummer Ja DoÄ, närarkiv Ändringsansökan Diarienummer Ja DoÄ, närarkiv Projektplan, antagen version Diarienummer Ja DoÄ, närarkiv Delrapport Diarienummer Ja DoÄ, närarkiv Slutrapport Diarienummer Ja DoÄ, närarkiv Protokoll och minnesanteckningar från möten med projektets styrgrupp Egenproducerad statistik gällande ekonomi Diarienummer Ja DoÄ, närarkiv Särskild statistik förs ej. I de fall det förekommer gäller bevarandet endast till verksamhetsberättelse

3 Statsbidragsansökningar, återsökningar Pärm, svis Pärm, närarkiv Detta är inte grundat på en bedömning av värdet utan på praktisk hänsyn (som säger att diarieförda handlingar enklast bevaras) Underlag till statsbidragsansökningar Pärm, närarkiv Gallras efter 2 Exempelvis återsök av medel Utbetalningslistor över statsbidrag Pärm, närarkiv Gallras efter 2 Månads och kvartalsuppföljningar/prognoser Årsbokslut Diarienummer DoÄ, ärendeakt Avstämningar och beslut från Migrationsverket gällande ekonomi Pärm, närarkiv Gallras efter 10 Internöverföringar av schablonmedel Gallras efter 2 Ärende-/journalblad Personnummer Personakt, närarkiv Med anteckningar om vilka handlingar som ing i akten. Kan också kallas checklista. Ärende-/journalblad som förs med hjälp av ordbehandling/excel skrivs ut på papper för bevarande Handläggar-/journalanteckningar Personnummer Personakt, närarkiv Med anteckningar om de åtgärder som vidtagits i ärendet. Anteckningar som förs med hjälp av ordbehandling/excel skrivs ut på papper för bevarande Bosättningsunderlag Personnummer Personakt, närarkiv Begärs normalt inte in som kopia utan Kopia UT kort, pass, etc. Personnummer Personakt, närarkiv Beslut från Migrationsverket Personakt, närarkiv Kopia på uppehållstillstånd Personnummer Personakt, närarkiv Kopia på etableringsplan Personnummer Personakt, närarkiv Begärs normalt inte in som kopia utan Begärs normalt inte in som kopia utan Begärs normalt inte in som kopia utan

4 Hyreskontrakt/andrahandsuthyrning Gallras 2 efter kontraktets uppsägning Uppsägning av hyreskontrakt Gallras 2 efter kontraktets uppsägning Kopior av hyreskontrakt Uppsägningar förvaras tillsammans med tillhörande hyreskontrakt Mottagningsbevis bosättning kvotmottagning Personnummer Personakt, närarkiv Praktikplatsformulär Pärm, svis Pärm, närarkiv Statistik för bevarande Utredningar i enskilt ärende (görs av Personnummer Ja, men utan Personakt, närakiv Migrationsverket) personuppgifter Fullmakt att företräda, inhämta Personnummer Personakt, närakiv uppgifter, medgivande Yttrande till åklagare och domstol Personnummer Personakt, närakiv Överklagande med bilagor Personnummer Personakt, närakiv Korrespondens av betydelse för Personnummer Personakt, närakiv ärendet Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kopior på ansökningar (med tillhörande beslut och korrespondens) Ex. Försäkringskassan eller andra myndigheter Utbetalning kollektivtrafik Papperskopia på handläggares rum Kan ex. avse ersättning för resor till aktiviteter i annan kommun inom ramen Dokumentation över kurser, utbildningar och seminarier verksamheten arrangerat för målgruppen Beslut om schablonersättningar från Migrationsverket, för etableringsplanen Årsvis Hängmapp, närarkiv Bevara endast det som på lång sikt kan vara av intresse för verksamheten. Individen ansvarar för att ha hand om sina egna intyg, betyg och bevis. Månadsvis På mailserver Pärm på ekonomiavdelni ngen ( och hos Gallras efter 5 Individärenden

5 Beslut om kommuntal från Länsstyrelsen Original/kopior på klienters handlingar integrationssam ordnare) Diarienummer Ärendeakt DoÄ, ärendeakt Personnummer Närarkiv Handlingarna tillhör klient. Återlämnas till klient efter 5. Styrande dokument (riktlinjer, handlingsplan, strategier) Beslut om integrationsbidrag/aktivitetsbidrag till föreningar, organisationer, frivillig organisation, kommun Avisering om ankomst för kvotflykting Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt Diarienummer Ja DoÄ, närarkiv Avser aktiviteter riktade mot nyanlända (minst 10 nyanlända) Personnummer Personakt, närarkiv Gallras efter 5 om inte individen begärt att få flytta Beslut om uppehållstillstånd Personnummer Personakt, närarkiv Gallras efter 5, om inte individen begärt att få flytta Informationsmeddelande från Migrationsverket om permanent uppehållstillstånd, för kännedom Personnummer Personakt, närarkiv, digitalt på serverplats Statistik över mottagande Årsvis Serverplats, integrationsenheten Skrivs ut efter 5 och överlämnas till kommunarkiv Ansökan om projektmedel, ( 37 och 37a och LISA) Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt Ing i diareiförda handlingar. Avser kommunens ansökningar till andra myndigheter Handlingar som ing i projekt Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt Beslut från myndigheter om projektansökningar Diarienummer Ja DoÄ, ärendeakt

6 Statsbidragsansökningar (återsökningar från Migrationsverket) Beslut om statsbidragsansökningar (återsök) Pärm Pärm, integrationssam ordnare På ekonomiavdelni ngen Gallras efter 10 Kopia hos ekonomi avdelningen Årsvis, kronologiskt Gallras efter 1 Minnesanteckningar från samverkansmöten Digitalt på server Verksamhetsberättelse Diarienummer Ärendeakt flyktingmottagning På server Verksamhetsplan, kommunspecifik Diarienummer Ärendeakt Kopia hos flyktingmottagning Årsvis Pärm, närarkiv Gallras efter 5 Kopia på ekonomiavdelningen Kvittounderlag