GALLRINGSBESLUT FÖR ÄRENDEN INOM FÖRSKOLA- OCH FRITIDSVERKSAMHET

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR /12 SID 1 (10) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2012:17 GALLRINGSBESLUT FÖR ÄRENDEN INOM FÖRSKOLA- OCH FRITIDSVERKSAMHET Nämnd/bolag/stiftelse Stadsdelsnämnderna Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att följande handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp enligt bilaga. Datum för beslut Stockholm den 13 september 2012 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie Box Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6. Fax stadsarkivet@stockholm.se

2 SID 2 (10) BILAGA. GALLRING OCH BEVARANDE AV ÄRENDEN INOM FÖRSKOLA- OCH FRITIDSVERKSAMHET 4. Förskola 4.1. Hantera plats i förskola Handlingstyp Bevarande / Gallring Hantering Handlingar i ärenden om tilldelning av plats i förskola eller familjedaghem - Ansökningar om plats eller ändring av plats - Placeringserbjudande - Svar på placeringserbjudande/ Ja och Nej-tackblankett 2 år Systematisk ordning hos ansvarig handläggare. Inkomstuppgifter 10 år Den sista inkomstblanketten gallras 2 år efter att placeringen upphört. Systematisk ordning hos ansvarig handläggare Överenskommelse om vistelsetid - information om hel eller deltid - avtal Begäran om avsteg från 6- timmarsregeln. 10 år Systematisk ordning hos ansvarig handläggare 10 år Systematisk ordning hos ansvarig handläggare Längre frånvaro från förskolan 2 år Systematisk ordning hos ansvarig handläggare

3 SID 3 (10) Avtal om förskoleplats i annan kommun. Handlingar rörande uppsägning av plats i förskola från förälders sida. Uppsägning av plats i förskola från förvaltningens sida. Intyg om barns frånvaro - Kopia på handling som skickas till Försäkringskassan Förteckningar över förskolor / Förteckningar över barn i respektive förskola. 10 år Avtal som rör barn som är kvar på förskola efter att de har flyttat till annan kommun (högst 2 månader) ska gallras 1 år efter verksamhetsårets utgång. 10 år efter att placeringen upphört. Vid inaktualitet, dock tidigast vid årets slut. Systematisk ordning i arkivet. Systematisk ordning hos ansvarig handläggare. På förskolan i kronologisk ordning Kan ingå i verksamhets- /årsberättelser. Förteckning över barn skrivs ut en gång per år från Boskosystemet och arkiveras. Köstatistik, beläggningsstatistik. Kan ingå i verksamhets- /årsberättelser Kölistor t.ex. - kö till förvaltningens förskolor - kö till respektive förskola - kö till garantiplats - kö till deltidsplats Vid inaktualitet, dock tidigast vid årets slut. Från Boskosystemet

4 SID 4 (10) 4.2. Hantera förskoleavgift Handlingstyp Bevarande / Gallring Hantering Obetalda barnomsorgsavgifter - Påminnelsebrev från förvaltningen 4.3. Dokumentera verksamhet 10 år Systematisk ordning i arkivet. Lämnas till arkivredogöraren för arkivering en gång om året. Handlingstyp Bevarande/gallring Hantering Pedagogisk dokumentation om enskilda barn. - t.ex. portofolio Lämnas över till föräldrarna när barnet slutar förskolan. Systematisk ordning på förskolan. Planeringskalender / Årshjul / Aktivitetslista Vid inaktualitet, dock tidigast vid årets slut. Systematisk ordning på förskolan. Handlingar från utvecklingssamtal - Minnesanteckningar - Överenskommelser Lämnas över till föräldrarna när barnet slutar förskolan. Handlingar från utvecklingssamtal som är mycket kortfattade och rutinmässiga och som bedöms sakna betydelse för skolans fortsatta arbete, kan gallras vid inaktualitet. Systematisk ordning på förskolan. Anteckningar från konsultationer, handledning av personal och barngrupps/ klassrumsobservationer 10 år efter sista kontakt. Systematisk ordning hos ansvarig handläggare. Handlingar rörande interkulturellt arbete - Ansökningar 3 år efter att barnet slutat på förskolan. Förteckningar över barn och språk bevaras. Systematisk ordning hos ansvarig handläggare. Lämnas till arkivredogöraren för arkivering en gång om året.

5 SID 5 (10) - Förteckningar Personalscheman som redovisar personaltäthet, öppettider m.m. Närvarojournaler/dagjournaler/ närvarolistor rörande barnen 2 år Systematisk ordning på förskolan. 3 år Systematisk ordning på förskolan. Nyhetsbrev / Infobrev I systematisk ordning Barnkort - kontaktuppgifter till anhöriga - uppgift om vaccinationer - uppgift om modersmål Föräldraenkäter Barnskyddsrond - checklista - protokoll Fotografier, videofilmer, teckningar, ljudinspelningar m.m. Fortlöpande dokumentation om verksamheten som görs vid förskolan av pedagogerna. Gallras året efter att barnet slutat förskolan 2 år Lämnas till barnet eller gallras vid inaktualitet, dock tidigast vid årets slut. OBS! Får inte lämnas till barnet om det är fler barn på bilden. Ett årligt urval ska bevaras tillsammans med uppgifter om datum, eventuell utställning/tema m.m. En lista på genomförda barnskyddsronder skickas från förskolorna till administrationen. På förskolan, systematisk ordning. Urval levereras årligen till e- arkivet enligt särskild rutin för digitala bilder.

6 SID 6 (10) Fotografier på barngruppen Gruppbilder och individuella fotografier av professionell fotograf. Individuella fotografier gallras vid inaktualitet om gruppbilder bevaras tillsammans med uppgifter om namn på barnen och avdelningen samt tidpunkt för fotografering. Systematisk ordning i arkivet. Lämnas till arkivredogöraren för arkivering en gång om året Handlägga ärenden om barn i behov av särskilt stöd Handlingstyp Bevarande/gallring Hantering Utredningar Beslut Handlingsplaner Individuella planer. Handlingarna ska hanteras på Uppföljningar ett av följande sätt: Förtursärenden till barnomsorg 1. Handlingarna lämnas till registrator för diarieföring och skanning. Registratorn behåller originalet. Handläggaren kan se de skannade handlingarna i Diabas. 2. Handläggaren begär diarienummer av registratorn. Handlingarna ordnas i en akt i. Hela personakten med de diarieförda handlingarna arkiveras på förvaltningen när barnet slutar förskolan. Ansökan om fullgörande av förskoleklassåret i förskolan

7 SID 7 (10) Beslut Handlingar i ärenden om rätt att kvarstå i förskola på grund av särskilda skäl - Underlag Ansökan om placering vid resursförskola (resursplats) - Utredning Handlingar om ärenden om skolskjuts. - Ansökningar - Utredningar Fastställa reducerad avgift Ansökan och beslut om förskola på obekväm arbetstid Resurspedagogens/specialpedagogens/ pedagogisk handledares utredningar Handlingar i utredning av händelse

8 SID 8 (10) Utredning om trakasserier eller kränkande behandling av barn. Talpedagogens handlingar - Minnesanteckningar - Utredningar - Handlingar från utlåningsverksamhet Om handlingarna inte ingår i ett barn i behov av särskilt stöd-ärende ska handlingarna gallras 2 år efter sista kontakt. Hos pedagog. I 4.5. Handlägga ärenden om vårdnadsbidrag Handlingstyp Bevarande/gallring Hantering Handlingar i ärenden om vårdnadsbidrag från försäkringskassan - (förlängning eller uppsägning i förtid) Handlingar i ärenden om överklaganden om vårdnadsbidrag Utbetalningsunderlag till vårdnadsbidrag 10 år Återsänds från serviceförvaltningen till förvaltningen årligen.

9 SID 9 (10) 5. Fritid och kultur 5.1. Bedriva verksamhet i fritidsgårdar och parklekar Handlingstyp /gallras Hantering Fritidsgårdarnas handlingar - Informationsmaterial - Program - Planeringsunderlag Planeringsunderlag gallras efter 2 år. Lämnas till arkivredogöraren för arkivering en gång om året. Parklekarnas handlingar - Informationsmaterial - Program - Planeringsunderlag Planeringsunderlag gallras efter 2 år. Lämnas till arkivredogöraren för arkivering en gång om året Kulturverksamhet Handlingstyp /gallras Hantering Handlingar rörande stadsdelsnämndens kulturverksamhet för barn och ungdomar (sommarlovsprogram, sportlovsprogram m.m.) Hos ansvarig handläggare. - Informationsmaterial - Program - Rapporter från genomförda aktiviteter - Deltagarstatistik - Planeringsunderlag i form av anmälningar, budget, bokningar m.m. - Planeringsunderlag gallras efter 2 år. - Rapporter från genomförda aktiviteter kan gallras när verksamhetsberättelse för året färdigställts. Handlingar som bevaras lämnas till arkivredogöraren för arkivering en gång om året Hantera ärenden om kollo Handlingstyp /gallras Hantering Handlingar rörande stadsdelsnämndens 2 år under förutsättning att Hos ansvarig handläggare. kolloverksamhet fakturan innehåller tillräcklig

10 SID 10 (10) - Ansökningar med bilagor - Placeringslistor från kolloentreprenörer - Information om placering - Återbud till kolloplats - Dataregister med information om barn, vårdnadshavare, plats, period, avgift m.m. - Kollokatalogen Inspektionsrapporter från uppföljning av kolloverksamhet. information för revisionens behov. En förteckning över vilka barn som sökt och uppgifter om och var barnen har placerats bevaras årligen tillsammans med kollokatalogen. hos den stadsdelsnämnd som utför inspektionen samt hos den stadsdelsnämnd som ansvarat för upphandlingen Förteckning och kollokatalog lämnas till arkivredogöraren för arkivering en gång om året.