Datum för beslut Stockholm den 29 januari 2019 På Kulturnämndens vägnar

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Arkivmyndighetens beslut 2019:04 DNR /2019 Sida 1 (6) Nämnd/Bolag/Stiftelse Valnämnden Beslutets omfattning Enligt 6 kap. 5 Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) ska Stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av myndigheten. Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Valnämnden. Klassificeringsstrukturen gäller retroaktivt från år 2018 och ersätter tidigare beslutad klassificeringsstruktur, beslut SSA 2014:15. Datum för beslut Stockholm den 29 januari 2019 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (6) Klassificeringsstruktur för Valnämnden Verksamhetsområde 1: Styra, planera och följa upp Nivå Styra och leda 1.2 Planera och följa upp 1.3 Utveckla 1.4 Hantera extern revision och granskning 1.5 Hantera extern dialog Kommentar med exempel på Nivå 3 handlingar/ärenden Utföra politisk styrning protokoll, tjänsteutlåtanden och protokollsutdrag protokoll Samarbeta med utskott och råd Utföra internt ledningsarbete policyer och riktlinjer Samverka med personal och fackliga protokoll organisationer Planera dokumentation som rör budgetarbete och verksamhetsplanering Följa upp bokslut, årsredovisning och medarbetarundersökningar Utföra internkontroll riskoch sårbarhetsanalys Hantera synpunkter och klagomål Hantera medborgarförslag - Används ej utvärderingar och dokumentation från kvalitets- och förbättringsarbeten avisering om inspektion, inspektionsrapport och åtgärdsrapport inkommande skrivelser om synpunkter och klagomål rörande

3 Sida 3 (6) 1.6 Hantera remisser inkommande remisser, svar på remisser och utgående remisser från extern och intern part

4 Sida 4 (6) Verksamhetsområde 2: Ge verksamhetsstöd Nivå 2 Nivå 3 Kommentar med exempel på handlingar/ärenden 2.1 Hantera personal Rekrytera kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst Hantera anställning anställningsavtal och information om individuell kompetensutveckling Beräkna och betala ut löner och arvoden Hantera personalsociala frågor Hantera rehabilitering och arbetsskada Hantera arbetsmiljö och gemensamma personalfrågor Gäller anställda på Valnämnden. avtalsförsäkringar och löneunderlag Exempel på handlingstyper inom sjukersättning utredningar om arbetsskada, arbetsanpassning och rehabilitering protokoll från arbetsmiljöarbete och skyddsronder 2.2 Hantera ekonomi Hantera intäkter kundfakturor och kundreskontra Hantera kostnader leverantörsfakturor och leverantörsreskontra Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera skatteredovisning huvudbok och kontoplaner Handlingar som ingår i bokslut hanteras i process Följa upp deklarationer och reklamskatt

5 Sida 5 (6) 2.3 Köpa in och upphandla Köpa in och beställa ramavtal och beställningar 2.4 Informera och kommunicera 2.5 Hantera digitala stöd och funktioner 2.6 Hantera lokaler och utrustning 2.7 Hantera säkerhetsfrågor 2.8 Redovisa och förvalta information 2.9 Hantera juridiska frågor Hantera försörjningsupphandling Hantera verksamhetsupphandling annonsunderlag och upphandlingsdokumentation annonsunderlag och upphandlingsdokumentation Förvalta avtal avtal med tillhörande handlingar Informera och Exempel på information är marknadsföra webbplatser och nyhetsbrev Kommunicera skrivelser från och till andra myndigheter och verksamheter Dokumentera egna trycksaker förteckning över licenser, felanmälningar och supportärenden hyresavtal polisanmälningar, incidentrapporteringar och dokumentation kring behörighetsuppgifter till system klassificeringsstruktur, bevarandeförteckning, gallringsbeslut och begäran om utlämnande av allmän handling försäkringsärenden och laglighetsprövningar

6 Sida 6 (6) Verksamhetsområde 3: Hantera val Nivå Hantera lokaler och material 3.2 Hantera valpersonal 3.3 Hantera förtidsröster 3.4 Hantera valdistrikts- och valkretsindelning Nivå Hantera röstmottagningsställen Administrera materialförsörjning Hantera logistik och transporter av valmaterial Administrera valpersonal Kommentar med exempel på handlingar/ärenden avtal och instruktioner avtal avtal, bokningar och transportlistor intresseförfrågningar, kallelser, inbjudningar, korrespondens och arvodeslistor Utbilda röstmottagare utbildningsmaterial, presentationer och lathundar Hantera logistik och transporter av förtidsröster Administrera förtidsröster Hantera valdistriktsindelning Hantera valkretsindelning transportlistor, bokningar och avtal underkända förtidsröster, rutinbeskrivning och väljarförteckningar kodförteckningar, statistikunderlag, register och kartor kodförteckningar, statistikunderlag, register och kartor 3.5 Genomföra val röstlängder och enkäter