BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR /12 SID 1 (5) BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Revisionskontoret Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Revisionskontoret. Datum för beslut Stockholm den 9 oktober 2012 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie Box Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6. Fax stadsarkivet@stockholm.se

2 SID 2 (5) KLASSIFICERINGSSTRUKTUR 1 STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP Beskrivning För handlingar gällande de förtroendevaldas granskning se verksamhetsområde Styra och fatta beslut Här ingår att administrera revisorskollegiets sammanträden och arbetsplatsträffar. Vidare hanteras interna riktlinjer, rutiner och anvisningar här. 1.2 Planera och följa upp budget samt verksamhet Omfattar att ta fram underlag och fastställa verksamhetsplan, budget samt att upprätta tertialrapportering och bokslut. Även handlingar rörande organisationsförändringar. 1.3 Utveckla verksamheten Avser olika projekt i syfte att utveckla verksamheten, till exempel processkartläggningar. Rutiner och anvisningar för revisionskontoret hanteras här, för planering av respektive granskning se Hantera revision och granskning Granskning av revisorskollegiet, exempelvis årsrapport och revisionsberättelse. 1.5 Besvara remisser Avser hantering av remisser från exempelvis Stockholms stad eller myndigheter. Även remissvar. 2 GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Administrera personal och löner Rekrytera Omfattar att skriva och publicera annons, hantera inkomna ansökningar samt genomföra intervjuer. Även inklusive anställningsavtal och lönebeslut Administrera anställning Avser hantering av frågor knutna till en pågående anställning, till exempel betyg och intyg. Här ingår även att

3 SID 3 (5) hantera uppsägningar och entlediganden Kompetensutveckla Omfattar att anordna eller delta i personalutbildningar. Handlingar rörande de förtroendevaldas utbildning hanteras under Hantera personalsociala frågor Avser hantering av rehabiliteringsutredningar och andra personalsociala ärenden Hantera fysisk och psykisk arbetsmiljö Omfattar arbetsmiljöarbete, skyddsronder, hantering av arbetsskadeanmälningar samt friskvård Administrera löner och pensioner Här ingår att hantera och registrera löneunderlag från anställda respektive arvodesunderlag från de förtroendevalda. Utbetalning sker via stadens gemensamma lönesystem. 2.2 Administrera ekonomi Hantera intäkter Avser hantering av kundfakturor och kundinbetalningar Hantera utgifter Omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor Hantera löpande redovisning Omfattar att hantera kontoplan och att löpande stämma av och redovisa ekonomin. 2.3 Köpa in och upphandla Köpa in och beställa Omfattar att hantera offerter, beställningar av varor och tjänster genom avrop mot stadens ramavtal och även att hantera avtal med anledning av inköp Upphandla i konkurrens Avser egna upphandlingar eller sådana som genomförs centralt eller gemensamt med Stockholms stad. 2.4 Administrera gemensamma funktioner Hantera och förvalta IT och telefoni Här ingår bland annat att hantera behörighetsbeställningar och driftavtal.

4 SID 4 (5) Hantera och redovisa allmänna handlingar Avser hanteringen av registratur och arkiv, arkivredovisning samt utredningar rörande hanteringen av allmänna handlingar. Här ingår även att hantera begäran om utlämnande av allmän handling Hantera lokal- och säkerhetsfrågor Avser hantering av handlingar knutna till lokaler och inventarier. Även handlingar rörande personuppgiftsombud Omvärldsbevaka och kommunicera Omfattar intern information till de anställda. 3. BITRÄDA STADENS REVISORER 3.1 Granska Planera granskning Inklusive projektplaner samt risk och väsentlighetsanalyser. Även uppföljning för ny granskning. Handläggarens individuella planering för varje granskning del av Granska årligen Här avses granskning av bolag, nämnder och stiftelser Granska fördjupat/i projekt Genomföra revisionsprojekt/ och fördjupad granskning Ansvarspröva Här ingår revisionsberättelse och granskningsrapport Granska för gemensam kvalitetssäkring Stadsrevisionens granskningar kvalitetsgranskas årligen som en del av en gemensam kvalitetssäkring Granska intresseorganisationer I nuläget granskas ECAD samt Spårvagnsstäderna. 3.2 Utbilda och informera Intern och extern utbildning samt konferenser av/för de förtroendevalda revisorerna. 3.3 Biträda revisorerna administrativt Hantera sammanträden Revisorerna hanterar en del administrativa funktioner för de förtroendevalda revisorerna. Här

5 SID 5 (5) Biträda i hanterandet av allmänhetens synpunkter och klagomål ingår minnesanteckningar. Synpunkter rörande administrationen hanteras istället under EXTERNA UPPDRAG Uppdrag som ligger utanför arbetet med de förtroendevalda. 4.1 Granska externa projekt Här avses externa projekt som granskas av revisionskontorets revisorer mot ersättning. Exempelvis EU- projekt.