Utdrag ur Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 1 (1) Kommunstyrelsen Utdrag ur Sammanträdesprotokoll Sammanträde med Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Onsdag den 12 oktober 2011 Plats och tid Kommunstyrelsens sessionssal A 287, kl 13:30-14:34 Sekreterare Linda Svahn KS 366 Dnr 2011/540-KS-002 Reviderat reglemente för kommunrevisorerna Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa reviderat förslag till reglemente för Västerås stads revisorer. Ärendebeskrivning Västerås stads revisorer har initierat revidering av gällande reglemente för nämnden i enlighet med det förslag som bifogas ärendet. Kopia till Västerås stads revisorer Rätt utdraget intygar Linda Svahn

2 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Stadsledningskontoret Dnr: 2011/540-KS Chefsjuristen Lena Grapp Telefon: E-post: lena.grapp@vasteras.se Kommunstyrelsen Delges Västerås stads revisorer Revidering av reglemente för Västerås stads revisorer Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa reviderat förslag till reglemente för Västerås stads revisorer Ärende Västerås stads revisorer har initierat revidering av gällande reglemente för nämnden i enlighet med det förslag som bifogas ärendet. Monica Eriksson Stadsdirektör Lena Grapp Chefsjurist ID: tjskriv_reglemente_revisorer_110929

3 Reglemente för Västerås stads revisorer Reglemente för Västerås stads revisorer Kommunfullmäktige beslut den 12 februari 2009 Kommunfullmäktige beslut den 1 Allmänna uppgifter Revisorernas uppgift är att varje år granska den verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden. De granskar och prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna tillräcklig. Revisorerna har också uppgiften att på samma sätt granska verksamheten kommunens företag och förbund genom lekmannarevisorer och revisorer som fullmäktige utser i företaget. 2 Administrativt ansvar Personalansvar Västerås stads revisorer har ansvar för underställd personal. Personuppgiftsansvar Västerås stads revisorer har ansvar för den behandling av personuppgifter som sker i revisionens verksamhet? 1 Allmänna uppgifter Revisorernas uppgift är att varje år granska den verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden. De granskar och prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna tillräcklig. Revisorerna har också uppgiften att på samma sätt granska verksamheten i stadens aktiebolag genom lekmannarevisorer samt förbund genom revisorer som kommunfullmäktige utser i företaget. 2 Administrativt ansvar Personalansvar Västerås stads revisorer har ansvar för anställda medarbetare. Personuppgiftsansvar Västerås stads revisorer har ansvar för den behandling av personuppgifter som sker i revisionens verksamhet.

4 3 Budget Kommunfullmäktiges presidium utgör budgetberedning för revisorernas anslag. 4 Sakkunniga Västerås stads revisorer upphandlar externt sakkunniga biträden till revisionen. Kommunfullmäktige upphandlar auktoriserade revisorer till stadens helägda bolag. Upphandlingarna skall genomföras i en gemensam upphandling och omfatta en mandatperiod. 3 Budget Kommunfullmäktiges presidium utgör budgetberedning för revisorernas anslag. Revisionens räkenskaper och förvaltning granskas av kommunfullmäktiges presidium. 4 Sakkunniga Västerås stads revisorer upphandlar externt sakkunniga biträden till revisionen. Kommunstyrelsen upphandlar auktoriserade revisorer till stadens helägda bolag

5 5 Aktiebolag 5 Aktiebolag Lekmannarevisorernas verksamhet regleras i 10 kap aktiebolagslagen (SFS 2005:551). Till lekmannarevisorer i aktiebolag skall fullmäktige utse någon av de revisorer som valts till revisorer att granska kommunens verksamhet. Mandatperioden skall vara densamma som gäller för aktiebolagets styrelse. Lekmannarevisorerna granskar om respektive aktiebolagsverksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Lekmannarevisorerna biträds av den särskilt upphandlade sakkunniga. Lekmannarevisorernas verksamhet regleras i 10 kap aktiebolagslagen (SFS 2005:551). Till lekmannarevisorer i stadens aktiebolag skall kommunfullmäktige utse någon av de av kommunfullmäktige valda revisorerna. Mandatperioden skall gälla från årsstämma det första året t o m årsstämma det fjärde året. Lekmannarevisorerna granskar om respektive aktiebolagsverksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Lekmannarevisorer skall söka samordna sin granskning med bolagets övriga revisorer och med kommunens revision. Lekmannarevisorn skall efter varje räkenskapsår lämna en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporterna biläggs revisorernas revisionsberättelse till fullmäktige. Kostnaderna för lekmannarevisorernas granskning skall bäras av respektive aktiebolag. Lekmannarevisorerna biträds av den särskilt upphandlade sakkunniga. Lekmannarevisorer skall söka samordna sin granskning med bolagets övriga revisorer och med kommunens revision. Lekmannarevisorn skall efter varje räkenskapsår lämna en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporterna biläggs revisorernas revisionsberättelse till fullmäktige. Kostnaderna för lekmannarevisorernas granskning skall bäras av respektive aktiebolag. 6 Arbetsformer Antal ledamöter och mandatperiod Västerås stads revisorer består av 11 revisorer.

6 Revisorerna väljs från och med den 1 januari året efter det val till fullmäktige ägt rum för granskning av verksamheten under de följande fyra åren. Ordförande och vice ordföranden Kommunfullmäktige skall bland revisorerna utse en ordförande, en vice ordförande och en andre vice ordförande. Ordföranden skall utses inom minoritetens partier. Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller de vice ordförandena kan delta i ett eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får revisorerna utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträden Västerås stads revisorer sammanträder på dag och tid som revisorerna bestämmer. Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträden i granskningsarbetet och till sammanträden i ärenden om sin förvaltning och jäv.. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. kommunfullmäktige ägt rum för granskning av verksamheten under de följande fyra kalenderåren. Revisorernas uppdrag upphör i och med att revisionsberättelse avlämnas för det fjärde året. Ordförande och vice ordföranden Kommunfullmäktige skall bland revisorerna utse en ordförande, en vice ordförande och en andre vice ordförande. Ordföranden skall utses inom minoritetens partier. Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller de två vice ordförandena kan delta i ett eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får revisorerna utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträden Västerås stads revisorer sammanträder på dag och tid som revisorerna bestämmer. Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträden i granskningsarbetet och till sammanträden i ärenden om sin förvaltning och jäv. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. 6 Arbetsformer Antal ledamöter och mandatperiod Västerås stads revisorer består av 11 revisorer. Revisorerna väljs från och med den 1 januari året efter det val till Kallelsen skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet, senast sju dagar före sammanträdesdagen Till sammanträdena får även kallas de sakkunniga och andra experter, som behövs för föredragning eller för att lämna upplysningar.

7 Kallelsen skall åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Om varken ordföranden eller vice ordförandena kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra det. Minnesanteckningar och protokoll Minnesanteckningar skall föras vid revisorernas sammanträden i granskningsarbetet. Protokoll skall föras vid revisorernas sammanträden då de fattar beslut om sin förvaltning och om jäv. En skrivelse i revisorernas namn i granskningsarbetet fordrar att alla revisorer är ense om skrivelsens innehåll. Skrivelsen skall undertecknas av ordföranden och ytterligare en person som revisorerna utser. Protokolljustering Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Revisorerna kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan revisorerna justerar den. Kallelsen skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot samt annan kallad som får närvara vid sammanträdet, senast sju dagar före sammanträdesdagen. Till sammanträdena får även kallas de sakkunniga och andra experter, som behövs för föredragning eller för att lämna upplysningar. Kallelsen skall åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Om varken ordföranden eller vice ordförandena kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra det. Protokoll Protokoll skall föras vid revisorernas sammanträden. En skrivelse i revisorernas namn i granskningsarbetet fordrar att alla revisorer är ense om skrivelsens innehåll. Skrivelsen skall undertecknas av ordföranden och ytterligare en person som revisorerna utser. Protokolljustering Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot inom 7 dagar. Revisorerna kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan revisorerna justerar den.

8 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Delgivning Delgivning med Västerås stads revisorer sker med ordföranden eller med den som efter ett särskilt beslut är behörig att ta emot delgivningar. Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser i Västerås stads revisorers namn skall undertecknas på det sätt revisorerna bestämmer. Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett förvaltningsbeslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Delgivning Delgivning med Västerås stads revisorer sker med ordföranden eller med den som efter ett särskilt beslut är behörig att ta emot delgivningar. Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser i Västerås stads revisorers namn skall undertecknas på det sätt revisorerna bestämmer.