12. Reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun ändring Dnr 2018/6-003

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 22 (59) Kf Ks Reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun ändring Dnr 2018/6-003 Gällande reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun uppdaterades senast av kommunfullmäktige hösten Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har i PM 17 september 2014 redovisat ett underlag för revisionsreglemente. Gällande reglemente i Västerviks kommun överensstämmer i stora delar med SKL:s förslag. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 5 januari 2018 förslag på ändringar i reglementet. Av skrivelsen framgår att revisionen och kommunfullmäktiges presidium enats om det nu redovisade förslaget efter flera möten under hösten Ändringarna är dels mindre uppdateringar med anledning av SKL:s förslag, dels en något förändrad ordning för hanteringen av revisionsrapporter. Enligt förslaget får revisorerna yttrandena över revisionsrapporterna till sig tidigare än i nuvarande ordning. Dessutom föreslås föredragningen av revisionsrapporten ske i fullmäktige i samband med att nämndens/styrelsens svar behandlas, istället för när rapporten har kommit in. Några mindre redaktionella ändringar och förtydliganden har också gjorts. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till ändrat reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun att gälla från den 1 mars Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till ändrat reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun att gälla från den 1 mars Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 27 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 5 januari 2018 (utsänd tidigare) Expedieras till: Kommunens revisorer Samtliga styrelser och nämnder Kommunstyrelsens förvaltning, författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

2 Kanslichef Elisabet Olsson Kommunstyrelsen Reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun ändring Gällande reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun uppdaterades senast av kommunfullmäktige hösten Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har i PM 17 september 2014 redovisat ett underlag för revisionsreglemente. Gällande reglemente i Västerviks kommun överensstämmer i stora delar med SKL:s förslag. Under hösten 2017 har revisionen och kommunfullmäktiges presidium vid flera tillfällen träffats och diskuterat förändringar i reglementet. Det senaste mötet skedde den 4 december Vid det mötet enades revisorerna och kommunfullmäktiges presidium om det nu redovisade förslaget till förändrat reglemente (se bilaga). Ändringarna är dels mindre uppdateringar med anledning av SKL:s förslag, dels en något förändrad ordning för hanteringen av revisionsrapporter. Enligt förslaget får revisorerna yttrandena över revisionsrapporterna till sig tidigare än i nuvarande ordning. Dessutom föreslås föredragningen av revisionsrapporten ske i fullmäktige i samband med att nämndens svar behandlas, istället för när rapporten har kommit in. Några mindre redaktionella ändringar och förtydliganden har också gjorts. Ändringarna är markerade med understrykningar av föreslagna tillägg och genomstrykningar av föreslagna strykningar av text. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till ändrat reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun att gälla från den 1 mars Anders Björlin Kommundirektör Elisabet Olsson Kanslichef F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\färdiga\ reglemente-revisonen-andring-missiv.docx

3 FÖRSLAG TILL ÄNDRING KF:s presidium och revisionen (4) VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING REGLEMENTE FÖR DEN SAMORDNADE REVISIONEN I VÄSTERVIKS KOMMUN ANTAGET AV KOMMUNFULLMÄKTIGE , 18 MED SENASTE ÄNDRING ATT GÄLLA FRÅN Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument för granskning och kontroll av den verksamhet som bedrivs i styrelser, nämnder, fullmäktigeberedningar och företag. Revisionen har en central roll när det gäller att säkerställa insynen i och kontrollen av all verksamhet som kommunen ansvarar för. Den har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Revisionen kan skänka legitimitet och förtroende åt verksamheten, men också vara förmedlare av väsentlig och nödvändig kritik. Med sina insatser kan revisionen också generera bidrag till förbättring och utveckling. Den övergripande revisionsuppgiften i kommuner är att granska om verksamheten följer fullmäktiges beslut och om verksamheten uppnår de politiska målen inom givna ekonomiska ramar. En väsentlig del är att främja arbetet med styrning och kontroll av verksamheten. Att vara revisor och lekmannarevisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. 2 Revisorerna arbetar samfällt med hela granskningsuppdraget. Revisorernas antal och organisation 3 Kommunen har 5 revisorer som efter allmänna val utses av fullmäktige för en mandatperiod. Tre av revisorerna utses från partier som representerar kommunens politiska minoritet. Två revisorer utses från partierna som bildar kommunens politiska majoritet. 4 Kommunfullmäktige väljer ordförande för revisorerna bland de tre revisorerna som är utsedda från kommunens politiska minoritet. Revisorernas vice ordförande utses av kommunfullmäktige bland de två revisorerna från kommunens politiska majoritet.

4 FÖRSLAG TILL ÄNDRING KF:s presidium och revisionen (4) 5 För att främja ett fullt samordnat revisionsarbete väljer fullmäktige samtliga kommunens revisorer till lekmannarevisorer i aktiebolagen. 6 Revisorernas uppdrag är slutfört när de under det femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och avlämnat revisionsberättelsen. Det första året i mandatperioden inleds med dubbla grupper revisorer. Revisorernas uppgifter 7 Utöver lagstadgade uppdrag svarar revisorerna för granskningen av till kommunen lämnade donationsstiftelser. I ärenden som avser och berör revision har revisorerna rätt att yttra sig. Revisionsarbetet ska bedrivas med utgångspunkt från vad som anges i skriften God revisionssed i kommunal verksamhet. Revisorernas ekonomi och förvaltning 8 Revisorernas budget ska beredas av presidiet i kommunfullmäktige senast vid utgången av april månad. 9 De kommunala bolagens del av kostnaderna för den samordnade revisionen regleras i av fullmäktige utfärdade ägardirektiv. Sakkunniga 10 De förtroendevalda revisorerna och lekmannarevisorerna anlitar själva sakkunniga till sin granskning i den omfattning som behövs för att fullgöra granskningen enligt god revisionssed. Vid upphandling tillämpas kommunens upphandlingsregler. Revisorerna och lekmannarevisorerna beslutar själva om upphandling, även för den del som berör den auktoriserade revisionen i bolagen. Bestämmelserna i kommunallagen, aktiebolagslagen och stiftelselagen om revisorernas rätt till upplysningar gäller också de sakkunniga som biträder revisorerna.

5 FÖRSLAG TILL ÄNDRING KF:s presidium och revisionen (4) Revisorernas arbetsformer 11 Ordföranden kallar revisorerna till sammanträden i granskningsarbetet och till sammanträden i ärenden om sin förvaltning och om jäv. Ordföranden får kalla även sakkunniga och andra experter samt förtroendevalda i fullmäktigeberedningar och nämnder. Riktlinjer (arbetsordning) för revisorernas arbete utöver detta reglemente fastställs av revisorerna. 12 Minnesanteckningar ska föras vid revisorernas sammanträden i granskningsarbetet. En skrivelse i revisorernas namn i granskningsarbetet fordrar att alla revisorer är ense om skrivelsens innehåll. Skrivelsen ska undertecknas av ordföranden och av ytterligare en person som revisorerna utser. 13 De beslut som revisorerna fattar om sin förvaltning och om jäv ska tas upp i protokoll. Protokollet justeras av ordföranden och en annan revisor. Revisorerna kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan revisorerna justerar den. Revisionsberättelse, granskningsrapporter och revisionsrapporter 14 Revisionsberättelsen lämnas till fullmäktige senast två veckor dagen före utskicket till det sammanträde vid vilket årsredovisningen ska behandlas. Till revisionsberättelsen ska fogas de sakkunnigas rapporter och granskningsrapporter från lekmannarevisorer i kommunens aktiebolag. Granskningsrapporter från lekmannarevisorerna ska lämnas till bolagens styrelser senast två veckor före bolagsstämman. Revisorernas utlåtande om delårsrapport ska lämnas till fullmäktige senast två veckor dagen före utskicket till det sammanträde vid vilket delårsrapporten ska behandlas i fullmäktige. Revisorerna ska för koncernövergripande granskning lämna rapporter till kommunfullmäktige. I missivet ska revisorerna lämna förslag till handläggning. Rapporten ska dessförinnan vara sakgranskad av berörda tjänstemän samt föredragits inför berörd nämnds eller bolags presidium. Nämndernas och bolagens yttranden över rapporterna bereds av kommunstyrelsen inför beslut i kommunfullmäktige.

6 FÖRSLAG TILL ÄNDRING KF:s presidium och revisionen (4) Revisorerna redovisar löpande resultatet av sin granskning till fullmäktige. De sakkunnigas revisionsrapporter och revisorernas bedömningar lämnas till fullmäktiges presidium och granskad nämnd/styrelse så snart en granskning är genomförd. Revisionsrapporterna ska dessförinnan ha sakgranskats av berörda tjänstemän samt föredragits inför berörd nämnds eller bolags presidium. Fullmäktiges presidium svarar för vidare spridning till fullmäktiges ledamöter och ersättare. Granskad nämnd/styrelse behandlar revisionsrapporten och lämnar ett yttrande till revisorerna. Revisorerna överlämnar nämndens yttrande och revisionsrapporten till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bereder ärendet inför behandling i fullmäktige. När revisionsrapporten gäller kommunstyrelsens verksamhet ska kommunstyrelsens yttrande lämnas till revisorerna i samband med att ärendet går vidare till fullmäktige. Vid behandling av revisionsrapporten i fullmäktige föredras revisionsrapporten av revisorerna och/eller de sakkunniga. Revisorernas arkiv 15 För vården av revisorernas arkiv gäller bestämmelserna i arkivlagen och i av fullmäktige fastställt arkivreglemente.