BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Nämnd. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Stockholms stadsarkiv.

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2011:2 DNR /11 SID 1 (5) Stockholms stadsarkiv BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Nämnd Kulturnämnden Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Stockholms stadsarkiv. Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 SID 2 (5) Reviderad Reviderad STADSARKIVETS KLASSIFICERINGSSTRUKTUR 1. STYRA OCH PLANERA VERKSAMHETEN 1.1 Fatta politiska beslut 1.2 Process för integrerat system för ledning och uppföljning 1.3 Leda och följa upp landsarkivuppdraget 1.4 Organisera och fördela arbete och ansvar 1.5 Samverka med personalen 1.6 Avge yttranden 1.7 Granskas av revision 1.8 Hantera synpunkter 1.9 Hålla årlig löneöversyn 1.10 Utveckla personalens kompetens Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete 1.12 Förhandla enligt medbestämmandelagen 2. GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Hantera stadsarkivets allmänna handlingar Diarieföra Redovisa allmänna handlingar Gallra allmänna handlingar Upphörd Kontrollera personuppgiftsbehandlingar 2.2 Sköta stadsarkivets lokaler Administrera tillträde till lokalerna Bevaka lokalerna Åtgärda fel i lokalerna Utreda lokalutnyttjande Planera om- och nybyggnad 2.3 Administrera IT Säkerställa stadsarkivets digitala information Tillhandahålla programvara Tillhandahålla telefoni

3 SID 3 (5) 2.4 Administrera ekonomi Hantera leverantörsfakturor Fakturera kund Redovisa ekonomi Hantera krav och avskrivningar Rekvirera medel Hantera försäljning 2.5 Administrera lön Upphörd , flyttad till Betala ut lön Upphörd , flyttad till Administrera personal Rehabilitera Anställa Avsluta anställning Utreda övertalighet Räkna ut tjänstepension Hantera arbetsskadeanmälan Registrera arbetstid Hantera disciplinpåföljd Hantera bisyssla Administrera lön 2.7 Kommunicera Förvalta och utveckla stadsarkivets webbplats Förvalta och utveckla stadsarkivets intranät 2.8 Upphandla och köpa in Upphandla Köpa in (direktupphandling) 3. FÖRVARA ARKIV 3.1 Ta emot arkiv Ta emot analoga handlingar Ta emot digitala handlingar 3.2 Gallra arkiv 3.3 Vårda arkiv 3.4 Långtidslagra digitala arkiv Upphörd Överlämna arkiv 3.6 Äga och förvalta e-arkiv Stockholm

4 SID 4 (5) Bedriva förvaltningsstyrning Sköta drift och support Utveckla 4. TILLHANDAHÅLLA ARKIV 4.1 Lämna ut analoga handlingar ur arkiv 4.2 Låna ut arkiv 4.3 Låna in arkiv 4.4 Lämna ut digitala handlingar (Utfåendeprocessen) 5. SPRIDA KUNSKAP OM ARKIV 5.1 Arrangera visningar 5.2 Ge råd om arkivanvändning 5.3 Besvara fråga om arkivanvändning Upphörd Marknadsföra stadsarkivets publikationer 5.5 Forska i arkiv 5.6 Arrangera utställningar 6. UNDERLÄTTA TILLGÅNGEN TILL ARKIV 6.1 Digitalisera arkiv 6.2 Skapa sökregister till arkivhandlingar 6.3 Ordna och förteckna arkiv 6.4 Publicera arkivhandlingar 7. ARBETSTRÄNA Upphörd Arbetsträna Upphörd BEDRIVA BIBLIOTEKSVERKSAMHET 8.1 Förse stadsarkivet med litteratur och tidskrifter 8.2 Låna ut litteratur och tidskrifter 8.3 Låna in litteratur och tidskrifter från andra institutioner 8.4 Vårda litteratur och tidskrifter 9. ARBETA FÖR GOD ARKIVHANTERING 9.1 Utarbeta arkivregler och riktlinjer 9.2 Avgöra arkivmyndighet Upphörd Inspektera myndigheter 9.4 Besluta enligt arkivförfattningarna 9.5 Ge råd om arkivhantering 9.6 Undervisa om arkivhantering 9.7 Ta fram handledningar om arkivhantering

5 SID 5 (5) 10. UTBILDA OM DATORANVÄNDNING Upphörd Utbilda om datoranvändning Upphörd