Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Transkript

1 Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

2 och består av.. Arkivet är Myndighetens allmänna handlingar och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 TF, om myndigheten beslutar att de ska arkiveras. pappershandlingar, ljudinspelningar, film, fotografier, kartor, ritningar, e-post, sms, facebookinlägg, twitterinlägg, blogginlägg, modeller, burkar med sten och grus m.m.

3 .som förvaras på..papper, ritfilm, mikrofilm, videoband, kassettband, disketter, cdskivor, USB-minnen, servrar, lokalt på datorn, hemmakataloger, intranät, webbsidor, molntjänster m.m. och kräver verksamhetssystem, godkända arkivlokaler, närarkiv, arkivhyllor, hängmappsystem, arkivskåp, kart- och ritningsskåp, mappar, aktomslag, arkivkartonger, serverutrymme, IT-stöd, avtal om informationsägandet, kvalificerad arkivpersonal, ekonomiska resurser över tid, gallringsutredningar, leveransutredningar, konverteringar, upphandling av nya system m.m

4 Arkiven bildas när en handling (information) inkommit, färdigställts eller tagits om hand för arkivering. Arkiven ska enligt lag hanteras under hela den tid informationen behövs för rättskipning, förvaltning eller forskning.

5 Vad säger lagen? Myndigheten ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar. Myndigheten ska underlätta sökandet efter allmänna handlingar.

6 Dagens arkivboxar, pärmar och närarkiv.. Exempel: Procapita 6 databaser (per kommun) innehåller allt ifrån 4-54 tabeller med tusentals rader vardera. Vid en konvertering till ett nytt system måste varje tabell mappas upp för att vara sökbar i det nya systemet. Itsam har idag en databaser i varierande storlekar och komplexitet. Vi vet inte hur många av dem som innehåller information som behöver bevaras för framtiden. Vi vet inte om det går att få ut informationen ur alla system i läsbar form (papper eller digitalt), vilket offentlighetslagstiftningen kräver. För att utreda detta krävs tid, resurser och kompetens. Samverkan med andra är nödvändigt!

7 Vem äger informationen? Medborgare Myndigheter Företag Leverans utifrån dokumenthanteringsplan Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Arkivpaket Slutarkiv

8 Med ägande kommer ansvar. Myndigheten Arkivmyndigheten Arkivbildning Förvaring Skydd och vård Arkivbeskrivning Dokumenthanteringsplan Rensning och gallring Tillhandahållande Utlån Regelgivning Förvaring Förtecknande Skydd och vård Tillhandahållande Utlån Levandegörande Tillsyn Riktlinjer Rådgivning Utbildning Strategiskt arbete Omvärldsbevakning

9 För att säkerställa tillgången till vår information över tid krävs styrning och resurser. Resursplanering Informationssäkerhetsplanering Kompetensplanering Tydlig ansvarsfördelning Informationsstyrning Det innebär att vi måste tänka på bevarande framåt långt framåt. Men vi måste också ha fungerande rutiner och funktioner för gallring av information

10 Öppet arkivinformationssystem OAIS Förbereda leverans Planera bevarande Uttag Hantera data Leveranspaket Distributionspaket Ta emot Komma åt Mappning PRODUCENT Paketering Arkivpaket Arkivpaket Hantera lagring KONSUMENT Administrera LEDNING Fritt efter CCSDS, Reference Model for an Open Archival Information (OAIS), 2002

11 Arkivering kräver mycket dokumentation för att säkerställa tillgången till (och förståelsen av) innehållet över tid.

12 För och nackdelar med pappersarkiv Beprövad metod. Kan läsas direkt utan hjälpmedel. Om de hanteras rätt är de hållbara över tid. Inga väl fungerande rutiner idag. Dålig sökbarhet. Tid- och resurskrävande vid utskrift, paketering och arkivering. Kräver att rätt material används av alla. Tungt och utrymmeskrävande. Kräver stora, dyra och särskilt utformade lokaler för att kunna bevaras över tid.

13 För och nackdelar med digitala arkiv Vi arbetar redan digitalt. Vi slipper utskrifter Vi behöver inte bygga nya arkivlokaler. God sökbarhet. Om informationen hanteras rätt är den hållbar över tid. Inga väl fungerande rutiner idag. Kräver goda kunskaper om hur verksamhetssystemen och informationshanteringen fungerar. Kräver särskilt utformade lokaler och tekniska lösningar för att kunna bevaras över tid.

14 Vår digitala information = något vi måste förhålla oss till! Mängden digital information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återskapa, återställa, och leta efter information som är försvunnen. Stora delar av den information vi producerar är oåtkomlig för andra.

15 Strategi för elektroniskt bevarande Det är informationen som bevaras, inte IT-systemet med dess funktioner. Redan när ett digitalt system införs krävs förberedelse för Inskanning av pappershandlingar. Konvertering av elektroniska handlingar till det format som krävs för långtidslagring. Gallring av pappershandlingar som skannats och elektroniska handlingar som konverterats. Export av data funktionalitet m.m. Bevarande av information ska vara oberoende av särskild utrustning, programvara eller leverantör.

16 Informationskartläggning Kom ihåg! Återanvända information från slutarkiv Kravställa verksamhetssystem Det tekniska systemet för långsiktigt digitalt bevarande är ett verksamhetssystem precis som alla andra. Tydlig kravställning, väl fungerande verksamhetssystem och tydliga och väl kommunicerade rutiner för myndigheternas dokument- och ärendehantering skapar förutsättningar för en väl fungerande arkivfunktion för framtiden. Ta emot, packa upp och tillföra slutarkiv Mappa mot arkivspecifikation och paketera Avställa information från verksamhetssystem Förvalta verksamhetssystem Införa verksamhetssystem

17 Vem är då slutligen ansvarig för arkivinformationen? Styrande dokument Alla som arbetar inom offentlig verksamhet (politiker, tjänstemän och andra medarbetare) skapar arkiven och har ett lagstadgat gemensamt ansvar för den information som skapas. De arbetande analoga och digitala arkiven är en verksamhetsfråga inte en arkivfråga. Tekniska stödsystem (E)-arkiv Organisation Arkivarien har en rådgivande och stödjande funktion i arkivfrågor men inga resurser eller mandat för att besluta i arkivfrågor. Det är ett politiskt ansvar. Personal Lokaler Ekonomi Ytterst ansvarig för arkivfrågan är kommunens arkivmyndighet. Det är de som ansvarar för att det finns resurser nog för att uppfylla offentlighetslagstiftningens krav.

18 Alla arkivlösningar kostar pengar!!!! Oavsett hur kommunen beslutar att hantera och bevara sin information kommer det att innebära kostnader. Analoga arkiv kostar i personal som ska registrera, handlägga, ordna sökregister, hantera utskrifterna, ordna upp, packa, leverera, ställa upp på plats och förteckna arkivhandlingarna (i verksamheterna och i slutarkivet). Därutöver tillkommer kostnader för skrivare, papper, toner, arkivutrymme, arkivinredning, arkivboxar, etiketter m.m. Digitala arkiv kostar i personal som registrerar, handlägger, förbereder och hanterar leveranser, personal i slutarkivet som tar emot, kontrollerar och förtecknar, system för långsiktigt bevarande, support, serverutrymme, lokaler, it-stöd, m.m.