Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Transkript

1 Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.2 Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING

2 Inledning... 2 Legala krav... 2 Arkivbeskrivningens upplägg och innehåll... 2 Ansvarsfördelning... 3 Uppdatering, arkivering och leverans

3 Inledning Varje myndighet 1 ska enligt arkivlagen och Region Skånes arkivreglemente redovisa sitt arkiv i en arkivbeskrivning och i en systematisk arkivförteckning. Tillsammans utgör dessa dokument myndighetens arkivredovisning som i första hand finns för att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen är ett nödvändigt hjälpmedel för återsökning av information både på kort och på lång sikt. För myndighetens egna tjänstemän som idag har tillräckliga kunskaper för att själva söka efter den information de behöver kan kraven på arkivredovisning tyckas onödig. Men på längre sikt, när dagens informationssystem ersatts av andra, när personalen med kunskap om verksamheten slutat och myndigheten kanske upphört, är arkivbeskrivningar och arkivförteckningar oftast de enda verktyg som återstår för att orientera sig i det arkiv som härrör från verksamheten. Legala krav I arkivlagen (1990:782) 6 framgår att myndigheten som en del i arkivvården ska upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Enligt Region Skånes arkivreglemente 6 ska myndighetens arkiv redovisas i en arkivbeskrivning som visar myndighetens arbetsuppgifter och organisation, förändringar som är av betydelse ur arkivsynpunkt samt arkivvårdens organisation inklusive principer för bevarande och gallring. Ett krav på beskrivning av myndigheternas allmänna handlingar oberoende av medium finns även i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Arkivbeskrivningens upplägg och innehåll För att arkivbeskrivningen ska ge en så heltäckande bild av Region Skånes verksamhet som möjligt ska den upprättas på två nivåer; på förvaltningsnivå och på en verksamhetsnivå. Den senare kan till exempel upprättas för en enhet eller ett verksamhetsområde. Vilken nivå arkivbeskrivningen ska upprättas på avgörs av arkivansvarig. På förvaltningsnivå ska en övergripande bild av organisationen ges. Här ska tidpunkt för förvaltningens tillkomst och eventuella upphörande framgå samt hur organisationen sett ut 1 Med myndighet avses fullmäktige och deras revisorer, regionstyrelsen, övriga nämnder och styrelser med underställda förvaltningar samt andra organ med självständig ställning. 2

4 och utvecklats. Förvaltningens verksamhetsområde ska beskrivas liksom kopplingen till regionens politiska styre och de bestämmelser som styr verksamheten. När det gäller specifika arkivfrågor ska förvaltningens eventuella strategier för informationshantering beskrivas liksom hur den interna arkivorganisationen ser ut. Här ska även anges om förvaltningen förvarar arkiv hos sig utöver sina egna. Arkivbeskrivningen som upprättas på verksamhetsnivå ska ge en bild av den specifika verksamhetens organisation; från dess bildande fram till idag. Här ska viktigare typer av handlingar som tillhör verksamheten beskrivas. Det ska framgå var handlingarna förvaras; om de finns i ett närarkiv, ett arkivskåp, på en server osv. Den eventuella kopplingen mellan handlingarna och de IT-stöd som enheten använder ska även den framgå här. Då arkivbeskrivningen ska fungera för att förenkla för allmänheten att ta del av allmänna handlingar är det viktigt att det här framgår vilka sökvägar som finns in i materialet. Exempel på sådana sökvägar kan vara en arkivförteckning, ett diarium eller olika register som upprättats. Av samma anledning ska här anges vilka hinder, i form av sekretessbestämmelser, som eventuellt finns för att få ta del av materialet. Till arkivbeskrivningen ska man i framtiden kunna gå tillbaka för att få en förklaring till varför viss information bevarats medan annan gallrats. Därför bör en hänvisning finnas till den bevarande- och gallringsplan som används i verksamheten. Om det finns gallringsbeslut eller liknande utöver bevarande- och gallringsplanen som tillämpats ska även det anges liksom om material förstörts eller försvunnit på annat sätt, genom exempelvis brand, fuktskador eller datahaveri. Slutligen ska arkivbeskrivningen på verksamhetsnivå innehålla uppgift om tidigare leveranser till Regionarkivet eller RS earkiv samt om material tagits över av en annan verksamhet och därmed förvaras utanför verksamheten. Vid upprättande av arkivbeskrivning på förvaltningsnivå och på verksamhetsnivå används respektive mall. För mindre förvaltningar används en kombinerad mall. Ansvarsfördelning Ansvaret för upprättandet av arkivbeskrivningen delas av arkivansvarig och arkivredogörare. Arkivansvarig upprättar arkivbeskrivningen på förvaltningsnivå och ansvarar dessutom för att samla de beskrivningar på verksamhetsnivå som hör till den aktuella förvaltningen. Det är även arkivansvarigs uppgift att se till att arkivbeskrivningen i sin helhet blir tillgänglig för allmänheten. Det är arkivredogörarens uppgift att upprätta arkivbeskrivning för den egna verksamheten. 3

5 Uppdatering, arkivering och leverans En arkivbeskrivning ska hållas aktuell och uppdateras vid förändring. Minst en gång per år ska den ses över och justeras. Då syftet med arkivbeskrivningen är att allmänhet och forskare i framtiden ska kunna gå tillbaka till den för att förstå och kunna ta del av myndighetens arkiv ska arkivbeskrivningens samtliga versioner bevaras och arkiveras. En ny version av arkivbeskrivningen ska upprättas varje år. Denna ska sedan diarieföras och en kopia skickas till Regionarkivet för kännedom. 4