Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

Transkript

1 Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Filnamn:begrepp_P1.1-0 Förstudie e-arkiv Mall från Tieto PPS (ME004, 3.2.0) Anna Danielsson Sida: 1 (5)

2 Begreppslistan har tagits fram som en del av begreppsmodelleringen avseende förstudie e- arkiv. Listan syftar till att beskriva de viktigaste begreppen inom arkivering. I tillhörande begreppsmodell visas hur begreppen förhåller sig till varandra. Begrepp Definition Förklaring Allmän handling Handling som är förvarad och inkommen eller upprättad Allmän handling som är hemlig Allmän handling som är offentlig Användbar Arbetsmaterial Arkiv Arkivansvarig Arkivbildning Arkivbeskrivning Arkivering Arkivlokal Arkivorganisation Arkivsamordnare Handling som är förvarad och inkommen eller upprättad och bedöms hemlig Handling som är förvarad och inkommen eller upprättad och inte bedöms hemlig En handling är användbar om den kan lokaliseras, hämtas fram, visas och tolkas vid upprepade tillfällen. Handlingar som inte uppnått status som allmän handling. Handlingar i myndighetens verksamhet som myndigheten beslutar om att ta hand om för arkivering. Den som ansvarar för arkivbildning enligt rektors delegation. En pågående process varigenom ett arkiv växer fram Visar hur arkivet är organiserat och ger överblick över myndighetens arkiv. Innebär att handlingar samlas in, ordnas och förtecknas på ett strukturerat sätt för förvaring i system för bevarande eller i arkivlokal. Fysisk lokal för förvaring av arkiverade handlingar Ansvar, roller och bemanning för myndighetens arkivhantering Funktion som utgör enhetens kontaktperson i arkivfrågor och som har att tillse enhetens grundläggande ordning avseende sina handlingar samt koordinera enhetens arkivhantering. Autenticitet Äkthet. Filnamn:begrepp_P1.1-0 Sida: 2 (5)

3 Bevarande Bevarandeformat Data Datahanteringsplan Diarium Aktivt handlande som syftar till att information ska kunna läsas och uppfattas över tid. Format som används för arkivändamål (långtidsbevarande) för att säkerställa att information ska kunna läsas och uppfattas över tid Data utan kontext även benämnt rådata Beskrivning av hanteringen av data i ett forskningsprojekt såväl under forskningsprojektets gång som efter att forskningsprojektets avslut Register över en myndighets allmänna handlingar Kraven i OSL på registrering: 1. datum 2. beteckning 3. handlingens avsändare/mottagare 4. i korthet vad handlingen rör. Diarienummer Digital handling Dokumenthantering E-arkiv Elektronisk handling Gallring Handling Ett ärendes unika beteckning Samma som elektronisk handling. En systematisk hantering av en handling under dess livscykel Elektronisk delmängd av arkiv Handling i elektronisk form, fäst på elektronisk bärare, se informationsbärare Förstöra allmän handling eller uppgift i allmän handling. Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Eller e-handling. Information Data i en kontext Informationsbärare Medium där informationen är fäst Exempel: Papper, databaser, filer Filnamn:begrepp_P1.1-0 Sida: 3 (5)

4 Informationsklassning Värdering av information med hjälp av följande attribut: konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet spårbarhet, Information klassificeras i termer av dess värde, legala krav, känslighet och betydelse för organisationen. Ansvarig för informationsklassningen är informationsägaren. Informationsklassning ska säkerställa att informationen erhåller en lämplig skyddsnivå. Som hjälp används kriterierna konfidentialitet, riktighet, spårbarhet och tillgänglighet. Informationskvalitet Informationssäkerhet Värdering av information med hjälp av följande attribut: äkthet tillförlitlighet integritet användbarhet Administrativ och teknisk förmåga att upprätthålla önskad konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet spårbarhet avseende information och informationstillgångar. Informationsägare (dokumentägare) Inkommen handling Integritet Utfärdare och eller fastställare av viss information och som svarar för att informationen är riktig och tillförlitlig. En handling som har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda Att en handling är fullständig och att det går att säkerställa att den inte har blivit ändrad. Håller på att revidera, kan komma ny definition Filnamn:begrepp_P1.1-0 Sida: 4 (5)

5 Konfidentialitet Att informationen inte får göras tillgänglig eller avslöjas för obehöriga. Skyddsvärd Metadata Data om data. Tilläggsinformation som gör information sökbar och används för att säkerställa datas kontext, informationskvalitetoch informationssäkerhetsaspekter OSL RA-FS Register Registrering Riktighet Spårbarhet System för bevarande TF Tillförlitlighet Tillgänglighet Uppgift Upprättad handling Offentlighets- och sekretesslagen Riksarkivets författningssamling Ett sätt att systematisera relationer mellan data. Diarium är en typ av register Tillföra uppgifter i ett register Att informationen inte ska kunna förändras och förvanskas av misstag eller av någon obehörig. Med spårbarhet avses att skapandet och förändringar av information skall kunna härledas till den som gjort det. IT-system som används för att säkerställa bevarandet av elektroniska handlingar Tryckfrihetsförordningen En handling är tillförlitlig när innehållet korrekt speglar de transaktioner, aktiviteter och omständigheter som uttrycks Att informationen ska finnas till hands för behöriga användare då den behövs. Se information En handling som sänts iväg till någon utanför myndigheten, eller handling, vars ärende har slutbehandlats, eller handling som har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts I arbetet har arbetsgruppen tagit ställning till gällande lagstiftning och tillämpningsbara standarder såsom; tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlag och arkivförordning, Riksarkivets föresktifter, ISO , ISO samt vid GU interna styrdokument som Delegationsordning V 2014/764, Arkivorganisation V 2014/173, Strategi för bevarande av elektroniska handlingar V 2014/375 samt Regler för IT-säkerhet V 2013/414 Filnamn:begrepp_P1.1-0 Sida: 5 (5)