Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern

Transkript

1 Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Diarienummer 480/ Fastställt av KF Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Detta dokument har försetts med ett tillfälligt försättsblad

2 1(4) Strategi för dokument- och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Utfärdad av kommunfullmäktige Tillämpningsområde Denna strategi gäller för myndigheter i Sundsvalls kommunkoncern ( kommunen ). Med myndigheter avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer och andra kommunala organ med självständig ställning samt kommunalförbund i vilka Sundsvalls kommun har majoritet. Med myndigheter avses även bolag, stiftelser m m där Sundsvalls kommun genom aktieinnehav eller på annat sätt utövar ett rättsligt bestämmande inflytande enl 1 kap. 9 sekretesslagen (1980:100). 2 Ändamål Ändamålet med dokument- och arkivhantering är att 1. garantera att organisationen kan skapa och vidmakthålla dokument som är autentiska och tillförlitliga, har bevarad integritet och är användbara 2. befrämja effektivitet och kvalitet i de verksamhetsprocesser som bedrivs i kommunen 3. stödja kommunens informationsförsörjning samt 4. bevara, vårda och tillgängliggöra dokumentation om beslut och verksamheter i kommunen på ett sätt som tillgodoser rätten enligt tryckfrihetsförordningen att ta del av allmänna handlingar skyddet för allmänna handlingar som en del av det nationella kulturarvet behovet av information för rättskipningen och förvaltningen forskningens behov. 3 Policy Dokumenthanteringen är en viktig stödprocess. Dokumenthanteringsprocessen ska utvecklas så att den befrämjar en heldigital ärende- och dokumenthantering som tillgodoser kraven på verksamhetsanpassning, legala krav, transparens, tillgänglighet och informationssäkerhet på kort och lång sikt. Kommunala nämnders och företags arkiv är en del av det lokala och nationella kulturarvet.

3 2 Det digitala nätverket ska användas för att förbättra tillgängligheten till kommunens arkivmässiga kulturarv. Riktlinjer för kommunens dokument- och arkivhantering ska vara anpassade till svensk och internationell standard liksom till svensk lag. 4 Riktlinjer 4.1 Ändamål, policy och riktlinjer Kommunen skall ha en beslutad strategi som redovisar ändamål, policy och riktlinjer för dokument- och arkivhanteringen. Strategin ska kommuniceras i hela kommunen och följas upp regelbundet. 4.2 Regler om hantering av allmänna handlingar För att ge närmare anvisningar om tillämpningen av denna strategi ska särskilda regler utfärdas. Regler ska innefatta Ansvar, roller och organisation Verksamhetsbeskrivning och dokumentplanering Upprättande och gallring av allmänna handlingar Avgränsning och registrering av allmänna handlingar Arkivering Redovisning av arkiv Långtidsförvaltning av allmänna handlingar Utlämnande av allmänna handlingar, sekretess, hantering av personuppgifter Utlån av allmänna handlingar Uppföljning av riktlinjer för dokument- och arkivhantering Reglerna ska baseras på svensk och internationell standard liksom svensk lag. 4.3 Roll- och ansvarsfördelning Strategi enl p 3.1 fastställs av kommunfullmäktige och gäller Sundsvalls kommunkoncern. Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern ska för att träda i kraft fastställas av kommunfullmäktige. För tid därefter bemyndigas kommunstyrelsen i egenskap av arkivmyndighet att besluta om de ändringar i reglerna som vid varje tidpunkt anses erforderliga. Arkivmyndigheten bemyndigas att i dessa regler även införa sådana befogenheter för arkivmyndigheten som framgår av svensk lag. Reglerna ska tydligt beskriva hur dokument- och arkivhanteringen i övrigt är organiserad, hur ansvar för olika moment är fördelat och vem som fattar beslut. Roll- och ansvarsfördelningen inom dokument- och arkivhanteringen ska vara tydlig och kommunicerad genom hela organisationen.

4 3 4.4 Verksamhet och dokumentation Verksamhetsansvariga ska regelbundet bedöma i vilken utsträckning processer och aktiviteter behöver dokumenteras och om dokumentationen till volym och innehåll är tillräcklig för att tillgodose verksamhetens behov. Krav på dokumentation kan även följa av lag. Kraven kan avse vilka dokument och data som ska upprättas, vilka metadata som behöver användas, hur dokumentationen ska hanteras på kort och lång sikt, vilka handlingar som kan gallras samt hur elektroniska arkiv ska vara organiserade. Bedömningen ska baseras på analyser av förvaltningars och bolags uppdrag, funktioner och processer. Metoder för och resultat från verksamhetsanalyser ska i möjligaste mån samordnas med motsvarande arbeten för verksamhetsutveckling, kvalitetsarbeten, informationssäkerhetsanalyser etc. 4.5 Åtgärder för dokumentkvalitet Administrativa ordningar, elektroniska system och metadata ska organiseras på ett sätt som främjar dokumentationens autenticitet, tillförlitlighet och integritet liksom dess användbarhet över tid. Val av teknik och metoder för autentisering och bevarande av autentiska dokument ska ske med hänsyn till 1. verksamhetens behov av information för drift av processer och verifiering av beslut och åtgärder 2. kvardröjande rättsverkan hos dokument 3. allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar 4. forskningens behov Hanteringen av elektroniskt underskrivna handlingar ska grundas på lagstiftning och gällande standarder. 4.6 Anpassning till krav på informationsförsörjning och informationssäkerhet System för dokument- och arkivhantering ska harmoniseras med policy och regler för informationssäkerheten. 4.7 Arkivering Metoder och tekniker för överföring till miljöer för långtidslagring av information och digital arkivering ska utformas så att de bevarar handlingarnas autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet. 4.8 Arkivförvaring Allmänna handlingar ska förvaras säkert och under reglerat ansvar även i sammanhang där handlingarna förvaras på olika platser och hos externa tjänsteleverantörer (distribuerad förvaltning). Metadata som stöder en säker och dokumenterad långtidsförvaring ska användas. Konvertering, migrering och andra åtgärder som vidtas för klara långsiktiga förvaringsbehov

5 4 ska utformas så att de bevarar handlingarnas autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet. 4.9 Återanvändning och tillgängliggörande Metoder för återsökning och återvinning av lagrad information ska utvecklas på ett sätt som stödjer tillgänglighet, öppenhet och transparens Arkivredovisning Metoder och system för redovisning av allmänna handlingar ska i möjligaste mån baseras på standarder och lagstiftning och enligt praxis som etableras i främst den kommunala sektorn.