PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD

Transkript

1 FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK SID Ks 90/ Ks 26 1 PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD Dokument Plan för tillsyn av arkivvård Version 1. Fastställd av Kommunstyrelsen Datum Version 1. Dokumentansvarig/processägare Kommunledningsförvaltningen, kommunkansliet Övrig info

2 2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING RÄTTSLIGA KRAV Rättsliga krav och icke-rättsliga åtaganden Arkivmyndighet Arkiv och arkivvård ORGANISATION OCH ANSVAR Arkivmyndighetens ansvar Juridiska personers ansvar Kommunledningsförvaltningens ansvar TILLSYNSOMRÅDEN Informationsförvaltningens faser och olika perspektiv Ansvar och organisation Framställning och hantering av handlingar Arkivredovisning Arkivlokaler UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING... 9 REFERENSER BILAGA Checklista för tillsyn

3 3 1. INLEDNING Tillsynen för arkivvård inom offentlig sektor skiljer sig åt när det gäller statliga respektive kommunala myndigheters arkiv. Riksarkivet blev ett självständigt organ år 1878 och har allt sedan dess haft en tillsynsfunktion gentemot de statliga myndigheterna. Allt sedan kommunerna tillkomst 1863 har de varit självständiga i förhållande till Riksarkivet (Geijer, Lenberg, Lövblad, 2013). Denna plan reglerar tillsynen för arkivvård i Härjedalens kommun. Planen gäller för kommunens myndigheter, kommunens revisorer samt för andra kommunala organ med självständig ställning. Planen ska även tillämpas för kommunens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. Bestämmelsen ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande. Inom offentlig förvaltning pågår ett kontinuerligt utvecklingsarbete för att möta politiska mål vad gäller e-förvaltning i vilket elektronisk informationshantering är en förutsättning, se t ex statliga digitala agendan (Regeringskansliet, 2011) samt strategi för e-samhället och handlingsplan för e-samhället (Sveriges kommuner och landsting, 2011, 2013). Interna och externa krav på uppföljning och kontroll kräver att organisationen har tillgång till information över tid. För att kunna planera och upprätthålla en god informationsförvaltning krävs åtgärder för att hantera risker, förhindra oönskade effekter och förverkliga förbättringsmöjligheter. En god informationsförvaltning och därmed god arkivvård representeras av att informationen är tillförlitlig, autentisk samt tillgänglig så länge behov finns. Denna plan syftar till att beskriva hur tillsyn av arkivvården kan och bör utföras för att tillgodose detta. Tillsyn av arkivvård kan vara informerande, rådgivande men även tvingande. Det sker antingen skriftligt eller genom besök hos aktuell myndighet där genomgång i delar eller i sin helhet kan genomföras. Det underlag för tillsyn som redovisas i bilagan Checklista för inspektion är utformat med stöd av lagstiftningens krav och Riksarkivets föreskrifter för statliga myndigheter (RA-FS), som är att betrakta som rådgivande gentemot kommuner. Planen inleds med en överblick över rättsliga krav och internt regelverk, följt av en redovisning av organisation och ansvar för genomförande samt en beskrivning över tillsynsområden. Planen avslutas med en redovisning över hur uppföljning och rapportering kan ske. En checklista att användas som stöd för tillsynsarbetet är bifogad som bilaga. En översyn av planen skall ske årligen av kommunkansliet. Eventuella revideringar av planen antas av kommunstyrelsen. 2. RÄTTSLIGA KRAV 2.1 Rättsliga krav och icke-rättsliga åtaganden De rättsliga kraven omfattar de krav som har med skapande och styrning av allmänna handlingar (se avsnitt 2.3 arkiv och arkivvård). Rättsliga krav återfinns i författningar och rättspraxis, inklusive interna regelverk samt fördrag och andra styrmedel som det finns

4 4 juridisk skyldighet att efterleva. Andra krav omfattar icke-rättsliga frivilliga åtaganden, t ex bästa praxis, internationella standarder samt identifierbara förväntningar från samhället så som god styrning, reglering och transparens i beslutsfattande. Utöver detta finns det internt regelverk i form av riktlinjer för hantering av arkiv, dokumenthanteringsplaner samt arkivbeskrivningar. 2.2 Arkivmyndighet Arkivlagen (SFS 1990:782, 7) stipulerar att det i varje kommun ska finnas en särskild arkivmyndighet. I Härjedalens kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet (KF 41/1992). Den kommunala arkivmyndigheten ska se till att sådana juridiska personer som avses inledningsvis fullgör sina skyldigheter enligt 3 6 arkivlagen (se även 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen SFS 2009:400). Förutom att förvara och vårda arkiv som arkivmyndigheten övertagit till följd av lag eller efter överenskommelse skall arkivmyndigheten enligt arkivförordningen regelbundet inspektera arkiven (SFS 1991:641, 5). 2.3 Arkiv och arkivvård Enligt arkivlagen (SFS 1990:782 3) bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Myndighetens arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltning, och forskningens behov. Arkivvården skall tillgodose ovan angivna syften. Allmänna handlingar är teknikoberoende, vilket innebär att handlingarna omfattas av samma regelverk oavsett om de är pappersbundna eller elektroniska. 3. ORGANISATION OCH ANSVAR 3.1 Arkivmyndighetens ansvar Arkivmyndigheten skall enligt arkivlagen ansvara för tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter beträffande arkivvården. Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av arkivlagen (SFS 1990:782 9) har övertagit detta ansvar. När en arkivmyndighet har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten. Informationsägarskapet övergår således till arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten skall regelbundet inspektera arkiven (arkivförordningen, SFS 1991:641, 5). Vidare bör det ingå i arkivmyndighetens uppdrag att fastställa: - vad som behöver mätas och övervakas, - metoderna för övervakning, mätning, analys och utvärdering, i tillämplig utsträckning, för att säkerställa giltiga resultat, - när övervakning och mätning ska utföras, samt - när analys och utvärdering av resultaten från övervakning och mätning ska utföras.

5 5 Arkivmyndigheten ansvarar för: - att fortlöpande dokumentera, rapportera, kommunicera samt bevara resultatet från genomförd mätning och övervakning, - att resultaten från övervakning, mätning, analys och utvärdering innehåller beslut som rör möjligheter till ständiga förbättringar, samt - att riktlinjerna för hantering av arkiv uppdateras vid behov. Kriterier för övervakning och mätning ska utvecklas i överensstämmelse med förändringar i organisationens samhälleliga, ekonomiska, strategiska och rättsliga sammanhang (ISO 30301:2011). 3.2 Juridiska personers ansvar De juridiska personerna omfattas av verksamhetskrav, rättsliga krav och andra krav (ISO 30301:2011). De juridiska personerna utgörs av kommunens myndigheter, kommunens revisorer samt för andra kommunala organ med självständig ställning. Planen ska även tillämpas för kommunens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. De juridiska personerna skall: - när så behövs, vidta åtgärder för att behandla ogynnsamma tendenser eller resultat innan en avvikelse inträffar, - beakta förändringar i verksamheten, rättsliga eller andra krav som påverkar informationsförvaltning, - anpassa resurstillgång avseende finansiering, personal, infrastruktur och teknik etc; - anpassa fördelning av uppdrag, ansvar och befogenheter, - ansvara för att systemen för verksamhetsinformation är ändamålsenliga för att uppnå verksamhetskrav, rättsliga krav och andra krav Det är viktigt att de juridiska personerna har egna arkivfunktioner där det finns personer som har till uppgift att svara för arkivfrågor gentemot arkivmyndigheten och den egna nämnden/styrelsen. Parallellt med detta bör det finnas arkivredogörare till det antal som behövs för att klara löpande arkivvårdande uppgifter, förslagsvis för varje avgränsad del av förvaltningen. 3.3 Kommunledningsförvaltningens ansvar Arkivmyndigheten (kommunstyrelsen) har det formella ansvaret för tillsyn av arkivvård. Arkivmyndigheten kan inte fullgöra sina uppgifter utan att ha en central arkivfunktion med kompetent personal och lämpliga arkivlokaler till sitt förfogande. Inte minst viktigt är omvärldsbevakning. Den snabba utvecklingstakten med bland annat e-förvaltning, föränderlig lagstiftning och organisationsförändringar måste bevakas för att säkerställa att åtgärder vidtas. Det praktiska arbetet med tillsyn utförs av kommunarkivet, som organisatoriskt ingår i kommunkansliet. Rapportering till arkivmyndigheten skall ske årligen (se avsnitt 5 om uppföljning och rapportering).

6 6 Kommunarkivet ger råd och stöd till juridiska personer när det gäller arkivvård. Kommunarkivet biträder de juridiska personerna med att upprättandet av arkivredovisningar och dokumenthanteringsplaner sker i enlighet med gällande lagstiftning. Kommunarkivet förvarar och vårdar inlevererade arkivhandlingar till arkivmyndigheten. Kommunarkivet tillhandahåller handlingar vid förfrågningar från allmänheten, andra myndigheter och kommunens förvaltningar. Kommunarkivet tillgängliggör arkivmaterial och främjar deras användning i kulturell verksamhet och forskning, bland annat genom visningar och studiebesök. 4. TILLSYNSOMRÅDEN 4.1 Informationsförvaltningens faser och olika perspektiv Det röda fältet i figuren nedan representerar de allmänna handlingarna (arkivinformationen). Modellen är visualiserad så att den har ett traditionellt tidsperspektiv. Synen på hanteringen av pappersbaserade handlingar kännetecknas av ett livscykeltänk, ju längre tiden går, desto mindre grad av aktivitet. För att den elektroniska informationen skall vara tillförlitlig, autentisk och tillgänglig över tid, så länge behov finns, krävs dock att man upphör att betrakta informationen i ett livscykelperspektiv. Detta innebär egentligen att det egentligen inte finns någon uppdelning i faserna i modellen nedan. Redan initialt innan informationen skapas måste det finnas en planering för hur den skall kunna bevaras och tillhandahållas. Den förenklade modellen nedan är utformad i syfte att kunna användas som utgångspunkt för diskussion vid tillsyn. Process Funktion Ansvar och organisation Ärende och dokumenthantering Verksamheten Verksamhetens administration: nämnder/förvaltningar? Arkivhantering Långsiktig informationsförsörjning Arkivmyndigheten KS Figur 1. Modell informationsförvaltningen faser och olika perspektiv 4.2 Ansvar och organisation När det gäller ansvar och organisation avser tillsynen organisering och dokumentering av arkivansvaret, eventuella förändringar i arkivbildningen samt kunskap om lagstiftning och internt regelverk. Här bör man även beakta eventuellt behov av utbildningsinsatser. Det är viktigt att ansvar och befogenheter tilldelas på personer på alla funktioner och nivåer för att säkerställa att arkivvården uppfylls (se även avsnitt 4.4 arkivredovisning).

7 7 4.3 Framställning och hantering av handlingar Tillsynen inom detta område fokuserar på informationsfångst så som registrering, rutiner för dokumentation, ärendehanteringssystem, beständighet, gallring, avställning, migrering och informationssäkerhet. Området är till viss del uppdelat mellan pappersbaserade respektive elektroniska handlingar och övriga media på grund av att det finns olika utmaningar att beakta, till exempel kräver elektronisk dokumenthantering ett mer strategiskt planerande för att undvika informationsförluster jämfört med pappersbaserad dokumenthantering. 4.4 Arkivredovisning Inom området för arkivredovisning är grunden för tillsyn att allmänna handlingar från verksamheten skall hållas tillgängliga så att de kan tillgodose allmänhetens insynsrätt, förvaltningens, rättskipningens och forskningens behov av information (SFS 1990:782, 3 ). För att underlätta tillgången till handlingarna skall myndigheten upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och om hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning (SFS 1990:782, 6 ). Riksarkivet använder arkivredovisning som en samlingsbeteckning för arkivbeskrivningen och arkivförteckningen (RA-FS 2008:4). Arkivredovisningen bidrar till att: - förstå sambandet mellan verksamhet och handlingar - överblicka handlingsbeståndet - återsökning handlingar, och - hantera och förvalta handlingar. Genom kraven på klassificering och hantering så utgör arkivredovisningen ett viktigt styrmedel, inte minst när det gäller vid tillsyn. Det är i myndighetens processer som handlingarna inkommer och upprättas. Det är därför viktigt att verksamhetens verksamhetsområden representeras i arkivredovisningen, förslagsvis i ordningen styrande, stödjande och kärnverksamhet. Samtliga processer som avsätter handlingar skall finnas representerade (RA-FS 2008:4, Riksarkivet 2012). Genom att beskriva informationen utifrån det sammanhang där den skapas en förståelse och en redovisning av kontexten. I figuren nedan, hämtad från Riksarkivet, används processen Att rekrytera personal som ett exempel för att åskådliggöra förhållandet mellan handlingsslag, handlingstyper och handlingar.

8 8 Figur 2. Förhållandet mellan handlingsslag, handlingstyper och handlingar (Riksarkivet, 2012, s. 22) I Härjedalens kommun används dokumenthanteringsplaner, jämte arkivförteckningar och arkivbeskrivningar, för att redovisa arkivinformation. Dokumenthanteringsplanen är ett styr- och kontrolldokument som redovisar myndighetens handlingar, hur de dokumenteras/registreras, bevarande- och gallringsfrist samt ev sekretess. Klassiska arkivförteckningar upprättas för att redovisa inlevererat arkivmaterial. Arkivbeskrivningen syftar till att ge en övergripande bild av myndighetens verksamhet och verksamhetsinformation och hur denna är organiserad. Detta är inte minst viktigt för allmänhetens rätt till insyn eftersom arkivbeskrivningen kan vara en första ingång till myndighetens verksamhetsinformation. 4.5 Arkivlokaler I arkivlagen (SFS 1990:782, 6 ) stipuleras att myndigheten skall skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Det avser skydd mot yttre och inre faktorer som kan skada arkivet. Yttre faktorer kan vara t ex brand och fukt. Inre faktorer kan t ex vara att inte förvara vissa handlingar tillsammans eftersom de kan skada eller förstöra varandra. Ett annat exempel på inre faktor kan vara tekniska problem i ett elektroniskt system för arkivering som försvårar åtkomst till handlingar i systemet. När det gäller obehörig åtkomst så inkluderar detta exempelvis besökare, att det inte sker att någon obehörigen tar bort eller förstör handlingar. Handlingar som omfattas av sekretess måste försvaras så att inte obehöriga kan få åtkomst till dessa. Hänsyn gäller även skydd för personuppgifter som regleras genom personuppgiftslagen (SFS 1998:2004). Arkivlokalen måste vara ändamålsenlig och lämpligt inredd för sitt syfte. Kraven på arkivlokaler är höga med tanke på att handlingarna som förvaras är unika och kan ha

9 9 rättsgrundande betydelse för så väl myndigheten som för allmänheten. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler (RA-FS 2013:4) utgör grunden för tillsynskriterierna. 5. UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING Uppföljning och rapporteringar av genomförd tillsyn och verksamhet skall ske årligen till arkivmyndigheten. Redovisningen bör omfatta genomförda aktiviteter rörande tillsyn och rådgivning, tillhandahållande och tillgängliggörande, övriga aktiviteter samt planering för kommande år. Tabell 1. Aktiviteter för årlig redovisning till arkivmyndighet TILLSYN OCH RÅDGIVNING Inspektioner Rapportering sker i enlighet med checklista. Inspektionsprotokoll skall upprättas med kopia till ansvarig förvaltningschef. Arkivredovisningar Insatser rörande fortlöpande rådgivande och samordnande arbete med arkivbeskrivningar och dokumenthanteringsplaner. Internt riktade utbildningsinsatser Redovisas för respektive förvaltning. TILLHANDAHÅLLANDE OCH TILLGÄNGLIGGÖRANDE Statistik avseende antal besvarade Fördelat på externa och interna ärenden. Interna ärenden bör ärenden redovisas förvaltningsvis. Forskarservice Besöksstatistik och antal utlånade volymer per arkivbildare. Ordnings- och förteckningsarbete Avser redan inlevererat arkivmaterial till arkivmyndigheten. och genomförd gallring Redovisning bör ske per arkivbildare. Inkomna leveranser Arkivmaterial som levererats till arkivmyndigheten. Redovisning för respektive arkivbildare. Utåtriktad verksamhet Här avses t ex studiebesök, utställningar, föreläsningar etc. ÖVRIGT T ex samverkan med andra myndigheter, projekt, kurser och konferenser. PLANERING Planerade aktiviteter och särskilt prioriterade insatser för kommande året.

10 10 REFERENSER Geijer, U., Lenberg, E-, & Lövblad, H. (2013). Arkivlagen: en kommentar. Stockholm: Norstedts Juridik. Härjedalens kommun, Kommunfullmäktige. Riktlinjer för hantering av arkiv i Härjedalens kommun. Härjedalens kommun, Kommunfullmäktige, protokoll, 41/1992. International Organization for Standardization (2011). ISO 30301:2011, Ledningssystem för verksamhetsinformation Krav. RA-FS 2008:4. Riksarkivets föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RAFS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. RA-FS 2013:4. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler. Regeringskansliet (2011). It i människans tjänst en digital agenda för Sverige. Riksarkivet (2012). Att redovisa verksamhetsinformation: vägledning. SFS 1949:105. Tryckfrihetsförordning. SFS 1990:782. Arkivlag. SFS 1991:641. Arkivförordning. SFS 1998:2004. Personuppgiftslag. SFS 2009:400. Offentlighets- och sekretesslag. Sveriges Kommuner och Landsting (2011). Strategi för esamhället. Sveriges Kommuner och Landsting (2013). Digitala vägen till morgondagens välfärd. Handlingsplan för e-samhället