POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

Transkript

1 Dnr /08 Vers. 4.0 Sida 1 (9) POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

2 Sida 2 (9) Innehåll POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering Kommunfullmäktige beslut Policyns syfte och mål Resurs för informationshantering och informationsförmedling Säkerhet Användarvänlighet Kompletterande dokument Bilagor till policy för e-arkiv Stockholm Styrande principer för e-arkivet Avgränsning Styrande principer för Stadsarkivet och överlämnande förvaltningars, bolags och stiftelsers tillgång till information i e- arkiv Stockholm Stadsarkivets ansvar och mandat Förvaltningars, bolags och stiftelsers ansvar och mandat Styrande principer rörande publicering Allmänt Tillhandahållande i läsesal Tillhandahållande på Internet Versionshantering... 9

3 Sida 3 (9) 1. e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering e-arkiv Stockholm är en stadsgemensam tjänst för att lagra, bevara och tillhandahålla de digitala handlingar som skapas i stadens förvaltningar, bolag och stiftelser. Syftet med ett gemensamt e-arkiv är att effektivisera stadens informationshantering och att därmed ge god tillgång till information åt Stockholms medborgare. e-arkiv Stockholm är ett system för digital arkivprocess som består av en produkt med kundanpassning samt regelverk och rutiner. Den följer den internationella standarden för långtidslagring av digital information ISO 14721, den så kallade OAIS- modellen. Stadsarkivet är systemägare och förvaltare av e-arkiv Stockholm. 1.1 Kommunfullmäktige beslut Den 11 maj 2009 (dnr /08) beslutade kommunfullmäktige att ge kommunstyrelsen (Kulturnämnden, Stadsarkivet) i uppdrag att inrätta ett för staden gemensamt e-arkiv för långtidslagring av information samt att identifiera och ta fram för staden gemensamma informationsstandarder, begreppsmodeller, riktlinjer och metadatakataloger. Kulturnämnden, Stadsarkivet, fick även i uppdrag i Stockholms stads budget 2011 (dnr /2010) att upprätta en plan för anslutning till e- arkivet. Alla verksamhetssystem ska successivt anslutas till e-arkiv Stockholm. Arbetet med planen samordnades med arbetet med att utarbeta strategi för digitalt bevarande. 2. Policyns syfte och mål Denna policy syftar till att fastställa målen med e-arkiv Stockholm och de förhållningssätt och riktlinjer som ska utmärka arbetet med e-arkivet, både internt för Stadsarkivets personal och externt för stadens levererande förvaltningar, bolag och stiftelser. Till policyn följer ett antal bilagor med styrande principer. e-arkiv Stockholm ska uppfylla följande mål: - Utgöra en central resurs för kostnadseffektiv informationshantering och informationsförmedling, för stadens verksamheter och medborgare. - Vara skyddad mot förändringar och förstörelse. Det betyder att användarna av e-arkivet ska kunna lita på informationens autenticitet och på att informationen bevaras för framtiden.

4 Sida 4 (9) - Lätt att använda och förstå både för den som söker och för den som vill leverera information. 2.1 Resurs för informationshantering och informationsförmedling e-arkiv Stockholm ska vara en resurs i Stockholms stad - som ett rationellt verksamhetsstöd för verksamheternas informationshantering - som kostnadseffektiv kanal för informationsförmedling till stadens medborgare och näringsliv 2.2 Säkerhet e-arkivet ska vara säkert - långsiktigt bevarande sker genom säker lagring, migrering och vård - förvaring sker så att handlingarnas autenticitet kan garanteras och informationen kan visas över tid - leverans ska ske utan informationsförlust - information i e-arkivet ska vara tillgänglig för alla som har rätt att se den - Stadsarkivet säkerställer att krav på informationssäkerhet avseende sekretess- och personuppgifter följs på ett korrekt sätt enligt gällande lagrum - Stadsarkivet säkerställer att gallring av allmänna handlingar genomförs korrekt och säkert enligt gällande regler och föreskrifter 2.3 Användarvänlighet e-arkivet ska vara användarvänligt och enkelt att använda - det ska vara enkelt att ansluta till och använda e-arkivet, instruktioner och mallar underlättar för anslutning och återsökning - det ska vara enkelt att hitta handlingar i e-arkivet - e-arkivets uppbyggnad och struktur ska vara tydlig

5 Sida 5 (9) - Stadsarkivets organisation kring e-arkivet ska vara tydlig och lättillgänglig - det ska vara lätt att förstå olika roller, behörigheter och ansvar inom e-arkivet via tydliga och pedagogiska instruktioner - alla som ska arbeta med e-arkiv Stockholm ska ges utbildning - information som levereras till e-arkiv Stockholm ska redovisas enligt processorienterad redovisningsstruktur - information som redovisas enligt gamla arkivredovisningen, så kallade Allmänna arkivschemat, kan ges undantag vid levereras till e-arkiv Stockholm 2.4 Kompletterande dokument Övriga vägledande dokument: - Informationsklassificering i e-arkiv Stockholm utifrån dataskyddsförordningen (GDPR), dataskyddslagen och Offentlighets- och sekretesslagen (2010) Dnr /08 - Riktlinjer kring juridiken i e-arkiv Stockholm (2014)

6 Sida 6 (9) 3. Bilagor till policy för e-arkiv Stockholm 3.1 Styrande principer för e-arkivet Det centrala systemet e-arkiv Stockholm är byggt för att stödja ett antal grundprinciper som är viktiga att känna till och följa vid nyttjande av tjänsten. - e-arkiv Stockholm tar emot allmänna handlingar från stadens förvaltningar, bolag och stiftelser - e-arkiv Stockholm består av ett slut-, och ett mellanarkiv - e-arkiv Stockholm säkrar leveranser mot informationsförluster genom att följa stadens rutiner och regelverk för centrala system - e-arkiv Stockholm förvarar den autentiska allmänna handlingen - e-arkiv Stockholm säkerställer äkthet, tillförlitlighet, fullständighet och tillgänglighet under hela den tid informationen ska bevaras - e-arkiv Stockholm tar emot arkivbeständiga format, undantag kan ges för att ta emot och förvara originalformat - Stadsarkivet har ansvar för att förvalta och vårda informationen i e-arkiv Stockholm - e-arkiv Stockholm tillgodoser krav på informationssäkerhet avseende sekretess, personuppgifter och upphovsrätt - Stadsarkivet genomför kontinuerliga kontroller av användningen via loggar - e-arkiv Stockholm tillhandahåller ett publikt sökgränssnitt och erbjuder sökmöjligheter till delar av informationen i e-arkivet - e-arkiv Stockholm kan ta emot digitala signaturer men ansvarar inte för att förvalta dem - Stadsarkivet kan på begäran signera och intyga handlingar vid utfående ur e-arkiv Stockholm 3.2 Avgränsning - e-arkivet förvarar inte hemlig information av betydelse för rikets säkerhet - e-arkivet ansvarar inte för informationens riktighet

7 Sida 7 (9) 3.3 Styrande principer för Stadsarkivet och överlämnande förvaltningars, bolags och stiftelsers tillgång till information i e-arkiv Stockholm Stadsarkivets ansvar och mandat - Informationen i e-arkivets slutarkiv ägs av Stadsarkivet - Stadsarkivet har ingen tillgång till informationen i mellanarkivet utöver den systemtekniska och administrativa arkivvården - Stadsarkivet ansvarar för att informera arkivbildaren om informationsklassificering, vilken information som publiceras samt var den publiceras beroende på klassningen - Stadsarkivets personal har rätt att i tjänsteärende ta del av sekretessbelagd verksamhetsinformation - Stadsarkivet ansvarar för menprövning av information i e-arkivet som omfattas av sekretess - Stadsarkivet lämnar ut digital information i digital form om inte särskilda hinder föreligger - Sekretessbelagd digital informationen skrivs ut på papper eller förs över till USB-sticka och skickas med rekommenderad försändelse. Vid expedieringen i läsesalen ska mottagaren uppvisa giltig legitimation Förvaltningars, bolags och stiftelsers ansvar och mandat - Arkivbildaren, den överlämnande förvaltningen, bolaget och stiftelsen, ansvarar för att klassificera informationen - I mellanarkivet ägs informationen av överlämnande förvaltning, bolag och stiftelse - Varje förvaltning, bolag och stiftelse beslutar och ansvarar själv för de egna tjänstemäns tillgång (i tjänsten) till information i e- arkivets mellanarkiv - Undantag kan ges för förvaltning, bolag och stiftelse att få tillgång till den egna myndighetens offentliga information i e- arkivets slutarkiv - Ovanstående formuleras i leveransöverenskommelse respektive leveransavtal - Förvaltningar och bolag säkerställer att information gallras i verksamhetssystemet

8 Sida 8 (9) 3.4 Styrande principer rörande publicering Allmänt - e-arkiv Stockholm är en av Stadsarkivets huvudsakliga lagringsoch publiceringsplattformar - e-arkiv Stockholm kan vid behov lagra och publicera statligt och enskilt material - Information som levereras till e-arkiv Stockholm ska klassificeras med hänsyn till EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och den svenska kompletterande dataskyddslagen, Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) samt Upphovsrättslagen - Stadsarkivet följer kontinuerligt den allmänna utvecklingen rörande publicering med hänsyn till gällande lagstiftning - Stadsarkivet kan undanta information från publicering på grund av lagliga skäl, etiska avvägningar och tekniska begränsningar Tillhandahållande i läsesal - Tillhandahållande i läsesalen av e-arkivet sker via publicering på lokalt nätverk och är utlämnande av allmän handling enligt Tryckfrihetsförordningen (TF) - Personuppgifter kan publiceras på det lokala nätverket i Stadsarkivets läsesal. - Endast sekretess och upphovsrätt begränsar utlämnande - Principer för sökning kan styras så att det inte är möjligt att hitta allt om enskild individ i en träff Tillhandahållande på Internet - Klassificeringen anger om informationen innehåller personuppgifter samt om de kan anses vara publicerbara eller inte.

9 Sida 9 (9) 4. Versionshantering Version Kommentar Ansvarig Datum 1.0 Preliminär slutversion CJ/LP Uppdaterad efter granskning CJ/LP Reviderad inför överlämning till Förvaltning CJ Reviderad och fastställd i styrgrupp CJ Reviderad i samband med EU:s nya dataskyddsförordning (GDPR) och dataskyddslagen (SFS 2018;218) CJ