FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

Transkript

1 FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.se

2

3 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson Staffan Almhede Maria Nilsson Ann-Charlotte Klarén Karl Fors Maricel Zoll Richard Lindström Johan Kjernald

4 VästKom Organisation verksamhetsutveckling med stöd av IT Tjänstemannagrupper Politiska grupper Med VGR Styrgrupp IT i Väst Politiska samrådsorganet VästKom-VGR Regional Strategiska Styrgruppen för Verksamhetsutveckling med stöd av IT Arkitekturledningsgrupp Socité VästKoms styrelse Delregional Kommunalförbundens nätverk med de 49 kommunerna för socialtjänst-, hälso- och sjukvårds- och e-frågor

5 VästKom Fyrbodal Skaraborg GR Boråsregionen

6 FÖRANKRING

7 E-arkiv

8 Vad är ett e-arkiv Ett system för digitalt bevarande av allmänna handlingar över tid. I e-arkivet är de allmänna handlingarna frikopplade de system, i vilka de skapats. Innehåller funktioner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administration, återsökning och utlämnande. Säkerställer upprätthållande av autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet hos de allmänna handlingarna. E-arkivets funktioner säkrar handlingarna från informationsförluster genom validering och kontinuerliga kontroller och tester.

9 Vad är ett e-arkiv Tjänsteman Invånare E-tjänster Tjänsteman Verksamhets system Verksamhets system Verksamhets system Myndighetens överföring till e-arkivet Mellanarkiv Myndigheten har Ansvar för verksamhetsinformationen E-arkiv Myndighetens Överlämnande till arkivmyndigheten Slutarkiv Arkivmyndigheten har Ansvar för verksamhetsinformationen

10 NYTTA Invånare Verksamhet IT Bevarande

11 NYTTA Invånare Det digitala kulturarvet kan bevaras och finnas åtkomligt under lång tid Underlättar för samhället att få ökad tillgång till offentlig information Snabbare och enklare åtkomst till information Ökad delaktighet och inflytande

12 NYTTA Verksamhet Förutsättning för en modern e-förvaltning & informationshantering Tillgänglig och tillförlitlig information för både handläggare och allmänhet Obruten digital kedja Undvik höga kostnader och belastning på miljö

13 NYTTA IT System kan ställas av med följd att kostnaden för drift och support försvinner En standardiserad lagring med ett öppet arkivsystem

14 NYTTA Bevarande Handlingarna bevaras i samma typ av medium som det är skapat Ett arkiv för alla system Minska antal utskrivna dokument som ska bevaras vilket bl.a. minskar behovet av arkivlokaler

15 Exempel: Utan e-arkiv Medborgare/ Elev Originalbetyg Betyg har kommit bort Betygskopia Skolan Betyg skapas i original. Kopia sparas i betygskatalog Arkivet Sökning görs i den analoga betygskatalogen Betygskopia skannas eller kopieras Kopian skickas till eleven med mail eller post

16 Exempel: Med E-arkiv Medborgare/ Elev Originalbetyg Begär kopia via e-tjänst på kommunens hemsida Betygskopia Skolan Betyg skapas i original. Kopia sparas i digital betygskatalog. Arkivet Digital sökning inom e-arkivet

17 FÖRANKRING UTBILDNING

18 4 Juni Kurs 1: Grundläggande kurs i informationshantering. UTBILDNING Kurs 2: Ansvar och roller vem ska göra vad? 11 Juni Kurs 3: Att kartlägga och klassificera information den nya informationsredovisningen Kurs 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och utarbeta en dokumenthanteringsplan 17 Juni Kurs 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det? Kurs 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

19 FÖRANKRING UTBILDNING GODA EXEMPEL

20 DRIVKRAFTER Akut behov Löser ett isolerat problem Byte/ uppdatering av system Passa på att ta med e-arkiv En del av en strategi Engagerade medarbetare och chefer BÖRJA SMÅTT

21

22 FÖRANKRING UTBILDNING GODA EXEMPEL PROJEKT

23 GEMENSAM KRAVSPECIFIKATION Sakområde Bör involvera Möte/arbetsgrupp Generella ramavtalsvillkor Upphandlingsansvarig, jurist 4 tillfällen Tekniska krav IT-chef, IT-strateg, IT-tekniker 6 tillfällen Arkivspecifika krav Arkivarie, verksamhetsutvecklare 8 tillfällen Identifiera utmaningar Identifiera utformning av krav Specificera krav Presentera resultat Regionalt Möte Regionalt Distansmöte Regionalt Möte Regionalt Distansmöte

24 Johan Kjernald IT-samordnare