Redovisning av enkätsvaren 2017 Har du nya utmaningar i din verksamhet?

Transkript

1 Redovisning av enkätsvaren 217 Har du nya utmaningar i din verksamhet? 1. Jobbar du inom kommunal sektor? Ja 9 Nej 1 1 Jobbar du inom kommunal sektor? Ja Nej 2. Känner du till samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor? Ja 89 Nej Känner du till Samrådsgruppen för kommunal ja Nej

2 3. Har du använt någon av samrådgsruppens råd "Bevara eller gallra"? Ja 92 Nej Har du använt någon av Samrådsgruppens råd "Bevara eller gallra"? Ja Nej 4. Samrådsgruppens råd ger mig: Inget stöd i mitt 3 Lite stöd i mitt 11 Gott stöd i mitt 46 Mycket gott stöd i mitt 34 Annat Samrådsgruppen ger mig: Inget stöd i mitt Lite stöd i mitt Gott stöd i mitt Mycket gott stöd i mitt Anna Vet ej, jag upptäckte denna grupp idag (19 juni 217). De ger mig gott stöd men jag skulle gärna se att Bevara och gallra kompletteras med vilka gallringfrister som kommer från lag (är det endast Socialtjänsten?) och vilka som bara är ett tyckande, samt i sådana fall mer utförligt hur man har resonerat kring detta. De får gärna även kompletteras med fler handlingstyper eftersom det inom vissa områden endast finns ett fåtal handlingar upptagna. Samrådsgruppens råd och stöd känns inte jätterelevanta då de inte har något tydligt mandat utan just är råd. Råden saknar ofta riktig verklighetsförankring, t ex angående de enorma mängder information som ni rekommenderar till bevarande Bevara eller gallra är en jätte bra publikation som man har god hjälp av även om man inte arbetar inom kommunen. Vet inte

3 5. Hur tar du del av våra råd? Via nätet 64 Som tryckt skrift 16 Båda behövs 43 Använder inte Hur tar du del av våra råd? Via nätet Som tryckt skrift Båda behövs Använder inte 6. I vilka frågor behöver du råd och stöd i ditt dagliga? Sekretessfrågor 46 Gallringsfrågor 78 It-relaterade frågor 54 Arkivfrågor I vilka frågor behöver du råd och stöd i ditt dagliga? 7. Var hittar du det råd och stöd du behöver idag? Internet 91 Kollega 61 Inom den egna organisationen 44 Annat 25 Kollegor i andra kommuner Vi har ett nätverk i vilket vi ställer frågor och omvärldsbevakar Litteratur inom ämnet, både nyare och äldre. Akademiska kontakter. Samt uppenbarligen Samrådsgruppens publikationer! Här, RA, konferanser/kurser, andra arkivarier Riksarkivets sidor om e-arkiv Diverse statliga myndigheter samt SKL Riksarkivet Facklitteratur. Tidigare studiebakgrund Arkivnätverk som FB Arkivarier i Sverige Var hittar du det råd och stöd du behöver idag?

4 Lagstiftning med mera Kontakt med andra arkivinstitutioner t.ex. Riksarkivet Linköpings stadsarkiv Nätverkande. Kollegor i landet Omvärldsbevakning Samverkan med andra arkivarier t.ex. E-arkiv Syd/knytgruppen Stockholms stadsarkiv o Regionarkivet för Västra Götaland o Göteborgs stad Nätverk med arkivariekollegor Kollegor från andra kommuner, landsting och statliga myndigheter. Även på Riksarkivet och SKL Omvärldsbevakning, olika nätverk Nätverk i regionen Alla fina nätverk som finns. Jurkus ir ilgai Litteratur i ämnen, "arkivarier i Sverige" m.m. Rättsdatabaser för sekretessfrågor Sociala forum för arkivarier Litteratur 8. Inom vilka områden tror du råd och stöd behövs mest i framtiden? Bevarande/Gallring 67 Organisationsrelaterade 37 IT 79 Ledning 24 1 Inom vilka områden tror du råd och stöd behövs mest i 5 9. Samrådsgruppen arrangerar återkommande seminarier kring arkivfrågor. Ge gärna förslag till ämnen att ta upp. Problemställningar kring anslutning av verksamhetinformation till e-arkiv. Nu har många upphandlat e-arkiv och då uppstår andra frågor kring vilken information som ska bevaras. Går det att gallra i alla system? Dubbellagring i verksamhetssystem och e-arkiv. Gallring av restdata? Lite sånt smått och gott Praktisk e-arkivering (MER) Praktisk vägledning för processbaserad arkivredovisning Chefens ansvar för att verksamheten har en god informationshantering, och konsekvenserna vid brister Klassificering, metadata Klassificering, metadata

5 Intressanta och aktuella frågor för oss: allt som hänger ihop med e-myndighet (klassificeringsplaner, e-arkiv m.m.), gallringsutredningar (hur tänka kring bevarande/gallring), diarieföring och GDPR Arkivorganisation i kommun och landsting Organisationsförändringar i IT-system GDPR Bevarande av information digitalt. Samt även hur man pedagogiskt kan lära kring arkiv till redan överbelastade handläggare, få värdet att synas för dem, hur gör jag det enklast? Organisera och förvalta verksamhetsbaserad informationsredovisning i kommunal verksamhet. Pedagogik och bemötande i samband med övergång till digitala arbetssätt. Signaturers nästan rituella betydelse i äkthetssammanhang. Bevarandeutredning av information i IT-system I vår organisation arbetar vi med att höja kunskapen om offentlighetsprincipen, arkiv, diarium och sekretess samtidigt som vi undersöker hur vi ska minska antalet IT-system som delvis överlappar varandra och skapa ett regelverk för dokumenthantering. Vi har behov av strategier att komma ifrån att lagra stora mängder av verksamhetsinformation på filserver. Samrådsgruppen känns inte aktuell/central i arkivsammanhang. En fråga att lyfta är att se på hur samrådsgruppen skulle kunna bli mer central/aktuell. Denna undersökning är ett bra första steg. Aktiv delning och förväntning av expertfunktioner skulle kunna vara en väg framåt där samrådsgruppen skulle kunna göra skillnad i vardagen för arkivarier ute i landet. Framtidens principer för värdering av information. Hur ska vi kunna hantera tillväxten och bibehålla insyn/sökbarhet Yrkesrollens förändring, förankrings för arkivfrågor i organisationen, resonemang kring bevarande av digitalt material i väntan på e-arkivet, Arkivering av sociala medier och av webbplatser (behov och metoder) Dataskyddsförordningen Professionens utveckling Release-seminarier. Temaseminarier för bevara-gallra med frågestund. klassificering, dokumenthanteringsplaner, digitala handlingar workshop för att göra gallringsutredningar av olika IT-system. Vilka typer av metadata bör ställas som krav för en digital slutarkivering Hantering av projekthandlingar i de tekniska förvaltningarna Mapstrukturer i earkiv Digital Samarbetsytor som sharepoint Informationsförvaltning och -styrning. Informationsarkitektur FGS:er Myndigheters ansvar vad gäller offentlighetsprincipen, allmänna handlingar och varför man ska prioritera arkiv. Dataskyddsförordningen i praktiken Kommunala e-arkivsprojekt som varit igång ett tag Elevadministration och skolans dokumentation (elevakter, offentlighet och sekretess, betygskatalog kontra betygskopior, friskolor m.m) Kommunala arkivanomalier - Information på papper anses överlämnad till arkivmyndigheten trots att verksamheten fortfarande har tillgång till samma information i digital form. - Information på papper anses överlämnad till en arkivmyndighet som saknar förvaltning vilket medför att verksamheterna själva hanterar framtagning, sekretessprövning och utlämnande i arkivmyndighetens bestånd. - Arkivhandlingar kan bland annat enligt Arkivlag 9 övertas av en arkivmyndighet efter överenskommelse. Det förekommer att arkivhandlingar överlämnas till arkivmyndighet både utan överenskommelse och utan någon med ett mandat att å arkivmyndighetens vägnar ingå en sådan överenskommelse. Att komma igång med arkivering av digital informatio Offentlighet och sekretess samt offentlighetsprincipen, nya lagar mm Informationssäkerhetsklassning, punktnotation

6 Se ovan. Mycket viktigt att gå igenom o få diskutera gallringsråden. Sen vill jag skicka med: använd inte bara Facebook som kontakt. Alla är inte med här och jag vill egentligen inte jobba på Facebook??