Projekt earkiv

Transkript

1 Projekt earkiv

2 Agenda - Bakgrund till projektet - Status Vad har hänt hittills? - Checklista - Vad händer närmast? - Delprojekt Upphandling - Frågor

3 SKL har beslutat om Strategi för esamhället Strategins övergipande mål*: - Enklare vardag för privatpersoner och företag - Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet - Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten * Även E-delegationen har antagit dessa mål och de ingår i Digitala agendan

4

5 Varför e-arkiv? Bättre service, öppenhet och verksamhetsutveckling E-Arkiv skapar den moderna basen för demokrati och underlättar tillgången till information E-Arkiv möter privatpersoners och företags efterfrågan på utbyggda digitala tjänster E-Arkiv minskar kostnaderna för dyr och otymplig arkivering och manuell hantering E-Arkiv förbättrar medborgarservice och stöder delaktighet

6 Samverkan

7 Nationellt samordnat prioriterat projekt - E-delegationens uppdrag till Riksarkivet att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) - Flera parallella projekt verkade sida vid sida (Sambruk, KSL) - Utbrett behov inom den kommunala sektorn - Kommunal sektor behöver samla sig för att utgöra en stark och tydlig part mot marknaden - Harmonisera e-förvaltningen och informationsförsörjningen - Svårt att leva upp till offentlighetslagstiftningens krav Projektet är ett politiskt förankrat, strategiskt och prioriterat projekt i linje med SKL:s Strategi för esamhället.

8 Projekt earkiv Upphandla ett ramavtal för e-arkiv - Erbjuda kommunal sektor möjlighet att anskaffa och implementera e-arkiv Ge möjlighet till kommuner, kommunala bolag, landsting och regioner att: - säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen - bidra till en ökad effektivisering - ge ökad tillgänglighet till information

9 Organisation Projekt earkiv SKL:s styrelse Beredningen för esamhället SKL CeSam Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Projektdeltagare: SKL CeSam Projekt e-arkiv Projektledare: Ann Landelius, SKL CeSam Expert: Ulrika Gustafsson, SKL/Västerås stad Styrgrupp Referensgrupp Krav e-arkiv Projektledare: Ann Landelius SKL CeSam Projektgrupp Upphandling e-arkiv Projektledare: Annelie Dufva SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) Projektgrupp Stöd och förankring Projektledare: Ann Landelius SKL CeSam Martin Holmberg, SKL CeSam Martin Stockenstrand, SKL CeSam

10 Samarbetet med Riksarkivet - eard Första delleveransen 1 aug 2012: - FGS för paketstruktur för e-arkiv - METS-profil - XML-schema, schemat är en delmängd av standarden METS

11 Vad har vi gjort hittills? Etapp 1 Förberedelser, juni Behovsanalys - Marknadsanalys - Checklista Etapp 2 Underlag till förfrågningsunderlag, okt Leverantörsmöte - Kravspecifikationsarbete

12 Checklista e-arkivinförande Vem ansvara för vad och när?

13 Var ska man börja? - Mycket som ska göras - Många som berörs - I vilken ordning? - Är allting arkivariens ansvar?

14 Bakgrund - Sambruk - KSL (IT-forum) - Levande dokument - Checklistan ett stöd skapa egen projektplan - Avropsprocessen ingår inte

15 Checklistans struktur - Vad ska göras när och vem är ansvarig - Frågor att ta ställning till - Vad innebär olika aktiviteter - Inför beslut om projekt - Inför projektstart - Under projektets gång - Inför projektavslut - Genomgående kommunikation och förankring

16 Inför beslut om projekt - Syfte att få en överblick över dagens situation och vad man vill uppnå. Ta fram underlag till ledningen och få mandat att starta ett projekt. - Övergripande nuläges- och behovsanalys - Målgruppsanalys - Nyttoanalys - Målbild/vision - Projektdirektiv

17 Inför beslut om projekt Kritiska frågor: - Hur ser övergripande planer för e-förvaltning ut hos oss? - Vilken roll ska e-arkivet ha i detta? - Vill vi samverka med någon? I så fall hur?

18 Inför projektstart - Syfte att fördjupa förståelsen för vad som måste göras inom olika områden, samt göra vissa avvägningar, prioriteringar och avgränsningar. - Fördjupad nulägesanalys (information, teknik, regelverk & verksamhet) - Gap-analys; var krävs åtgärder - Avgränsningar och prioriteringar - Projektplan - Budget - Riskanalys

19 Inför projektstart Kritiska frågor: - Förutsättningar för den information som hanteras? - Informationskvalitet - Förarbete? - Vilka verksamhetssystem är aktuellt att leverera till e-arkivet? - Prioriteringar?

20 Under projektets gång - Syfte bl a att förbereda information och verksamhetsprocesser för e-arkivering. Definiera utformning av e-arkiv och dess processer - Lösningsbeskrivning - Dokumenthanteringsplaner - Informationssäkerhetsklassning - Metadata - Bevarandestrategi - Finansieringsmodell

21 Under projektets gång Kritiska frågor: - Hur ska man kunna leverera och återsöka information? - När ska informationen levereras? - Hantering av gallring? - Användning av FGS:er - Regelverk för digital informationsförsörjning - Informationssäkerhet

22 Inför projektavslut - Syfte att överlämna e-arkiv till förvaltning. - Förvaltningsorganisation och förvaltningsplan - Leveransprocess - Dokumentation - Utbildning - Utvärdering

23 Inför projektavslut Kritiska frågor: - Vilka roller/resurser behövs i förvaltningen? - Utvecklingsbehov kommande år? - Anslutningsplan - Resurssäkring

24 Slutligen - Börja nu - Förankra - Lagom förväntningar - Avgränsa - Stöd och hjälp

25 E-förvaltning och informationshantering Tar upp frågor kring bevarande, gallring och hantering av handlingar. - Juridiska förutsättningar - Strategier för att hantera elektronisk information - Formatfrågor - Övergripande krav på funktionalitet vid t ex upphandling av verksamhetssystem (bl a exportmöjligheter, beständighet, gallring etc). Framtagen genom Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor

26 Vad sker nu och närmast framåt? Etapp 2 Underlag till förfrågningsunderlag, okt 2012 Etapp 3 Kvalitetssäkring FFU, nov 2012 Etapp 4 Beslut om publicering av FFU, nov 2012

27 Fortsatta etapper Etapp 5 Öppning av anbud och kvalificering, mars 2013 Etapp 6 Utvärdering, tester, juridiska frågor, juni 2013 Etapp 7 Preliminärt resultat och slutresultat, juni 2013 Etapp 8 Beslut om publicering av resultat, sep 2013 Etapp 9 Avslut och överlämning av resultat, sep 2013

28 Tidplan Här är vi nu Publicering Sista anbudsdag Tilldelning

29 Upphandlingsformalia - Helheten eller delar av - Tjänst eller system/produkt eller både och? - Anbudsområden - Sverige indelat i geografiska områden eller som ett område? - Upphandlingsförfarande - Antal ramavtalsleverantörer - Avropsförfarande - Rangordning eller förnyad konkurrensutsättning?

30 Intresseanmälan - Anmäl ditt intresse för att kunna nyttja ramavtalet - Hittills 519 st anmälda

31 Vi gör det åt er - SKL Kommentus inköpscentral (SKI) upphandlar åt andra myndigheter - Tar fram vägledningar hur ni använder ramavtalet - Nyttja projektets erfarenhet - Gör en intresseanmälan

32 Samverkan

33 Frågor? Tove Engvall Projektmedlem earkiv Annelie Dufva Projektledare Upphandling earkiv Tel: Epost: Ann Landelius Projektledare earkiv Tel: Epost: