Anslutningsprocess e-arkiv

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Anslutningsprocess e-arkiv"

Kjell Hermansson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Anslutningsprocess e-arkiv ontus Värmhed Christer Schultzén

2 Finns ett intresse för e-arkiv. Förvaltningsgemensamma specifikationer. Statens servicecenter - E-arkiv ny förvaltningsgemensam tjänst. 2

3 E-arkiv för Nyps organisationerna rojekt för gemensamt e-arkiv varför? Utgångspunkten är ändå att det finns en fördel med en lösning för alla Nyps-organisationerna då ärendetypen redan idag finns i ett och samma system. En e-arkiv tjänst är efterfrågad. 3

4 Vad är e-arkivet? E-arkiv är en tekniskt obunden informationsresurs för bevarande och tillgängliggörande av en organisations verksamhet över tid. Informationen ägs av myndigheterna i Nyps och dessa är också arkivansvariga. Fysisk närhet till informationsägarna ointressant. 4

tillgängliggörande av en organisations verksamhet över tid.

5 Mellanarkiv och slutarkiv Mellanarkiv tillkommande tjänst och förlängning av Nyps men systemoberoende, Slutarkiv - leverans till arkivmyndighet. 5

6 Varför e-arkiv? För myndigheter som tillämpar ett gemensamt verksamhetsstöd för e-arkiv kan kostnaderna antas minska med 10 % till 30 % för utveckling, införande, drift och förvaltning. edömningen grundar sig på kostnaderna hos några representativa myndigheter där man beräknat snittkostnaden för att införa en e- arkivlösning till ca MSEK. edömningarna avser dagens kostnader. Än viktigare är att en satsning på gemensamma verksamhetsstöd kommer att innebära uteblivna investeringsbehov för framtiden. Sammantaget kan antas att förutsättningarna är goda för att på sikt göra besparingar som överstiger de föreslagna projektens kostnader. Riksarkivets Förstudie om e-arkiv och e-diarium (publicerad ) Övriga nyttor: Säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen. idra till en ökad effektivisering för anslutna organisationer samt för företag och övriga intressenter. Ge ökad tillgänglighet till information och det gemensamma kulturarvet. Förbättra service och att stödja delaktighet. Minska de långsiktiga kostnaderna för manuell hantering och arkivering. 6

Än viktigare är att en satsning på gemensamma verksamhetsstöd kommer att innebära uteblivna investeringsbehov för framtiden.

7 Koncept med mellanarkiv Nyps 2020 Diarieföringssystem Verksamhetssystem 1 Verksamhetssystem 2 Mellanarkiv E-arkivet evarandearkiv RA eller annan part 7

8 Aktiviteter inför en anslutning till e-arkiv ör göras omgående: Kan göras inom införandeprojekt: Informationskartläggning Nyttoanalys / Nyttorealisering Riskanalys Verksamhetskrav Övergripande rättsanalys Inplacering i informationssäkerhetsklass Informationsplan Kontinuitetsplan Förvaltningsrutiner Yttrande från förvaltningsorganisation Yttrande från informationsägare Drifthandbok Användarvägledning Utkast leveransgodkännande Utkast Testprotokoll Systeminventering inför införandeplanering 8

Informationsplan Kontinuitetsplan Förvaltningsrutiner Yttrande från förvaltningsorganisation Yttrande från

9 Faktorer som har påverkan E-arkivet är ett mellanarkiv ej bevarandearkiv Informationsägarskap i Nyps 2020 och i E-arkivet till följd av definitionen av e-arkiv som mellanarkiv rocess: Nyps --> Nyps > E-arkiv = konvertering aketstruktur vid inleverans utifrån RA:s FGS:er Generell process som ska kunna användas för andra verksamhetssystem SSC:s uppdrag att ta fram ett gemensamt e-arkiv Möjlighet till hemtagning/vidareförädling av e-arkiverad information leverans till Riksarkivet eller annan e-arkivleverantör 9

utifrån RA:s FGS:er Generell process som ska kunna användas för andra verksamhetssystem SSC:s uppdrag att ta fram ett gemensamt

10 Anslutning av Nyps2020 Första möte Ta fram förutsättningar för gallring Nyps2020 Utreda anslutning Förbereda anslutning 0 ANALYS 1 LANERING 3 eslut att starta projektanalys eslut att starta projektplanering eslut att etablera projektet och starta projektgenomförandet Genomföra kontinuerlig gallring i Nyps2020 Ta fram SI och inleveransspecifikation GENOMFÖRANDE Testa och godkänna anslutning Etablering 5 GENOM- FÖRANDE eslut att fortsätta genomförandet enligt ursprunglig eller reviderad plan 7 eslut att överlämna projektets slutresultat ÖVER- LÄMNING 8 rojektets slutresultat accepterat, beslut om att starta projektavslutning AV- SLUTNING 10

SI och inleveransspecifikation GENOMFÖRANDE Testa och godkänna anslutning Etablering 5 GENOM- FÖRANDE eslut att fortsätta genomförandet enligt ursprunglig eller

Relevanta dokument

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer. 11 juni 2013

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer 11 juni 2013 eard Aktuell information A Aktuell information B Mellanarkiv Slutarkiv Aktuell information C Bakgrund Behov för