Elektronisk arkivering

Transkript

1 Elektronisk arkivering Information om pågående projekt Riksarkivet och SKL Caspar Almalander

2 Agenda 1. Sambruks projekt Elektroniskt bevarande etapp 2 2. Riksarkivets projekt e-arkiv och e-diarium 3. SKL:s projekt e-arkiv

3 Allt hänger ihop

4 Sambruks projekt Elektroniskt bevarande etapp 2

5 Bakgrund Enorma mängder digital information Rätt information? Hur/var hittar jag den? Versioner? Teknik? Lagkrav Informationsförsörjning i farozonen Skyhöga kostnader

6 Babylonien 2.0 ÄHDS Skola/elev?????? e-arkiv IFO???? Ekonomi Vård & omsorg

7 tredje etappen bestå av upphandling av ett system för e-arkiv. Därefter följer etapper med att införa och testa e-arkiv i kommunerna. När alla etapper är genomförda kan ett e-arkiv som uppfyller lagstiftningens krav på bevarande av elektronisk information vara i drift. Om Sammanlagt har 47 kommuner deltagit i projektet Elektroniskt bevarande. Kartan nedan visar de Projektets huvuduppdrag för Etapp 2 var att ta fram en kravspecifikation för ett e-arkiv för den kommunala verksamheten. Kravspecifikationen skulle kunna användas vid en upphandling. kommuner som har varit med. Totalt 7 arbetsgrupper med nästan 100 deltagare har arbetat med olika uppgifter. Elektroniskt I projektets andra etapp bevarande ingick dessutom följande delprojekt: Leverans från verksamhetssystem - start maj 2008 Metadata och filformat - öppet för alla kommuner med kravspecifikation) - etapp Checklista 2 (eb2) avslutades 20 oktober Juridiska förutsättningar och konsekvenser - 47 deltagande Gemensamt elektroniskt kommuner arkiv Marknadskartläggning (genomfördes i anslutning till arbetet Definition mellanarkiv I projektet ingick inte upphandling av e-arkiv, anpassning till enskilda kommuners verksamhet, pappersarkiv eller skanning/digitalisering av pappershandlingar samt kostnads- och nyttoanalys. Projektet har under arbetet med slutrapporten sammanställt en ordlista. Tanken är att ordlistan ska fungera som en brygga mellan de olika dokumenten i projektet. Här förklaras de ord som används i olika sammanhang. Målgrupp är alla som läser projektets dokument, både slutrapporten och de dokument som riktar sig till specialister inom olika områden (se Bilaga 1). Läs mer om hur projektet har genomförts i Projektredovisningen.

8 Mål Huvudmål: - skapa förutsättningar för ett elektroniskt arkiv Mål etapp 2: - framtagning av en kravspecifikation för ett elektroniskt arkiv

9 Etapp 2 Uppdelning: - huvudprojekt: framtagning av kravspecifikationer - uttag verksamhetssystem - metadata / filformat - checklista - gemensamt elektroniskt arkiv - definition mellanarkiv - juridiska villkor

10 Kravspecifikationen (>90) Kategorier - Leveranser till e-arkivet - Leveranser från e-arkivet - Informations- och kompetensförsörjning - Statistik, rapporter - Behörighets-, system- och säkerhetsadministration - Tekniktoleranser Uppdelning - Gemensamma och regionala - Ska eller bör

11 Leveranshandledning Leveransen från verksamhetssystem till ett e-arkiv Syfte - verktyg för att planera och genomföra av ett uttag från ett verksamhetssystem till ett e-arkiv - definiera och beskriva vilka krav som hör ihop med ett uttag - att utgöra ett underlag för kravspecifikation att använda vid upphandling av nya verksamhetssystem

12 Checklista Vägledning för dig och alla som arbetar med allmänna handlingar Syfte - verktyg inför införandet av ett system för bevarande - indelning ansvarsfördelning styrdokument - resurser verksamhetens - förvaltningens - systemägarens ansvar IT och säkerhet

13 Gemensamt e-arkiv (Kommun-)gemensamt elektroniskt arkiv (arkivmyndighet, drift) Syfte - granskning och utvärdering av juridiska organisationsformer - eventuella hinder - förslag Fördelar - högre service till allmänheten - bättre laguppfyllnad - entydlighet, uniformitet - ekonomiska (!)

14 Från nu till vision (1)

15 Från nu till vision (2)

16 Från nu till vision (3)

17 Projektet e-arkiv och e-diarium

18 Vision Det ska vara enkelt att arkivera, återsöka och återanvända information hos offentliga myndigheter oavsett var och hur informationen lagras

19 Hantering av arkiv idag Förvaltning A Förvaltning C Tjänsteman Allmänhet Förvaltning B Tjänsteman Allmänhet Söktjänster Söktjänster Tjänsteman Aktuella Förvaltningssy stem Förvaltningensöverföring till slutarkiv Slutarkiv hos arkivmyndigh et (egen drift eller som tjänst) Tjänsteman Aktuella Förvaltningssystem Tjänsteman Söktjänster Förvaltningens överföring till slutarkiv Slutarkiv hos arkivmyndi ghet (egen drift eller som tjänst) Allmänhet Tjänsteman Aktuella Förvaltningssystem Myndighetens överföring till e-arkiv Eget E- arkiv hos förvaltning en (egen drift eller som tjänst)

20 Nya krav q Svensk e-förvaltning ska vara så enkel som möjligt för så många som möjligt (Regeringen). q Allmänhetens och företagens behov och krav på insyn och offentliga tjänster ökar. q Myndigheternas behov av tjänster och samordning sinsemellan ökar. q Krav på kostnadseffektivisering. q Internationella krav på samordning (EU). q Ny teknik skapar kontinuerligt nya möjligheter/krav.

21 Projektet e-arkiv och e-diarium (ead) q E-delegationen har uppmanat Riksarkivet att i väntan på regeringens beslut gå igång med planering och genomförande q Riksarkivarie Björn Jordell har beslutat att tillsätta ett verksprojekt som i samverkan med statliga, kommunala och landstings-kommunala myndigheter påbörjar arbetet i enlighet med förslaget i förstudien q Projektkontor har skapats och Göran Kristiansson har utsetts till projektledare. q Projektdirektiv har tagits fram och beslutats av Riksarkivets ledning. q Projektet är treårigt och beräknas vara genomfört under år q Projektarbetet har börjat.

22 Förvaltningsgemensamma specifikationer (1) q En FGS är en samling generella funktioner som offentlig administration, medborgare och industri har enats om vara av värde och som anses vara användbara för att utökad och förbättrad kommunikation samt utbyte av information. q FGS:er konstrueras genom att olika aktörers behov inom ett område samlas in, bryts ner, och ur detta skapas lösningsförslag som man efter test kan finna konsensus för. q Alla krav och definitioner samlas i en FGS kravspecifikation som så småningom bildar en förpackad FGS som kan användas inom ett angivet område och bildar då en specifikation för gemensamma funktioner

23 Förvaltningsgemensamma specifikationer (2) q FGS bygger på standarder men är inte själv nödvändigtvis en egen standard. q Stödjer tjänstebaserade IT lösningar q Skapas generiskt (kan utvecklas från ett basmodell) q I dagsläget finns inga exempel.

24 Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Tjänsteman Allmänhet Söktjänster Diarieföringssystem/ÄHS Tjänsteman Verksamhetssystem 1 Verksamhets- System 2 E-Arkiv vid myndighet (egen drift eller som tjänst) Slutarkiv hos arkivmyndighet (egen drift eller som tjänst) Myndighetens överföring till E-Arkiv Överlämnande till arkivmyndighetens E- Arkiv FGS

25 Exemplet e-arkiv Stockholm q ökar tillgängligheten till stadens information q minskar kostnaderna för lagring och hantering av information q säkerställer digital lagring på lång sikt i enlighet med gällande lagkrav

26 Uppdelning i delprojekt q Inventering q Begreppsanalys q Juridik q Paketstruktur q Informationsområden q Ärende- och dokumenthantering med undergrupper q Webbplatser q Prototyper q Test och utvärdering, pilotprojekt

27 Identifierade delprojekt DP1 Begrepp DP3-4 FGS:er och funkt krav e-arkiv. DP5-6 FGS:er och funkt krav e-diarium DP7 Utvärdering med piloter DP2 Intressentanalys DP8 Förvaltningsorganisation

28 Övriga fakta kring projektet q Finansiering - Deltagande institutioner måste själva bidra med de personresurser som fordras för projektets genomförande. - Riksarkivet avsätter egna personresurser motsvarande 5 personer plus 2 miljoner kronor. - Stöd från E-delegationen för kringkostnader som konferens och liknande. q Tidplan - Mobilisering Utarbeta förvaltningsgemensamma specifikationer Utveckla prototyper Testa och utvärdera prototyper Marknadsföra resultatet Utarbeta förslag till förvaltningsorganisation

29 SKL har beslutat om Strategi för esamhället Strategins övergipande mål*: - Enklare vardag för privatpersoner och företag. - Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet. - Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. * Även E-delegationen har antagit dessa mål och de ingår i Digitala agendan

30 Ny roll för SKL kräver mobilisering för att nå resultat Center för esamhället Gemensamt kansli och programkontor ehälsa Skola Näringsliv och arbete Samhällsbyggnad, trafik och miljö Kultur, fritid och besöksnäring Smarta öppna gemensamma processer T.ex. earkiv, ehandel, Mina sidor, Mina fullmakter, Mina ärenden Grundläggande strukturella förutsättningar Lagar & regler, Informationsstruktur & begrepp, Infrastruktur & informationssäkerhet Demokrati och delaktighet

31 Varför nationellt samordnat projekt? - Utbrett behov av e-arkiv inom kommunal sektor. - Sambruk och IT Forum Kommunförbundet Stockholms län (KSL) uppvaktade SKL med önskan om nationell samordning. - Kommunal sektor behöver samla sig för att utgöra en stark och tydlig part mot marknaden. - Projektet är ett politiskt förankrat strategiskt och prioriterat projekt i linje med SKL:s Strategi för esamhället.

32 Projektmål & syfte - Projektet är ett första steg i syfte att uppfylla SKL:s strategi för esamhället - Projektet ska resultera i en upphandling avseende e-arkiv och att ramavtal tecknas vars intention är att införa, förvalta och utveckla e-arkiv för kommuner, landsting och regioner i syfte att erhålla ett förenklat och gemensamt förfarande

33 Syfte med projektet - Att erbjuda kommuner, landsting och regioner möjlighet att anskaffa och implementera e-arkiv med intentionen att uppnå målen för esamhället. - Upphandlingen ska resultera i att samtliga kommuner, landsting och regioner kan förbereda sig för, anskaffa och implementera e-arkiv i syfte att säkerställa den kommunala sektorns långsiktiga informationsförsörjning, bidra till en ökad effektivisering samt ökad tillgänglighet till informationen i inom respektive kommuns, landstings och regions arkiv.

34 Vad ska göras inom projektet? - Genomföra en behovs- och marknadsanalys - Ta hänsyn till tidigare genomförda arbeten inom området, Sambruk, KSL med mera - Intresseanmälningar från kommunal sektor - Ta hand om nya tillkomna behov - Bygga kravspecifikationen på förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS), Riksarkivet - Utröna hur införande och implementering ska bli framgångsrikt - Klargöra förutsättningar för ett eventuellt ediarium - Genomföra upphandlingen

35 Projektetapper Projektet kommer att genomföras i nio (9) etapper som avser följande övergripande aktiviteter: 1. Förberedelser (behovs- och marknadsanalys, inriktning) 2. Utformning av förfrågningsunderlag 3. Kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag 4. Beslut om och publicering av förfrågningsunderlag 5. Öppning av anbud och kvalificering 6. Utvärdering, tester och juridiska frågeställningar 7. Preliminärt resultat och slutresultat 8. Beslut om och publicering av slutresultat 9. Avslut och överlämning av slutresultat

36 Tidplan - Start januari Upphandlingen avslutas maj Avslut och överlämning till förvaltning, SKI och SKL juni Marknadsföring och information med mera juni 2013

37 Behovsinventering - Workshops i hela landet - 8 februari Göteborg - 15 februari Lund - 22 februari Boden - 28 februari Umeå - 6 mars Jönköping - 13 mars Karlstad - 20 mars Stockholm - Din röst är viktig. Anmäl dig snarast! Mer info på

38 Att förbereda dig Hämta allt material från sambruk.se - Slutrapporten bör/ska läsas först - Leveranshandledningen - Checklista - Vägledning kravspecifikation - Gemensamt elektroniskt arkiv - XML och metadata - Juridiska villkor Ordlista Läs information på Läs information på

39 Allt hänger ihop

40 Frågor Caspar Almalander Tel Epost