esamhället och arkivet

Transkript

1 2011 esamhället och arkivet Det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och återanvänder information (E-delegationens vision) Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den som bäst behövs. Då behövs noggrann planering och säker förvaring. Kommunen har ansvar för att information bevaras och görs tillgänglig när den efterfrågas. Det handlar om att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning! Elektroniskt Bevarande etapp 2 Sambruk 2011 Får spridas enligt CC-BY-3.0

2 2 (27) Innehållsförteckning Inledning... 3 Sammanfattning och förslag... 3 Huvudmål... 3 oprojekt... 4 Förslag... 4 Om elektroniskt bevarande... 5 Begrepp... 5 Nyttan... 6 Kommunens ansvar... 7 Framtiden... 8 Vägen mot en gemensam källa för information... 8 Förslag till Etapp Framgångsfaktorer Om projektet Etapp Kravspecifikation Metadata och filformat Leverans från verksamhetssystem Checklista Juridik Gemensamt elektroniskt arkiv Mellanarkiv Slutord Bilagor... 26

3 3 (27) Inledning Information som är pålitlig och finns till hands är en viktig tillgång. Det behövs i många olika sammanhang! För en öppen och demokratisk debatt För att kunna fatta väl underbyggda beslut Som en garanti för rättssäker handläggning För att medborgare ska kunna delta och påverka Som inspiration och källa för nya tjänster Dagens samhälle är på väg att bli e-samhälle som kräver att myndigheter har en e-förvaltning. Kommunerna behöver en strategi för informationsförsörjning som är hållbar på lång sikt. Risken är annars att vi förlorar mycket av den kunskap som byggs upp. Det behövs teknik, organisation och kompetens för att kunna förvalta denna resurs för framtiden. Sammanlagt har 47 kommuner deltagit i projektet Elektroniskt bevarande. Det gör det till det mest omfattande projekt som föreningen Sambruk driver. Den största kommunen är Malmö stad och den minsta Ockelbo. Totalt 7 arbetsgrupper med nästan 100 deltagare har arbetat med olika uppgifter. en riktar sig framförallt till dig som är beslutsfattare. Det finns ett antal bilagor med detaljerade beskrivningar som ska användas som stöd för arkivarier, systemförvaltare, upphandlare och tekniker i det praktiska arbetet med att införa e-arkiv. Sammanfattning och förslag Här finns en sammanfattning av projektet och dess resultat. Ett förslag till fortsatt arbete presenteras med utgångspunkt från detta. Syftet med projektet Elektroniskt bevarande är att kommuner ska kunna bevara information som skapas elektroniskt i elektronisk form utan tidsgräns. Det ska bli möjligt att leva upp till lagstiftningens krav på bevarande även när det gäller elektronisk information. Ett steg på vägen för att kunna bevara elektronisk information är att bygga upp ett e-arkiv. Därför har projektets mål i Etapp 2 varit att ta fram specifika krav som kan ställas på ett e-arkiv. Förslag till mål för Etapp 3 är att genomföra en upphandling av e-arkiv som resulterar i ett ramavtal som kommunerna kan avropa från. Målen i projektplanen har uppfyllts genom de arbeten som utförts i olika grupper inom projektet. De dokument som tagits fram finns som bilagor till slutrapporten. Huvudmål et har tagit fram en kravspecifikation som listar de krav som kan ställas på ett e-arkiv vid upphandling. En vägledning har tagits fram som ett rådgivande dokument och ett verktyg för att kontrollera att olika områden täcks in när ett e-arkiv ska införas. Kraven som sammanställts kan användas som utgångpunkt för att ta fram underlag för upphandling av produkt, tjänst eller egenutveckling. Valet beror på kommunens behov och förutsättningar. et har tagit fram en leveranshandledning som beskriver en metod för att utreda, fastställa, genomföra och godkänna leverans från verksamhetssystem till e-arkiv. På det sättet har kommunerna

4 4 (27) fått ett verktyg för att ställa krav på verksamhetssystem när det gäller elektroniskt bevarande. En översyn när det gäller metadata och filformat har genomförts. De standardiserade filformat som tagits fram av Riksarkivet kan med fördel användas av kommunerna. Det finns stora vinster att samarbeta brett inom offentlig sektor när det gäller specifikationer och modeller för metadata. En marknadskartläggning har genomförts. Metoden som användes kan återanvändas för att stämma av förändringar. Kartläggningen visade att det fanns ett antal tänkbara alternativ på marknaden. oprojekt En checklista har tagits fram för att fungera som ett stöd för kommuner i planeringsarbetet inför införande av e-arkiv. För att få ett så heltäckande underlag som möjligt rekommenderas att ansvariga inom ledning, verksamhet, IT och arkivfunktion arbetar tillsammans. En rapport om juridiska förutsättningar och konsekvenser har sammanställts. et vill särskilt betona vikten av att skilja mellan informationsägare och systemägare. En hållbarhetsanalys av ett gemensamt elektroniskt arkiv har genomförts. Kommunalförbund bedömdes vara den bästa formen om flera kommuner önskar ha ett gemensamt e-arkiv. En definition för mellanarkiv har tagits fram. Mellanarkivet kännetecknas av att det är direkt åtkomligt för verksamheten och att verksamheten har kvar ansvaret som informationsägare. Samtidigt finns det möjligheter att styra hur informationen struktureras och paketeras redan i mellanarkivet. Förslag En vision har tagits fram för projektets kommande etapper. Visionen är en gemensam källa för information. et rekommenderar att nästa steg på vägen mot en långsiktig informationsförsörjning, blir att kommunerna får möjlighet att införa e-arkiv både som mellanarkiv och som slutarkiv. I projektets Etapp 3 föreslås därför att deltagande kommuner: Går vidare till upphandling av e-arkiv (system för bevarande) i januari 2012 eller så snart som möjligt Samarbetar med Riksarkivet om att ta fram gemensamma specifikationer Tar ställning till den bästa formen för att förvalta och utveckla kravspecifikationen och andra dokument som tagits fram Startar en utredning om mellanarkiv som är gemensamt för hela kommunen Vi som har arbetat med etapp 2 föreslår att projektet även i fortsättningen ska vara öppet för alla kommuner, landsting och regioner. För att lyckas med att införa ett e-arkiv vill vi särskilt betona vikten av att varje kommun förbereder sin organisation och sina verksamhetssystem. I rapporten finns också en rad andra framgångsfaktorer som bör uppmärksammas.

5 5 (27) Om elektroniskt bevarande I det här avsnittet finns en introduktion för dig som inte har erfarenhet av att jobba med elektroniskt bevarande sedan tidigare. Här kan du läsa om vad elektroniskt bevarande innebär och vad det finns för nyttor med att införa e-arkiv i kommunen. Begrepp Här finns förklaringar till hur vi använder begrepp i slutrapporten. Vi ber särskilt dig som redan har kunskap i ämnet att notera att vi har valt att använda ord i mer vardaglig betydelse. För formella definitioner se fotnoter och ordlista (Bilaga 1). E-förvaltning Målet med e-förvaltning är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Sverige har kommit överens med övriga europeiska länder om vad begreppet e-förvaltning betyder: Eförvaltning är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. 1 Arkivets roll i e-förvaltningen är att med system för att bevara information, frigöra resurser för kommunens kärnverksamheter. Arkivet ska också ge intresserade privatpersoner möjlighet att hitta rätt utan att veta var man ska söka. E-arkiv Med e-arkiv menar vi här den elektroniska information som ska bevaras från kommunens verksamheter i elektronisk form. E-arkivet är också det system som behövs för att bevara informationen. Systemet består av de IT-system och den kompetens som krävs för att bevara informationen för framtiden. E-arkivet ska följa fastställda normer och lagar när det gäller att hantera och styra information. 2 Notera särskilt att projektet handlar om information som redan från början är elektronisk. Det handlar inte om att digitalisera pappersarkiv. Tidigare har elektroniska handlingar alltid skrivits ut på papper för att kunna bevaras. Det har inte funnits någon etablerad metod för att bevara dessa digitalt. Att skriva ut på papper leder bland annat till att sökmöjligheter och funktioner inte längre kan användas. Tänk till exempel om sidorna på en webbplats skrivs ut. Då försvinner möjligheten att navigera och söka efter ord i texten. I takt med att IT-systemen blir mer komplexa blir det allt svårare att ta ut rapporter på papper som uppfyller kraven på att bevara information. Skillnader mellan ett pappersarkiv och ett e-arkiv är de verktyg och metoder som används för att ta hand om informationen. Istället för en arkivlokal med stabilt klimat behövs olika samverkande ITsystem där exempelvis säkerhetskopiering är en viktig funktion. Brand- och inbrottssäkra dörrar ersätts av system för behörigheter, brandväggar och skydd mot virus. Som motsvarighet till arkiveller åldersbeständigt papper jobbar man med hållbara filformat, gemensamma modeller och dokumentation av IT-system. Det vill säga metoder för hur informationen ska kunna plockas ut och hanteras i ett format och en struktur som är oberoende av det ursprungliga verksamhetssystemet. Att ta hand om digital information är en stor utmaning. Få myndigheter har infört e-arkiv. Men det finns idag teknik och kunskap för att göra det möjligt. Elektronisk information Med information menar vi här de allmänna handlingar som finns i kommunen. Det kan handla om allt från text till video, från ljudupptagningar till kartor, från register till webbsidor. 3

6 6 (27) Den nya informationstekniken bjuder på möjligheter som aldrig har funnits förr. Tekniken utvecklas hela tiden och varje dag upptäcker vi något nytt. Det gäller att se till att elektronisk information tas om hand på ett hållbart sätt, så att vi inte tappar värdefull information. Information på papper bevaras så länge som papper och bläck inte bryts ner. Informationen kan läsas i hundratals år om bra material har använts. Elektronisk information är beroende av hårdvara och mjukvara med mycket kortare livslängd än så. Det som är framtidens teknik idag, är en gammaldags lösning redan imorgon. Informationen behöver hanteras rätt redan från början för att kunna bevaras elektroniskt. Den måste också aktivt förvaltas (vårdas) för att kunna läsas med den teknik som finns till hands. Krav som gäller bevarande av information behöver vara klara redan när kommunen börjar planera att införa ett nytt IT-system. Vad som är möjligt att få ut från arkivet beror på vad som kommer in. Verksamhetssystem Med verksamhetssystem menar vi här ett system som samlar, lagrar, bearbetar och distribuerar information inom en viss verksamhet. Det kan till exempel vara ett diarieföringssystem på en kommunal förvaltning. Informationen i systemet är åtkomlig och användbar för dem som använder systemet. Ett informationssystem är ett system som består både av både mänskliga aktiviteter och den tekniska utrustning som används. Nyttan Nyttan med att införa ett e-arkiv bör ses ur olika intressenters synvinkel. Intressenter kan vara invånare, näringsliv, kommunens egen verksamhet eller andra myndigheter. En invånare kan vilja se gamla ritningar på sitt hus. Ett företag kan ha nytta av kommunens information i sin affärsverksamhet. En forskare kan behöva källmaterial. Information kan användas av museer och bibliotek i kulturell verksamhet. Den egna verksamheten kan använda informationen för att bygga upp nya tjänster och utveckla verksamheten. Spara tid Det går snabbare att hitta information eftersom den är strukturerad på ett enhetligt sätt. E-arkivet kan finnas tillgängligt dygnet runt, även om handläggaren har gått hem för dagen. Tiden för handläggning blir kortare eftersom informationen blir tillgänglig direkt i datorn. Spara pengar Om ett e-arkiv hanterar information som inte längre behövs i verksamheten, kan gamla system avvecklas snabbare. Kostnaden för licenser, administration och för att upprätthålla kompetens för att hantera information i gamla verksamhetssystem försvinner. Ett e-arkiv innebär också att behovet av att konvertera information när ett nytt system ska införas minskar. Även om ett e-arkiv i sig innebär kostnader, finns det mycket som talar för att det kommer att vara en vinst på sikt. Spara miljö Alla system som är i drift kräver resurser i form av elektricitet, komponenter, förbrukningsmaterial och transporter. Om systemen i drift blir färre krävs mindre resurser. Om information är lätt att hitta och läsa, minskar behovet av att skriva ut extra kopior. Ett e-arkiv medför därför med stor sannolikhet på sikt minskad förbrukning av papper.

7 7 (27) Förenkla vardagen Man kan i ett e-arkiv välja mellan att läsa direkt på skärmen, ladda ner eller skriva ut. Informationen kan visas eller läsas upp på olika sätt beroende på personliga förutsättningar. Det blir möjligt att till exempel förstora, översätta eller automatiskt läsa upp text. Förbättra tillförlitlighet Idag kan det vara svårt att veta vilken information som är riktig och pålitlig. Dokument sparas ibland direkt på hårddiskar utan tydlig struktur och spårbarhet. Informationen är inte anpassad för framtiden. Det är inte säkert att du kan öppna och läsa en Word-fil om tio år. Eller bevisa att innehållet inte har förändrats över åren. Ett e-arkiv gör det möjligt att garantera att informationen är tillförlitlig och inte har förändrats över tiden. Det blir möjligt att bättre styra så att information inte försvinner, blir oläslig eller förvanskas på ett okontrollerat sätt. Kommunens ansvar Att ta hand om information från verksamheten är ett krav på kommunen. Varje nämnd och kommunalt bolag ansvarar för sin information. Den ska ordnas och beskrivas så att det är lätt att hitta. Det som behövs för insyn, forskning och förvaltning ska bevaras. Information som bara är aktuell en kort period eller ska gallras enligt lag ska tas bort. Kommunen har ansvar för att se till så att ingen information försvinner, blir oläslig eller förvanskas. Bara behöriga ska kunna komma åt sekretessbelagda uppgifter. Uppgifter ska hanteras med hänsyn till den personliga integriteten. Annan information ska kunna användas fritt för att bygga ny kunskap och nyskapande lösningar. Bestämmelser finns om insyn i offentlig verksamhet (offentlighetslagstiftningen). Varje kommun har en egen arkivmyndighet, som kontrollerar att nämnder och bolag sköter sin information. Arkivmyndigheten tar hand om och bevarar information som inte längre används i den löpande verksamheten. Detta medför att kommunen måste ha tillgång till rätt kompetens när det gäller dokumenthantering och bevarande. När allt mer informationshantering är elektronisk kan behovet av utbildning öka. Ofta har arkivfunktionen framförallt kompetens när det gäller pappersarkiv. Ett e-arkiv ska vara ett stöd för att kunna ta emot, bevara och tillhandahålla information enligt gällande lagstiftning.

8 8 (27) Framtiden I det här avsnittet finns den vision som tagits fram inför det fortsatta arbetet med elektroniskt bevarande. Här beskriver vi den väg som projektet rekommenderar för att nå fram till visionen. I avsnittet finns förslag till fortsättning i en tredje etapp. Till sist tar vi upp de framgångsfaktorer som vi har identifierat. Det vill säga vad som behövs för att fortsättningen av projektet och kommunernas införande av e-arkiv ska bli lyckosamt. Vägen mot en gemensam källa för information ets vision är en gemensam källa för information. En källa som kan användas både av invånare, näringsliv, kommunens egen verksamhet och av andra myndigheter. Drivkraften är att kunna göra informationen tillgänglig, så att den kan användas på nytt. Här beskriver vi det vägval som projektet rekommenderar för att förverkliga visionen. Övergången från stuprörssystem till ett system för långsiktig informationsförsörjning bör ske stegvis. Nuläget I nuläget finns det massvis med verksamhetssystem där informationshanteringen inte är standardiserad. De flesta har större eller mindre brister när information ska överföras till ett e-arkiv. Kanske går det inte alls att ta ut information i systemoberoende format. Det kan också vara så att det saknas dokumentation och verktyg för att göra uttagen. Eller också kostar det helt enkelt för mycket att genomföra en leverans till e-arkiv. Om vi fortsätter på den inslagna vägen, kommer vi inte att kunna uppfylla lagstiftningens krav på bevarande. Förklaring till bilden: A: Det går inte att ta ut information på ett sådant sätt att den kan hanteras oberoende av det ursprungliga verksamhetssystemet. B: Det går i och för sig att ta ut information, men det saknas dokumentation och verktyg för att kunna hantera informationen oberoende av det ursprungliga verksamhetssystemet C: Det går i och för sig att ta ut informationen och det finns tillräckligt med dokumentation och verktyg, men kostnaderna skulle bli alltför höga Ansvarsgräns: Varje kommunal nämnd eller bolag äger sin egen information. Informationsägaren har ansvar för informationen när den finns hos verksamheten. När informationen lämnas över till arkivmyndigheten följer ägarskapet och ansvaret med. Med andra ord passerar informationen en ansvarsgräns.

9 9 (27) Nästa steg på vägen Nästa steg på vägen för kommunerna är att införa e-arkiv både hos verksamheten och hos arkivmyndigheten. Det vill säga att det finns mellanarkiv och slutarkiv för att på ett säkert sätt kunna förvalta elektronisk information på lång sikt. Förutsättningar och krav är samma när det gäller systemets funktioner. Skillnaden ligger i vem som äger informationen och vem som ansvarar för det IT-system som man har valt. Tydliga ansvarsområden och riktlinjer gör det möjligt att ansluta vilket verksamhetssystem som helst. Om kommunerna samverkar och skapar gemensamma lösningar kan större resurser frigöras för kärnverksamheten. Det gäller dels att samverka över förvaltningsgränserna inom en kommun och dels mellan olika kommuner. Sådan samverkan kan även leda till höjd kompetens hos kommunerna och en ökad kvalitet till lägre kostnader. Kommunen bör också överväga att hitta lämpliga samarbeten för att kunna upphandla, införa och förvalta e-arkiv. Den utredning som genomförts visar att kommunalförbund är lämpligt om flera kommuner önskar driva e-arkiv gemensamt. Det är nödvändigt att förbereda verksamhetssystemen för framtiden. et har tagit fram en leveranshandledning som stöd i det arbetet. För att kunna bevara elektronisk information för framtiden är det viktigt med gemensamma informationsmodeller. Det vill säga att informationen är strukturerad och dokumenterad på ett sätt som gör det möjligt att hantera den oberoende av det ursprungliga verksamhetssystemet. Riksarkivet leder ett arbete med att ta fram specifikationer som är gemensamma för hela den offentliga förvaltningen. Det arbetet gör man i samarbete med olika myndigheter. Vi kan inte avvakta eller invänta resultatet, eftersom informationsmängden bara blir större. Att avvakta kan medföra ännu större kostnader eller förlust av information som inte kan arkiveras på traditionellt sätt. Vart är vi på väg? På sikt blir det möjligt att skapa en gemensam informationsresurs. Det går att överföra information mellan system och genomföra sökningar oberoende av organisationsgränser och IT-system. Då är vi framme vid vår vision: en gemensam informationskälla för oss alla.

10 10 (27) Så här tänker vi oss framtidens e-arkiv: Det är möjligt att lagra, bevara och söka efter information på ett säkert sätt. Inte minst är det effektivt att återanvända information. Information finns åtkomlig dygnet runt för skilda behov. Arkivmyndigheten arbetar proaktivt för att säkra informationsförsörjningen. Arkivfunktionen har den sakkunskap som behövs för att utföra jobbet. Det finns förutsättningar för att hjälpa verksamheten och ha tillsyn över informationshanteringen. Det finns tydliga och väl definierade rutiner för dokumenthantering. Det finns en enhetlig syn på hur information ska registreras och ordnas. Information förvaras alltid på ett säkert sätt. Oavsett om den används i den dagliga verksamheten, finns i mellanarkivet eller har överlämnats till arkivmyndigheten. Förslag till Etapp 3 Det här är förslag till de kommuner som deltar eller önskar delta i projektet Elektroniskt bevarande. I den tredje etappen tar vi nästa steg på vägen till en långsiktig informationsförsörjning. Det vill säga att kommunen ska ges möjlighet att införa ett gemensamt mellanarkiv och slutarkiv. 1. Målet för etapp 3 är att genomföra en upphandling som resulterar i ett ramavtal som kommunerna kan avropa från. et har under etapp 2 tagit fram en kravspecifikation som utgångspunkt. et rekommenderar att genomföra upphandlingen i samverkan med Kommunförbundet Stockholms Län (KSL) och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Arbetet bör påbörjas med en gång, eller så snart som möjligt. Föreslås starta etapp 3 och gå vidare till upphandling. Denna etapp bör starta i januari 2012 eller så snart som möjligt. Rekommendation är att samverka med KSL och SKL. 2. Riksarkivet startade i september 2011 projektet e-arkiv och e-diarium. 4 I projektet ska specifikationer tas fram som är gemensamma för hela den offentliga förvaltningen. Syftet med specifikationerna är att de modeller, begrepp och standarder som används ska bli lika. Specifikationer

11 11 (27) ska kunna användas av alla svenska myndigheter. Det är av stor betydelse att den kommunala sektorn deltar i detta arbete. Det är viktigt att se till att kravspecifikationer och andra dokument som tagits fram inom Sambruks projekt förvaltas och utvecklas framöver. Det kan ske till exempel inom Sambruk, Sveriges Kommuner och Landsting eller Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Föreslås ta ställning till den bästa formen för att förvalta och utveckla kravspecifikationen och andra dokument som tagits fram Föreslås samarbeta med Riksarkivet om att ta fram gemensamma specifikationer 3. et har tagit fram en definition av mellanarkiv. I nästa etapp behövs en kartläggning av de organisatoriska anpassningar som krävs för att kunna införa ett mellanarkiv. Samtidigt kan man titta på de tekniska förutsättningarna. I samband med kartläggningen är det lämpligt att göra en nytto- och kostnadsanalys. Föreslås starta en utredning om mellanarkiv som är gemensamt för hela kommunen Förslag till delprojekt: Åtkomst till och publicering av e-arkiv Konsekvensanalys för införande av e-arkiv Leverans från verksamhetssystem - genomföra pilotprojekt gemensamt Metadata och filformat Metoder och strategier för informationsvård Framgångsfaktorer För att det ska bli möjligt för kommunerna att införa e-arkiv och bevara elektronisk information utan tidsgräns är det mycket som ska stämma. et har identifierat några faktorer som har betydelse för kommande etapper av projektet. Förberedelse Ett e-arkiv är inte infört bara för att kommunen köper ett system! et vill poängtera att det är en förutsättning att varje kommun förbereder sig för att införa e- arkiv. Under tiden som upphandlingen sker, rekommenderas varje kommun att inleda samtal med den egna verksamheten. Det behövs en tidplan, en strategi för bevarande, ett tydligt och uppdaterat regelverk med mera. et har tagit fram en Checklista för digital arkivering som stöd i det här arbetet (Bilaga 5). Verksamheterna måste kunna leverera till e-arkivet. Det kan vara resurskrävande att plocka ut information från verksamhetssystem som inte är förberedda för e-arkiv. Därför är det viktigt att planera för bevarande redan när verksamhetssystem upphandlas eller utvecklas. et har tagit fram en Leveranshandledning som stöd i det arbetet. Arbetet kan påbörjas innan ett e-arkiv finns på plats (Bilaga 4). Samverkan och medverkan Det här är inte något som en kommun klarar ensam! Tekniken utvecklar sig hela tiden. I flera år har arkivfunktionerna halkat efter. Att komma ikapp och

12 12 (27) vara med kräver en hel del arbete de närmaste åren. Det kräver i sin tur kompetens och resurser. En nyckel till framgång är att många kommuner samarbetar. Tillsammans kan vi dela på arbetet och bidra med kompetens inom olika områden. Vår styrka är att vi är 290 kommuner! Till exempel deltog 47 kommuner i etapp 2 med 100 deltagare i olika arbetsgrupper. I arbetet med projektet har olika nätverk skapats. Det är angeläget att behålla dessa. Informellt eller i någon mer organiserad form. Kommunen bör också överväga att hitta lämpliga samarbeten för att kunna upphandla, införa och förvalta e-arkiv. Den utredning som genomförts visar att kommunalförbund kan vara lämpligt om flera kommuner önskar driva e-arkiv gemensamt. Det är viktigt att delta och hålla sig informerad om det som händer i omvärlden. Deltagande i projektet ger kommunerna ett nätverk för erfarenhetsutbyte och en samlad kompetens när det gäller e-arkiv. arbetet har ett stort inslag av fortbildning. Kompetensutveckling behövs för att kunna införa e-arkiv på kommunen. et vill betona att det är viktigt att olika kompetenser arbetar tillsammans. Det gäller arkivfunktionen, verksamheten och IT. Fortsatt samarbete med andra aktörer har också stor betydelse. För att nå framgång bör Sambruk samverka med Riksarkivet, Kommunförbundet Stockholms Län, landsting, regioner, statliga myndigheter och näringslivet. Även internationella kontakter och samverkan har betydelse. Kontinuitet och deltagande Nästa etapp bör påbörjas så snart som möjligt, så att projektet inte tappar fart. Förutsättningarna för elektroniskt bevarande förändras i takt med den tekniska utvecklingen. Att vänta för länge är det samma som att börja om från början. Det går aldrig att bli helt klar innan man sätter igång. Det är viktigt dra nytta av den kompetens som har byggts upp under projektet. Det kommer också att komma in deltagare utan tidigare erfarenhet. Kommande projekt behöver kunna hantera detta, så att de resurser som finns används på ett bra sätt. Erfarna deltagare behöver ta tag i nya uppgifter. Nya deltagare behöver introduceras i grunderna. För konkreta uppdrag har projektet under Etapp 2 haft positiva erfarenheter av att anlita extern konsult. Kommunikation och dokumentation Arbetet med att sprida kännedom om projektet behöver fortsätta. Dels för att knyta fler kontakter och dels för att förankra det faktum att det, förutom att det är nödvändigt för att uppfylla lagens krav på bevarande, finns stora fördelar med att införa e-arkiv i kommunerna. I kommande etapper behövs en ännu större uppslutning. Det är viktigt att det finns dokumentation som riktar sig till olika målgrupper. Arkivfunktionen, IT och verksamhet behöver arbeta tillsammans hos kommunerna. Då är det angeläget att vi förstår varandra. De dokument som har tagits fram under etapp 2 kan behöva revideras med utgångspunkt från olika målgrupper. Först i sluttampen av etapp 2 påbörjades arbetet med en gemensam ordlista. Under kommande etapper är det viktigt att använda begrepp på ett tydligt och enhetligt sätt. Kostnaden för projektet Flera kommuner har avstått från att delta på grund av avgifterna för projektet. Det är tydligt att kommunerna får mycket för pengarna. Ett stort antal personer har jobbat intensivt med projektet. Delprojekten har levererat ett flertal användbara dokument. Insatsen i form av avgifter och arbetstid behöver sättas i relation till vad det kostar att göra allt arbete själv. Och de kostnader som är förknippade med att helt enkelt låta bli att ta tag i frågan om elektroniskt bevarande. Detta behöver förmedlas på ett bra sätt till kommunerna.

13 13 (27) Informationskvalitet En förutsättning som man inte får glömma bort är arbetet med att se till att informationen från verksamheterna håller en god kvalitet från början. Informationen behöver ha en bra struktur som följer standarder. Som nämnts tidigare är det därför viktigt för kommunerna att följa och delta i Riksarkivets arbete med gemensamma specifikationer Kommunerna behöver fortsätta med att titta på hur de ska dokumentera verksamheter, processer och dokument. Det har betydelse för att kunna hitta information och veta hur trovärdig den är. För att det ska bli lätt att hitta i arkivet behövs en enkel och tydlig uppmärkning av informationen (metadata). Det innebär att det är en fördel om kommunen arbetar med verksamhetsnära (processbaserad) arkivredovisning. Informationsvärdering Av all den information som hanteras är det bara en mindre del som ska bevaras för framtiden. För att det ska vara meningsfullt att införa ett e-arkiv behöver man veta vad som ska bevaras. Det ska också kommuniceras till de leverantörer som utvecklar verksamhetssystem. Kommunerna behöver arbeta med att värdera information. Den organisation som ger råd när det gäller bevarande och gallring är samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Rollfördelning Att jobba med e-arkiv kräver delvis en annan kompetens än traditionella pappersarkiv. Det är viktigt att kommunerna ser över sin arkivorganisation och de roller som behöver finnas för e-arkivet. Det behövs utbildning som är anpassad efter den nya, digitala världen. Det finns en osäkerhet när det gäller arkivmyndighetens roll och arkivfunktionens arbetssätt i framtiden. Riksarkivet har lagt ett förslag om att utreda arkivmyndighetens roll i e-förvaltningen. 5 et betonar att det är viktigt att följa det arbetet. Återanvända För att undvika dubbelarbete är det viktigt att dela med sig av goda exempel. Detsamma gäller för att följa utvecklingen av teknik för att arkivera information. Det finns mycket att lära av andras lyckade och misslyckade försök. Kommande projekt bör följa upp hur resultatet tas emot av andra. Det inkluderar dem som levererar IT-system till kommunerna.

14 14 (27) Om projektet Etapp 2 I det här avsnittet kan du läsa mer om projektet Elektroniskt bevarande. ets huvudsyfte är att kommuner ska kunna bevara information som skapas elektroniskt i elektronisk form utan tidsgräns. Färdplanen för projektet löper över ett antal år. et är indelat i ett antal etapper. Under den första etappen kom deltagarna in på i stort sett obruten mark och fick lära och upptäcka en hel del. Under den andra etappen definierades en kravspecifikation, som kan användes vid en upphandling av ett e-arkiv. Enligt planeringen ska den tredje etappen bestå av upphandling av ett system för e-arkiv. Därefter följer etapper med att införa och testa e-arkiv i kommunerna. När alla etapper är genomförda kan ett e-arkiv som uppfyller lagstiftningens krav på bevarande av elektronisk information vara i drift. ets huvuduppdrag för Etapp 2 var att ta fram en kravspecifikation för ett e-arkiv för den kommunala verksamheten. Kravspecifikationen skulle kunna användas vid en upphandling. Sammanlagt har 47 kommuner deltagit i projektet Elektroniskt bevarande. Kartan nedan visar de kommuner som har varit med. Totalt 7 arbetsgrupper med nästan 100 deltagare har arbetat med olika uppgifter. I projektets andra etapp ingick dessutom följande delprojekt: Leverans från verksamhetssystem Metadata och filformat Marknadskartläggning (genomfördes i anslutning till arbetet med kravspecifikation) Checklista Juridiska förutsättningar och konsekvenser Gemensamt elektroniskt arkiv Definition mellanarkiv I projektet ingick inte upphandling av e-arkiv, anpassning till enskilda kommuners verksamhet, pappersarkiv eller skanning/digitalisering av pappershandlingar samt kostnads- och nyttoanalys. et har under arbetet med slutrapporten sammanställt en ordlista. Tanken är att ordlistan ska fungera som en brygga mellan de olika dokumenten i projektet. Här förklaras de ord som används i olika sammanhang. Målgrupp är alla som läser projektets dokument, både slutrapporten och de dokument som riktar sig till specialister inom olika områden (se Bilaga 1). Läs mer om hur projektet har genomförts i redovisningen.

15 15 (27) Kravspecifikation Den andra etappens huvudmål var att ta fram ett underlag med krav på funktioner och innehåll för e- arkiv. Underlaget skulle kunna användas av kommunerna vid upphandling, utveckling eller i andra lösningar för att tillvarata, bevara, förvalta och tillhandahålla information. En delaktivitet var att genomföra en marknadskartläggning. et utsåg en arbetsgrupp för att ta fram en kravspecifikation och genomföra marknadskartläggning. Syftet med gruppens arbete var att öka kännedom om de krav som kan ställas i samband med att ett e-arkiv ska införas. På det sättet förbättras möjligheterna att fatta väl underbyggda beslut. Det gäller både för dem som ska genomföra en upphandling och för leverantörer som ska komma in med anbud. Målet med gruppens arbete var: Deltagare att genomföra en marknadskartläggning att ta fram en kravspecifikation Samordnare för gruppen har varit Mats Nafsund, Västerås. Delprojektets övriga medlemmar var Caspar Almalander, Eskilstuna, Maria Bring, Lidingö, Tomas Carlberg, Eskilstuna, Henrik Erngren, Malmö, Henrik Landtmanson, Karlstad, Ria Larsson, Gnesta, Samuel Lindeborg, Falkenberg, Jan Samuelsson, Jönköping, Susanne Strangert, Järfälla, Thomas Åkerlund, Luleå och Björn Skog, ES Solutions. Genomförande Gruppen träffades den 8 oktober och 9 november (Sambruks höstmöte). Telefonmöten hölls den 3 november, 17 november, 1 december och den 15 december. Gruppen träffades vidare vid ett antal tillfällen under våren. Det tidskrävande arbetet hade inte varit möjligt utan medverkan av konsult. Detta är en insikt som också bör tas med i arbetet med nästa etapp. Resultatet av arbetet redovisas i de dokument som togs fram (sambruksgemensamt material): RFI Förfrågan (Request For Information) angående System för bevarande Sammanställning av intryck från RFI angående system för bevarande Vägledning Kravspecifikation e-arkiv Kravspecifikation e-arkiv Kravspecifikationen listar de krav som kan ställas på ett e-arkiv och används för att ta fram underlag för upphandling. Vägledningen är ett rådgivande dokument och ett verktyg för att kontrollera att berörda områden täcks in vid införande av ett e-arkiv. Metoden som används för att genomföra marknadskartläggningen kan återanvändas för att stämma av förändringar. Målgruppen för dokumenten som tagits fram är framförallt projektledare för att införa e-arkiv, upphandlare och arkivarier. Litteraturstudier Arbetet började med att gå igenom relevant litteratur och dokumentation från tidigare upphandlingar av e-arkiv.

16 16 (27) Riksarkivets statusrapport System för bevarande (RA /3552) Riksarkivets rapport (ej fastställd) Kommentarer om tillämpningen av föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), RA-FS 2009:1 Kammarkollegiets upphandling av E-förvaltningsstödjande tjänster 2010 Stockholms stads upphandling av e-arkiv Referensmodellen OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) - ISO 14721:2003) I Riksarkivets rapport finns beskrivningar av funktioner och krav för ett e-arkiv. OAIS-modellen används allt mer av både beställare och leverantörer. Modellen bidrar till en gemensam begreppsflora och ett gemensamt synsätt. Marknadskartläggning Med utgångspunkt i dessa källor tog gruppen fram en förfrågan att skicka ut till olika leverantörer. Syftet var i första hand att undersöka vilka produkter som fanns på marknaden och som motsvarande gruppens idé om ett e-arkiv. I andra hand att undersöka viljan och mognaden hos leverantörerna att föra en konstruktiv dialog. I förfrågan konkretiserades kraven på funktioner i ett e-arkiv. Förfrågan lämnade öppet för leverantörerna att själva göra tolkningar av texten och ta initiativ till dialog. Dokumentet beskrev hela arkivprocessen. Begreppen var hämtade från OAIS-modellen. Det fanns förtydligande beskrivningar och frågor som leverantörerna uppmanades svara på. Frågorna var av beskrivande slag för att undvika korthuggna ja och nej svar. På så vis lämnades det öppet för leverantörerna att vara kreativa och visa på mognad kring sakfrågorna. Förfrågan skickades till leverantörer som var kända för deltagarna sedan tidigare. Även upphandlingstjänsten Allego användes för att fånga upp eventuella andra leverantörer som också ville vara med. Utvärderingen sammanfattades i en särskild rapport. Sammanlagt kom det svar om cirka 10 olika produkter från 17 olika leverantörer. Utifrån gruppens erfarenhet visade svaren på en högre kompetens och större mognad hos leverantörerna idag än för några år sedan. Intresset för långsiktigt bevarande har ökat, det märktes inte minst på antalet svar och nivån på svaren. Det ger en bra grund för en dialog med leverantörerna. Produktutbudet växer och det innebär att det finns förutsättningar för att upphandla ett e-arkiv. Bland svaren fanns även e-arkiv som tjänst. Det vill säga att kommunen hyr ett e-arkiv som fysiskt finns hos leverantören. Förfrågan gav gruppen bättre förståelse för var marknaden befinner sig och vilka produkter som finns. Leverantörerna har erfarenhet som gör att produkterna utvecklas. Det är en gynnsam utveckling som också ställer krav på oss som beställare. Kravspecifikation Med resultat från marknadskartläggningen i åtanke inleddes arbetet med kravspecifikation. Marknadskartläggningen visade att det fanns ett antal tänkbara alternativ på marknaden. Den specifikation som tagits fram är inte ett upphandlingsunderlag. Kommunen får ta ställning till om det är en tjänst, produkt eller egenutveckling som önskas. Med utgångspunkt från vägledningen och de krav som beskrivs kan underlagen utvecklas för att motsvara det behov som är aktuellt. Till exempel kan det behövas mer detaljerade beskrivningar av processer om kommunen tänker upphandla en tjänst. En mindre arbetsgrupp bildades för att kunna hantera det fortsatta arbetet. Gruppen gick igenom olika

17 17 (27) exempel på kravframställningar som gjorts tidigare inom såväl kommunal, statlig som landstingsbaserad verksamhet. Gruppen bedömde att det var lämpligt att ta fram en kravspecifikation tillsammans med en vägledning som kompletterar kraven och som utgör ett rådgivande dokument. Metoden för att ta fram kravspecifikationen var att göra en sammanställning av krav från de olika exemplen. Därefter sammanfördes kraven och specifikationen delades in i gemensamma och regionala krav. De gemensamma kraven utgör den minsta gemensamma nämnaren oberoende av olika förutsättningar hos kommunerna. De regionala kraven skapar utrymme för att tydliggöra den behovsbild som finns vid en given tidpunkt. Kraven står fritt att bruka efter behov och omformuleras eller kompletteras. Kravframställningar skiljer sig från tid till annan eftersom kravbilder förändras. Tekniken utvecklas ständigt samtidigt som marknadens kunskapsnivå och krav på detaljrikedom ökar. Därför ska kravspecifikation och vägledning ses som instrument att utveckla löpande. Vägledningen utgår från att ett e-arkiv är en naturlig del i den långsiktiga informationsförsörjningen. En del som berör flera olika funktioner, verksamheter och intressenter. En beskrivning av dessa relationer som helhet och individuellt möjliggör en ökad förståelse för e-arkivets nytta. Samtidigt måste hänsyn tas till att tekniken förändras hela tiden. Det leder till att vägledningen alltid bör avvägas mot gällande situation och vid behov anpassas i den omfattning som krävs. I vägledningen har vi därför utgått från OAIS-modellen och tagit fram en konceptuell översiktlig beskrivning av principiella funktioner som möjliggör förändringar. Det inkluderar processer, tjänster, system och aktörer som definieras principiellt. Beskrivningen möjliggör också härledning av olika krav. (Se Bilaga 2) Metadata och filformat Delaktiviteter för att uppnå projektets mål var att titta på metadata och filformat. Bruket av viss metadata och vissa filformat kan vara avgörande för hur långsiktigt och effektivt ett e- arkiv fungerar. Denna arbetsgrupp problematiserade allmänt kring frågeställningar kring filformat och metadata. Man hade även i uppdrag att titta närmare på förslag på hur elektroniska leveranser kan paketeras med hjälp av metadata på ett standardiserat sätt. Metadata är data som beskriver data, eller information om information. Metadata har olika uppgifter att fylla. Metadata som tillhör ett vanligt ordbehandlingsdokument är bland annat författare, titel, kategori, språk och antal sidor. Tack vare metadata kan man på ett enkelt och snabbt sätt söka efter visa uppgifter och extra information, till exempel alla dokument från en viss författare. Man kan i exemplet jämföra med en fulltextsökning, som kan ta längre tid, men framförallt ge resultat där författaren förekommer i andra egenskaper än de som omfattas av den särskilda metadata som rör författare. Metadata följer dels med i de informationspaket som levereras till ett e-arkiv, dels skapas metadata i samband med leverans och fortlöpande administrering av det som levererats. Deltagare Samordnare för gruppen har varit Samuel Lindeborg, Falkenbergs kommun. Delprojektets övriga medlemmar var Elin Jonsson, Växjö, Henrik Erngren, Malmö, Caspar Almalander, Eskilstuna, Christian Jarnekrantz, Helsingborg, Eva Sjöblom, Rättvik, Gith Matsson, Rättvik och Håkan Frimodig, Luleå.

18 18 (27) Genomförande Inledningsvis fokuserades arbetet på generella frågeställningar, där man lätt kunde dra slutsatser av övergripande karaktär. En genomgång av ENSAM-gruppens metadatastandardprofil SWEIP för paket som levereras till ett e-arkiv genomfördes. Mot slutet av projekttiden låg fokus på de mer tekniska aspekterna av innehållet i kravspecifikationen för leverans till verksamhetssystem. Gruppen har konstaterat att systemet bör kunna ta emot både sämre formulerad metadata och filformat som avviker från standard. Vad gäller metadata räcker det i ett sådant scenario med en lägsta nivå som påförs parallellt med befintlig beskrivning vid leverans. Dessa konstateranden bygger på vetskapen om att man under en längre tid kommer att få leva med system och format som inte följer de regler som sätts upp. Man kommer troligen ställas inför valet att gallra en leverans eller ta in den trots brister i format och beskrivningar. I det fallet är det oftast det senare som är att föredra. De största utmaningarna i gruppens arbete var den höga nivå av expertis vad gäller metadata som krävs vid ingående analys på området. Eftersom deltagande kommuner även i de flesta fall varit engagerade i ett eller flera av de andra delprojekten var det en utmaning i att få tillräcklig uppslutning och tillräckligt engagemang. Vissa generella slutsatser kring metadata och filformat kan dras. Man kan konstatera att det finns ett större antal standarder för metadata som går att använda, men att en samordning inom den kommunala sektorn kring vissa lösningar är att föredra. Man kan även se att det finns goda förutsättningar att använda sig av standardiserade och rekommenderade filformat. Där är det egentligen bara på området rörlig bild och ljud som det saknas riktlinjer. En redogörelse kring metadata och XML finns som bilaga (Bilaga 3). En metadatastandard eller profil för kommuner har inte tagits fram. Man kan se stora fördelar i att ta fram en kravspecifikation för leveransfunktioner från verksamhetssystem genom att den enkelt kan knytas till detaljerade modeller eller generella exempel på hur man löser leveranser till ett e-arkiv. Det går att se stora vinster i ett framtida brett samarbete inom offentlig sektor i utformning av specifikationer och modeller för metadata. Många leveransspecifikationer och mycket av den genomgång som behöver göras av enskilda metadatastandarder är gemensamma oavsett storleken på en organisation. Genom att samarbeta i dessa frågor vinner man mycket i utredningar och analyser som är både komplicerade och resurskrävande. Även inom den egna organisationen finns en utmaning, då det kommer att krävas ett utökat utbyte av information mellan arkivmyndighet, systemleverantörer och IT-avdelning eller motsvarande. Leverans från verksamhetssystem En delaktivitet för att uppnå huvudmålet för projektet var att ta fram en kravspecifikation för hur ett verksamhetssystem ska leverera till ett e-arkiv. En arbetsgrupp utsågs för att arbeta med leverans från verksamhetssystem. Gruppen konstaterade att det inte var möjligt att formulera krav som gäller alla typer av system. Inriktningen blev i stället att hitta en metod för att komma fram till vad som krävs för att leverera till e-arkiv. Syftet med gruppens arbete var att göra det möjligt för organisationer att genomföra digitala leveranser till ett e-arkiv Målsättning för gruppens arbete var att:

19 19 (27) Deltagare ge en konkret vägledning (Leveranshandledning) till hur en organisation kan planera och genomföra leverans från verksamhetssystem till e-arkiv definiera och beskriva vilka krav som hör ihop med ett uttag utgöra ett underlag för kravspecifikation att använda vid upphandling av nya verksamhetssystem Samordnare för gruppen har varit Anders Karlsson, Ronneby. Ansvariga för delprojektets olika inriktningar (processarbete, informationsstruktur och systemdokumentation) har varit Thomas Sandh, Vetlanda, Elin Jonsson, Växjö och Jan Samuelsson, Jönköpings. Delprojektets övriga medlemmar var Lotta Bynert, Vetlanda, Christina Carlsson, Markaryd, Inger Carlsson, Jönköping, Magnus Färjhage, Vetlanda, Per Jonsson, Höglandets IT (HIT), Magdalena Nordin, Karlskrona, Tommy Persson, Emmaboda, Jan Samuelsson, Jönköping och Linda Zachrisson, Halmstad. Genomförande Under projekttiden har gruppen haft nio arbetsmöten under nio separata dagar. Olika teman (processarbete, informationsstruktur och systemdokumentation) har förberetts gruppvis och sedan diskuterats i form av grupparbeten där alla deltagit. Ett flertal telefonkonferenser har även genomförts. I oktober 2010 genomfördes en leverantörsdag dit leverantörer av olika verksamhetssystem bjudits in. Gruppen ställde frågor om strategier när det gäller uttag för arkivering. De erfarenheter vi tog med oss från denna dag var bland annat vikten av standardisering och beställarkompetens. Arbetsgruppen har tagit fram en leveranshandledning (Bilaga 4) som beskriver metoden för att utreda, fastställa, genomföra och godkänna leverans från verksamhetssystem till e-arkiv. Bedömningen var att kommunerna på det sättet får ett verktyg som är hållbart över tiden. Leveranshandledningen riktar sig framför allt till dem som har rollen som projektledare, är arkivarie eller systemförvaltare. Handledningen beskriver samverkan mellan producent (verksamhetssystem) och arkiv när elektronisk information ska levereras till ett e-arkiv. Utgångpunkten har varit en standard som beskriver just leveransfasen och samarbetet mellan verksamhet och arkiv. 6 Metoden går ut på att verksamhet och arkivfunktion tillsammans kommer fram till hur leveransen ska genomföras. Det är viktigt att använda gemensamma begrepp och informationsmodeller. Varje gång en leverans planeras måste verksamheten och arkivet aktivt ta ställning till vad som ska levereras och hur det ska ske. Resultatet av en genomförd leverans ska bli ett färdigt arkivinformationspaket. Det finns i stora drag fyra moment som ska genomföras: 1. Utreda förutsättningarna och definiera vilken information som ska arkiveras 2. Fastställa informationspaketet som ska levereras och ta fram en leveransöverenskommelse 3. Överföra informationspaketet 4. Godkänna leveransen efter kontroll av att leveransen är korrekt genomförd

20 20 (27) Figuren nedan visar de olika stegen som beskrivs i detalj i leveranshandledningen. Överförda filer 1 Utreda 2 Fastställa 3 Överföra 4 Godkänna Preliminär överenskommelse Begreppslista Formell modell Leveransöverenskommelse Avvikelser Överenskommelse om validering Skapa AIP En leverans förutsätter att det finns tillgång till kompetens, antingen i form av egen personal eller som tjänster. I tabellen nedan finns exempel på kompetens som kan behövas: Fas Kompetensbehov Roll Utreda Fastställa Överföra Godkänna ledning Verksamhetskompetens Arkiv ledning Verksamhetskompetens Arkiv IT-kompetens ledning Arkiv Verksamhetskompetens Systemförvaltning e-arkiv IT ledning Arkiv Verksamhetskompetens Systemförvaltning e-arkiv IT ledare Verksamhetsansvarig Arkivarie/-föreståndare ledare Verksamhetsledare Arkivarie Teknisk projektledare/ Systemtekniker ledare Arkivarie/-föreståndare Verksamhetsledare Systemförvaltare Systemtekniker ledare Arkivarie/-föreståndare Verksamhetsledare Systemförvaltare Systemtekniker Nya verksamhetssystem För att kunna arkivera information på ett rationellt sätt, behöver verksamhetssystemen anpassas för att kunna avställa information i systemoberoende format. En målsättning bör vara att leveranser ska kunna genomföras med så hög grad av automatik som möjligt.

21 21 (27) Exakt vilka krav som ska ställas beror på några olika saker: informationsinnehållet och vilka egenskaper som ska bevaras (innehåll, form, funktion) tekniska förutsättningar och ständig utveckling när det gäller mjukvara och hårdvara utveckling av standarder, rekommendationer och användning när det gäller filformat och liknade legala krav Det innebär att varje gång en leverans planeras måste man utreda vilka krav som ska ställas på verksamhetssystemet. Utredningen som beskrivs i leveranshandledningen (kap.1) behöver med andra ord till stora delar vara genomförda innan ett verksamhetssystem upphandlas. När en utredning väl är gjord är det viktigt att den återanvänds. Metoden förutsätter alltså att det finns möjligheter att dela framtagna specifikationer. Det finns några saker som man alltid bör tänka på när ett nytt system upphandlas: Det är ett absolut krav att myndigheten har rätt att avställa och hantera sin information. Kommunen ansvarar alltid för sin egen information. Funktionerna ska vara flexibla. Det ska gå att välja ut data enligt olika principer. Leverans ska kunna genomföras vid valfri tidpunkt och med valfritt intervall. Funktionerna ska finnas med redan när kraven formuleras och ingå i levererade system, inte utgöra framtida tillägg. Systemen ska vara utformade så att den elektroniska informationen utan svårigheter kan avställas inom den egna driftsorganisationen och levereras till arkivmyndigheten. Det ska vara dokumenterat vilka standarder som följs och avvikelse från standarder. Sträva mot att information redan från början har filformat för bevarande och att gemensamma informationsmodeller och begrepp används. Systemdokumentation med beskrivning om hur data lagras. Till exempel kan information hämtas från olika källor Det är lämpligt att redan från början koppla information till verksamhetens processer (klassificeringsstruktur). Det blir då möjligt att knyta hanteringsanvisningar från dokumenthanteringsplanen som talar om när och hur informationen ska arkiveras. Det är viktigt att försäkra sig om att funktionerna fungerar korrekt genom att testa till exempel avställningsfunktion Befintliga verksamhetssystem Det är långt ifrån alltid som kommunen har någon möjlighet att påverka utformningen av verksamhetssystemen. Systemen har kanske funnits på plats i organisationen under många år innan frågan blir aktuell. Vid det laget kan det vara svårt (eller omöjligt) att kräva förändringar av leverantören. Metoden som beskrivs i leveranshandledningen kan tillämpas oavsett om kommunen har kunnat påverka från början eller om man måste arbeta utifrån faktiska omständigheter. Externt system för arkiveringsuttag Det finns programvaror som kan hämta data från databas och strukturera data på önskat sätt i systemoberoende format (pre-ingest). För att kunna använda programmen måste verksamhetssystemet ha ett öppet programmeringsgränssitt (API), webbservice eller att databasen använder ett standardiserat språk (till exempel SQL) eller vara fullt dokumenterad. Verktyget bör vara så konstruerat att det är enkelt att återanvända och utbyta inställningar för urval, struktur, benämningar med mera.