Projekt ScanArkiv Förstudie kring kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv

Transkript

1 Förstudie kring kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv Bjuvs kommun Höganäs kommun Hörby kommun Klippans kommun Landskrona stad Lunds kommun Perstorps kommun Simrishamns kommun Sjöbo kommun Tomelilla kommun Trelleborgs kommun Ystads kommun Åstorps kommun Ängelholms kommun Örkelljunga kommun Läs mig först! En kort sammanfattning av projektidén

2 En hållbar informationsstrategi för senare generationer Vad betyder arkiv för dig? Du kanske inte har reflekterat över att Sveriges samtliga kommuner alstrar arkivhandlingar sedan 1863 då den moderna kommunen föddes. På ett fantastiskt sätt kan dagens medborgare ta del av information som exempelvis berättar om äldre generationers skolgång, vilka beslut som fattades av hälsovårdsnämnden eller hur stadsplaneringen har utvecklats och format den kommun eller stad vi lever i idag. För många människor är det kanske självklart att man kan ta del av allmänna handlingar, det bygger ju på offentlighetsprincipen, en del av vårt demokratiska och öppna samhälle. Som du kanske också känner till så är vårt samhälle, och inte minst kommunerna, under stark förändring när det gäller vårt sätt att hantera information. Med hjälp av den digitala tekniken, som faktiskt började användas i kommunerna med ADB-systemen på och 1970-talen, har vi idag integrerat IT-system och IT-miljöer på ett naturligt sätt i våra dagliga rutiner på arbetsplatsen. Ärenden föds och avslutas i systemen, skrivs ut och bildar så småningom arkivhandlingar i kommunens centralarkiv. Vad som är den stora utmaningen för kommunerna är att vi måste kunna hantera informationen i hela den digitala kedjan. Handlingen ska både kunna hanteras i verksamhetens system och arkiveras digitalt så att senare generationer ges möjlighet att ta del av den. Men varför fortsätter vi inte att skriva ut informationen på papper istället? Om handlingarna alstras digitalt så ska de också bevaras digitalt. Att skriva ut informationen på papper är dessutom inte förenligt med morgondagens e-samhälle vilket ställer krav på både tillgänglighet och effektivitet. Den digitala informationen måste ju även kunna förstås eller sammanställas i sitt sammanhang vilket en pappersutskrift inte uppfyller kraven för. Detta beror på att tekniken skapar helt andra förutsättningar jämfört med skriften på ett papper. Vad behöver vi då? Vi behöver ett e-arkiv. Är det förenat med kostnader? Ja, men tillsammans kan vi samarbeta vilket ett antal skånska kommuner nu har börjat göra. Att bygga upp e-arkivet kring samverkan kan visa sig bli både ekonomiskt hållbart men även hållbart över tid vilket tillgodoser framtida generationers behov. Och givetvis upprätthålls demokratin. Vår syn på ett hållbart e-arkiv har därför fyra viktiga hörnstenar vilka ska säkerställa informationsförsörjningen in i framtiden. Hållbarhet över tid Ekonomisk hållbarhet Hållbarhet utifrån användarens behov Demokratisk hållbarhet 1

3 Projekt ScanArkiv Bakgrunden till förstudien ScanArkiv väcktes då ett antal kommunarkivarier samlades på Arkivcentrum Syd i Lund sommaren 2016 för att diskutera förutsättningarna för ett kommunalt samarbete kring e-arkiv. Frågan om att inleda en interkommunal förstudie lyftes därpå upp i respektive kommunledning vilket resulterade i en överenskommelse som undertecknades av 13 intresserade kommuner. Dessa var Bjuv, Höganäs, Klippan, Landskrona, Lund, Perstorp, Simrishamn, Sjöbo, Tomelilla, Trelleborg, Ystad, Ängelholm och Örkelljunga. Den 1 december påbörjades en förstudie med syfte att utreda förutsättningarna för att skapa en kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e- Arkiv. Den 2 januari 2017 anslöt sig Åstorp och därefter Hörby den 8 mars. Förstudien pågår under 6 månader. Därefter får resultatet och kommunernas respektive bedömning avgöra om och hur projektet går vidare in i ett fördjupat samarbete. På webbsidan samlas information och dokument kring projektet för att du ska kunna följa vad som händer i arbetet. Digital arkivering kräver en plan Att lagra digital information in i framtiden är en stor utmaning jämfört med bevarande på papper där själva skriften sitter direkt på dokumentet. För att kunna läsa elektroniska handlingar behövs däremot både teknisk utrustning och mjukvara. Dessutom utvecklas tekniken mycket snabbt vilket gör att äldre filer riskerar att inte kunna användas på grund av beroendet av vissa programvaror, operativsystem eller hårdvara. Ett annat problem är att kommunerna riskerar att låsa fast sig i licenser till föråldrade programvaror. Det krävs därför en tekniskt hållbar och långsiktig strategi där vi aktivt bevakar och har kontroll över vad vi lagrar digitalt. Detta sker också bäst genom öppna och säkra lösningar så vi hindrar inlåsningseffekter. En del av denna strategi bygger på att vi konverterar information och arkiverar den med stabila och arkivgodkända filformat som inte är beroende av viss programvara. Vad är ett e-arkiv? Enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) kan ett e-arkiv definieras som ett system för bevarande - ett system som används för att säkerställa bevarandet av elektroniska handlingar. Ett e-arkiv är dessutom beroende av en organisation för att tillgodose de behov som den digitala arkiveringen kräver i hela processen, från det att informationen föds till att den slutarkiveras och förvaltas in i framtiden. Ett system för bevarande kan därför inte ses som ett av flera andra IT-system inom kommunen. I e- Arkivet är handlingarna frikopplade från de system i vilka de skapades. Att e-arkivet måste hanteras som ett separat system beror i huvudsak på att det styrs utifrån andra premisser än vad verksamhetssystemen gör. I kommunens verksamheter är IT-systemen och dess information anpassade till just verksamhetens behov och tillgänglighet. Varje kommunal verksamhet, d.v.s. myndighet eller företag med nämnd eller styrelse, har också själv det fulla ansvaret för sin information. När informationen däremot förs över till ett e-arkiv för slutarkivering så anpassas informationen till att den ska bli avställd. Ett system för bevarande har därför stora likheter med kommunens centralarkiv eftersom informationen efter 2

4 överförandet står under uppsikt av Arkivmyndigheten. Enligt Arkivlagen ska det finnas en arkivmyndighet i varje kommun med uppgift att ta emot och vårda handlingar samt utöva tillsyn över kommunens myndigheter och företag. I samband med denna överföring kommer e-arkivet, precis som med kommunens centralarkiv, att fyllas på med information från avslutade kommunala myndigheter och verksamheter. På så sätt ska e-arkivets filer med lagrad information kunna sökas och tillgängliggöras med samma förutsättningar som de utskrivna ärenden och dokument som idag fyller arkivboxar med handlingar. En god offentlighetsstruktur är därför viktig eftersom att arkivlagen inte gör någon skillnad på om handlingen finns i elektronisk form eller på papper. Att samarbeta kring ett e-arkiv I flera mindre skånska kommuner har e-arkivsfrågan varit alltför komplex för att man ska kunna gå vidare på egen hand. Arkivfrågor är dessutom lågt prioriterade i kommunerna och det förefinns dessutom stora skillnader mellan kommuner i vilken utsträckning man avsätter resurser för arkivfrågor. Genom att samverka skapas emellertid bättre förutsättningar när det gäller att få upp arkivfrågorna på en nivå som lagstiftningen kräver och att säkerställa en likvärdighet oavsett vilken kommun medborgaren för stunden har ett demokratiskt förhållande till. Samverkan skapar även olika synergieffekter som kan leda till fallande kostnader. Men för att kunna samarbeta krävs först en arkivorganisation. Förstudien ska därför utreda förutsättningarna för en gemensam arkivorganisation med ett tillhörande e- Arkiv. Kommuner kan samarbeta i olika former, t ex genom kommunalförbund, tekniskt samarbete eller på andra sätt. Förstudien har dock medvetet valt att först utreda förutsättningarna för samverkan i ett kommunalförbund, framförallt då tidigare erfarenheter visat att detta är lämpligt om det är ett flertal kommuner som ska samverka. Hur budgeteras ett e-arkiv i samverkan? Att sätta ekonomiska ramar kring ett e-arkiv i samverkan är inte någon lätt uppgift. En anledning är att det är ingen enkel uppgift i sig. En annan anledning är att det aldrig tidigare gjorts på en kommunal nivå. Förstudien har därför valt att utgå från den för tiden mest konventionella metoden att avropa e-arkiv från SKL:s ramavtal och försökt skala upp det till ett större samarbetes kostnadsläge. Vi gör i och med detta inte något definitivt inriktningsval, utan man kan säga att vi sätter de övre ekonomiska ramarna för e-arkivet. Ett e-arkiv behöver också fyllas med information och valen kring både e-arkivslösningen i sig och förvaltningen kring det, t.ex. med inleveranser, är också områden som potentiellt kan skilja sig åt markant beroende på vilka slutliga val som görs på den politiska nivån. Att samla kunskap och kompetens i en förvaltande arkivorganisation en öppen och hållbar strategi Att samarbeta kring komplexa arkivfrågor är fördelaktig ur många perspektiv, inte minst då offentlighetslagstiftning och intensiv teknisk utveckling sätter gränser men även skapar möjligheter för hur information ska hanteras, tillgängliggöras och vårdas. Idén med projekt ScanArkiv är att för medborgarna tillhandahålla en arkivorganisation med ett tillhörande e- 3

5 Arkiv. I denna organisation samverkar de deltagande kommunerna och delar på kostnaderna för ett gemensamt arkivsystem. Vi ser därför e-arkivet som en hållbar och långsiktig resurs för allmänna handlingar, öppet och tillgängligt för senare generationer. I vår förstudie har vi därför ett tankesätt som utgår från en organisation som kan arbeta både kostnads- och resurseffektivt genom samverkan kommuner emellan. Att bygga upp kompetensen på plats och att använda öppna tekniska lösningar är en del i denna hållbarhetstanke. Tillsammans bygger vi därför upp nödvändig kunskap och kompetens - en investering som därefter utvecklas och vårdas in i framtiden. Det betyder t. ex. att det behövs kompetenser kring teknik för att förstå hur e-arkivet fungerar och hur leveranser av information ska skötas från kommunernas verksamhetssystem. Därutöver behövs inte bara kunskap inom arkivfrågor utan även från ekonomiskt, juridiskt och administrativt håll. Vi menar att detta gör vi bäst genom att kommunerna tillsammans bidrar med olika kompetenser eller tillför organisationen nödvändiga resurser. Här talar vi om en förvaltning som måste upprätthållas över generationer och samtidigt kunna stödja medborgarnas behov. Vad ska förstudien leverera och vad händer därefter? Förstudien har delats in i tre olika delrapporter där den första rapporten släpps i vecka 9 och bygger på de ekonomiska grovkalkyler som tagits fram. Att tidigt redovisa ekonomiska beräkningar i analysarbetet har varit ett önskemål från de deltagande kommunernas sida som underlag till budgetarbetet. Delrapport 1 baseras därför på kostnadsberäkningar som utgår från olika vägval och förutsättningar, dels som enskild kommun och dels vid en gemensam organisation. Här analyseras olika betalningsmodeller, bemanningsfrågor, möjligheten att samlokalisera samt kostnader kring upphandling av e-arkiv. Den samverkansform som förstudien genom utredning nu menar är troligast att gå vidare med är genom ett kommunalförbund. Möjligheten till samlokalisering, t ex vid Arkivcentrum Syd i Lund, är något vi också tittar på då man planerar för en utbyggnad. De siffror som tagits fram inom ramen för delrapport 1 bygger i mångt och mycket på den situation varje kommun befinner sig i år 2017, vid förbundsstart 2018 och hur det skulle kunna se ut vid en samlokalisering år För att tydliggöra denna process så har det för varje deltagande kommun skapats en lägesanalys där olika ekonomiska variabler redovisas. Fördelning och kostnader kommer i slutändan att styras av hur många kommuner som vill gå in i ett formaliserat arbete. Nästa fas i förstudien är med Delrapport 2. Bemanning och organisation vilken släpps i vecka 13. Delrapport 3. Myndighetsutövning och vision kommer därefter under vecka 17. Förstudien i sin helhet ska du kunna ta del av under vecka 22. En förkortad version tas även fram, som tillsammans med övriga rapporter kommer att tillgängliggöras via projektets webbplats Efter att förstudien presenterats vid ett slutmöte den 12 juni får en samlad bedömning avgöra om och hur vi går vidare med projektet. I det fall så sker, så får det bli det formaliserade samarbetet, t.ex. ett kommunalförbund, som sedan per omgående driver frågan vidare om val och implementering av e-arkiv. 4

6 Vill du veta mer kring förstudien? Kontaktperson: Matthias Lindgren Telefon: E-post: Kontaktperson: Paul Bergström Telefon: E-post: Besök även vår webbsida! 5