Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29

Transkript

1 Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen Datum KS-2014/29 huvudregistrator Kommunstyrelsen Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29 Kommunstyrelsen beslutar som arkivmyndighet att kommunens nämnder får använda elektroniskt arkiv som mellanarkiv Sammanfattning I all offentlig arkivvård ingår att offentlighetsprincipen kan efterlevas samt att vårda och värna om kulturarvet genom en väl fungerande och rättssäker arkivering av allmänna handlingar. Bakgrund Arkivvårdens syfte All offentlig arkivvård har tre huvudsyften, fastslagna i arkivlagen. Lagen handlar för det första om att ge förutsättningar för att offentlighetsprincipen kan efterlevas och för det andra att tillgodose rättsskipningens och förvaltningens egna behov av information. Det tredje syftet är mer långsiktigt. Här handlar det om att vårda och värna om kulturarvet, och i förlängningen levandegöra arkivmaterialet. Dessa tre syften förutsätter en fungerande arkivvård i kommunen. I arkivvården ingår också att styra vilka handlingar, både fysiska och digitala, som ska levereras till både närarkiv och kommunarkiv. Det gäller att se till att den information som ska bevaras verkligen kan bevaras genom arkivbeständigt arkivmaterial och att handlingarna förvaras på ett tryggt sätt. I det e-samhälle som vi numera är en del av, har vi möjlighet att utnyttja IT för strategisk verksamhetsutveckling, det vill säga e-förvaltning. En vision med e-förvaltningen är att ha en sammanhängande digital ärendekedja, från en handlings uppkomst till en digitalt arkiverad handling. I Knivsta kommun sker numera en stor del av dokumenthanteringen digitalt. En klar viljeyttring hos både politik och förvaltning finns, att söka vägar fram mot en effektiv e- förvaltning med ökad insyn och medverkan från samhället runtom. De förmodade vinsterna handlar både om tids- och kostnadsbesparingar, men också om medborgarnytta. I möjligaste mån vill Knivsta kommun följa nationella intentioner och gärna samarbeta med andra. I en effektiv e-förvaltning har det elektroniska arkivet (e-arkivet) en viktig roll, där e-arkivet utgörs av myndighetens samtliga elektroniska handlingar oavsett format, med tillhörande dokumentation. Arkivmyndighet Kommunstyrelsen är enligt gällande arkivreglemente kommunens arkivmyndighet och huvudman för kommunarkivet. Till kommunarkivet ska arkivmaterial levereras med det intervall och på det sätt som arkivmyndigheten bestämmer. Enligt samma arkivreglemente

2 Sida 2 av 2 får arkivmyndigheten utfärda de riktlinjer som behövs för en god arkivvård i kommunen. Kommunarkivet skall under arkivmyndighetens inseende bland annat ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården i verksamheten. Införande av e-arkiv som mellanarkiv Kommunens nämnder handlägger idag många av sina ärenden elektroniskt men arkiverar handlingar både i pappersformat och elektroniskt format. I början av 2014 planerar Bygg och miljönämnden (BMN) att införa en e-tjänst för bygglovansökan. För att effektivisera och minska på kostnaderna vill BMN börja arkivera sina handlingar i elektroniskt format och upphöra med att arkivera i pappersformat. Flera av kommunens nämnder står inför liknande införande av e-tjänster och detta ökar kravet på arkivmyndigheten att långtidsarkivera digitalt. En förstudie av förutsättningarna inför upphandling och införande av kommungemensamt e- arkiv kommer att genomföras under året. Planen är att en upphandling ska kunna ske Fördelarna med ett fungerande e-arkiv är flera: - Säkra en långsiktig informationsförsörjning - Effektivare hantering av ärenden - Underlätta en effektiv intern åtkomst av information - Ökade möjligheter till sammanhållen process (diarieföring-långtidsarkivering) - Underlätta extern åtkomst av information för medborgare och andra vilket ökar insyn och delaktighet - Underlätta för kommunens företag att få tillgång till information i enlighet med PSI-direktivet - Öka tillgängligheten till vårt kulturarv för forskare - Minska långsiktiga kostnader för manuell hantering, lokalkostnader och arkivering - Ökad rättssäkerhet Ekonomisk konsekvensanalys Beslutet medför ingen ekonomisk konsekvens för kommunstyrelsen år Birgitta Ljungberg Jansson Administrativ chef

3 Bygg- och miljönämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Användning av elektroniskt mellanarkiv BMN-2013/78 Beslut Bygg- och miljönämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att nämnden får använda elektroniskt arkiv som mellanarkiv, enligt förvaltningens tjänsteskrivelse Ärendet Ordförandeförslag och tjänsteskrivelse från förvaltningen har varit utsända. Vid sammanträdet anmäls ändring av ordförandeförslaget där det ska framgå att kommunstyrelsen ska föreslås besluta i ärendet och inte Bygg- och miljönämnden. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen. Sammanfattning Bygg- och miljönämnden vill få kommunstyrelsens tillåtelse att börja mellanlagra sina handlingar i elektroniskt format enligt arkivlagen (1990:8782) arkivförordningen (1991:446) samt Knivsta kommuns arkivreglemente Kommunstyrelsen Akten

4 Handläggare Datum Diarienummer Björn Sjölund BMN-2013/78 Bygg- och miljönämnden Användning av elektroniskt mellanarkiv BMN-2013/78 Förslag till beslut Bygg- och miljönämnden föreslår Kommunstyrelsen besluta att nämnden får använda elektroniskt arkiv som mellanarkiv. Sammanfattning Bygg- och miljönämnden vill få kommunstyrelsens tillåtelse att börja mellanlagra sina handlingar i elektroniskt format i enlighet med arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) samt Knivsta kommuns arkivreglemente. Bygg- och miljönämnden (BMN) handlägger sina ärenden elektroniskt men arkiverar i dagsläget sina handlingar både i pappersformat och i elektroniskt format. I början av 2014 planeras en e-tjänst för bygglovansökan införas. För att effektivisera och minska på kostnaderna vill BMN börja arkivera sina handlingar i elektroniskt format och upphöra med att arkivera i pappersformat. Knivsta kommunarkiv har inte upphandlat ett elektroniskt kommunarkivsystem varför man inte kan långtidsarkivera elektroniskt ännu. Kommunstyrelsen är enligt gällande arkivreglemente Knivsta kommuns arkivmyndighet och huvudman för kommunarkivet. Enligt samma arkivreglemente får arkivmyndigheten utfärda de riktlinjer som behövs för en god arkivvård i kommunen. Kommunarkivet skall under arkivmyndighetens inseende bland annat ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården i verksamheten. Bakgrund I det e-samhälle som vi numera är en del av, har vi möjlighet att utnyttja IT för strategisk verksamhetsutveckling, det vill säga e-förvaltning. En vision med e-förvaltningen är att ha en sammanhållen ärendekedja i digital form. Regeringen, SKL med flera har utarbetat övergripande mål för arbetet med e-förvaltning. I SKL:s huvudskrift Strategi för e-samhället pekas tre övergripande mål ut: - Enklare vardag för privatpersoner och företag - Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet - Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Telefon: Fax: Postgiro: Postadress : Knivsta Besöksadress: Centralvägen 18 E-post: knivsta@knivsta.se. Internet: e_arkiv_h26 Sidan 1 av 3

5 I Knivsta kommun sker numera en stor del av dokumenthanteringen digitalt. En klar viljeyttring finns att söka vägar fram mot en effektiv e-förvaltning med ökad insyn och medverkan från samhället runtom. De förmodade vinsterna handlar både om tids- och kostnadsbesparingar, men också om medborgarnytta. I möjligaste mån vill Knivsta också följa nationella intentioner och gärna samarbeta med andra. I en effektiv e-förvaltning har e-arkivet en viktig roll, det elektroniska arkivet (e-arkivet) kan ses som alla elektroniska handlingar som behandlas i förvaltningen. E- arkivet utgörs av myndighetens elektroniska handlingar oavsett format, med tillhörande dokumentation. En sammanhängande, digital kedja från en handlings uppkomst till ett digitalt bevarande är ett självklart mål. Fördelarna med ett fungerande e-arkiv är flera: - Säkra en långsiktig informationsförsörjning - Effektivare hantering - Underlätta en effektiv intern åtkomst av information - Ökade möjligheter till sammanhållen process (diarieföring-långtidsarkivering) - Underlätta extern åtkomst av information för medborgare och andra vilket ökar insyn och delaktighet - Underlätta för företagen att få tillgång till information i enlighet med PSI-direktivet - Öka tillgängligheten till vårt kulturarv för forskare - Minska långsiktiga kostnader för manuell hantering, lokalkostnader och arkivering - Ökad rättssäkerhet Utdrag ur arkivreglementet Detta arkivreglemente med föreskrifter om arkivvården hos kommunen bygger på arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). I arkivlagen regleras varje myndighets skyldighet att svara för vården av sitt arkiv. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och huvudman för kommunarkivet. Arkivmyndigheten har ansvar för tillsynen över arkivvården inom kommunen, vari ingår inspektion av myndigheternas arkiv. Arkivmyndigheten får utfärda de riktlinjer som behövs för en god arkivvård i kommunen. För vård och tillhandahållande av arkivmyndighetens och till denna överlämnade arkiv finns ett kommunarkiv. Kommunarkivet skall under arkivmyndighetens inseende - vårda och tillhandahålla till kommunarkivet avlämnade arkivhandlingar, - utöva tillsyn över övriga myndighetsarkiv i kommunen, - utöva tillsyn över arkiv hos aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, - motta arkivhandlingar - efter särskilt avtal - också från enskilda personer och institutioner med anknytning till kommunens verksamhet, - ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården i kommunen, - levandegöra arkivmaterialet för allmänhet och forskning. 8 Beständighet Handlingar som skall bevaras måste framställas med materiel och metoder som garanterar informationens beständighet. Telefon: Fax: Postgiro: Postadress : Knivsta Besöksadress: Centralvägen 18 E-post: knivsta@knivsta.se. Internet: e_arkiv_h26 Sidan 2 av 3

6 Kommentar Papper, datamedium, skrivmedel och maskinell utrustning skall väljas i enlighet med de krav som ställs på handlingarnas beständighet efter de råd som riksarkivet och kommunarkivet givit. Handlingar skall framställas så, att de kan läsas och vid behov överföras till annan databärare/annat medium under den tid som de skall kunna hållas tillgängliga. Björn Sjölund stadsarkitekt Telefon: Fax: Postgiro: Postadress : Knivsta Besöksadress: Centralvägen 18 E-post: knivsta@knivsta.se. Internet: e_arkiv_h26 Sidan 3 av 3