Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) Kommunstyrelsen Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun fastställs att gälla från och med den 1 januari Regler för den kommunala arkivvården i Järfälla (kst 1999/600) samt tillämpningsanvisningar till regler för den kommunala arkivvården (kst 2005/130) upphör att gälla den 31 december Ärendet i korthet Sveriges kommuner och landsting, SKL, tog år 2015 fram nya uppdaterade råd om styrning av den kommunala arkivverksamheten. SKL konstaterar bland annat att kommunernas arkivreglementen/regler inte är anpassade efter ett elektroniskt arbetssätt, de är en blandning av föreskrifter och upprepning av lagtext. De konstaterar också att arkivmyndigheterna har getts mer mandat än vad lagen tillåter. De nuvarande reglerna för arkivvård i Järfälla behöver därför uppdateras. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommuns fastställs samt att de börjar gälla från och med den 1 januari Handlingar 1. Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Bakgrund De nuvarande reglerna för arkivvård i Järfälla antogs av kommunfullmäktige år 2000 ( 209) 1 och tillämpningsanvisningar till reglerna antogs av kommunstyrelsen år 2005 ( 47) 2. Det är dessa två styrdokument som är föremål för uppdatering. Sveriges kommuner och landstings, SKL, tog år 2015 fram nya uppdaterade råd om styrning av den kommunala arkivverksamheten. 3 SKL konstaterar bland annat att 1 Dnr Kst 1999/600 2 Dnr Kst 2005/130 3 Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Råd och styrning av den kommunala arkivverksamheten, Sveriges kommuner och landsting, SKL, och Riksarkivet, Nuvarande regelverk utarbetades utifrån riksarkivets dåvarande förslag till regler för kommuners arkivvård (RA-FS 1995:3). Kommunstyrelseförvaltningen Besöksadress: Vasaplatsen 11 Administrativa avdelningen Postadress: JÄRFÄLLA Anna Talling, Kommunarkivarie Telefon växel: Telefon: (direkt) E-post: Anna.Talling@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

2 (5) kommunernas arkivreglementen/regler är en blandning av föreskrifter och en upprepning av lagtext. De konstaterar också att arkivmyndigheterna har getts mer mandat än vad lagen tillåter. Utvecklingen inom arkiv- och dokumenthantering i offentlig förvaltning har gått från att vara analog till att handlingar genomgående hanteras elektroniskt i olika verksamhetssystem. Dock har informationen i samband med slutarkivering i kommunarkivet skrivits ut på papper införs ett kommungemensamt e-arkiv vilket möjliggör elektroniska leveranser till kommunarkivet. Det nu gällande regelverket för arkivvård i Järfälla är i huvudsak anpassat efter analog hantering av handlingar. Förslaget är framtaget i samråd med kommunjurist och utredare på kommunstyrelseförvaltningens stab. Det har skickats ut på remiss till samtliga förvaltningar och kommunala bolag. Det har även bollats med en arbetsgrupp bestående av arkivarier från nätverket Berta (kommunarkiv i nordost/nordväst kommunerna i Stockholms län). Analys Den kommunala arkivverksamheten bygger på en ansvarsfördelning mellan fullmäktige, nämnderna och arkivmyndigheten utifrån de ramar som finns angivna i arkivförfattningarna och kommunallagen. Bestämmelserna ger kommunerna stora möjligheter att själva avgöra hur arkivverksamheten ska bedrivas i kommunerna. Nämnderna ansvarar för vården av sina arkiv. Fullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården samt besluta om riktlinjer för arkivverksamheten i övrigt om inte annat anges i lag. Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över nämndernas arkivvård och får, efter överenskommelse eller efter eget beslut, överta arkiv från nämnder som står under dess tillsyn. De kommunala arkiven består enligt arkivlagen av de allmänna handlingar som uppkommer i nämndernas verksamheter. Arkivlagen är teknikneutral. Det har därför ingen betydelse om de allmänna handlingarna finns på papper, film eller i elektronisk form på annat medium. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmän handling (offentlighetsprincipen), behovet av information för rättskipning och förvaltning (den enskildes rättssäkerhet och nämndernas behov av information för uppföljning, kontroll, utvärdering och utveckling), och forskningens behov av information. I arkivlagen framhålls att arkiven är en del av vårt nationella kulturarv. Överväganden Järfällas nuvarande arkivregler och tillämpningsanvisningar har analyserats och jämförts med SKLs nya råd om styrning av den kommunala arkivverksamheten. Följande punkter har beaktats särskilt:

3 (5) Begreppen regler, tillämpningsanvisningar, reglemente, riktlinjer och föreskrifter Järfällas styrdokument kring arkiv kallas idag regler samt tillämpningsanvisningar. SKL föreslår beteckningen riktlinjer. Kommunarkivet ser ingen anledning att inte följa SKLs råd. Det nya styrdokumentet för hantering av arkiv föreslås heta Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun. Ingen remissinstans har haft någon synpunkt kring detta. Arkivreglerna är en upprepning av lagstiftningen SKL menar att arkivreglerna behöver renodlas till att enbart hantera arkivfrågor som omfattas av lagstiftningens begrepp arkivvård samt eventuellt kompletteras med särskilda föreskrifter om arkivvård som i sin tur kompletterar lagstiftningen. SKL ger dock inga närmare råd kring hur föreskrifterna ska utformas. Om fullmäktige inte fattar beslut om föreskrifter bör arkivmyndigheten ge ut rekommendationer rörande arkivvård. Nuvarande regelverk i Järfälla är en blandning av föreskrifter om arkivvård samt en upprepning av bestämmelser i lagstiftningen. Järfälla har dessutom föreskrivit om mer än arkivlagen 16 medger. Förslaget till riktlinjer följer i stort sett SKLs råd om styrning av den kommunala arkivverksamheten. Kommunarkivet anser dock att riktlinjerna bör kompletteras med föreskrifter om arkivvård. Hur bestämmelserna i arkivlagen 16 ska tillämpas och vilka specifika krav som ska gälla i kommunen avgörs nämligen av kommunen själv. Om kommunfullmäktige inte föreskriver om hur arkivvården ska hanteras så är det upp till respektive nämnd/styrelse att själva bestämma formerna för arkivvården. Om det finns föreskrifter blir det lättare för myndigheterna att uppfylla lagstiftningen samt enklare för arkivmyndigheten att utöva tillsyn eftersom tillsyn då kan stödjas av kommunens bestämmelser. Förslaget till nya riktlinjer innehåller därför även föreskrifter, dock är det ett och samma dokument och det heter riktlinjer. En remissinstans hade synpunkter på att det var otydligt kring vad som är riktlinjer och vad som är förskrifter. Kommunarkivets kommentar: Alternativet är att ha två styrdokument, ett som heter riktlinjer för hantering av arkiv och ett som heter föreskrifter om arkivvård. Båda dokumenten skulle tas av kommunfullmäktige. Kommunarkivet anser att det blir enklare och tydligare med ett enda styrdokument för hantering av arkiv. Gallring I dagens regelverk fattas samtliga gallringsbeslut av arkivmyndigheten. Enligt SKLs råd om styrning av den kommunala arkivverksamheten är det är tveksamt att låta arkivmyndigheten fatta beslut om gallring då detta i praktiken innebär att arkivmyndigheten är överordnad övriga nämnder och styrelser. I de nya riktlinjerna föreslås därför att nämnder och styrelser fattar sina egna gallringsbeslut. Om arkivmyndigheten tar fram generella gallringsbeslut måste respektive myndighet fatta eget beslut om att följa dessa. Förändrade gallringsregler innebär att nämndernas delegeringsordningar behöver anpassas.

4 (5) En remissinstans menade att det finns en fara med att låta myndigheterna själva fatta gallringsbesluten då den ställer sig frågande till om kompetensen finns på förvaltningarna. Kommunarkivets kommentar: Varje kommunal myndighet har ytterst ansvar för vården av sitt arkiv om inte en arkivmyndighet övertagit detta ansvar. Att verkställa föreskriven gallring är en del av arkivvården, kommunarkivet anser därför att det är lämpligt att det är respektive nämnd eller styrelse som fattar de besluten, dock måste samråd ske med arkivmyndigheten. Arkivredovisning Enligt arkivlagen ska varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning och en arkivförteckning. I nuvarande regelverk ska dessa även kompletteras med en dokumenthanteringsplan. Förslaget i nya riktlinjerna är att arkivredovisningen, som tidigare, består av arkivbeskrivning, arkivförteckning och hanteringsanvisningar (tidigare kallad dokumenthanteringsplan). Kommunarkivet föreslår också att arkivredovisningen kompletteras med att det ska göras en bevarande- och gallringsutredning för varje större verksamhets-, diarie- och ärendehanteringssystem. I förslaget till nya riktlinjer byter dokumenthanteringsplan namn till hanteringsanvisningar, eftersom de hanterar all typ av information, inte bara dokument. Stockholm stad har exempelvis gått över till att kalla dokumenthanteringsplaner för hanteringsanvisningar. Det blir ett krav att den ska vara processbaserad, vilket är mer anpassat efter ett digitalt arbetssätt. Idag gällande dokumenthanteringsplaner gäller fortsättningsvis, men då de ska uppdateras sker ändringen till sk processbaserade hanteringsanvisningar. Helt nytt i riktlinjerna är kravet på bevarande och gallringsutredningar på större verksamhets- och diarie- och ärendehanteringssystem. I dessa ska framgå hur informationen i de digitala systemen ska hanteras. En konsekvens av det nuvarande regelverket är att de digitala handlingarna inte hanteras, men eftersom mycket av kommunens information skapas digitalt i verksamhetssystem är det lämpligt att informationen i dessa utreds ordentligt. Att ha gjort en bevarande- och gallringsutredning på informationen i ett system är dessutom en förutsättning för att överhuvudtaget kunna leverera information digitalt till e-arkivet. Förändringar i arkivredovisningen innebär att nämndernas och styrelsernas delegeringsordningar behöver uppdateras. I remissvaren inkom ett antal synpunkter rörande arkivredovisningen. En instans hade funderingar kring hur de processbaserade hanteringsanvisningarna ska se ut i praktiken. Kommunarkivets kommentar: Flera dokumenthanteringsplaner är redan processbaserade, men i övrigt kommer kommunarkivet att gå ut med rekommendationer kring detta. En annan synpunkt rörde namnbytet från dokumenthanteringsplan till hanteringsanvisningar. En remissinstans anser att det är otydligt vad som menas. Kommunarkivets kommentar: Kommunarkivet anser att hanteringsanvisningar är

5 (5) mer teknikneutralt. Det är dessutom kommuner som redan använder det begreppet, bland annat Stockholm stad, Täby och Upplands Väsby. En synpunkt handlade om att begrepp såsom IT-system, verksamhetssystem, ärendehanteringsystem inte definieras, vilket gör det svårt att tillämpa. Kommunarkivets kommentar: Att definiera olika typer av begrepp kring IT-system etc ligger utanför framtagandet av riktlinjerna, det måste följa kommunens definitioner i stort. Kommunarkivet kommer självklart att ge råd och stöd kring detta. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalyser görs inte för denna typ av ärenden. Ekonomiska konsekvenser Arkivvård ingår i samtliga myndigheters ansvar, och de nya riktlinjerna och föreskrifterna medför inga ytterligare kostnader. Slutsatser Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun fastställs och att de gäller från och med den 1 januari Riktlinjerna följer i stort sett Sveriges kommuner och landstings, SKL uppdaterade råd om styrning av den kommunala arkivverksamheten. Det nya regelverket är mer anpassat efter både de analoga och elektroniska processerna, ansvarsfördelningen är tydligare och arkivlagens (1990:782) krav är mer konkreta. Christina Rapp Lundahl Kommundirektör Kristofer Duarte Tf kanslichef Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsens beslut: Kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges beslut: Alla nämnder Kommunala bolagen Kommunarkivet