GALLRING AV INFORMATION AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE HOS SAMTLIGA MYNDIGHETER I STOCKHOLMS STAD ÄRENDET

Transkript

1 Stadsarkivet Verksamhetsområde Informationsförsörjning Handläggare: Christina Moberg DNR /2015 Sida 1 (7) :01 Promemoria GALLRING AV INFORMATION AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE HOS SAMTLIGA MYNDIGHETER I STOCKHOLMS STAD ÄRENDET Detta beslut syftar till att reglera gallring av information som bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse hos myndigheter i Stockholms stad. Beslutet gäller för samtliga myndigheter för vilka Stockholms stads arkivregler (Kfs 2015:27) gäller. Med myndighet avses förvaltningar, bolag och stiftelser. Bakgrund Arkivlagstiftningen fastställer att information får gallras under förutsättning att den inte längre behövs för att tillgodose arkivlagens (1990:782) bevarandeändamål avseende rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. I Stockholms stad beslutar arkivmyndigheten om gallring. Inom Stockholms stads förvaltningar, bolag och stiftelser hanteras dagligen mycket stora och ofta komplexa informationsflöden. All information som utgör allmänna handlingar inom respektive myndighet har emellertid inte ett värde som motiverar att den ska bevaras för all framtid. Betydelsen av informationen kan vara stor under endast en begränsad tid eller mycket liten redan från början. Historik Med stöd av stadens då gällande arkivregler (Kfs 1995:50) utfärdade Arkivnämnden den 10 december 1997 Allmänna anvisningar om gallring, vilka medgav att förvaltningar, bolag och stiftelser inom staden fick fatta lokala gallringsbeslut för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. I samband med att kommunfullmäktige 2007 fattade beslut om nya arkivregler för staden (Kfs 2007:26) upphävdes 1997 års gallringsanvisningar.

2 Sida 2 (7) När de nya arkivreglerna började gälla 2008 ersattes förfarandet med att fatta lokala gallringsbeslut med en beslutskonstruktion som innebar att stadens myndigheter istället började tillämpa ett generellt gallringsbeslut för handlingar som bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse, gallringsbeslut SSA 2007:12. Denna förändring medförde att verksamheterna nu, förutom att själva ta ställning till vilka handlingstyper som ansågs vara av tillfällig eller ringa betydelse för verksamheten, också skulle redovisa tillämpningen av det generella gallringsbeslutet SSA 2007:12 i sina hanteringsanvisningar. Enligt SSA 2007:12 skulle myndigheten även själv bestämma lämplig gallringsfrist för de handlingar som gallrades utifrån beslutet och ange denna i hanteringsanvisningarna. Stadsarkivet har de senaste åren märkt att beslut SSA 2007:12 har upplevts svårt att tillämpa och att myndigheterna tycker att det är otydligt vilka handlingstyper som faktiskt är av tillfällig eller ringa betydelse och som därmed kan gallras utifrån beslutet. Beslutets uppbyggnad Med anledning av detta har Stadsarkivet arbetat om beslutet och dess exempelbilagor, så att stadens myndigheter på ett enklare sätt ska kunna avgöra vilka handlingar som bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse. Beslutets omfattning är i grunden oförändrad, men de nya bilagorna beskriver på ett tydligare sätt vilken typ av information och vilka handlingstyper som kan gallras utifrån beslutet. Det nya gallringsbeslutet blir därmed lättare att tillämpa. Bilaga 1-3 har anpassats så att dess exempel bättre stämmer överens med hur arkiv- och informationshanteringen ser ut idag hos stadens myndigheter. Ett tillägg, jämfört med det tidigare beslutet är att vi ägnar en egen bilaga (bilaga 3) åt resonemanget kring gallring av pappersförlagor efter genomförd skanning, s.k. ersättningsskanning. Till beslutet fogas följande tre bilagor: Bilaga 1 beskriver villkoren för tillämpning samt exempel på handlingar som genom sitt informationsinnehåll är av tillfällig eller ringa betydelse Bilaga 2 beskriver villkoren för tillämpningen samt exempel på databärare och handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse efter det att informationsinnehållet har överförts till ny databärare eller då handling har ersatts av handling i annat format

3 Sida 3 (7) Bilaga 3 beskriver bestämmelser kring ersättningsskanning, villkoren för tillämpning samt tydliggör vilken information som inte får ersättningsskannas och gallras med stöd av detta beslut Bilagorna är inte heltäckande vad gäller vilka handlingstyper, information eller databärare som kan gallras utifrån beslutet, utan utgör endast en exempelsamling. Beslutets tillämpning Liksom vid tidigare tillämpning av beslut SSA 2007:12, ska myndigheten själv bedöma vilken information i sin verksamhet som är av tillfällig eller ringa betydelse. Myndigheten ska också själv bestämma gallringsfrist för den information som man gallrar utifrån beslutet. Bedömningen av informationens värde ska ske utifrån kriterier för bevarande och gallring som anges i nationell lagstiftning, gällande föreskrifter och förordningar samt av stadens arkivmyndighet, exempelvis 3 och 10 arkivlagen, Riksarkivets policy för gallring och bevarande samt Stockholms stads arkivregler. Vidare ges även goda råd om hur informationens värde ska bedömas i Stadsarkivets vägledning Att värdera och gallra information i Stockholms stad. Bedömningen ska ske utifrån verksamhetens eget behov. Informationens värde ska bedömas i dess specifika sammanhang och utifrån eventuella beroenden till annan information. Vilken information som gallras genom tillämpning av beslutet ska dokumenteras i myndighetens hanteringsanvisningar. I hanteringsanvisningarna ska gallringsfrist för varje handlingstyp framgå. Om det råder osäkerhet kring huruvida en handlingstyp, information eller databärare kan gallras genom tillämpning av detta beslut, ska Stadsarkivets tillsynsverksamhet rådfrågas. Om det råder osäkerhet kring vilka handlingstyper som kan ersättningsskannas genom tillämpning av detta beslut, ska Stadsarkivets tillsynsverksamhet rådfrågas. Reglerna i detta beslut gäller inte om det finns avvikande bestämmelser om bevarande och gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter som grundar sig på lag. Reglerna i detta beslut gäller heller inte om det finns avvikande bestämmelser om bevarande och gallring i generella eller myndighetsspecifika gallringsbeslut utfärdade av arkivmyndigheten.

4 Sida 4 (7) REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Stadens revisorer och jurister Förslag till gallringsbeslut har skickats till Revisionskontoret samt till juridiska avdelningen vid Stadsledningskontoret, enligt Stadsarkivets ordinarie handläggningsprocess för gallringsbeslut. Revisionskontoret har inte haft något att invända mot förslaget. Stadens jurister har inkommit med flera synpunkter, bl a att det nya beslutet helt bör ersätta det tidigare SSA 2007:12, istället för att man endast gör en uppdatering av befintligt beslut, som Stadsarkivet först hade för avsikt att göra. Juridiska avdelningen har även påpekat att det är av vikt att de handlingar som bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse exemplifieras på ett sådant precist sätt att det i det enskilda fallet kan bedömas om gallring av handlingar skett med stöd av lag, förordning eller beslut av arkivmyndigheten. Det får inte finnas utrymme för misstolkning avseende vilka handlinstyper som är av tillfällig eller ringa betydelse. Vidare har man noterat att det inte går att utesluta att det i bilagans exempellista finns handlingar som faktiskt inte är av tillfällig eller ringa betydelse, vilket kan leda till att handlingar felaktigt gallras. Avseende bilaga 3 om ersättningsskanning, betonar stadens jurister vikten av att gallringsbeslutet bör förtydliga vad som avses med handlingar som behövs för bevisvärde och att även förtydliga att varje myndighet måste göra en egen bedömning utifrån både handlingens informationsinnehåll och sin verksamhets specifika förutsättningar, då det inte är möjligt att generalisa bevisvärdet utifrån en kategoriserad handlingstyp. Stadsarkivet har hörsammat de synpunkter som juridiska avdelningen har lämnat och justerat bilagorna i enlighet med dem. Stadens myndigheter Förslaget har även skickats på remiss till alla de förvaltningar, bolag och stiftelser som ska tillämpa beslutet, för att ge dem möjlighet att lämna synpunkter på förslaget. Stadsarkivet har fått in många synpunkter på bilagornas innehåll. Här är en sammanfattning av de vanligaste: - Exempellistan över de handlingstyper som kan gallras innehåller för få handlingstyper. Man saknar flera exempel. - Exempellistan innehåller handlingstyper som ibland inte är av tillfällig eller ringa betydelse och som inte alltid bör gallras utifrån beslutet. - Önskemål om tydligare beskrivningar av vilken information som är av tillfällig eller ringa betydelse. Beskrivningarna är

5 Sida 5 (7) för vaga, vilket kan leda till att beslutet tillämpas för brett och att information riskerar att gallras felaktigt. - Önskemål om en tydligare avgränsning vilken information som inte regleras av beslutet. - Det är inte lämpligt att definiera informationens värde utifrån handlingstyp. - Oklar definition av vad som avses med handlingar som behövs för bevisvärde. Önskemål om mer utförlig beskrivning kring detta. - Önskemål om förtydligande att aktiebolagslagen (2005:551) medger elektroniskt upprättade och signerade styrelseprotokoll. Men om protokollen hanterats på papper ska de också bevaras på papper. - Förslaget angav att leverantörsfakturor inte får ersättningsskannas, vilket inte stämmer. Förutsättningarna för detta har ändrats i och med Skatteverkets beslut, se mer under nästa avsnitt. Stadsarkivet har gått igenom de synpunkter som lämnats av stadens myndigheter och utvidgat utredningsarbetet till följd av detta. Bilagorna har därefter justerats, för att kunna tillmötesgå inkomna synpunkter utifrån tillåtande förutsättningar. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Gallringsbeslutet är ett förtydligande av beslut SSA 2007:12, som sedan tidigare reglerar gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse i Stockholms stad. Stadsarkivet hade först för avsikt att behålla tidigare beslutsnummer och endast göra en revidering. Då beslutets bilagor har utökats och fått en ny utformning samt med anledning av juridiska avdelningens remissvar, i vilket de ansåg att det tidigare beslutet helt bör ersättas, har Stadsarkivet kommit fram till att det nya beslutet får ett nytt beslutsnummer. Detta nya beslut inkluderar utökade bilagor som på ett tydligare och mer strukturerat sätt beskriver vilken information som kan gallras utifrån beslutet. Vilken denna information är, har i grunden emellertid inte ändrats. Informationsvärdering bör göras kontinuerligt. Bedömningen ska ske utifrån myndighetens specifika förutsättningar och informationens sammanhang samt dess eventuella beroenden till annan information. Informationen bedöms också ofta utifrån aktuella förutsättningar och kan därmed tillskrivas olika värde under olika perioder. Med anledning av detta rekommenderar Stadsarkivet att myndigheten bevarar tidigare versioner av sina

6 Sida 6 (7) hanteringsanvisningar, för att på så sätt säkerställa spårbarhet bakåt avseende hur myndigheten har tillämpat gallringsbeslutet och vilken information som har gallrats. En vanlig synpunkt i remissvaren är att bilagornas exempellista inte har tagit med samtliga handlingstyper som man anser har ett informationsvärde av tillfällig eller ringa betydelse. Stadsarkivet vill här därför betona att bilagorna endast utgör exempel på vilka handlingstyper och vilken information som kan komma ifråga. Bilagorna har inte ambitionen att ge en heltäckande lista för stadens alla myndigheter, eftersom detta inte är möjligt att upprätta. Remissinstanserna har även haft synpunkter på att de exempel som listas i bilagorna inte alltid behöver ha ett tillfälligt eller ringa informationsvärde och därmed inte bör stå med i listan. Anledningen till att Stadsarkivet har utformat en exempellista av det här slaget, är att det är ett praktiskt sätt att beskriva och exemplifiera vilken information som avses. Däremot bör informationens bevarandevärde inte bedömas utifrån vilken handlingstyp som informationen återfinns på, utan utifrån själva informationsinnehållet. Gallring av inskannade leverantörsfakturor Angående synpunkten om att leverantörsfakturor inte får ersättningsskannas, har förutsättningarna för detta kommit att ändras efter det att gallringsförslaget skickades ut på remiss. I slutet av augusti 2015 beviljades Stockholms stad tillstånd att få gallra pappersförlagor till inskannade leverantörsfakturor efter 4 år, enligt beslut från Skatteverket (Skatteverkets dnr /5933). Denna gallring kommer att regleras i ett generellt gallringsbeslut för stadens ekonomiinformation och lyfts därför ur detta gallringsbeslut. För bolagen och stiftelserna gäller redan sedan tidigare att pappersförlagor till inskannade leverantörsfakturor får gallras efter 4 år. Gallring medges då enligt bokföringslagen (1999:1078) och lag (2010:1514) om ändring i bokföringslagen samt Stadsarkivets generella gallringsbeslut för räkenskapsinformation hos stadens bolag och stiftelser, SSA 2011:15. Villkor för bedömning och tillämpning Enligt 3 arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Arkivlagens 10 medger emellertid att allmänna handlingar får gallras. Vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3, tredje stycket. Myndigheternas bedömning av vilken information som kan gallras

7 Sida 7 (7) eller ersättningsskannas genom tillämpning av detta beslut ska beakta arkivlagens bevarandeändamål. FÖRSLAG TILL BESLUT Stadsarkivet beslutar om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse för myndigheter i Stockholms stad. Beslutet ersätter tidigare gallringsbeslut SSA 2007:12, som härmed upphävs. Christina Moberg Arkivarie