ABCDE G A L L R I N G S B E S L U T 2003:4. Nämnd/Förvaltning Gatu- och fastighetskontoret. SSA dnr /03

Transkript

1 ABCDE Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN GALLRINGSBESLUT 2003:4 SID 1 (1) DNR / G A L L R I N G S B E S L U T 2003:4 Nämnd/Förvaltning Gatu- och fastighetskontoret SSA dnr /03 Beslutets huvudsakliga innehåll Handlingar tillhörande parkeringsavdelningen vid Gatu- och fastighetskontoret samt att Stadsarkivet tidigare utfärdade gallringsbeslut SSA 1991:1 upphävs. Övriga handlingar i ärendet Gallringsframställan från Gatu- och fastighetskontoret Yttrande från Revisionskontoret Yttrande från Juridiska avdelningen Stadsarkivets promemoria Anm Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 STOCKHOLMS STADSARKIV PROMEMORIA Dnr /03 Gallring av handlingar tillhörande parkeringsavdelningen vid Gatu- och fastighetskontoret ÄRENDET I oktober 1992 beslöt kommunfullmäktige om en ny organisation för stadens förvaltning, vilket innebar att dåvarande Fastighetskontoret, Gatukontoret och Stadsbyggnadskontoret samt delar av Fritidsförvaltningen ersattes av Gatu- och fastighetskontoret, Stadsbyggnadskontoret, Stockholm Konsult och Stockholm Entreprenad. Gatu- och fastighetskontorets parkeringsavdelning ansvarar för parkeringsövervakning, parkeringsanläggningar på gatumark, fordonsflyttning samt eskort av specialtransporter. Avdelningen beslutar dessutom om färd- och parkeringsdispenser, utför parkeringsundersökningar samt utfärdar lokala trafikföreskrifter m.m. Den 10 april 2003 inkom Gatu- och fastighetskontoret med en gallringsframställan till Stadsarkivet, vilken omfattar handlingar vid parkeringsavdelningen. Gatu- och fastighetskontoret anhåller i framställan även om att Stadsarkivets tidigare utfärdade gallringsbeslut, SSA 1991:1, upphävs samt att detta nya beslut kan tillämpas retroaktivt för de parkeringshandlingar som upprättades i Gatukontorets verksamhet och som ännu inte gallrats. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har beretts tillfälle att yttra sig över gallringsframställan. Remissinstanserna bedömer att handlingarna är av ringa och tillfällig betydelse och har inget att erinra mot förslaget. STADSARKIVETS SYNPUNKTER De gallringsbeslut som Stadsarkivet utfärdar är avstämda mot Riksarkivets policy för gallring och bevarande. Avvikelser, i fråga om kortare gallringsfrister, från Riksarkivets allmänna råd om gallring och bevarande i kommuners arkiv motiveras särskilt. Avvikelser från Riksarkivets föreskrifter Enligt Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner och landsting (RA- FS 1995:2) bör gallringsfristen för tillstånd om boendeparkering vara 2 år. Gatu- och fastighetskontoret föreslår att enklare ärenden gallras vid inaktualitet samt avancerade ärenden 1 år efter att beslut fattats. Tillståndsbevisens gilitighetstid är visserligen 2 år, men förvaltningens förslag är motiverat då uppgifterna i såväl enkla som avancerade ärenden lagras i Parkeringsavdelningens digitala stödsystem Utfärdaren under 5 år. (I gallringsframställan förklaras att uppgifter i enklare ärenden förs in i Utfärdaren, och att original därefter bör kunna gallras. Efter att Stadsarkivet efterfrågat hur avancerade ärenden hanteras, förklarar förvaltningen att ärendena hanteras likartat, och att denna uppgift endast fallit bort ur gallringsframställan.) Stadsarkivet medger föreslagen gallring då 1

3 originalhandlingen inte bedöms ha något avgörande bevisvärde, och då sammanställningar och statistik bevaras. Enligt RA-FS 1995:2 skall felparkeringsavgifter, i gallringsframställan benämnda parkeringsanmärkningar, gallras efter 2 år. Gatu- och fastighetskontoret samlar in uppgifterna, scannar dem samt skickar en digital kopia till Vägverket för handläggning. Förvaltningen bedömer att originalet kan gallras efter 3 månader, de scannade filerna så snart de överförts och godkänts av Vägverket och anmärkningar i digital form som upprättas via handdatorer (en ny rutin som ännu inte används övergripande) efter 1 år. (I gallringsframställan hänvisas till Vägverkets gallringsbeslut RA-MS 1991:1. Denna är enligt Riksarkivet upphävd och ersatt av RA-MS 1993:50. Vägverket gallrar anmärkningarna efter 6 år). Stadsarkivet har efterfrågat Riksarkivets synpunkter rörande den kortare gallringsfristen, men några argument för ett tvåårigt bevarande har inte kunnat lämnas. Enligt lag om felparkeringsavgift (1976:206) ansvarar Vägverket för indrivning av ej betald felparkeringsavgift, varför Gatu-och fastighetskontoret inte torde ha någon skyldigheten att spara informationen (då juridiska avdelningen inte har haft något att anmärka i förslaget bedömer Stadsarkivet att det är en riktig tolkning). Då Gatu- och fastighetskontoret dessutom avser att ta ut viss statistik kring ärendena anser Stadsarkivet att parkeringsanmärkningar kan gallras enligt föreliggande förslag. Statistik Ärendeakter rörande lokala trafikföreskrifter, färddispenser, generella undantag från miljözondispenser, parkeringstillstånd för rörelsehindrade, fordonsflyttning, nyttoparkering samt parkeringsövervakning föreslås vara gallringsbara enligt Gatu- och fastighetskontoret, då betydelsen för såväl förvaltningen som för forskning i förlängningen bedöms som ringa. Ärenden som överklagas eller tas upp i Trafikutskottet/Gatu- och fastighetsnämnden, undantas gallring och bevaras således. Enligt samtal med förvaltningen skall viss statistik tas ut ur det system där dessa ärenden registreras. Antal ärenden är minimumnivån för vad statstiken skall visa. För uttagen använder sig förvaltningen av ett statistiksystem, analysportalen. Statistikuppgifterna redovisas sedan bland annat i förvaltningens verksamhetsberättelse och i tjänsteutlåtanden. Statsarkivet medger föreslagen gallring, under förutsättning att statistik tas ut och bevaras. Specificerade handlingstyper I gallringsframställan föreslår Gatu- och fastighetskontoret att handlingar rörande tillfälliga nyttoparkeringstillstånd, gallras vid inaktualitet. Informationen beskrivs bestå av tillfälliga nyttoparkeringstillstånd, intyg, m.m. För att förhindra en felaktig tolkning av beslutet och till följd otillåten gallring ombads förvaltningen att närmare redogöra för omfattningen (Stadsarkivet anser att begreppet med mera är en alltför obestämd formulering). Då förvaltningen närmare specificerat handlingstyperna (handlingar rörande tillfälliga nyttoparkeringstillstånd består av ansökning, kopia av tillfälligt nyttoparkeringstillstånd, intyg och beslut) och gallringsbeslutet kompletterats med dessa uppgifter medger Stadsarkivet föreslagen gallring. Avseende miljözondispenser anges att handlingar rörande generella undantag är gallringsbara vid inaktualitet. Stadsarkivet instämmer i bedömningen då närmare klargjorts att handlingstypen innefattar information om att dekal har skickats. 2

4 Förtydliganden Under avsnittet försäljning av parkeringsbiljett för boende (samt prenumeration) framgår att Gatu- och fastighetskontoret bedömer att brev till tobakshandlare angående bristande redovisning av månadsbiljett kan gallras vid inaktualitet. I en kommentar framgår att brevet mister sin aktualitet i och med att skulden bevaras. Stadsarkivet anser att denna kommentar bör understrykas och har därför kompletterat gallringsbeslutet med vid inaktualitet, dock tidigast när skulden betalats. Gatu- och fastighetskontoret bedömer att underlag till fältstudier (primärmaterial) avseende parkeringssituationen kan gallras vid inaktualitet. Informationen, som ligger till grund för undersökningarna, utgörs av dokumenterade iakttagelser vid särskilda tidpunkter i utvalda kvarter. Förvaltningen beskriver att redovisning och sammanställning bevaras och att dessa uppgifter bedöms tillgodose forskningens behov. Då förvaltningen förtydligat att även beskrivningar av hur undersökning genomförs ingår i bevarandematerialet, medger Stadsarkivet föreslagen gallring. Under avsnittet övriga handlingar rörande parkeringsövervakning medtas en handlingstyp benämnd skriftlig berättelse vid överklagan. För att bedöma handlingstypens status har Stadsarkivet begärt vissa kompletteringar. Enligt samtal med förvaltningen utgör berättelsen kortfattad information från parkeringsvakten där felparkeringens art skissats. Stadsarkivet bedömer att dessa kan gallras enligt förvaltningens förslag. Rekryteringsunderlag innefattande anteckningar från intervjuer, intyg från hälso- och körkortskontroll samt fotografier inhämtas från samtliga sökande som kallas till intervju. Handlingar från sökande som inte fått tjänst gallras efter 6 månader enligt Stadsarkivets generella gallringsbeslut 1999:5. Gatu- och fastighetskontorets förslag innebär en förlängd frist, vilket Stadsarkivet inte har något att invända mot. Då informationen enbart bedöms ha en tillfällig betydelse under rekryteringsarbetet, anser Stadsarkivet att materialet kan gallras i sin helhet, även i de fall materialet berör personer som tillträtt tjänst. Datasystem Gatu- och fastighetskontoret bedömer att Utfärdaren, ett diarium för parkeringsavdelningens verksamhetsspecifika ärenden samt ett handläggarstöd och ett analysverktyg för chefer kan gallras då merparten av de ärenden som registreras i det anses vara av tillfällig betydelse. Förvaltningen skriver i framställan att gallring av permanenta lokala trafikföreskrifter förutsätter att trafikliggaren kan användas som sökingång till de akter som upprättas inom ärendetypen (Trafikliggaren utgör en del i Utfärdaren. Registret skrivs ut och bevaras sålunda i pappersform). Förvaltningen lyfter även fram att man i dagsläget ser över möjligheten att registrera ärenden rörande lokala trafikföreskrifter i ett nytt IT-system. Dessa planer inbegriper att sökvägarna i Utfärdaren och därmed trafikliggaren konverteras till det nya systemet. Stadsarkivet understryker att detta gallringsbeslut skall omprövas om de uppgifter som krävs för att söka ärenden rörande lokala förskrifter på något vis inskränks. I gallringsframställan föreslår förvaltningen att parkeringsavdelningens statistiksystem (PASS), myntredovisningens dataflexsystem (p-automatsystem, saldoregister, statistiksystem, nyckelregister, register över utlämnade persedlar och register över arbetsbeställningar) samt parkeringsregistersystemet (P-REG) gallras med undantag för viss statistik som skall tas ut och bevaras. I framställan framgår att statistikuttag ur PASS berör fordonsflyttning och parkeringsanmärkningar. Dataflexsystemen stödjer den ekonomiska redovisningen. Enligt samtal med förvaltningen ser man i dagsläget över vilken information statistikuttagen skall ge. P-REG är ett stödsystem som används i arbetet med att kontrollera stadens parkeringsplatser. 3

5 Statistik på hur antalet parkeringsplatser förändras över tid tas ut på papper och bevaras. Stadsarkivet medger gallring för dessa system under förutsättning att statistikuttag görs och bevaras enligt fastställda rutiner. Gatu- och fastighetskontoret redogör för datasystemens betydelse som hjälpmedel för att upprätthålla och utveckla parkeringsavdelningens verksamhetsområden. Även om inte uppgifterna i systemen bedöms ha bevarandekaraktär, bör det tydligt framgå vilka insatser förvaltningen gjort för att utveckla och effektivisera verksamheten. Stadsarkivet understryker, vilket även betonas i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om upptagningar för automatisk databehandling (RA-FS 1994:2), att en förutsättning för gallring av parkeringsavdelningens datasystem är att en översiktlig beskrivning av varje system bevaras. Gallringsbeslutet Gatu- och fastighetskontorets gallringsframställan utgjordes av en gallring- bevarandeplan. För att tydliggöra det slutgiltiga gallringsbeslutet har Stadsarkivet justerat framställan och enbart medtagit gallringsbara handlingar. I de fall en gallringsfrist behöver förtydligas eller är avhängig yttermera insatser följer en kommentar. Gallringsfristerna har i några fall justerats för att ge gallringsframställan en likformig karaktär. Gallringsfrist omgående har ersatts med vid inaktualitet. I övrigt anser Stadsarkivet att gallring kan medges enligt Gatu- och fastighetskontorets förslag utan att de ändamål som anges i arkivlagens 3 åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges för handlingar i Parkeringsavdelnings arkiv enligt bilaga till denna promemoria. Julia Åslund arkivarie 4