G A L L R I N G S B E S L U T 2005:13

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN H A N D L Ä G G A R E: N I K L A S G U S T A F S S O N GALLRINGSBESLUT 2005:13 SID 1 (1) DNR / G A L L R I N G S B E S L U T 2005:13 Nämnd/Förvaltning AB Stockholm Globe Arena SSA dnr /05 Beslutets huvudsakliga innehåll Gallring av uppgifter i vissa av bolagets IT-system Gallring av projektledarnas evenemangsakter Upphävande av gallringsbeslut SSA 2000:7 Övriga handlingar i ärendet Gallringsförslag från AB Stockholm Globe Arena Stadsarkivets promemoria med bilaga över bevarande- respektive gallringsbara handlingar Anm Viktigaste ändringen jämfört med gallringsbeslut SSA 2000:7 (utöver gallring av uppgifter i IT-system) är att gallringen av produktionsakterna upphör och att projektledarnas evenemangsakter gallras. Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell Stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN DNR /05 SID 1 (11) PROMEMORIA G ALLRING SAMT UPPHÄVANDE AV ÄLDRE GALLRINGSBESLUT GÄLLANDE AB STOCKHOLM GLOBE ARENA BAKGRUND Hösten 2003 gjorde Stadsarkivet en inspektion av hanteringen av allmänna handlingar hos AB Stockholm Globe Arena. En av rekommendationerna i inspektionsrapporten var att bolaget skulle se över och uppdatera det tidigare gallringsbeslutet SSA 2000:7. Bolaget anlitade BRA Arkivkonsult för att bland annat göra en gallringsutredning. ÄRENDET Gallringsutredningen fastslår att tidigare gällande gallringsbeslut i många hänseenden fortfarande är tillämpligt med hänsyn tagen till att de generella besluten för personal-, ekonomi- och upphandlingshandlingar. En av utredningens slutsatser är att det tidigare gallringsbeslut 2000:7 bör hävas rörande två handlingstyper inom bolagets kärnverksamhet; projektledarnas handlingar/projektledarnas evenemangsakter (nedan kallat evenemangsakter) och produktionens handlingar/produktionens evenemangsakter (nedan kallat produktionsakter). Enligt gallringsbeslut 2000:7 kan produktionsakterna gallras efter 10 år medan evenemangsakterna ska bevaras. Genom intervjuer med verksamhetsansvariga och stickprover av akternas innehåll har bolaget kommit till slutsatsen att det snarare är produktionens akterna som bör bevaras. Bolaget önskar även få ett nytt gallringsbeslut för uppgifter och funktionalitet i några av bolagets digitala system: - AgdaPS, lönesystem. - Tidomat FXH, tidredovisningssystem. - RASKEN, system för biljettbokningar och administration. - Handshake, publikinpasseringssystem. Bolaget önskar samma gallringsfrister för de digitala uppgifterna som för de pappersbaserade handlingarna. Vid eventuella avställningar av systemen föreslås gallring av applikationerna i sin helhet. B OX 22063, S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

3 SID 2 (11) REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har inte beretts tillfälle att yttra sig över gallringsframställan eftersom Stadsarkivet anser att föreliggande gallringsframställan omfattar samma handlingstyper som SSA 1995:5 och SSA 2000:7, där remissinstansernas synpunkter kommit till uttryck. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Produktionsakter Produktionens handlingar/produktionens evenemangsakter har gallrats efter tio år. Vissa större evenemang har bevarats i urval. Akterna innehåller ritningar, upphandlingsdokument, körscheman och produktionsscheman samt evenemangsinformation. Akterna förvaras i kronologisk ordning. Bolaget föreslår att gallringsbeslut SSA 2000:7 upphävs och att produktionsakterna bevaras i sin helhet. Stadsarkivet anser att gallringsbeslut SSA 2000:7 kan hävas och att produktionsakterna bevaras enligt bolagets förslag. Evenemangsakter Projektledarnas handlingar/projektledarnas evenemangsakter har bevarats. Vissa handlingar gallras ur akterna, t.ex. biljettbeställningar och tidningsurklipp, med två års gallringsfrist. Bolaget menar att informationsinnehållet i akterna är av sådan karaktär som är viktig medan evenemanget pågår men som snabbt förlorar aktualitet, som exempel nämns p-tillstånd, antal beställda smörgåsar och kopior på taxikvitton. Bolaget anser sig inte ha något långsiktigt behov av informationen och föreslår att gallringsbeslut 2000:7 upphävs och att projektledarakter av mindre vikt, t.ex. från företagsevenemang gallras vid inaktualitet. Med projektledarakter av mindre vikt avses företagsevenemang och slutna evenemang av rutinmässig karaktär, t.ex. bolagsstämmor, firmafester och mässor för specialbranscher. Projektledarakter rörande unika och/eller publika evenemang, t.ex. filmpremiärer och äventyrs- och båtmässorna avses bevaras. Bolaget anser att forskningens behov av information om projekten t.ex. vilka företag/organisationer som haft evenemang, syftet med evenemanget och antalet deltagare, tillgodoses genom ett bevarande av produktionsakter, biljettstatistik, evenemangsstatistik och körscheman. Bolaget har uppenbarligen inget behov av uppgifterna och Stadsarkivet gör bedömningen att forskningsbehovet tillgodoses genom bolagets förslag att bevara produktionsakterna. Stadsarkivet har sålunda inte någon invändning mot att materialet gallras. Stadsarkivet anser dock att gallringsfristen vid inaktualitet är för oprecis och föreslår handlingarna gallras ett år efter det att projektet avslutats.

4 SID 3 (11) Personal AgdaPS innehåller person- och adressuppgifter för bolagets anställda och fungerar även som personalregister. Tidomat FXH innehåller uppgifter om in- och utpasseringar, övertid, frånvaro vid sjukdom, vård av sjukt barn etc. Bolaget önskar gallra uppgifterna i de båda systemen enligt Stadsarkivets generella gallringsbeslut för personalhandlingar (SSA 1995:5). För att underlätta gallring har bolaget föreslagit en gemensam gallringsfrist på tio år för uppgifterna i AgdaPS. För uppgifterna i TidomatFXH föreslås gallringsfristen tre år. Stadsarkivet anser att gallring kan ske enligt bolagets förslag. Biljettbokning RASKEN innehåller uppgifter om sittplatsernas belägenhet, kunduppgifter med adresser samt prisuppgifter för de olika evenemangen. Systemet Handshake innehåller uppgifter om behörighet/regler för inpassering för varje biljett. Systemet är kopplat till RASKEN varifrån uppgifterna förs över. Bolaget föreslår gallra alla digitala uppgifter i de båda systemen. För biljettbokningar och biljettstatistik önskar bolaget samma gallringsfrist för de digitala uppgifterna som för de pappersbaserade handlingarna, det vill säga två år (SSA 2000:7). Besöksstatistik/evenemang bevaras i pappersform enligt tidigare beslut. Stadsarkivet anser att gallring kan ske enligt bolaget förslag eftersom det i det här fallet kan anses rimligt med samma gallringsfrister för de digitala uppgifterna som för pappershandlingarna. Detta gallringsförslag har stämts av mot Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingenens arkiv (RA-FS 1997:8). FÖRSLAG TILL BESLUT Stadsarkivet medger att gallringsbeslut SSA 2000:7 upphävs, samt medger att gallring enligt bilaga 1 till detta PM kan verkställas utan att de ändamål som anges i 3 arkivlagen åsidosätts. Niklas Gustafsson arkivarie

5 SID 4 (11) Bilaga 1 Handlingar som ska bevaras VD KANSLI Arbetsutskottets protokoll Bilagor till styrelseprotokoll och handlingar till grund för beslut Bolagsstämmoprotokoll Diarium Diarieförda handlingar Styrelseprotokoll Utgör underlag till styrelseprotokoll och består av ärenden som hör till dessa. Med den årliga sammanställda budgeten och verksamhetsplaner förekommande bilagor, men samtliga bilagor finns inte alltid. Utdata ur system ACTA. Gemensamt för VD kansli, administrationen, evenemangsavdelningen och fastighetsavdelningen. Fram till 1995 då diarieföringen startades, bevaras VD:s korrespondens i original. ADMINISTRATIONEN Diarieförda handlingar Administrativa direktörens handlingar Handlingar som rör en intressant period i bolagets historia Viktigare avtal T.ex. tiden då Globen planerades och byggdes eller stora omorganisationer. T.ex. samarbetsavtal. Räkenskaper Bokslutshandlingar Huvudbokföring Kontoplaner Tryckta årsredovisningar Årsböcker

6 SID 5 (11) Statistik Statistik Förs av bolagets projektcontroller. Anger antal gäster per evenemang och arena i olika kategorier: arenagäster, restaurang samt loger. Handlingar rörande personal och lönebokföring AMF-pärm Lönerevision Lönespecifikationer Personalregister Personalakter Innehåller kopior på utgående skrivelser till AMF, SPV och försäkringskassan. Protokoll med de anställdas nya lön skrivs ut varje år. Om den anställde får ny lön under året finns uppgift om detta i personalakten. Innehåller uppgifter nödvändiga för pensionsutredning. Med uppgift om ackumulerad lön, tjänsteledighet, föräldraledighet, semester, kompledigt och sjukskrivning. Med uppgifter om fast anställda och timanställda. Omfattar den fast anställda och säsongsanställda personalen men inte de timanställda och anställningsbekräftelse. EVENEMANGSAVDELNINGEN Diarium Diarieförda handlingar Intern evenemangsinformation Utdata ur system ACTA. Gemensamt för VD kansli, administrationen, evenemangsavdelningen och fastighetsavdelningen. Projektledarnas handlingar Projektledarnas evenemangsakter Unika och/eller publika evenemang, t.ex. filmpremiärer och äventyrs- och båtmässorna. Reklamansvariges handlingar Grafisk profil Hemsida Trycksaker

7 SID 6 (11) Clubstolsansvariges handlingar Marknadsplatser Minnesanteckningar rörande marknadsföring i samband med större evenemang Produktionens handlingar ar Produktionens evenemangsakter ÖVRIGT ar Arrangörsavtal Fotografisamlingen Förteckningar över innehavare av clubstolsavtal Förteckningar över företag med barteravtal Förteckningar över innehavare av logeavtal Viktigare avtal Med samarbetsavtal, sponsoravtal och överenskommelser. T.ex. samarbetsavtal och anställningsavtal. Kan förekomma i för övrigt gallringsbara volymer. Tidningsurklipp Finns i särskild serie från september Verksamhetsöversikter Kan gallras om de finns som dubbletter i serien med bilagor till styrelseprotokollen. Utgör budgethandling.

8 SID 7 (11) Gallringsbara handlingar ADMINISTRATIONEN Administrativa direktörens handlingar ar Gallringsfrist Administrationens 5 år Av karaktär personalträffar. avdelningsmöten Icke diarieförd korrespondens av tillfällig 5 år Utgör rent administrativa handlingar. Bevaras: betydelse - Viktigare avtal, t.ex. samarbetsavtal. Ämnesordnade handlingar Offerter 5 år Avtal som ingår i volymen gallras med villkoret 10 år efter 10 år efter Utgör rent administrativa handlingar. Bevaras: - Viktigare avtal, t.ex. samarbetsavtal. - Handlingar som rör en intressant period i Globens historia. Entreprenadavtal gallras 10 år efter garantitidens. Handlingar rörande personal och lönebokföring Gallringsfrist Bokföringsunderlag 10 år Utdata från lönesystemet. Lämnas till ekonomiadministrationen. Sammandrag per person, konto, kostnadsställe och projekt. Frånvarorapporter 2 år Lönerapporter 2 år Konteringsunderlag med lönejournaler 10 år Utdata från lönesystemet. Innehåller uppgifter som finns även i lönespecifikationerna men visar summerade belopp, inte perioder för sjukskrivning etc. Kontrolluppgifter 6 år Insända till skattemyndigheten Ledighetsansökan 2 år Redovisning av arbetsgivaravgift 6 år Med uppbördsdeklaration, uträkningar av arbetsgivaravgift. Reseräkningar 10 år Tidredovisning 2 år Tidredovisning för fast anställda, säsongs-

9 SID 8 (11) och timanställda. Övertidsrapporter 3 år IT-system Tidomat FXH 3 år Samtliga digitala uppgifter. IT-system AgdaPS 10 år Samtliga digitala uppgifter. Egna trycksaker som finns i 2 år dubbletter i reklamansvariges serie med trycksaker Tidningsurklipp 2 år Tidningsurklipp från landets dagstidningar finns i en särskild serie från september Tidningsbilagor från dagstidningar i samband med stora evenemang 2 år Tidningsurklipp från landets dagstidningar finns i en särskild serie från september Tidskrifter som inte är utgivna som bilagor till någon av landets dagstidningar ska dock bevaras. Biljettplaneringens handlingar ar Gallringsfrist Biljettplaneringens akter 10 år Utgör underlag till avräkning mot arrangör. Innehåller bland annat avstämningslistor, biljettredovisning, biljettfördelningar, bokningsbekräftelser, debiteringsunderlag, evenemangsstatistik, fakturaunderlag, förteckningar återförsäljare, ritningar, rutinkorrespondens, sammanställningar över biljettförsäljning per evenemang (antal sålda biljetter per prisklass, kategori gäster etc.), returkvittenser, tim- och tjänstgöringslistor, uttagskvittenser. IT-system Handshake 2 år Samtliga digitala uppgifter. IT-system RASKEN 2 år Samtliga digitala uppgifter. Logeansvarigs handlingar ar Gallringsfrist Handlingar rörande utskickade biljetter 2 år Innehåller bokningar och beställningar av biljetter från företag som innehar loger. Med logebokningar. Handlingar ordnade efter evenemang 2 år Innehåller logebokningar, korrespondens, logemenyer, evenemangsscheman med inbokade företag. Icke diarieförd 2 år Framförallt med företag som har loger.

10 korrespondens av tillfällig Med biljettbokningar och information betydelse angående evenemang. Logebokningar 2 år Innehåller bokningar av loger. Räkenskaper SID 9 (11) ar Gallringsfrist Balanskonto 10 år Med korrespondens, fakturakopior, kontoutdrag, upplupna kostnader, dagsrapporter. Betalningsjournaler 10 år Utdata från ekonomisystemet. Består av både ut- och inbetalningsjournaler. Budgethandlingar och tertialprognoser Bokföringsunderlag från Stockholm Arena AB 2 år Den årligen sammanställda budgeten och verksamhetsöversikter kan gallras enbart under förutsättning att de finns som dubbletter i serien med bilagor till styrelseprotkollen. 10 år Innehåller fakturor, fakturakopior, korrespondens, ordererkännanden, inbetalningar, insättningsuppgifter bankgiro och postgiro. Deklarationer 6 år Efterkrav på Globen City 10 år Består av fakturakopior. Fakturajournaler 10 år Utdata från ekonomisystemet. Kvittenslistor på borttagna 10 år Utdata från ekonomisystemet. fakturor Redovisning rörande evenemang 10 år Ordnade per evenemang eller arrangör. Innehåller biljettredovisningar, korrespondens, datalistor, avräkningar, avtalskopior, dagsrapporter, aktivitetsrapporter (sändning), fakturakopior, huvudboksutdrag, evenemangs- och försäljningsstatistik, kopior av postgiro betalningsorder, reversaler, sammanställningar för slutredovisningar. Reskontrajournaler 10 år Utdata från ekonomisystemet. Reversaler 10 år Utgör avräkning mot arrangör. EVENEMANGSAVDELNINGEN ar Gallringsfrist Bokningslistor 2 år Gallras endast under förutsättning att serien intern evenemangsinformation finns med tillfredsställande uppgifter om

11 SID 10 (11) evenemangsdatum och arena för motsvarande period. Projektledarnas handlingar ar Gallringsfrist Projektledarnas evenemangsakter Clubansvariges handlingar 1 år efter projektet avslutats Företagsevenemang och slutna evenemang av rutinmässig karaktär, t.ex. bolagsstämmor, firmafester och mässor för specialbranscher. ar Gallringsfrist Handlingar rörande 5 år Bevaras: Stockholm Open - Marknadsplaner och minnesanteckningar rörande Korrespondens med klubbmedlemmar ÖVRIGT marknadsföring. 5 år Icke diarieförd av tillfällig betydelse. Med evenemangsinformation till medlemmar. ar Gallringsfrist Avtal om clubstolar 10 år efter Bevaras: - Förteckningar över innehavare av clubstolsavtal. Finns i olika varianter med olika benämningar. Ger företag tillgång till stolar vid evenemang, ibland i kombination med möjligheter till marknadsföring och reklam, egen Handlingar rörande barter och barteravtal Logeavtal Skyltavtal 10 år med avseende på både originalfakturo r och avtal 10 år efter 10 år efter entré och lounge. Bevaras: - Förteckningar över innehavare av barteravtal. Utgör avtal med företag om ömsesidiga tjänster t.ex. logeavtal mot flygresor. Med fakturor i original. Bevaras: - Förteckningar över innehavare av logeavtal.

12 SID 11 (11) Städavtal 10 år efter

13 SID 12 (11) Verksamhetsplaner 5 år Gallras enbart under förutsättning att de finns som dubbletter i serien med bilagor till styrelseprotokollen. Bland dessa finns inte samtliga bilagor som angivits i protokollen. Övriga avtal som förekommer i gallringsbara volymer 10 år efter Bevaras: - Viktigare avtal, t.ex. samarbetsavtal och anställningsavtal. entreprenadavtal gallras 10 år efter garantitidens.