Nämnd/Bolag/Stiftelse Bostadsförmedlingen i Stockholm AB. Beslutet gäller retroaktivt.

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Arkivmyndighetens beslut 2019:02 Sida 1 (7) Nämnd/Bolag/Stiftelse Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 5 kap 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) att följande handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp enligt bilaga 1. Beslutets gallringsfrister är teknikneutrala och systemoberoende. Beslutet gäller retroaktivt. Genom detta beslut upphävs den del som reglerar fastighetsägarens och hyresvärdens krav i bolagets befintliga gallringsbeslut SSA 2013:32. Datum för beslut Stockholm den 22 januari 2019 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie Bilagor 1. Beslutade gallringsfrister 2. Gallringspromemoria

2 Sida 2 (7) Bilaga 1 Beslutade gallringsfrister Handlingstyp Frist Kommentar Uppgifter om fastighetsägarens och hyresvärdens krav Vid inaktualitet (när kraven blivit inaktuella och inte längre används i verksamheten) Dokumentation rörande vilka krav som tas bort, slås samman eller omformuleras bevaras.

3 Sida 3 (7) Bilaga 2 Gallringspromemoria ÄRENDET Bostadsförmedlingen inkom den 9 januari 2019 med en gallringsframställan till Stadsarkivet avseende uppgifter om krav som ställs på bostadssökande för att de ska kunna godkännas som hyresgäster. Gallringsframställan och gallringsutredningen är gjord av Joakim Bendroth, arkivariekonsult inom Stadsarkivets uppdragsverksamhet, på uppdrag av Bostadsförmedlingen. Gallringsframställan har skickats på remiss till stadsrevisionen och juridiska avdelningen vid stadsledningskontoret för synpunkter innan den lämnats in till Stadsarkivet. Informationen som gallringsframställan omfattar uppstår i bolagets kärnverksamhet och redovisas i klassificeringsstrukturen som följer: - Verksamhetsområde 3. Ta emot och förmedla lägenheter - Process 3.1 Ta emot lägenheter från fastighetsägare. Beskrivning av uppgifter som föreslås till gallring De uppgifter som bolaget önskar gallra syftar till att definiera vad som krävs av en potentiell hyresgäst för att kunna ha möjlighet att hyra en bostad. Kraven är formulerade av fastighetsägare och hyresvärdar som tillhandahåller bostäder som förmedlas av Bostadsförmedlingen i Stockholm AB. Kraven är olika hos olika hyresvärdar och fastighetsägare och skiljer sig mellan olika bostäder. Det är alltid fastighetsägarna och hyresvärdarna som anger vilka krav som gäller för varje enskild bostad. Kraven handlar exempelvis om att den bostadssökande behöver ha en inkomst som står i proportion till hyran som ska betalas, krav om att man som sökande inte får ha betalningsanmärkningar eller

4 Sida 4 (7) skulder hos Kronofogdemyndigheten eller krav om att rökning inte får ske i fastigheten. För senior- och ungdomsbostäder finns ålderskrav och för studentbostäder finns särskilda krav på studieförhållanden m.m. Kraven registreras och lagras i Bostadsförmedlingens verksamhetssystem Bostoc, i modulen Fastighetsägare/Krav, och appliceras på en eller flera värdar och följer då med till deras inlämnade objekt (lägenheter för förmedling). Många av kraven i systemet idag är dubbletter eller likalydande krav, medan vissa inte längre används vid förmedling. För att förbättra översikten för interna handläggare vill bolaget renodla registret genom att rensa bort dubbletter, gruppera likalydande krav i ett och samma krav, gallra icke använda krav samt omformulera kraven för ökad tydlighet för de bostadssökande. Idag finns ca krav listade i Bostoc. Målbilden genom ovan föreslagna renodling och gallring är att ca 300 krav kvarstår i Bostoc i ett första steg. Detta genom att: - ca 180 icke använda krav tas bort ur registret. - ca 820 befintliga likalydande krav slås samman med förtydligande formulering i ca 90 befintliga krav. - ca 215 krav kvarstår men med förtydligande formuleringar som tas fram av Bostadsförmedlingens Marknadsavdelning. - ca 90 krav hanteras manuellt. Denna grupp av krav uttrycker flera olika krav i ett och samma krav. Dessa krav delas manuellt upp i flera krav alternativt kvarstår med förtydligande formulering. Resultat: ca 300 kvarstående krav ( ). Aktiviteten att renodla och gallra enligt ovan bedöms med låg risk av bolagets ITavdelning. Efter detta första steg önskar bolaget sedan kunna gallra fastighetsägarens och hyresvärdens krav löpande efter behov i takt med att de blir inaktuella. Detta för att hålla ett uppdaterat och aktuellt register med relevanta krav som används. Jämställdhetsanalys Uppgifter om kvinnor och män representeras inte alls i materialet. Bostadsförmedlingens bedömning är därför att en gallring av uppgifter om fastighetsägarens och hyresvärdens krav inte kommer att få några konsekvenser vad gäller representationen av kvinnor och män i detta material. Fastighetsägarens och hyresvärdens krav handlar om generella krav som ställs på en intresserad bostadssökande som potentiell hyresgäst och relaterar inte till kön

5 Sida 5 (7) på något sätt. Samma krav gäller oavsett kön. Uppgifter om fastighetsägarens och hyresvärdens krav ger inga ledtrådar till kvinnors och mäns olika levnadsförhållanden/levnadsvillkor. Relation till tidigare fattade gallringsbeslut Bostadsförmedlingen har idag ett gallringsbeslut rörande information som hanteras inom kärnverksamheten, beslut SSA 2013:32. Bolaget önskar upphäva den del i beslutet som rör uppgifter om fastighetsägarens och hyresvärdens krav. Beslutet anger idag att dessa uppgifter ska bevaras. Den bakomliggande orsaken till att man vid denna tidpunkt valde att bevara uppgifterna var inte att informationen ansågs vara bevarandevärd, utan att dåvarande systemkopplingar krävde ett bevarande. Bolaget har gjort en ny bedömning av situationen och kommit fram till att det nu är möjligt att gallra uppgifter om fastighetsägarens och hyresvärdens krav utan att det innebär några tekniska eller funktionella problem med systemkopplingarna i Bostoc. Informationsvärdering Bostadsförmedlingen hänvisar till en tidigare gjord informationsvärdering av uppgifterna om krav i samband med en gallringsframställan som ledde till gallringsbeslut SSA 2012:02. Då gjordes bedömningen att samtliga uppgifter under modulen Fastighetsägare kan gallras vid inaktualitet efter det att man säkerställt att uppgifter plockats ut för statistiska ändamål. När det gäller fastighetsägarens och hyresvärdens krav så plockas dock ingen statistik ut. Detta beror på att det inte är möjligt att få ut någon statistisk hållbar eller jämförbar rådata på grund av att kraven uttrycks i fritext. Bolaget kommer istället att i samband med att gallring genomförs dokumentera i ett register vilka krav som tagits bort. Registret kommer att diarieföras och bevaras för att få en spårbarhet bakåt gällande vilka krav som använts. Dokumentationen kommer att fungera som ett alternativ till statistikuttag och möjliggöra en sökbarhet bakåt vad gäller tidigare använda krav. Förslag till gallringsfrist Bostadsförmedlingen föreslår att uppgifterna om fastighetsägarens och hyresvärdens krav ska gallras vid inaktualitet. Detta innebär i praktiken att kraven gallras när de inte längre är aktuella eller längre används och att gallring kommer att ske löpande vid behov. Intentionen är att uppgifterna i verksamhetssystemet Bostoc ska vara aktuella och relevanta. Bostadsförmedlingen föreslår gallring enligt tabellen nedan:

6 Sida 6 (7) Handlingstyp Frist Kommentar Uppgifter om fastighetsägarens och hyresvärdens krav Vid inaktualitet Dokumentation rörande vilka krav som tas bort, slås samman eller omformuleras bevaras. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen vid stadsledningskontoret och revisionskontoret har getts möjlighet att lämna sina synpunkter på gallringsframställan. Ingen av remissinstanserna har, utifrån de synpunkter som de har att företräda, inte haft något att invända mot förslaget. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Enligt 3 arkivlagen (1990:782) ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser allmänhetens rätt till insyn, behovet av den egna och andra myndigheters informationsförsörjning samt forskningens behov. Bostadsförmedlingen hänvisar till en tidigare gjord informationsvärdering av uppgifter om krav som beskrivs i gallringspromemorian till gallringsbeslut SSA 2012:02 (dnr SSA /2011). I den nu inkomna gallringsframställan menar bolaget att uppgifterna fortfarande bedöms som gallringsbara och att den tidigare informationsvärderingen alltjämt är korrekt. Det som har ändrats är de tekniska och funktionella förutsättningarna för gallring i bolagets verksamhetssystem Bostoc. Stadsarkivet gör bedömningen att föreslagen gallring inte strider mot arkivlagens intentioner. Detta förutsätter dock att Bostadsförmedlingen dokumenterar vilka krav som har tagits bort, slagits samman eller omformulerats och att denna dokumentation bevaras, på det sätt som beskrivs i denna gallringsframställan.

7 Sida 7 (7) FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges för uppgifter om fastighetsägarens och hyresvärdens krav i systemet Bostoc enligt Bostadsförmedlingens gallringsframställan. Beslutet upphäver den del i beslut SSA 2013:32 som rör dessa krav. Christina Moberg Arkivarie