STOCKHOLMS STADSARKIV. Att. värdera och. information i stockholms stad
|
|
- Anton Blomqvist
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 STOCKHOLMS STADSARKIV Att värdera och gallra information i stockholms stad
2 Att värdera och gallra information i stockholms stad Version 1, 2009 Författare: Martin Ståhl
3 Innehållsförteckning inledning...1 Det mesta ska gallras...1 Därför ska rätt information finnas kvar...2 Därför gallras information...2 Gallring - förstöra information...2 Gallring kan ske på olika sätt...2 Överföring till annat medium...3 Vissa handlingar får rensas...3 Rensningen ska göras innan ärendet avslutats...4 Inkomna handlingar är allmänna handlingar...4 Det finns olika typer av gallringsbestämmelser...4 Tvingande gallringsbestämmelser...4 Bestämmelser om kortaste tid en handlingar ska bevaras...5 Stadsarkivets gallringsbeslut...5 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse...5 Gallringsfrist ät den tid som handlingen ska sparas...6 Gallras vid inaktualitet - inte i system...6 Värdera informationen så här...6 Därför värderas informationen...6 Värdera i ett tidigt skede...7 Samla allsidig kompetens i gruppen...7 Fråga Stadsarkivet om liknande gallringar...7 Kartlägg verksamhetens processer...7 Så här värderas digital information...7
4 Innehållsförteckning Informationsvärderingen ska resultera i en gallringsframställan...8 Ange tydlig vad som ska gallras...9 Ibland måste man istället utgå från bevarandeperspektivet... 9 Ange när informationen ska gallras...9 Undersök möjligheten att frysa information Motivera varför informationen kan gallras...10 Remiss - intern och extern...11 De olika stegen i en informationsvärdering...12 När Gallringsbeslut har fattats...12 Praktisk hantering...12 Säkerställ att information inte skrivs över eller raderas...13 Ompröva tidigare gallringsbeslut...13 Information kan förstöras på olika sätt...13 Planera gallringen...14 Så här utförs gallringen...14 De flesta pappershandlingar kan lämnas till återvinning Sekretessbelagda pappershandlingar måste förstöras Digitala uppgifter kan raderas, om de inte är sekretessbelagda Digitala uppgifter som är sekretessbelagda kan behöva gallras på olika nivåer Gallringsbara handlingar ska redovisas och förvaras säkert...15 Gallringsbar information ska redovisas...15 De flesta gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat...15 Frågor om värdering och gallring...16 Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga
5 Inledning En kostnadseffektiv informationsförsörjning i Stockholms stad inbegriper att aktivt ta ställning till och värdera informationens betydelse för framtiden. Vilken information ska bevaras och vilken ska gallras? Om vi för all framtid skulle bevara all information som skapas i förvaltningarnas, bolagens och stiftelsernas verksamhet, skulle det bli en oöverskådlig mängd. Kostnaderna för detta skulle bli höga. Att gallra innebär att förstöra information, så att den inte längre finns kvar. Gallring måste därför bygga på medvetna beslut. Den måste vara genomtänkt så att rätt information finns kvar så länge det finns behov av den. Denna vägledning ska orientera läsaren i regelverket kring värdering och gallring och ge råd om praktisk hantering av information som ska gallras. I vägledningen ges information om bl.a. följande: Vad olika begrepp som berör gallring betyder Vilka olika typer av gallringsbestämmelser som finns Hur man genomför en informationsvärdering Hur man utformar en gallringsframställan Hur man planerar och utför gallring Hur man hanterar gallringsbara handlingar Utgångspunkten är i möjligaste mån medieoberoende. Det är informationen, i form av allmänna handlingar, som står i centrum. Pappershandlingar avser i vägledningen samtliga icke-digitala handlingar, dvs. alla analoga handlingar. Denna vägledning bygger på och ersätter två tidigare vägledningar, Att värdera digital information i Stockholms stad och Att gallra i Stockholms stad. Vägledningen riktar sig i första hand till dig som är arkiv- och dokumenthanteringsverksam i Stockholms stad. Här används begreppet förvaltning för stadens myndigheter. Detta begrepp omfattar i detta fall även stadens bolag och stiftelser. det mesta ska gallras De viktigaste delarna av förvaltningarnas handlingar ska bevaras för eftervärlden. Med bevarande menas för all framtid. För att göra bevarandet För att bevara digital information, se våra vägledningar Att bevara digital information i Stockholms stad respektive Att leverera digital information till Stadsarkivet. 1
6 möjligt behöver man vidta åtgärder. Mycket information har betydelse endast på kort sikt och kan gallras när den inte längre är relevant. Verksamheten kan behöva information under en viss tid för att t.ex. kunna styrka sina rättigheter i en bevissituation eller för att kunna genomföra revision eller annan kontroll. Den kan också behövas för att kunna styrka någons rättigheter eller skyldigheter. Ibland finns det preskriptionstider att ta hänsyn till när man bestämmer hur länge handlingarna ska finnas kvar i verksamheten. Därför ska rätt information finnas kvar Information sparas av flera anledningar: Informationen är en resurs för den egna verksamheten vid förvaltningen, men även för staden som helhet. Den gör att arbetet kan bedrivas på ett ordnat, effektivt och ansvarsfullt sätt. Allmänheten har rätt att ta del av förvaltningarnas handlingar. Det finns juridiska och administrativa behov. Forskningen behöver kunskap om vår tid. Handlingar och uppgifter som avsatts i förvaltningens kärnverksamhet har ofta ett större värde än de som är ett resultat av administrativ stödverksamhet. Inom den administrativa stödverksamheten är det i första hand dokumentation av policies, riktlinjer och andra övergripande ställningstaganden som ska bevaras. Därför gallras information De tre viktigaste skälen till att information gallras är följande: Hålla ned kostnader. Kostnader för t.ex. arkivlokaler och olika bevarandeinsatser måste vägas mot den nytta vi har av informationen. Skapa överblick. Ett arkiv där handlingar med lågt informationsvärde inte har gallrats kan bli svåröverskådligt med tiden, medan ett arkiv där endast den väsentliga informationen återstår blir mer överblickbart. Skydda den personliga integriteten. Vanligtvis skyddas den enskilda individens personliga integritet i informationen genom sekretesslagen, men i några fall har riksdagen beslutat att uppgifter som kan skada människors integritet ska gallras. Gallring förstöra information Gallring kan ske på olika sätt Att gallra är att förstöra allmänna handlingar. När en handling eller uppgift har gallrats är informationen oåterkalleligen borta. Analoga handlingar kan gallras, t.ex. genom malning, tuggning eller bränning. För digital information kan det ibland vara svårare att avgöra när gallringen sker. I digitala sammanhang innebär gallring inte enbart att infor- 2
7 mation raderas eller skrivs över/uppdateras (om versionshantering eller historikfunktion saknas). En gallring har också inträffat om sökvägar eller möjligheterna till bearbetning och sammanställning tas bort eller om möjligheten att fastställa informationens äkthet går förlorad. Överföring till annat medium Det kan ibland betraktas som gallring om man för över information från ett medium till ett annat, t.ex. från digitalt medium till papper, och sedan förstör informationen på det ursprungliga mediet. Det beror på att pappersutskrifter inte alls möjliggör de sammanställningar/bearbetningar som kan göras i digital miljö. Exempel på detta är när digitala diarier tas ut på papper. Diariet kanske bara tas ut i kronologisk ordning. Därigenom begränsas möjligheten att söka i diariet och presentera det i olika sorteringsordningar, t.ex. alfabetiskt efter avsändare/mottagare. Andra exempel kan vara när man komprimerar digitala bilder eller när man skannar in pappershandlingar, t.ex. ritningar, och samtidigt väljer bort någon dimension, t.ex. färg, eller annan betydelsebärande enhet, t.ex. möjligheten att läsa en uppgift av en viss storlek. Förvaltningarna får emellertid gallra handlingar som ersatts av nya i samband med att information förs över till nya medier, om överföringen inte medför informationsförlust och endast smärre förluster av ursprunglig funktionalitet, dvs. sök- samt bearbetnings-/sammanställningsmöjligheter. Det framgår av Stadsarkivets generella gallringsbeslut, SSA 2007:12, för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det kan vara bra att rådgöra med Stadsarkivet om man ska göra medieöverföringar och är osäker på om dessa kräver ett särskilt gallringsbeslut eller om de omfattas av det generella gallringsbeslutet. Vissa handlingar får rensas Gallring och rensning är två snarlika begrepp, som båda innebär att förstöra handlingar. Men medan gallring innebär att förstöra allmänna handlingar, är rensning att förstöra handlingar som inte är allmänna. Allmänna handlingar får bara gallras med stöd i ett beslut. 3
8 Rensningen ska göras innan ärendet avslutats Rensningen måste ske innan ett ärende har avslutats. Detta innebär att handläggaren till ett ärende går igenom en akt innan den arkiveras och plockar bort t.ex. utkast, kopior eller trycksaker som saknar betydelse för förståelsen av ärendet minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift. Om rensningen ska genomföras efter det att ett ärende har avslutats, måste det finnas ett beslut om gallring, eftersom dessa handlingar då blir allmänna handlingar. Inkomna handlingar är allmänna handlingar Handlingar som inkommit till förvaltningen är alltid allmänna handlingar och kan därför inte rensas. För inkomna handlingar måste det alltså finnas ett gallringsbeslut, även om de saknar betydelse för ett ärende. Likaså blir arkivkopior på handlingar som har sänts iväg från förvaltningen allmänna handlingar. Vissa allmänna handlingar får emellertid gallras med stöd i Stadsarkivets generella gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det finns olika typer av gallringsbestämmelser Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller beslut som fattats av Stadsarkivet. De flesta bestämmelser om gallring hos stadens förvaltningar finns i Stadsarkivets gallringsbeslut. Tvingande gallringsbestämmelser I sällsynta fall finns tvingande gallringsbestämmelser enligt lag. Dessa bestämmelser gäller alltid före beslut fattade av Stadsarkivet. I Stockholms stad är endast socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) aktuella. Den reglerar att de flesta socialtjänstakter måste gallras efter en viss tid. Personuppgiftslagen innehåller inte några bestämmelser om gallring som gäller förvaltningarna i Stockholms stad. 4
9 Bestämmelser om kortaste tid en handling ska bevaras Ibland finns bestämmelser i lag eller förordning om den kortaste tid en handling ska bevaras. Exempel är patientdatalagen och bokföringslagen/ lagen om kommunal redovisning som föreskriver en minimitid på 10 år för patientjournaler och fakturor. Denna typ av bestämmelser får dock inte förväxlas med gallringsbeslut, dvs. att man får gallra handlingarna efter den bestämda tidens utgång. För dessa handlingar gäller att förvaltningen först måste få ett gallringsbeslut av Stadsarkivet, om det inte redan finns ett sådant beslut. Stadsarkivets gallringsbeslut Många av Stadsarkivets gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal förvaltningar och tillkommer också på deras förslag. Det finns även gallringsbeslut som gäller de flesta eller samtliga förvaltningar i staden, s.k. generella gallringsbeslut, vilka initieras av Stadsarkivet. Ett av de generella gallringsbesluten berör handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (se mera nedan). De generella gallringsbesluten kan, liksom många av de myndighetsspecifika, läsas på Stadsarkivets webbplats (). Tidigare rekommenderades stadens förvaltningar att följa Stadsarkivets gallringsbeslut. I de nya arkivreglerna (Kfs 2007:26) slås det emellertid fast att förvaltningarna utan dröjsmål ska förstöra handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse I en förvaltnings verksamhet skapas alltid en hel del information som har ett litet eller bara tillfälligt värde. Det kan röra sig om reklam, kursinbjudningar, cirkulär eller olika slags register, som endast används för att utgöra ett kortvarigt stöd i verksamheten. Hur sådana handlingar ska gallras regleras i Stadsarkivets generella gallringsbeslut (SSA 2007:12) för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Om man vill gallra i enlighet med det generella beslutet måste man fatta ett tillämpningsbeslut. Detta görs lämpligen i hanteringsanvisningarna, där man anger namn på handlingstyp och gallringsfrist samt gör en hänvisning till Stadsarkivets beslut. Tidigare kunde förvaltningarna med stöd i stadens allmänna gallringsanvisningar själva fatta beslut (s.k. lokala gallringsbeslut) om att gallra denna typ av handlingar. I och med att nya arkivregler för staden antogs år 2007 upphävdes anvisningarna. Förvaltningar som fattat lokala gallringsbeslut innan detta skedde får fortsätta att tillämpa dessa, men inga nya beslut får fattas. 5
10 Det är ibland svårt att dra gränsen mellan vilka typer av handlingar som kan anses ha tillfällig eller ringa betydelse och som därmed omfattas av det generella gallringsbeslutet och vilka som förvaltningen måste begära tillstånd hos Stadsarkivet om att få gallra. Därför är det bra att samråda med Stadsarkivet i sådana frågor. Gallringsfrist är den tid som handlingen ska sparas I gallringsbeslutet framgår hur lång tid som ska förflyta innan gallringen genomförs (gallringsfrist). Gallringsfristen anges oftast i år. Exempelvis ska verifikationer gallras efter tio kalenderår. Ibland anges att en handlingstyp får gallras tio år efter att ett avtal upphört att gälla eller garantitiden har löpt ut. Ibland är gallringsfristen vid inaktualitet, vilket kan betyda olika lång tid för olika typer av handlingar eller uppgifter. Förvaltningen avgör själv hur begreppet gallras vid inaktualitet ska tolkas i det enskilda fallet, dvs. när myndighetens behov av handlingen upphör. Stadsarkivet rekommenderar att tolkningen dokumenteras på lämpligt ställe, t.ex. i hanteringsanvisningarna. Gallras vid inaktualitet inte i system För att kunna automatisera gallringen i ett system måste gallringsfristen specificeras och kopplas till ett villkor. Exempelvis gallras två år efter beslut. Systemet kan inte känna av gallras vid inaktualitet. Tänk på att ställa krav vid ny- eller vidareutveckling av system. Detta är också ett krav vid anslutning till stadens gemensamma e-arkiv. Värdera informationen så här Därför värderas informationen Ett beslut om gallring ska alltid föregås av en utredning av informationens värde på kort och lång sikt. Om viss information inte sparas kan verksamheten skadas. Det är därför viktigt att aktivt ta ställning till vilken information som ska sparas, vilken som ska gallras och när den ska gallras samt dokumentera detta. 6
11 Informationsvärderingen måste också dokumenteras av demokratiska skäl. Eftersom alla medborgare har rätt till insyn i offentlig förvaltning måste de också få veta vilka ställningstaganden som ligger bakom att information förstörs. Värdera i ett tidigt skede Värdera tidigt om information ska bevaras eller gallras, helst redan innan den upprättas i verksamheten. Ett första viktigt moment i en informationsvärdering är avgränsningen. Det kan vara bra att börja med ett eller ett fåtal verksamhetsområden, lämpligen ur förvaltningens kärnverksamhet, om det saknas gallringsbeslut. Samla allsidig kompetens i gruppen Informationsvärderingen kräver ett aktivt deltagande och kompetens från olika delar av verksamheten, inkl. IT- och arkivfunktionen. Alla dessa funktioner bör alltså vara representerade i den grupp som utses att genomföra värderingen. Vid behov kan man låta personer som är verksamma utanför förvaltningen ingå i referensgruppen. Fråga Stadsarkivet om liknande gallringar Ta gärna kontakt med Stadsarkivet i värderingsfasen. Det kanske redan finns gallringsbeslut för liknande handlingar, eller beslut som gäller förvaltningar med liknande verksamhetsområden som kan underlätta bedömningen. Kartlägg verksamhetens processer Processer kännetecknas som återkommande arbetsflöden med tydlig början och slut. Varje process består av en kedja av aktiviteter som i sin tur kan generera information. Processen riktar sig alltid till en extern eller intern mottagare. En grupp av processer utgör tillsammans ett verksamhetsområde. Information ska värderas utifrån dess betydelse för verksamheten, det vill säga för den eller de verksamhetsprocesser den förekommer i. Om förvaltningen redan har kartlagt och beskrivit olika verksamhetsprocesser kan detta arbete vara till stor hjälp när värderingen ska genomföras. Kartläggningen kan klargöra informationens betydelse både för olika verksamhetsprocesser och för verksamheten i stort. Stora delar av de handlingstyper som förekommer i kommunal verksamhet har bedömts ur gallringssynpunkt i de kommunala gallringsråd som ges ut av Sveriges Kommuner och Landsting i serien Gallringsråd, med titeln Bevara eller gallra? Allmänna råd för kommuner och landsting. De ingår också delvis i Riksarkivets författningssamling, RA-FS, och kan läsas på Riksarkivets webbplats: eller på se. En annan skrift av mer övergripande karaktär är Riksarkivets Bevarandet av nutiden, en nationell gallrings- och bevarandepolicy. För mera information om processkartläggning, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. Så här värderas digital information Det är enbart sådan digital information som faktiskt har använts i verksamheten som ska värderas. Man tar alltså ställning till de bearbetningar 7
12 Exempel på sammanställningar och bearbetningar är lönelistor, övertidsjournaler och lönespecifikationer ur processen Betala ut lön från verksamhetsområdet Ge verksamhetsstöd. och sammanställningar som normalt görs genom rutinmässiga åtgärder, inte till alla dem som kan göras. Det är de allmänna handlingarna som ska värderas. Vilket IT-system som stödjer verksamhetsprocessen har en underordnad betydelse i sammanhanget. För mera information om vad en digital handling är, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. Informationsvärderingen ska resultera i en gallringsframställan När en informationsvärdering är gjord ska resultatet sammanställas i en gallringsframställan till Stadsarkivet. För exempel på gallringsframställningar, se bilagorna till denna vägledning. Förvaltningen behöver försäkra sig om att samtliga handlingar som föreslås för gallring verkligen ska omfattas av ett myndighetsspecifikt beslut från Stadsarkivet, dvs. att gallringen inte redan föreskrivs i lag eller i tidigare generella gallringsbeslut. När gallringsframställan är färdig är det viktigt att förvissa sig om att förslaget verkligen beskriver vad som önskas gallras, när det ska gallras och varför det kan gallras (motivering). En gallringsframställan bör bestå av följande delar (se även bilaga 1, checklista): 1. En översiktlig beskrivning av det eller de verksamhetsområden som informationen representerar. 2. Den eller de processer som informationen skapats i. 3. Sammanställningar/bearbetningar för digital information eller handlingstyper för analog information som processerna huvudsakligen har genererat. 4. Motiveringar till varför informationen kan gallras. Underlag till dessa motiveringar ges i bilaga 1, checklista. 5. Övriga ställningstaganden. 6. Den eller de gallringsfrister som föreslås. 7. Remissinstansernas svar samt förvaltningens ställningstagande till dessa. 8
13 Ange tydligt vad som ska gallras Vilka frågor i checklistan som är relevanta att besvara och hur utförliga svaren ska vara, varierar från fall till fall och avgörs av vilken typ av gallringsframställan det rör sig om. För t.ex. administrativa handlingar av mindre betydelse behöver beskrivningen inte göras så utförlig. Viktigare information från förvaltningens kärnverksamheter kräver däremot utförligare resonemang. Benämningar som används internt inom en förvaltning kan ofta vara obegripliga för en utomstående. Om handlingstypens eller uppgiftens namn inte är självförklarande måste funktionen, d.v.s. hur informationen används, beskrivas. Ibland måste man istället utgå från bevarandeperspektivet Det räcker inte alltid med att redogöra för vad som ska gallras. Ibland behöver man också beskriva vad som ska bevaras, eftersom det kan påverka bedömningen av det som ska gallras. Det kan t.ex. handla om information som förekommer på flera ställen och endast behöver bevaras på ett av dessa. Ibland kan det bli nödvändigt att vända helt på perspektivet. Utgångspunkten när man skriver en gallringsframställan är ju att beskriva vilka handlingstyper man önskar gallra. Här blir den istället den motsatta, dvs. att beskriva vilka handlingar som förvaltningen kommer att bevara och bara översiktligt vilken information som kommer att gallras. För exempel på en sådan gallringsframställan, se bilaga 4. Detta är speciellt förekommande när det gäller gallring av databasinformation. Stadsarkivet gör alltid en helhetsbedömning. Förvaltningen måste sedan översätta och analysera tillämpningen av bevarandebeslutet. Ange när informationen ska gallras Gallringsfristen ska framgå för varje handlingstyp eller uppgift. Gallringsfristen anges i år eller månader, eller vid inaktualitet samt vid behov vad detta betyder i det aktuella fallet. Om man önskar att gallringsbeslutet ska gälla retroaktivt, måste detta anges, och vilket år det i så fall ska gälla från. Annars gäller gallringsbeslutet från Stadsarkivets beslutsdatum. Man kan välja en och samma gallringsfrist för all information som är knuten till ett verksamhetsområde eller flera olika gallringsfrister för olika processer eller sammanställningar inom ett och samma verksamhetsområde. Försök i sådana fall att ha så enhetliga gallringsfrister som möjligt. 9
14 Val av gallringsfrist Fördelar Nackdelar Samma gallringfrist för ett verksamhetsområde Endast en gallringsfrist att bevaka. Kräver mindre resurser att utreda och verkställa. All information som tillhör verksamhetsområdet måste sparas till dess att gallringsfristen löpt ut. Gallringsbar information riskerar att tynga t.ex. ett IT-system i onödan. Olika gallringsfrister för olika processer och sammanställningar (för digital information) Gallringsbar information riskerar inte att tynga t.ex. ett IT-system i onödan. En noggrannare värdering innebär färre risker för att viktig information förstörs för tidigt. Det kan krävas särskilda resurser att utreda och verkställa. Undersök möjligheten att frysa information För digital information är det möjligt att frysa information vid en viss tidpunkt, till exempel ett visst datum varje år. Det innebär att all den information som är aktuell vid just det ögonblicket bevaras, medan gallring i form av uppdateringar sker fortlöpande under året i övrigt. Stadsarkivet har t.ex. medgivit att fastighetsanknuten information hos stadens bostadsbolag får bevaras utifrån denna princip. Detta kan vara en lämplig lösning i de fall uppgifterna sällan uppdateras samtidigt som systemet eller formatet saknar goda arkivuttagsmöjligheter. Risken för informationsförluster under året svarar då inte mot kostnaderna att bevara allt. Motivera varför informationen kan gallras Det är viktigt att noggrant motivera den föreslagna gallringen. Varför bör den aktuella informationen kunna gallras? Varför föreslås en viss gallringsfrist? Exempel på motivering är att informationen finns i andra handlingar eller uppgifter som bevaras eller att den årliga tillväxten är så stor att lagringskostnaderna inte motsvarar informationens värde. 10
15 Remiss intern och extern Innan gallringsframställan lämnar förvaltningen kan det vara bra att låta den gå på en internremiss, så att berörd personal får möjlighet att lämna synpunkter. En gallringsframställan ska normalt sett alltid passera stadsledningskontorets juridiska avdelning och revisionskontoret för synpunkter innan den skickas till Stadsarkivet. Det finns dock fall då det inte är relevant att begära synpunkter från dessa remissinstanser. Det kan t.ex. ha med handlingarnas ålder att göra, dvs. att handlingarna är så pass gamla att de egentligen bara behöver bedömas ur forskningssynpunkt. Givetvis kan juridiska avdelningen och revisionskontoret kontaktas för diskussioner redan under utredningens gång. Om revisionskontoret eller juridiska avdelningen har synpunkter på gallringsframställan ska dessa beaktas och framställan eventuellt omarbetas, innan den skickas till Stadsarkivet. Båda remissyttrandena ska bifogas till den slutliga gallringsframställan. Stadsarkivet gör sedan en samlad bedömning av gallringsförslaget. Bedömningen utgår från arkivlagen, den nationella bevarande- och gallringspolicyn samt Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd. Stadsarkivet bedömer primärt forskningsvärdet hos de handlingar som föreslagits för gallring, eftersom gallringsframställan redan har granskats i juridiskt och ekonomiskt hänseende av revisionskontoret och den juridiska avdelningen. 11
16 De olika stegen i en informationsvärdering Värdering Föreslå gallringsfrist Sammanställa i en gallringsframställan Eventuell internremiss Skicka gallringsframställan på remiss till revisionskontoret och SLK:s juridiska avdelning När remissvaren kommit från revisionskontoret och juridiska avdelningen: eventuell omarbetning av gallringsframställan Skicka gallringsframställan till Stadsarkivet När Stadsarkivets gallringsbeslut kommit: informera berörd personal Uppdatera hanteringsanvisningar och ändra rutiner Tillämpa beslutet! När gallringsbeslut har fattats Praktisk hantering När Stadsarkivet har fattat ett gallringsbeslut återstår en del praktiskt arbete hos förvaltningen. Hanteringsanvisningar måste uppdateras. Man kan behöva utarbeta nya rutiner för hur handlingar som nu får gallras ska hanteras. Det är också viktigt att ge berörd personal på förvaltningen möjlighet att ta del av gallringsbeslutet. 12
17 säkerställ att information inte skrivs över eller raderas Den digitala informationen måste kunna lagras och läsas under hela den tid den ska bevaras, i annat fall sker en oreglerad gallring. Oreglerad gallring kan undvikas genom att: fält är låsta för överskrivning när en handling är färdigställd konverteras den till låsta format information som uppdateras läggs i historikfiler förändringar loggas. I Stadsarkivets vägledning Att bevara digital information i Stockholms stad framgår mera hur detta arbete ska utföras. I nästa kapitel beskrivs närmare hur man på ett effektivt sätt kan planera för och verkställa själva gallringen. Ompröva tidigare gallringsbeslut Mycket händer i verksamheten som kan påverka informationen. Det kan vara omorganisationer då verksamheter förs över till nya nämnder i staden, arbetssätt och processer som förändras eller nya IT-stöd som tas i bruk. I det sistnämnda fallet behöver en informationsvärdering endast göras om verksamhetens processer, och den information som genereras ur dem, förändras i samband med detta. En värdering av förvaltningens information behöver med jämna mellanrum omprövas. Gällande beslut behöver ses över. Nya handlingstyper tillkommer. Det kan antingen bli tal om smärre kompletteringar eller andra ändringar av tidigare beslut eller att beslutet upphävs i sin helhet och informationsvärderingen görs om från grunden. Då en förvaltning påbörjar en anslutning till stadens gemensamma e-arkiv måste en informationsvärdering genomföras. Om den information som ska levereras redan omfattas av ett gallringsbeslut måste detta granskas för att säkerställa att informationen kan gallras utifrån e-arkivets funktionskrav, villkor och tidsfrist. Att förvaltningarna i staden regelbundet ska se över möjligheterna till gallring är dessutom formulerat som ett krav i stadens arkivregler. Information kan förstöras på olika sätt Gallring är ett arbetsmoment som kan underlättas och förenklas avsevärt om man tar sig tid att planera för gallring redan i ett tidigt skede av informationens livscykel. Här beskrivs hur man planerar för gallring samt hur själva gallringen ska gå till. 13
18 Planera gallringen Pappershandlingar som ska gallras bör inte blandas med handlingar som ska bevaras. Det leder till tidsödande sortering, s.k. plockgallring. Förvara bara handlingar som ska gallras samma år i samma pärm eller kartong. Handlingar som ska gallras behöver inte placeras i arkivboxar. Man måste dock kunna söka även bland dessa handlingar innan de har gallrats och lämna ut dem om de efterfrågas. Därför bör pärmryggen (eller kartongen) märkas med handlingstypens namn, årtal och andra uppgifter som kan underlätta återsökning. Dessutom är det viktigt att det framgår att handlingarna ska gallras och vilket år de ska gallras. För digital information gäller att funktioner som att kunna styra, planera och genomföra gallring måste finnas i ett IT-system. Informationens gallringsfrist ska framgå av metadatan. Gallringen kan sedan antingen utföras automatiskt eller manuellt i efterhand. Så här utförs gallringen De flesta pappershandlingar kan lämnas till återvinning Merparten av alla pappershandlingar som ska gallras kan lämnas till återvinning. Förvaltningen måste då försäkra sig om att det som ska gallras verkligen förstörs under kontrollerade former. Det är inte tillåtet att lämna ifrån sig handlingar som ska gallras till någon utanför förvaltningen bara för att de är gallringsbara. Enligt stadens arkivregler är det dock möjligt för förvaltningar att avhända sig vissa handlingstyper. Sekretessbelagda pappershandlingar måste förstöras Handlingar som omfattats av sekretess måste alltid gallras på ett mer betryggande sätt. Om det rör sig om små mängder kan dokumentförstöraren vara ett bra sätt att gallra. För större mängder kan det i stället vara lämpligt att anlita ett avfallshanteringsföretag som genomför gallringen under betryggande former. Digitala uppgifter kan raderas, om de inte är sekretessbelagda Gallring av digitalt lagrade uppgifter kan antingen genomföras i form av radering av uppgifter ur ett system eller av enstaka filer. Mediet kan därefter återanvändas. Raderingen innebär dock i de allra flesta fall inte att informationen verkligen raderas från mediet, utan att filnamnet ändras så att datorn inte kan hitta filen. Därför kan det gå att återskapa filer som har raderats. Detta är ändå tillräckligt om det rör uppgifter som inte omfattas av sekretess. 14
19 Digitala uppgifter som är sekretessbelagda kan behöva gallras på olika nivåer Gallring av sekretessbelagda uppgifter är betydligt mera komplicerad. Om informationen finns på ett fysiskt medium, t.ex. ett magnetband, måste mediet förstöras mekaniskt. Om informationen finns i system måste det beaktas att den av IT-säkerhetsskäl även kan finnas i historikversioner, loggar och på backupband. Gallring kan förekomma på olika nivåer. Ibland räcker det med att gallra sökvägarna. Andra gånger måste även informationen som sökvägarna leder till gallras. Detta är något som förvaltningen måste göra en bedömning av. Det finns regler för hur gallring ska ske i stadens gemensamma e-arkiv. Möjligheten finns att leverera gallringsbart material men det ställer vissa krav på metadata. Gallringsbara handlingar ska redovisas och förvaras säkert Gallringsbar information ska redovisas Gallringsbara handlingar ska huvudsakligen redovisas i hanteringsanvisningarna, som förutom klassificeringsstrukturen, arkivbeskrivningen och bevarandeförteckningen är en del av förvaltningens informationsredovisning. Redovisningen i hanteringsanvisningarna ska göras på en detaljerad nivå. På en mera övergripande nivå redovisas handlingarna i informationsredovisningens övriga delar. För anvisningar om hur detta ska göras, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. De flesta gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat Pappershandlingar som har en gallringsfrist på mer än två år ska förvaras på samma sätt som de handlingar som ska bevaras, dvs. i en arkivlokal eller i ett godkänt dokumentskåp. För digital information gäller bestämmelserna om förvaring i stadens ITsäkerhetsinstruktion. För pågående ärenden där handlingarna inte ännu har arkiverats/avställts gäller att förvaltningen själv får bedöma om handlingarna ska förvaras skyd- 15
20 dat eller inte och samtidigt överväga de risker, juridiska som ekonomiska, som kan uppstå om informationen försvinner. De gallringsbara handlingarna bör förvaras för sig så att arkivlokalen kan utnyttjas effektivt. Då kan det utrymme som frigörs när gallringen verkställts snabbt tas i bruk utan att övrigt material behöver flyttas om. Själva gallringen underlättas också om handlingar som ska gallras samma år förvaras ihop. Detta måste dock vägas mot behovet av att enkelt kunna hitta bland handlingarna. Frågor om värdering och gallring För att få svar på frågor om gallring som inte besvaras i denna vägledning kan man vända sig till sin sektorsansvarig på Stadsarkivets tillsynsenhet. Lagar och regler om gallring som gäller förvaltningarna i Stockholms stad Särskilda arkivregler: Arkivlagen Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) Riktlinjer till arkivregler för Stockholms stad Andra lagar och förordningar: Socialtjänstlagen Socialtjänstförordningen Se även stadsarkivets webbplats. 16
SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN
SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN GALLRINGSUTREDNING DNR 005-746/2008 SID 1 (5) 2008-09-01 Stadsarkivet GALLRINGSUTREDNING INFORMATION I KONTAKTCENTER 1. Beskrivning 1.1. VERKSAMHETSOMRÅDE
Läs merAtt värdera och gallra information i Stockholms stad. stockholm.se
Att värdera och gallra information i Stockholms stad stockholm.se Att värdera och gallra information i Stockholms stad April 2017 Revision: Version 2.0 Dnr:5.3-8228/2016 Utgivare: Stockholms stadsarkiv
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)
Läs mer6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet
ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring
Läs merArkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
Läs merGALLRING AV INFORMATION AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE HOS SAMTLIGA MYNDIGHETER I STOCKHOLMS STAD ÄRENDET
Stadsarkivet Verksamhetsområde Informationsförsörjning Handläggare: Christina Moberg DNR 5.1.2-9593/2015 Sida 1 (7) 2016-02-03 2016:01 Promemoria GALLRING AV INFORMATION AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE
Läs merFörutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26
Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning
Läs merBevara, rensa och gallra
Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN
1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merNämnd/Bolag/Stiftelse Bostadsförmedlingen i Stockholm AB. Beslutet gäller retroaktivt.
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Arkivmyndighetens beslut 2019:02 Sida 1 (7) 2019-01-22 Nämnd/Bolag/Stiftelse Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar
Läs merArkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019
April 2019 Dnr: 5.3-05746/2019 Utgivare: Stockholms stadsarkiv Kontaktperson: Christina Moberg 3 (11) Inledning... 4 Ansvar och organisation... 5 Framställning och arkivering... 6 Gallring... 7 Redovisa...
Läs merHantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-2011/2014 Sida 1 (7) 2014-06-02 SSA 2014:08 Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret Närvarande från fastighetskontoret:
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merGallringsbeslut 2010:2 Dnr Kst 2010/201 Gallring av vissa handlingar inom Förskola och grundskola, barn- och ungdomsnämnden.
DELEGERINGSBESLUT 2010-05-11 1 (6) 1 bilaga Beslutet i original till: Kopia av beslutet till: Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Gallringsbeslut 2010:2 Dnr Kst 2010/201 Gallring av vissa handlingar
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN Gällande från den 26 februari 2018 Fastställt av kommunfullmäktige den 26 februari 2018, 31 Arkivreglemente för Härryda kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-19717/08 SID 1 (7) 2009-04-20 SSA 2009:13 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB Närvarande från bolaget: Joachim
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV
Läs merSOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1
FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård
Läs merRegler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet
1 (8) BESLUT 2014-11-06 Dnr SU FV 2.6.2-3133-14 Agneta Witte Åström Handläggare Tekniska avdelningen Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet
Läs merKommunens författningssamling
Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr
Läs merSystemavveckling BEVARA OCH GALLRA VERKSAMHETSINFORMATION. Koncernkontoret
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning och förvaltning Dokumentslag: Styrande Datum: 2017-01-25 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.0 Systemavveckling
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS STADS PARKERINGS AB
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2009-12-17 DNR 9.3-11321/09 SSA 2009:21 Stockholms Stads Parkerings AB Att: Kerstin Sigurdson Kopia: Stockholms Stadshus
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren
Läs merDokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.
Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas
Läs merFörvaltningens beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att:
TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(5) Sektor kommunstyrelsen Diarienummer: KS.2019.11 Datum: 2019-03-03 Handläggare Mattias Lundin E-post: mattias.lundin@ale.se Kommunstyrelsen Generellt gallringsbeslut för gallring efter
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2019:02 DNR 5.1.1-17454/2018 Sida 1 (8) 2019-03-28 Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen Närvarande från förvaltningen: Therese
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I SUNDBYBERG
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-23 DNR 9.3-15931/08 SSA 2008:18 Svenska kyrkan i Sundbyberg Att: Christer Larsson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2008-07-17 DNR 9.3-6604/08 SSA 2008:2 Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HAMN AB
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2013-05-21 DNR 9.3-2193/13 SSA 2013:3 Stockholms Hamn AB Att: Gun Rudeberg HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS
Läs merInspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2011-11-25 DNR 9.3-16647/11 SSA 2011:13 Skarpnäcks skola, Att: Patrik Forshage Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)
Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9442/14 Sida 1 (7) 2014-10-30 SSA 2014:13 Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Närvarande från bolaget: Catarina
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS TÄBY FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-22 DNR 9.3-15050/08 SSA 2008:14 Täby församling Att: Christer Nordin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merHantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Livförsäkring AB
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-10209/2016 Sida 1 (6) 2016-10-27 SSA 2016:11 Hantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Livförsäkring AB Närvarande från bolaget:
Läs merRiktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se
Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad stockholm.se Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad Augusti 2016 Dnr:
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-12-09 DNR 9.3-19393/08 SSA 2009:22 Ljusterö-Kulla församling Att: Anna Nedergård INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merHantering av allmänna handlingar hos AB Stokab
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merRiktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning
Läs merArkivreglemente för Kristianstads kommun
-1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2013-05-21 DNR 9.3-2196/13 SSA 2013:4 Äldreförvaltningen Att: Barbara Ahlmark HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN
Läs merArkivreglemente för Uddevalla kommun
Blad 1 Arkivreglemente för Uddevalla kommun Antaget av kommunfullmäktige den 11 februari 1992, 30 med revidering antaget av kommunfullmäktige 2008-05-10, 286. Med kommentarer Ersätter tidigare reglemente
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA BOSTÄDER
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-18590/10 SID 1 (8) 2011-02-21 SSA 2011:2 AB Svenska Bostäder Att: Klas Heldesten Kopia: Revisionskontoret Stockholms stadshus
Läs merReglemente för arkiv
Reglemente för arkiv Reviderat av kommunfullmäktige 2019-04-17, 33 Dnr: LKS 2019-000042 Fastställt av kommunfullmäktige 2015-12-17, 136 (LKS 2015-000398) Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30
Läs merArkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige
Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2011-10-31 Arkivreglemente 2011-09-12 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses kommunstyrelsen
Läs merArkivreglemente för Götene kommun
1(6) Arkivreglemente för Götene kommun Upprättad: 2016-11-01 Antagen av kommunfullmäktige 2017-02-27, 18 Att gälla från och med 2017-04-01. Bilaga: Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente för Götene
Läs merArkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning
ARKIVKRAV FÖR IT-SYSTEM - VÄGLEDNING 1 2014-09-09 Avd. Dokumenthantering Anne Lamér IT-arkivarie Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS BOTKYRKA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-22 DNR 9.3-15933/08 SSA 2008:15 Botkyrka församling Att: Lennart Sjöström INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ROSS TENSTA GYMNASIUM
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2010-03-03 DNR 9.3-21574/09 SSA 2010:4 Ross Tensta gymnasium Att: Inger Nyrell Kopia: Agnetha Styrwoldt-Alfheim, Utbildningsförvaltningen
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB
Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1757/15 Sida 1 (7) 2015-04-01 SSA 2015:4 Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB Närvarande från bolaget: Boris Amsköld
Läs merArkivreglemente. Styrdokument
Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...
Läs merArkivföreskrifter för Kils kommun
KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den
Läs merInspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping
1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1
Läs merDokumenthanteringsplan för revisionen i Trelleborgs kommun
Trelleborg2000, v 1.0, Diarienummer KS 2017/1148 Dokumenthanteringsplan för revisionen i Trelleborgs kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2018-04-23 93 Gäller från med 2018 Trelleborg2000, v 1.0, Diarienummer
Läs merReglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79
Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3
Läs merArkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/
Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.
Läs merDokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden
Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av Myndighetsnämnden 1(8) Reviderad 2012-09-19 110 2013-09-16 77 Dokumenthanteringsplan för 2 Dokumenthanteringsplan
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen
Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:
Läs merReglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX
REGLEMENTE Version 2017-10-20 Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX Detta dokument ersätter Arkivreglemente för Norrtälje kommun 1992-10-26,
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN
Läs merArkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.
Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen
Läs merINSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Konstfack Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Konstfack den 4 november 2015. Inför inspektionen inkom, på begäran från Riksarkivet, ett antal styrdokument
Läs merett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,
- - - 1 2 kap. Definitioner I dessa föreskrifter avses med aktivitet arkiv arkivredovisning databärare förvaringsenhet förvaringsmedel handling handlingstyp handlingsslag inventarium klassificeringsstruktur
Läs merI STOCKHOLM AB ÄRENDET
Stockholms Stadsarkiv Handläggare: Joakim Bendroth DNR 9.4-14320/2013 Sida 1 (16) 2013-12-11 2013:32 Promemoria GALLRING AV INFORMATION VID BOSTADSFÖRMEDLINGEN I STOCKHOLM AB ÄRENDET Bostadsförmedlingen
Läs merArkivreglemente för Staffanstorps kommun
FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna
Läs merNYKVARNS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING
Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige den 23 september 2004 98 Ändringar införda till och med KF, 79/2011 Innehållsförteckning 1 Tillämpningsområde... 2 2 Myndighetens arkivansvar... 2 3 Arkivmyndigheten...
Läs merNärvarande från Stadsarkivet: Karin Arvidsson Inspektionsförrättare
Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-5891/07 SID 1 (7) 2007-08-24 SSA 2007:12 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS S TADSBYGGNADSKONTORET Närvarande från Stadsbyggnadskontoret:
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Stockholms stadshus AB
Stadsarkivet Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport Dnr 5.1.1-1756/2015 Sida 1 (7) 2015-05-13 SSA 2015:07 Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stadshus AB Närvarande från bolaget: Sara
Läs merVarje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.
Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom
Läs merArkivreglemente för Köpings kommun
REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS AB STOCKHOLMSHEM
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-08-11 DNR 9.3-6862/08 SSA 2008:3 AB Stockholmshem Att: Bengt Kylerud HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS AB STOCKHOLMSHEM
Läs merÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING
2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig
Läs merArkivreglemente för Motala kommun
Kommunal författningssamling Arkivreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 13/KS 0244 Datum: 2013-12-16 Paragraf: Reviderande instans: Kommunfullmäktige
Läs merÖsteråkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1
Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1 Reglemente för hantering av arkiv i Österåkers kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2018-10-22, KF 7:20 Dnr: KS 2018/0114 Ersätter författningssamling
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSMO-TORÖ FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2009-12-18 DNR 9.3-15053/08 SSA 2009:24 Ösmo-Torö församling Att: Bertil Flodin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2009-02-17 DNR 9.3-19392/08 SSA 2009:2 Österåker-Östra Ryds församling Att: Jan Bonander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merHantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Försäkring AB
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-10208/2016 Sida 1 (8) 2016-10-27 SSA 2016:10 Hantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Försäkring AB Närvarande från bolaget:
Läs merHärnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.
Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB
Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-2045/14 Sida 1 (9) 2014-06-02 SSA 2014:07 Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB Närvarande från bolaget: Anne Tawastman
Läs merKommunal Författningssamling Taxa
Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132
Läs merS Arkivreglemente för Hässleholms kommun
www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten
Läs merRiktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun
1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.
ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna
Läs merInspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping
INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; RA-FS 2007:1 Utkom från trycket den
Läs merRegler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet
Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15935/08 SSA 2008:11 Järfälla kyrkoförvaltning Att: Thomas Waltin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS VAXHOLMS FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-19391/08 SSA 2009:4 Vaxholms församling Att: Kristina Sätterström INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KULTURFÖRVALTNINGEN
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-11-10 DNR 9.3-6137/09 SSA 2009:18 Kulturförvaltningen, Att: Barbro Erlandsson Kopia: Revisionskontoret HANTERING
Läs merArkivreglemente för Skara kommun
1(6) Beslutad av Skara kommun Kommunfullmäktige 151 2015-11-30 Arkivreglemente för Skara kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN
Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS
Läs merNärvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare
Inspektionsrapport DNR 9.3-2041/14 Sida 1 (8) 2014-04-25 SSA 2014:4 Närvarande från bolaget: Thomas Mundebo Chef Affärsstöd, Stab arkivansvarig Anders Törnkvist Bostadsuthyrning Marie Nogén Löneansvarig/HR
Läs merHantering av verksamhetsinformation
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning och förvaltning Dokumentslag: Styrande Datum: 2018-11-13 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.0 Hantering
Läs merArkivregler för Uppsala kommun
KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Hallgren Richard Håkansson Sara Jonsson Sven Datum 2017-01-26 Diarienummer KSN-2016-2175 Kommunstyrelsen Arkivregler för Uppsala kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen
Läs mer