Gallringsbeslut 2010:2 Dnr Kst 2010/201 Gallring av vissa handlingar inom Förskola och grundskola, barn- och ungdomsnämnden.

Transkript

1 DELEGERINGSBESLUT (6) 1 bilaga Beslutet i original till: Kopia av beslutet till: Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Gallringsbeslut 2010:2 Dnr Kst 2010/201 Gallring av vissa handlingar inom Förskola och grundskola, barn- och ungdomsnämnden. BESLUT Enligt kommunstyrelsens delegeringsordning punkt 1.11; 1. Medges gallring av vissa handlingar inom barn- och ungdomsnämndens Förskola och grundskola; Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum, Barn- och elevhälsa enligt bilaga 1. BESKRIVNING AV ÄRENDET Sammanfattning Barn- och ungdomsförvaltningen har inkommit med ett gallringsförslag för vissa handlingar vid barn- och ungdomsnämndens Förskola och grundskola. Förslaget omfattar handlingar med uppgifter som: - saknar högre dignitet - saknar långvarig betydelse - inte behöver sparas efter att de fullgjort sina ursprungliga ändamål. Handlingarna bedöms kunna gallras efter de tidsfrister som anges i förslaget utan att det väsentligt påverkar; - allmänhetens rätt till insyn, - behovet av information för rättskipningen, förvaltningen samt - forskningen (arkivlagen 1990:789). Gallringsförslaget omfattar ett urval handlingar i den nya dokumenthanteringsplanen för barn- och ungdomsnämndens Förskola och grundskola (se ovan). Planen är överlämnad för beslut till barn- och ungdomsnämnden, se bilaga 2). Dokumenthanteringsplanen är ett styrdokument för hanteringen av skolans allmänna handlingar. Syftet med planen är att skapa ordning och reda bland dokumentationen 04 5 Gallringsbeslut doc Kommunledningskontoret Besöksadress: Vasaplatsen 9-11 Kansliavdelningen Postadress: JÄRFÄLLA Susanne Strangert, kommunarkivarie Telefon växel: Telefon: (direkt) (mobil) E-post: kommunstyrelsen@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

2 (5) för att leva upp till de rättsliga kraven, särskilt offentlighetsprincipen, samt stödja verksamhetens eget behov av överblick och snabb åtkomst till handlingar. Planen redovisar vilka allmänna handlingar som är aktuella i skolan och innehåller detaljerade hanteringsanvisningar för var och en av dessa handlingstyper. Exempelvis framgår vilka handlingar som ska bevaras för alltid och vilka handlingar som får gallras efter viss tid. Jämförelser har gjorts framför allt med följande styrdokument eller normerande dokument; - Arkivlagen (3, 1991:789); bevarandeändamålen för allmänna handlingar - Barn- och ungdomsnämndens tidigare dokumenthanteringsplan (fastställd ) - Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande kommunernas och landstingens utbildningsväsende (RA-FS 2002:2) - Riksarkivets allmänna råd om vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv (RA-FS 1997:8). - Bevara eller gallra nr 1. Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner (2009). Tillämpning och avgränsning Gallringsbeslut 2010:2 gäller Förskola och grundskola, barn- och ungdomsnämnden. Följande verksamhetsområden behandlas; - Konsult och stöd - Järfälla resurscentrum - Språkcentrum - Barn- och elevhälsa Gallringsbeslutet är baserat på barn- och ungdomsnämndens dokumenthanteringsplan för ovanstående verksamhetsområden. Planen är överlämnad för beslut till barnoch ungdomsnämnden, se bilaga 1. Det aktuella gallringsbeslutet ersätter i tillämpliga delar den förra dokumenthanteringsplanen för barn- och ungdomsnämndens handlingar från Det aktuella gallringsbeslutet tillämpas från och med den 1 juli 2010, d.v.s. för handlingar som tillkommer fr.o.m och framåt. Handlingar som tillkom under tidsperioden fram t o m ska bevaras eller gallras enligt reglerna i barn- och ungdomsnämndens förra dokumenthanteringsplan. Handlingar som tillkom före får endast gallras med stöd av lag, förordning, föreskrift eller fastställd dokumenthanteringsplan (= gallringsbeslut). Saknas dokumenthanteringsplan ska handlingarna bevaras tills vidare, och samråd ske med kommunarkivarien om behovet av nya gallringsbeslut. Samma handlingstyp kan förekomma såväl i den nya som den förra dokumenthanteringsplanen. I allmänhet är dock gallringsfristerna i den nya planen längre och fler

3 (5) handlingar bevaras än tidigare. Denna förändring bör ses mot bakgrund av att mängden dokumentation, framför allt den elektroniskt lagrade informationen, har ökat betydligt under de senaste decennierna. Det kan i sin tur kopplas till en starkare lagstyrning och ökad dokumentationsskyldighet för skolans del. I gallringsbeslutet redovisas vilka handlingstyper som får gallras efter vissa, angivna gallringsfrister. Med gallringsfrist menas den tid som måste gå innan handlingen får gallras. När det anges att en handling kan gallras efter tio år betyder det att tio hela kalenderår ska förflyta efter att handlingen upprättades eller inkom, innan handlingen får gallras. Handlingar med tio års gallringsfrist som upprättats eller inkommit 2010 kan alltså gallras tidigast den 1 januari När det står att en handling kan gallras vid inaktualitet betyder det att handlingen kan gallras när den saknar betydelse för verksamheten och att verksamheten själv är mest lämpad att göra den bedömningen. En tumregel för gallringsfristen vid inaktualitet är att den kan tillämpas upp till max 2 år. Om en handling får gallras efter längre tid än så är det inte lämpligt med denna gallringsfrist utan då bör den faktiska gallringsfristen utryckas i antal kalenderår, exempelvis gallringsfrist 5 år. Förvaltningen har även rätt att tillämpa vissa kommungemensamma gallringsbeslut, vid gallring av exempelvis; - Handlingar av tillfällig och ringa betydelse (2002:1) - Handlingar vid upphandling (2006:1) - Vissa ansökningshandlingar med hänsyn till preskriptionstiden i diskrimineringslagarna (2007:2, numera diskrimineringslagen) - Vissa handlingar inom processen annonsera, rekrytera och tillsätta tjänst (2007:3). Bakgrund Enligt Järfälla kommuns arkivregler är varje myndighet skyldig att fastställa en dokumenthanteringsplan med hanteringsregler och rutiner för verksamhetens dokumentation. En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument som hjälper till att styra och planera hanteringen av dokument. Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för dem som arbetar i verksamheten, ett stöd för allmänheten i dess rätt till insyn och ska redovisa alla de handlingar som tillkommit inom verksamheten. I dokumenthanteringsplanen kan handläggare och allmänhet till exempel se om handlingen ska bevaras eller gallras. Om den får gallras står angivet när den får gallras. Andra uppgifter som ofta finns angivet i en dokumenthanteringsplan gäller handlingarnas sorteringsordning, förvaring, eventuella diarieföring och leverans till kommunarkivet. I och med att den senast gällande dokumenthanteringsplanen för barn- och ungdomsnämnden fastställdes 1995, och inte har uppdaterats sedan dess, har planen blivit synnerligen inaktuell. Ulrika Nilsson, arkivarie, arbetade under drygt två månader med att ta fram förslaget till ny dokumenthanteringsplan för Förskola och grundskola. Planen är processorienterad och följer samma struktur som de uppdaterade dokumenthanteringsplanerna för egenregiverksamheten och nämndkansliet.

4 (5) Ulrika Nilsson intervjuade personalen inom Förskola och grundskola, inventerade dokument och gjorde jämförelser med praxis i gallringsråd 2002:2 angående kommunernas och landstingens utbildningsväsende samt jämförde med motsvarande fastställda dokumenthanteringsplaner från Täby kommun, Stockholms stad med flera. Till dokumenthanteringsplanen hör även en bilaga med beskrivningar av verksamhetens processer, en checklista för leverans till kommunarkivet (Arkivpaket), en manual samt aktuellt gallringsbeslut. Det medger gallring av vissa handlingar som specificeras i dokumenthanteringsplanen. Förutsatt att barn- och ungdomsnämnden fastställer dokumenthanteringsplanen betyder det att det finns hanteringsregler för allmänna handlingar inom nämndens samtliga verksamhetsområden. Därmed uppfyller barn- och ungdomsnämnden kravet ifråga om redovisning av allmänna handlingar i dokumenthanteringsplan enligt 4 kommunens arkivregler och 2-3 tillämpningsanvisningarna till arkivreglerna. Bedömning Allmänt om gallring Arkivlagens (1990:789) huvudprincip är att alla allmänna handlingar ska bevaras. Samtidigt medger lagen att allmänna handlingar får gallras av praktiska och ekonomiska skäl. Gallring får verkställas om det har stöd av lag, förordning, föreskrift eller ett särskilt gallringsbeslut som fattats av behörig myndighet. I Järfälla kommun är det kommunstyrelsen som i egenskap av arkivmyndighet har rätt att fatta beslut om gallring. Kommunarkivarien har delegation att besluta för arkivmyndighetens räkning. Gallring förutsätter att varje myndighet fortlöpande utreder behovet av gallring. Det betyder att myndigheten först prövar gallringens konsekvenser i förhållande till insynsrättens, förvaltningens, rättskipningens och forskningens behov av information samt att arkivmyndigheten gör en slutlig bedömning, som formaliseras i ett beslut om gallring Tidigare gallringsbeslut, regelverk och allmänna råd Det senaste fastställda gallringsbeslutet för allmänna handlingar inom barn- och ungdomsnämnden är tidigare nämnda dokumenthanteringsplan (fastställd ). Gallringsfristerna i detta gallringsbeslut har stämts av med arkivlagens bevarandeändamål (3 ) och med följande vägledande dokument; - BUN:s tidigare dokumenthanteringsplan ( ) - Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande kommunernas och landstingens utbildningsväsende (RA-FS 2002:2) - Riksarkivets allmänna råd om gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv (1997:8). Omfattar ekonomi- och personaladministration m.m. - Bevara eller gallra nr 1 (2009). Gallringsråd i lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner. Bedömning

5 (5) Vid kommunarkivarien bedömning av gallringsförslaget har arkivlagen varit överordnad. Enligt lagens portalparagraf ska allmänna handlingar bevaras för att tillgodose allmänhetens insynsrätt samt behovet av information för rättskipningen (rättssäkerheten), förvaltningen och forskningen. Vidare har Riksarkivets allmänna råd varit starkt vägledande. De allmänna råden innehåller rekommendationer om vilka handlingar som bör bevaras respektive gallras efter vissa tidpunkter, som inte bör underskridas. Konsekvenser av aktuellt gallringsbeslut Det aktuella gallringsbeslutet 2010:2 är inte helt jämförbart med föregående dokumenthanteringsplan. Därför går det inte att säga om mer eller mindre gallring tillåts jämfört med tidigare. Att gallra tar tid och det är viktigt att det sker på ett korrekt sätt enligt de regler och gallringsbeslut som gäller. Det är också viktigt att gallringen inriktas på administrativa handlingar framför handlingar som rör kärnuppdraget. Gallring enligt förslaget medför informationsförlust och kan påverka möjligheterna till uppföljning, utvärdering och forskning inom olika verksamehtsprocesser i skolan. Samtidigt är det kommunarkivariens uppfattning att barn- och ungdomsförvaltningens gallringsförslag inte innebär så stora informationsförluster att gallring inte skulle kunna medges. Därför får informationsförlusten stå tillbaka för de fördelar gallringen trots allt medför, exempelvis lägre förvarings- och lagringskostnader, minskat praktiskt handhavande samt bättre överblick över de handlingar som återstår efter gallring. För Kommunstyrelsen Susanne Strangert Kommunarkivarie