Gallring, Linköpings kommun

Transkript

1 1 (6) E-Lin projektet Gallring, Linköpings kommun Delrapport

2 2 Innehåll Dokumenthistorik Syfte Bakgrund Målgrupp Frågeställningar Undersökning Finns det gallringsbeslut för de handlingar som skapas i verksamheten? Vilka gallringsbeslut finns? Tillämpas gallringsbesluten? Är gallringsbesluten ändamålsenliga eller behöver de revideras? Ska gallringen ske i verksamhetssystemen eller i systemet för bevarande? Skulle en mer automatiserad gallring underlätta i verksamheten? Gallring på Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt e-arkiv Källor... 6

3 3 Dokumenthistorik Datum Av Kommentar 1. Syfte Att undersöka gallringens roll i förhållande till ett tänkt e-arkiv i Linköpings kommun. 2. Bakgrund Gallring innebär att allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar förstörs. 1 Syftet med gallring är att få bättre effektivitet i hanteringen av arkiven 2. Bedömningen av vad som ska gallras och vad som ska bevaras med hänsyn till användningen av handlingarna för information om arkivbildarens omvärld är mycket komplex. Den bygger både på värderingar och på teorier om verkligheten, vilka med nödvändighet är tidsbundna. Arkivlagen anger inte några särskilda motiv för gallring. Där sägs endast att man vid gallring hos myndigheter ska ta hänsyn till de motiv som anges för att bevara handlingar. Utgångspunkt för arbetet med gallring är det styrdokument som finns hos Linköpings kommun 3, Arkivreglemente för Linköpings kommun Stadsarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivbeskrivning 4 innehåller allmänna regler om avgränsning och organisation av arkivet, arkivredovisning, gallring, framställning, hantering, förvaring m.m. I arkivreglementet framgår att en dokumenthanteringsplan ska upprättas för varje myndighet. Dokumenthanteringsplanen innehåller information om dokumentets tillkomst till slutlig arkivering. I dokumenthanteringsplanen framgår vad som ska bevaras och vad som ska gallras. Planeringen inför gallringen görs i samråd med Stadsarkivet. Vid gallring ska en gallringsbegäran komma in till Stadsarkivet som beslutas av delegat på stadsarkivet. Beslutet fattas i samråd med myndighetens kommunarkivarie. 2.1 Målgrupp Rapporten vänder sig till de som är berörda eller intresserade av gallring. Rapporten kan även ses som ett underlag för fortsatt arbete mot ett tänkt e-arkiv i Linköpings kommun Riksarkivet, Bevarandet av nutiden; Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy s. 4 3 Linköpings kommun, Arkivreglemente för Linköpings kommun , 54 4 Linköpings kommun, Föreskrifter och allmänna råd om arkivbeskrivning LiSA-F 2012:4

4 4 3. Frågeställningar Finns det gallringsbeslut för de handlingar som skapas i verksamheten? Vilka gallringsbeslut finns? Tillämpas gallringsbesluten? Är gallringsbesluten ändamålsenliga eller behöver de revideras? Ska gallringen ske i verksamhetssystemen eller i systemet för bevarande? Skulle en mer automatiserad gallring underlätta i verksamheten? 4. Undersökning 4.1 Finns det gallringsbeslut för de handlingar som skapas i verksamheten? I respektive verksamhet upprättas en dokumenthanteringsplan som beskriver det som ska bevaras och det som ska gallras. Verksamheten beskriver arkivbildningen i dokumenthanteringsplanen och föreslår vilka dokument som ska gallras. Verksamheten lämnar in en gallringsbegäran till Stadsarkivet som beslutar om bevarande eller gallring. Godkänner Stadsarkivet verksamhetens förslag till bevarande och gallring upprättar Stadsarkivet en föreskrift om gallring och annan arkivhantering 5. Vid förändring av dokumenthanteringsplanen lämnar verksamheten återigen in en gallringsbegäran till Stadsarkivet och proceduren upprepas. Bilden ovan visar förhållandet mellan den i verksamheten upprättade och fastställda dokumenthanteringsplanen. Ringen inkluderar de områden som ska beaktas vid gallring av dokument. 5 Linköpings kommun, Föreskrifter och allmänna råd om arkivbeskrivning LiSA-F 2012:4

5 5 4.2 Vilka gallringsbeslut finns? På LinWeb, Linköpings kommuns intranät, finns en sida där de gallringsbeslut som är godkända av Stadsarkivet är publicerade. 6 Gallringsbesluten är organiserade enligt nedan 1. Övergripande föreskrifter a. Arkivvård, arkivbildning, arkivredovisning b. Ekonomi och personaladministration c. Nämndadministration d. Övriga övergripande och särskilda föreskrifter 2. Kommunstyrelsens verksamheter 3. Bygg, miljö och samhällsbyggnad 4. Utbildning 5. Kultur- och fritid 6. Socialtjänst och omsorg 7. Överförmyndare 8. Arkivmyndigheten 4.3 Tillämpas gallringsbesluten? Ja, gallringsbesluten tillämpas. Vid intervjuer i verksamheten framkommer att, hanteringen av nya dokument som uppkommer i verksamheten och som kräver en revidering i dokumenthanteringsplanen behöver ses över. Även den arbetsrutin som finns idag gällande hanteringen av gallringsbeslut behöver ses över. 4.4 Är gallringsbesluten ändamålsenliga eller behöver de revideras? I samband med övergång till system för bevarande eller där verksamheter förändras bör gallringsbesluten ses över och eventuellt revideras. 4.5 Ska gallringen ske i verksamhetssystemen eller i systemet för bevarande? All gallring ska ske och sker även idag hos respektive myndighet, innan överlämnande till Stadsarkivet för långtidsarkivering i systemet för bevarande. I vissa fall kan en överenskommelse om deposition av arkivhandlingar/allmänna handlingar ske. Stadsarkivet och arkivbildaren kommer då överens om att Stadsarkivet, mot en avgift per hyllmeter och år, deponerar verksamhetens handlingar. Vid en övergång till system för bevarande har Stadsarkivet för avsikt att även fortsättningsvis hantera endast bevarandehandlingar. 4.6 Skulle en mer automatiserad gallring underlätta i verksamheten? En mer automatiserad gallring ute i verksamheten skulle underlätta arbetet med gallring. De handlingar som enligt överenskommet gallringsbeslut skulle per automatik kunna tas bort ur verksamhetssystemet. Det skulle vara en tidsbesparing för arkivbildaren vid t ex mottagning av handlingar från handläggaren för långtidsarkivering. 6 Linköpings kommun, Linweb

6 6 Arkivbildarna upplever idag att det saknas kunskap kring vilka handlingar som ska gallras respektive bevaras. Kontinuerlig utbildning och information i verksamheten skulle kunna vara en avhjälpande faktor. 5. Gallring på Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt e-arkiv Arkivlagen 7 anger inte några särskilda motiv för gallring. Där sägs endast att man vid gallring hos myndigheter ska ta hänsyn till de motiv som anges för att bevara handlingar. Att gallring förekommer tas för givet och av förarbetena till lagen framgår att detta motiveras med ekonomiska skäl. Syftet med gallring är att få bättre effektivitet i hanteringen av långtidsarkiven. Effektiviteten påverkas också av en mängd andra åtgärder inom informationshantering och arkivverksamhet. Det kan gälla dokumentationsrutiner, uppbyggnaden av system för hantering av information och handlingar, medieval, rutiner för arkivbildning och arkivförvaltning. Konsekvenserna av gallring kan i hög grad vara beroende av den informationsstruktur där handlingar och uppgifter ingår, samt av organisation och redovisning av arkiven. Gallringen är en av de åtgärder som påverkar den totala ekonomin för arkivverksamheten och annan informationshantering. Effekterna av gallring ska därför relateras till vad som kan uppnås med andra metoder. 8 Hos Linköpings kommun sker all gallring ute hos respektive myndighet, innan överlämnande till Stadsarkivet för långtidsarkivering. Vid en övergång till system för bevarande har Stadsarkivet för avsikt att även fortsättningsvis hantera endast bevarandehandlingar. 6. Källor Arkivlagen (1990:782) Intervju genomförd med Björn Tidblom, arkivbildare på Sociala förvaltningen Linköpings stadsarkivs handlingar Gäfvert, Thomas Promemoria Gallring 2012 Gäfvert, Thomas PPT om Gallring Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, Linköpings kommun, Linweb Linköpings kommun, Arkivreglemente för Linköpings kommun Linköpings kommun, Föreskrifter och allmänna råd om arkivbeskrivning LiSA-F 2012: Riksarkivet: Bevarandet av nutiden: Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy 7 Arkivlagen (1990:782) 8 Riksarkivet: Bevarandet av nutiden : Riksarkivets gallrings & bevarandepolicy (se fotnot 2)